Otomatisasi perkantoran adalah sistem informasi yang mengintegrasikan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi antar individu dan organisasi. Tujuannya adalah meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan komunikasi. Jenis aplikasi otomatisasi perkantoran meliputi pengolah kata, email, kalender elektronik, konferensi audio dan video, dan publikasi desktop.
2. APAKAH OTOMATISASI PERKANTORAN
What Is Office otomation?
• Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan
kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan. http://tashamanagement.blogspot. com/2014/11/otomatisasi-
perkantoran.html
• Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office
Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi
berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi
elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor
3. Pengguna otomatisasi Kantor :
Otamatisasi kantor digunakan oleh semua orang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya da
empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :
1. Manajer
Adalah orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesioanal
Professional tidak mengelola orang, tetapi
menyumbangkan keahlian khususnya (misalnya
pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus).
http://artaulinata.blogspot.com/2010/11/pengguna
-otomatisasi-kantor.html
4. Pengguna otomatisasi Kantor :
3. Sekretaris
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu
untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertamuan.
4. Pegawai administrative
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, dan mengrimkan surat.
5. Tujuan otomatisasi perkantoran
• Penggabungan penerapan tekonologi
• memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di
kantor
• Meningkatkan produktifitas dan efektivitas
pekerjaan
• Otomatisasi kantor memberikan kemampuan
antar manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik dalam
memecahkan masalah.
• Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
• http://otomatiasiperkantoransandikta.blogspot.c
om/2017/05/tujuan
6. Jenis Jenis aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
1. Word Processing
Merupakan penggunaan suatu
peralatan electronic yang secara
otomatis melakukan beberapa
tugas yang diperlukan untuk
membuat dokumen ketik atau
cetak.
7. 2.Electronic mail
Dikenal juga dengan E-mail
adalah penggunaan jaringan
computer yang memungkinkan
pemakai untuk mengirim,
menyimpan dan menerima
pesan dengan menggunakan
terminal computer dan
peralatan penyimpanan.
8. 3. Voice mail
Voice mail hamper sama
dengan electronic mail.
Perbedaannya hanya
mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan
tersebut melalui telepon
dan bukan mengetiknya.
9. 4. Electronik Calendaring
• Merupakan penggunaan jaringan computer untuk
menyimpan dan memanggil acara yang telah
ditetapkan oleh manajer.
10. 5. Audio Converencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara
untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan
konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer
tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah.
11. 6. Vidio converencing
Video conferencing melengkapi
signal audio dan signal video.
Peralatan televisi digunakan untuk
mengirim dan menerima signal
audio dan video.
12. 7. Computer Converencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga member
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi
13. 8. Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada
ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di
ujung yang lain.
14. 9. Vidio text
Merupakan penggunaan computer
untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt.
15. 10. Image storage and retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika
ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis
untuk tujuan pemahaman masalah.
16. 10. Dekstop Publishing
Merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
http://artaulinata.blogspot.com/2010/11/jenis-jenis-
aplikasi-otomatisasi-kantor.html
