Dokumen tersebut membahas tentang kantor virtual, office automation, dan management information system. Kantor virtual merupakan ruang kerja virtual yang memungkinkan seseorang bekerja dari mana saja dengan menggunakan teknologi komputer. Office automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja dengan mengautomasikan proses kantor. Management information system menyediakan laporan informasi terpadu untuk manajemen.

1. KANTOR VIRTUAL, OFFICE AUTOMATION (OA), DAN
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS)
Nama : Nilam Rosfalina
NIM : 43216110050
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pengampu : Prof, Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
UNIVERSITAS MERCU BUANA
MERUYA

2. KANTOR VIRTUAL
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor
virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang
bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
TUJUAN KANTOR VIRTUAL
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang”
ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung
secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
INFRASTRUKTUR
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran,
melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi
karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan
persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses
manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi
perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
 Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi,
 Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address
book, dll,
 Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum
diskusi, aplikasi konferensi dll.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai
efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual

3. dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan
menyewa ruang kantor tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation)
yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka. Untuk
perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak sama dengan
pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi
adalah wujud fisik kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya,
karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan kantor virtual bagi seorang
karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan
kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik datang dan hadir di
lingkungan kantor.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran,
melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi
karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan
kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks,
terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan
infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih
sering dipandang dari segi teknis integrasinya.
Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
 Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
 Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address
book, dll.
 Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum
diskusi, aplikasi konferensi dll.
Office automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal
dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam
dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan office
automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja.
Namun, saat ini penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi
kantor dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape
/ Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

4. Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Tujuan dari office automation ialah :
 Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi
 Menaikkan produktifitas
 Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan
di luar organisasi
 Mengurangi penghentian kerja
 Pengurangan biaya peralatan
Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor.
Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :
 Manajer
 Profesional
 Sekretaris
 Pegawai Administratif
Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi
secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif
jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang
harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer
dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari
voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

5. 4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau
audio converencin ialah:
 Ada moderator,
 Jumlah peserta maksimal 6 orang,
 Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu,
 Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara,
 Rekaman hasil konferensi harus disimpan,
 Salinan rekaman dibagikan kepada peserta,
 Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta
hadir tepat waktu.
6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis
konfigurasi konferensi video, yaitu:
 One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan
 One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
 Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik
bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat
terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu,
computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.

6. 8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung
yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada
para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang
tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen
kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan
sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut
terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen
ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan
maksud memahami suatu masalah.
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
 Administrative
Meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan, dan warta.
 Technical
Meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual.
 Corporate
Meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan.
Management Information System (MIS)

7. MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi
pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak
sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan informasi
yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen
manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu pengembangan MIS
akan terus dapat berlanjut.
Contoh Management Information System adalah:
 Budget forecasting and analysis
 Financial reporting
 Inventory reporting
 Material requirement planning
 Salary analysis
Dikantor saya sendiri menggunakan MIS, kantor saya menggunakan MIS karena kelebihannya
Meningkatkan efisiensi operasional, Membangun sumber-sumber informasi strategis.
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi
strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis.
Namun ada kelemahannya yaitu dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti
pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia
sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan
teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan, sehin. Selain itu dengan adanya
Manajemen Information System tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap
Manajemen Information System tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia
itu sendiri.

8. Daftar Pustaka :
 Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005) Yogyakarta, 18 Juni
2005.
 McLeod Raymond, Sistem Informasi Manajemen Jilid 2-edisi Bahasa Indonesia, 2001,
Prentice Hall.
 Anonim 1, 2017 http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_office
 Anonim 2, 2017 https://lenterakecil.com/konsep-kantor-virtual/
 Indrayani, Evi dan Humdiana. (2009). Sistem Informasi Manajemen : Mempersiapkan
Pekerja Berbasis Pengetahuan dalam Mengelola Sistem Informasi, Jakarta : Mitra
Wacana Media.
 Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2007). Sistem Informasi Manajemen :
Mengelola Perusahaan Digital, Jakarta: Salemba Empat.
 Ellitan, Lena dan Anatan, Lina. (2007). Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan
Praktis, Bandung: Alfabeta.
 Anonim 3, 2017 http://dynasetyorini.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-
manajemen-perkantoran.html
 Anonim 4, 2017 https://permanaderry.wordpress.com/kumpulan-tugas/pengertian-
office-automation/
 Anonim 5, 2017 https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual