Dokumen tersebut membahas tentang kantor maya (virtual office) yang merupakan konsep kerja kantor secara virtual dengan menghubungkan pegawai di berbagai lokasi menggunakan sistem komunikasi elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Kantor maya hadir karena otomatisasi kantor yang mendukung pertumbuhan teknologi informasi, seperti internet, guna meningkatkan efisiensi dan menekan biaya. Beberapa aplikasi office automation yang

1. Nama : Indah Kayani Dosen Pengampu : Hapzi Ali, Prof. Dr. MM
Nim : 43215010146 Matakuliah : Sistem Informasi Manajemen
Pengguna dan Pengembang Sistem
Kantor Maya (Virtual Office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation)
yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. 1.(ranti89, 1
Desember 2009).
Kantor Maya (Kantor Virtual / Virtual Office) yang lebih dikenal dengan kantor atau
toko online adalah suatu ruang kerja yang dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi
komunikasi dan internet, dimana individu dapat menjalankan tugas-tugas dalam
melaksanakan bisnisnya dimana saja tanpa harus memiliki fisik lokasi tempat berdirinya
usaha karena biasanya dibangun dengan link-link yang saling terhubung.
Kantor Maya muncul karena adanya Otomatisasi Kantor (Office Automation / OA)
yang merupakan penggunaan alat elektronik komunikasi, baik komunikasi formal maupun
komunikasi informal yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat
dalam suatu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. OA didukung dengan pesatnya
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam dunia bisnis, yakni melalui
jaringan internet. Karena pesatnya perkembangan teknologi yang terus mendorong dunia
bisnis memungkinkan perusahaan dapat mencapai tujuannya dalam efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya, misalnya saja dengan adanya kantor maya dapat menghemat
biasa sewa untuk menjalankan bisnis.

2. Menurut saya, keuntungan dari Kator Maya adalah perusahaan tidak perlu mendirikan
bentuk fisik perusahaan, serta dapat dijalankan dimana saja dan kapan saja sehingga dapat
meningkatkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya, misalnya saja dengan
adanya kantor maya dapat menghemat biasa sewa.
Terlepas dari keuntungan tersebut ada juga kekurangan dari Kantor Maya, yaitu karena
perusahaan dapat dijalankan dimana saja dan kapan saja maka dapat mengakibatkan adanya
rasa kurang memiliki perusahaan dan kurangnya semangat kerja yang disebabkan oleh tidak
adanya imbal balik secara langsung.
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam Office Automation, diantaranya ialah
2.( D'Rie PeRMana, 2012) :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi
secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email
efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap
orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan
komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil.
Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan
disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan.
6. Konferensi Video

3. Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis
konfigurasi konferensi video, yaitu:
 One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan
 One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara
dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang
sama.
 Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi
dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan
karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer
converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang
berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat
geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung
yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen
kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi
geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik
yang tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen
kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan
sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut

4. terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra
dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah
dengan maksud memahami suatu masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
 Administrative
Meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti
korespondensi, laporan, dan warta
 Technical
Meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
 Corporate
Meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
Daftar Pustaka
1. ranti89, 1 Desember 2009. https://ranti89.wordpress.com/2009/12/01/perkantoran-maya-
virtual-office/ (Diakses pada Senin, 25 Desember 2017. Jam 08.52)
2. D'Rie PeRMana, 2012. https://permanaderry.wordpress.com/kumpulan-tugas/pengertian-
office-automation/ (Diakses pada Senn, 25 Desember 2017. Jam 10.47)