Keuntungan dan Kekurangan Kantor maya dan Sistem Informasi Perkantoran

1. SISTEM INFORMASI MANAEJMEN
KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) DAN SISTEM INFORMASI
PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION/OA)
Disusun oleh :
Nama : Novia Indriani
Nim: 43215010056
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2017

2. KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE)
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan
ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet
konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah
pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini . Kantor Maya muncul karena
perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana
telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan
jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh
pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor
Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor
dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk
keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Kantor
Virtual secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:
Pengurangan biaya fasilitas, Pengurangan biaya peralatan, Jaringan komunikasi formal, Pengurangan
halangan kerja, Keuntungan kontribusi sosial.
Presepsi saya terhadap kantor maya itu sendiri dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor pada umumnya. Kantor
maya merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran yang bertujuan membantu pemilik
atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor maya
seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat datang ke kantor secara cepat , kedatangan dan
kepergian tersebut berlangsung secara maya yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan
kantor.
Kantor maya merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format maya
yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor maya
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Keuntungan dari kantor maya itu sendiri adalah:
1. Baik untuk lingkungan
Membantu dalam menyelamatkan lingkungan dan mengurangi jejak karbon karena ada
sedikit orang yang bepergian dalam mobil, bus dan kereta api, sehingga jumlah yang lebih
sedikit dari emisi kendaraan dan mengurangi penggunaan bahan bakar bensin.
2. Karyawan lebih santai
Bekerja dari rumah memungkinkan untuk lebih santai, untuk menyelesaikan tugas dalam
damai, tanpa gangguan dari atasan atau rekan kerja dan gangguan kantor lainnya.
3. Menghemat waktu di perjalanan
Manfaat utama lain dari telecommuting adalah bahwa menghemat waktu akan telah
menghabiskan sampai ke kantor, terutama jika rumah jauh.
4. Bisa berhemat
Menghemat bensin, laundry, pakaian, aksesoris, make-up, parfum, dan juga pada

3. makanan tidak perlu makan-out (makan-out yang nyaman jika tidak punya waktu untuk
menyiapkan makan siang dikemas setiap hari.
5. Karyawan dapat bekerja lebih di kantor
Jika sudah ruang terbatas di kantor , memberikan tim pilihan untuk bekerja dari rumah
dapat mengaktifkan lebih banyak pekerja yang tinggal di dekatnya untuk bekerja di kantor
dengan karyawan ruang yang tinggal paling jauh akan mengosongkan.
Kekurangan dari kantor maya:
1. Kompromi kecepatan dan kualitas
Juni 2013, CEO Yahoo Marissa Mayer mencabut hak karyawan Yahoo untuk bekerja dari
rumah karena dia mengatakan bahwa ini menghambat kemampuan karyawan untuk bekerja
secara efektif. Menurut Mayer, kecepatan dan kualitas sering dikompromikan ketika
karyawan bekerja dari rumah.
2. Karyawan kehilangan kesempatan
Berada di kantor membawa peluang sebagai petugas regional yang penting dapat
berkunjung dan memberikan pembicaraan penting, mungkin ada promosi bagi karyawan
yang tersedia, atau mungkin dijadwalkan pertemuan dengan klien atau calon klien dan
pemasok. karyawan Maya, di sisi lain, biasanya gagal untuk mendapatkan keuntungan dari
berpartisipasi dalam sebuah acara kantor penting atau kesempatan jaringan hanya karena
mereka tidak berada di kantor.
3. Masalah Miskomunikasi bermunculan
Bekerja di tempat lain sementara rekan di tempat yang berbeda dapat mengakibatkan
miskomunikasi antara karyawan karena tidak tatap muka dan kedua dari mungkin gagal
untuk menyampaikan pesan yang tepat perlu, sehingga upaya sia-sia dan waktu karena
masalah miskomunikasi.
4. Karyawan mungkin merasa kesepian atau bersemangat
Bekerja sendiri di rumah atau dari lokasi lain dapat mengakibatkan perasaan kesepian, dan
kadang-kadang, berada di sebuah tim adalah apa yang mendorong sebagian besar karyawan
untuk melakukan dengan baik, jika tidak lebih baik.
SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (Office Automation/OA)
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan
tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan
menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan
berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat
komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

4. Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan
perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi
informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan
berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh
informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan
perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang
memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku
atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya
untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran
dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai
Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara
dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas,
artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan
sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang suatu disket/floppy dapat memuat atau
diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas
akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia
atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami
bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang
berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi
Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics
berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas
yang besar dan sangat cepat.

5. 2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa
perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan,
serta kehilangan kepuasan kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
 Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh
berbagai variasi peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil
sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
 Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software .
 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
 Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
 Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
 Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
 Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh
mesin.
 Implikasi terhadap pemberi kerja.
 Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
 Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau kantor dengan
adanya teknologi perkantoran adalah :
 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.

6.  Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari
secara cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

7. Daftar Pustaka:
Ranti, 2009. Perkantoran maya virtual, Diambil dari : https://ranti89.wordpress.com , Diakses pada:
25 September 2017
Anonim,2016. keuntungan dan kerugian dari virtual office, Diambil dari :
https://officesuitesblog.wordpress.com , Diakses pada : 25 September 2017
Setyorini, Dyna, 2014. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran, Diambil dari :
http://dynasetyorini.blogspot.co.id, Diakses pada : 26 September 2017
Wordpress, 2011. Pemanfaatan teknologi informasi kantor, https://rantauld.wordpress.com, ,
Diakses pada : 26 September 2017