Dokumen tersebut membahas tentang manajemen arsip dinamis khususnya rekam medis di Singapura. Terdapat beberapa metode pengelolaan arsip dinamis seperti sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan. Dokumen juga menjelaskan sistem penyimpanan arsip seperti berdasarkan nomor, abjad, tanggal, subjek, dan wilayah.

1. Manajemen Arsip Dinamis
(Rekam Medis)
Singapore
Manajemen KEARSIPAN Rekam Medis
Training

2. Pokok Bahasan
• Manajemen Arsip Dinamis-Rekam Medis
• Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
• Sistem Penyimpanan Dalam Kearsipan-
Rekam Medis

3. Manajemen ARSIP DINAMIS

4. • Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
Arsip aktif
UU No. 43 Tahun 2009 jo PP No. 28 Tahun 2012

5. Tujuan Manajemen ARSIP DINAMIS

6. ORGANISASI KEARSIPAN
• Setiap organisasi/instansi/perusahaan dalam
operasionalnya pasti akan menciptakan dan
menghasilkan arsip/dokumen.
• Arsip/dokumen yang tercipta membutuhkan
pengelolaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem
dan organisasi kearsipan.
• Setiap organisasi/instansi/perusahaan sudah
selayaknya membentuk unit kerja pengelolaan
arsip/dokumen. Bila tidak, maka akan
menimbulkan kekacauan dan memudahkan
timbulnya penyalahgunaan/ fraud di bidang ini,
karena tidak teradministrasi dan terkontrolnya
arsip/dokumen yang ada pada organisasi/Instansi
tersebut.

7. Struktur Organisasi Kearsipan

8. Asas Pengorganisasian Arsip
• Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek
yang penting dalam manajemen kearsipan, agar
proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara
efektif dan efisien.
• Pilihan asas pengelolaan dokumen perusahaan
disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi/
instansi/perusahaan tersebut dan beberapa faktor
lainnya.
• Asas pengorganisasian arsip pada unit kearsipan atau
unit pengolah meliputi:
 Metode Sentralisasi,
 Metode Desentralisasi, dan
 Gabungan.

9. Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis ...

10. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan/
organisasi yang dipusatkan pada satu unit
khusus kearsipan yang berada di kantor
pusat.
• Metode ini biasanya digunakan oleh
perusahaan/organisasi yang tidak terlalu
besar dan tidak memiliki cabang-cabang atau
kantor yang tersebar di beberapa tempat,
sehingga akan lebih mudah di dalam
melakukan kontrol dokumennya.
 Metode Sentralisasi

11. • Sentralisasi diartikan penyimpanan berkas
rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan, baik catatan – catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan – catatan selama
seorang pasien dirawat. (DepKes RI, 2006).
• Metode ini memiliki kelebihan juga
kekurangan dalam penerapannya ....>
 Metode Sentralisasi ...

12. • Kelebihan:
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam
pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam
medis.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan.
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan
pencatatan medis mudah distandarisasikan.
d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.
• Kekurangan:
a. Petugas menjadi lebih sibuk karena menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap.
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.
 Metode Sentralisasi ...

13. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan/
organisasi manakala setiap unit/cabang/
kantor memiliki bagian khusus yang
menangani pengelolaan dokumen tersebut,
namun pengaturan dan kebijakan
pengelolaannya diatur oleh kantor pusat, dan
telah memiliki standarisasi yang berlaku pada
seluruh unit/cabang/kantor yang tersebar di
beberapa tempat/daerah yang jauh dari
kantor pusat.
 Metode Desentralisasi

14. • Cara desentralisasi rekam medis terjadi
pemisahan antara rekam medis poliklinik
dengan rekam medis penderita dirawat.
• Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat
inap disimpan di tempat penyimpanan yang
terpisah. (DepKesRI, 2006).
• Metode atau cara ini memiliki kelebihan juga
kekurangan dalam penerapannya ....>
 Metode Desentralisasi ...

15. • Kelebihan:
a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat
pelayanan lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan.
• Kekurangan:
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis,
yaitu data dan informasi pelayanan pada satu
pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder.
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan
lebih banyak
 Metode Desentralisasi ...

16. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan/
organisasi dengan cara menggabungkan metode
sentralisasi dan desentralisasi.
• Metode ini digunakan karena
perusahaan/organisasi memiliki jenis dokumen
yang sangat beragam, sehingga dibutuhkan
pemisahan pengelolaan, di mana dokumen
perusahaan yang bersifat umum dapat dikelola
oleh masing-masing unit/cabang/kantor di luar
kantor pusat, sedangkan yang bersifat khusus
dan memiliki tingkat kerahasiaan dan
kepentingan yang tinggi biasanya dikelola oleh
unit kearsipan kantor pusat.
 Gabungan

17. Faktor-faktor yang Memengaruhi
Pemilihan Metode Pengarsipan
• Faktor-faktor yang memengaruhi dalam
pemilihan metode pengelolaan dokumen
perusahaan/organisasi adalah:
1. Sifat dan jenis usaha dan core business
perusahaan/organisasi bersangkutan;
2. Besar kecilnya perusahaan/organisasi
tersebut;
3. Posisi/letak geografis dari perusahaan/
organisasi.

18. Sistem Penyimpanan dalam
Kearsipan
• Sistem Penyimpanan Arsip “salah satu fungsi
manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan
kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa
yang akan datang”.
• Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup
semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan
menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga
perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis.
• Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem
penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh
perusahaan maupun instansi pemerintahan.

19. Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
di Indonesia
1. Sistem Nomor (Numerical Filing
System)
2. Sistem Abjad (Alphabetical Filing
System)
3. Sistem Tanggal (Chronological
Filing System)
4. Sistem Subjek (Subjectical Filing
System)
5. Sistem Wilayah (Geographical
Filing System)

20. • Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor ini biasanya
digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau
klasifikasi dokumen/arsip berdasarkan nomor atau numerik
sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
• Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect
filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan
dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih
dahulu.
• Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat
digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula
dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi
dengan pihak internal dan eksternal.
• Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada
waktu untuk indexing yang lebih lama,
banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis
dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang
lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
1. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

21. • Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad
biasanya menggunakan metode penyusunan
dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai
dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z
dengan berpedoman pada peraturan indexing.
• Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada
kemudahan dalam memahami penataan folder,
meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan
berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih
mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
• Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah
pemberian label pada folder yang membutuhkan
banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan
dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP
yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad
mudah diganti di dalam surat.
2. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

22. • Jika kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan
tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok
untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan
untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya
dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi
tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan,
bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
• Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan
bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh
tempo dan juga mudah dan sederhana
saat indexing.
• Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak
pada sulitnya penemuan kembali jika sudah
diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan
tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan
abjad.
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing
System)

23. • Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk
menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan
jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu,
sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi
pemerintahan atau perusahaan yang sering
berhubungan dengan keluhan pelanggan.
• Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan
dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan
juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya
judul dan susunannya.
• Sementara itu, kelemahannya adalah sulit
diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai
perihal atau subjek yang hampir sama padahal
berbeda satu sama lain.
4. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

24. • Sistem ini biasanya arsip akan dikelompokkan
berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera
pada alamat surat atau dokumen. Nantinya,
dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok
atau tempat penyimpanan berdasarkan kota,
daerah, atau negara dari dokumen berasal dan
tujuannya.
• Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika
keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih
mudah mengetahui jika ada dokumen yang
tersimpan.
• Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan
dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan
dalam mengelompokkan surat yang alamatnya
tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan
terperinci.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing
System)

25. SUBSCRIBE, LIKE & Share

26. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training