Sistem Informasi Manajemen

1. FORUM:
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya
teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di
kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang
dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya
hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan
maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Menurut saya dengan adanya kantor maya tersebut dapat mengurangi biaya penyediaan
fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang
kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
Dan untuk para pekerja khususnya wanita yang sudah menikah dan mempunyai anak, tidak
perlu harus datang ke kantor karena kantor maya Mempunyai saluran komunikasi formal.
Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis
maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
KUIS:
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal
mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
2. Sekretaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
3. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan
mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin
atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

2. 3. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
2. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
3. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan
bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
7. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah
dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

3. 10. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan
memanfaatkan kalender elektronik.
Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang
tersedia dalam perusahaan.
Implementasi Office Automation dikantor saya adalah Word Processing seperti Miscrosoft Word,
Electronic Mail dan Facsimile Transmission. Baru sekedar itu saja untuk Office Automation.