SOP panduan poenyususnan

1. PANDUAN PENYUSUNAN
SOP
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1

2. Tulisan pada Header
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 2
LOGO
NAMA PERUSAHAAN/
UNIT KERJA
NAMA PROSEDUR
Kolom “dibuat oleh”
diisi oleh nama yang
membuat dan paraf
Kolom “Tanggal
Berlaku” diisi oleh
tanggal Prosedur
dilaksanakan
Kolom “disetujui oleh”
diisi oleh nama yang
menyetujui dan paraf
Kolom “No Dokumen”
diisi oleh nomor
dokumen
Kolom “Revisi” diisi
oleh jumlah revisi yang
telah dilakukan
Kolom “Halaman” diisi
oleh nomor Halaman
Dibuat oleh: Disetujui oleh:
No. Dokumen :
Revisi :
Tanggal Berlaku :
Halaman :
KETERANGAN

3. KANTOR DINAS X
ADMINISTRASI UMUM
Dibuat oleh: Disetujui oleh:
PROSEDUR KEARSIPAN
No. Dokumen : PAU-7-03
Revisi : 0
Tanggal
Berlaku
: 1 Februari 2011
Halaman : 1 dari 14
3

4. Halaman pertama
Berisi lembar Pengesahan, disertai
kolom untuk tanda tangan pejabat
terkait:
4
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI
Diisi Nama dan JabatanDiisi Nama Pembuat
Diisi tanggal

5. DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI
Asep Suhada Hasan Oki Siddik MBA
Kabag Administrasi Umum
Robin Suryanto, SE, MM, MBA
Kepala Dinas
13 Januari 2011 19 Januari 2011 21 Januari 2011
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR KEARSIPAN
5

6. Halaman Selanjutnya
Daftar Isi
 Daftar Isi merupakan gambaran dari
unsur-unsur SOP yang dijelaskan
nomor halamannya.
 Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa
saja yang dimuat dalam SOP
6

7. DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ......................................................................................................1
Daftar Isi..........................................................................................................................2
1. Pendahuluan...............................................................................................................3
2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................................3
3. Definisi ........................................................................................................................3
4. Referensi......................................................................................................................4
5. Prosedur Operasional................................................................................................4
6. Petunjuk Operasional................................................................................................6
6.1. Uraian Tugas.....................................................................................................6
6.2. Penyimpanan Arsip..........................................................................................7
6.3. Preservasi Arsip................................................................................................8
6.4. Pemusnahan Arsip ...........................................................................................9
6.5. Jadwal Retensi Arsip........................................................................................9
7. Daftar Dokumen ......................................................................................................13
8. Daftar dan Alur Distribusi .....................................................................................13
Lampiran
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7

8. Halaman lebih lanjut....
1. Pendahuluan
Pendahuluan berisi tentang latar belakang
mengapa SOP ini disusun
2. Maksud dan Tujuan
Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP
tersebut disusun
3. Definisi
Menjelaskan pengertian-pengertian dari
istilah yang dianggap tida lazim atau tidak
dikenali secara umum. Tujuannya agar
semua pihak yang membaca SOP akan
mengetahui artinya
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8

9. 1. Pendahuluan
Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan
dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan,
dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem
pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan di
Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut
masing-masing departemen namun dikelola menurut
standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip
serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan, yang
meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan
arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini
ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit
kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa
wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara
pemusnahan arsip. 9

10. 2. Maksud dan Tujuan
a. Menciptakan kesamaan persepsi dalam
menentukan jenis dan macam arsip
(klasifikasi).
b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang
tersimpan.
c. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang
penyimpanan.
d. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan
arsip secara berkala dalam program retensi
arsip sesuai dengan hukum yang berlaku.
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10

11. 3. Definisi
Arsip : Informasi yang direkam/terekam, apapun bentuk
mediumnya dibuat, diterima dan dipelihara oleh
suatu badan, institusi, organisasi atau individu
menurut kewajiban hukum atau transaksi
kegiatan.
Ciri-ciri arsip;
 Bermakna
 Akurat
 Otentik, artinya asli secara fisik
 Unik, artinya sulit untuk mendapatkan
gantinya jika arsip tersebut hilang.
Arsip Dinamis : Arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan
administrasi.
UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP 11

12. 4. Referensi
Berisi dokumen atau sumber yang
menjadi rujukan dalam penyusunan
SOP
5. Prosedur Operasional
Berisi rangkaian aktivitas dari awal
hingga akhir yang disusun secara
tetap urutannya, karena itu SOP
sering pula disebut PROTAP
(Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur
operasional digambarkan denganUPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 12

13. 3. Referensi
a. Kitab Undang-undang Hukum Perdata.
b.UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan.
c. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
e. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam
Mirofilm atau Dokumen lainnya dan
Legalisasi.
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13

14. 3. Prosedur Operasional
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14

15. 6. Petunjuk Operasional
Menguraikan secara kalimat, Flow Chart
yang digambarkan pada Prosedur
operasional
7. Daftar Dokumen
Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur
dimaksud
8. Daftar dan Alur Distribusi
Memuat Nama atau Unit Kerja terkait
dengan SOP yang sedang disusun
9. Lampiran-lampiran
Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP
yang sedang disusunUPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 15

16. 3. Petunjuk Operasional
6.1. Uraian Tugas
Unit Kerja
1. Menerima/membuat arsip
2. Menyimpan arsip di follow up file
untuk sementara, selama arsip
tersebut belum ditindaklanjuti.
3. Dst...
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16

17. 7. Daftar Dokumen
NO
NAMA
DOKUMEN
FUNGSI
PENANG-
GUNG
JAWAB
PENAND
A
TANGAN
DISTRIBUSI
1. Daftar Arsip
Inaktif
Alat kontrol
terhadap arsip
inaktif yang
disimpan di
gudang arsip
Unit Kerja Unit Kerja Unit terkait
2. Surat Tugas
Pembentukan
Tim Penilaian
dan
Pemusnahan
Arsip
Dasar hukum
pembentukan
tim.
President
Director
(Kantor
Pusat) atau
Branch
Manager
(Kantor
Cabang)
President
Director
(Kantor
Pusat) atau
Branch
Manager
(Kantor
Cabang)
 Unit
Terkait
 Tim
3. Berita Acara
Pemusnahan
Arsip
Alat bukti
pemusnahan
arsip
Tim
Penilaian
dan
Pemusnahan
Arsip
Ketua dan
Anggota
Tim
 Unit
Terkait
 Tim
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 17

18. 7. Daftar Alur Distribusi
Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang
Dapat juga berupa daftar, seperti:
No Departemen/Bagian Personel Tanda Tangan Tanggal
1 Kepala Dinas Kepala Kantor
Wakil Kepala Kantor
2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum
Kepala Bagian Kepegawaian
Kepala Bagian Perlengkapan
Kepala Bagian perijinan
dst
3 Kepala Urusan Manajer Urusan Kearsipan
dst
4 Staf Staf Administrasi Umum
dst
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18

19. LAMPIRAN
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
UNIT KERJA :
TANGGAL PEMUSNAHAN :
TEMPAT PEMUSNAHAN :
DAFTAR ARSIP :
NO JENIS ARSIP/DOKUMEN TAHUN JUMLAH *) KETERANGAN
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19

20. Making “The Leap” is where you do it
every single night.
It’s expected of you, and you do it
Not one game, not two games. It’s
consistent
Michael Jordan
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20