Dokumen tersebut membahas penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana dengan sistem penyimpanan arsip. Terdapat beberapa jenis sistem penyimpanan seperti sistem abjad, sistem perihal, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem tanggal. Dokumen juga menjelaskan jenis-jenis dokumen administrasi sarpras serta prosedur penyimpanan yang meliputi penyimpanan kartu korespondensi, surat-surat aktif, secara kaul

1. OTOMATISASI TATA KELOLA
SARANA DAN PRASARANA
KELAS XII
• MUHAMMAD ROFI’I, S.AP
• SMK GARUDA MAHADHIKA

2. 8
Penyimpanan
Dokumen
Sarpras

3. KOMPETENSI DASAR
3.17 Menerafkan penyimpanan
administrasi sarana dan prasarana
4.17 Melaksanakan penyimpanan
administrasi sarana dan prasarana
8
Penyimpanan
Dokumen
Sarpras

4. 8. PENYIMPANAN DOKUMEN SARPRAS
Administrasi Sarpras
Sistem Penyimpanan Adminidtrasi
Sarpras
Jenis Dokumen Administrasi Sarpras
Prosedur Dokumen Administrasi Sarpras

5. • Pengertian
A. ADMINISTRASI SARPRAS
Rangkaian kegiatan yng dilakukan untuk menunjang proses produksi baik
secara langsung maupun tidak langsung dengan memanfaatkan SDM dan
SDA yang ada dalam rangka mencapai tujuan.

6. • Tujuan
A. ADMINISTRASI SARPRAS
1.Melakukan perwujudan dari pada situasi dan kondisi kerja yang baik
sebagai sebuah lingkungan kerja hingga menjadi tempat produksi
semaksimal mungkin
2.Melakukan penghilangan dari pada berbagai macam bentuk hambatan yang
ada sehingga akan dapat menghalangi segala macam bentuk interaksi di
dalam mengembangkan usaha .
3.Melakukan penyediaan dan juga pengaturan terhadap fasilitas dan perabot
kantor yang akan memberikan dukungan dalam kelancaran pengembangan
suatu perusahaan

7. B. SISTEM PENYIMPANAN ADMINIDTRASI
SARPRAS
Sistem Abjad
(Alphabetical
Filling
System)
Sistem
Perihal
(Pokok Isi
Surat)
Sistem
Nomor
Sistem
Geografis /
Wilayah
Sistem
Tanggal
(Chronologis
)

8. C. JENIS DOKUMEN ADMINISTRASI
SARPRAS
Buku kegiatan
harian
pelaksanaan
urusan
administrasi
sarpras
Dokumen barang
inventaris
Kartu stok
barang
Lembar kerja
perawatan alat
dan mesin

9. • Abu bakar (1901)
D. PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
BERDASARKAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Prosedur Penyimpanan yang baik adalah penyimpanan file/record yang
didasarkan pada kode pola klarifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk
silang

10. BERIKUT ADALAH KEGIATAN PENYIMPANAN
DOKUMEN YANG SESUAI DENGAN SYSTEM
PENYIMPANAN ARSIF
1. Peyimpanan kartu korespondensi
2. Penyimpanan surat-surat aktif
3. Penyimpanan secara kaulbach
4. Penyimpanan surat-surat tidak aktif

11. 1. Peyimpanan kartu
korespondensi
Pada alfabet yang terdapat pada kartu diberi tanda sesuai dengan kode
klarifikasi yang telah ditetapkan

12. 1. Penyimpanan surat-surat aktif
Surat-surat penting masuk atau keluar yang masih digunakan sehari hari

13. 1. Penyimpanan secara
kaulbach
sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan mempergunakan Kartu
Kaulbach atau Kartu Korespondensi dimana pengelompokan arsipnya
dilakukan menurut klasifikasi yang disebut dengan "Hoofdenlisjt".
Hoofdenlisjt disusun berdasarkan bagian atau afdeling dengan kode
alfanumerik.

14. 1. Penyimpanan surat-surat tidak
aktif
Surat tidak aktif adalah dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun