Sim saeful malik hapzi ali_penggunaan dan pengembangan sistem_universitas mercubuana.2017 - copy.docx

1. PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM
Kantor maya secara umum dapat didefinisikan sebagai otomatis proses bisnis yang sebelumnya
dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen
yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy melainkan dalam bentuk
electronik.
Kantor maya terbentuk karena sejalan dengan perkembangan teknologi komputer yang semakin
pesat, ukuran semakin kecil dan mudah untuk dibawa kemana-mana. Kecendrungan orang untuk
berpindah-pundah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler
semakin di perlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal
yang sifatnya teleprocessing (ATM e- comerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa
lahan du kota-kota besar mendorong tumbuhnya kantor maya sehingga orang tidak lagi harus datang
dan bekerja dalam bentuk kantor secara fisik, pekerjaan kantor dapat dilakukan dilokasi mana saja
selama tempat tersebut berhubungan satu dengan yang lainnya.
Menurut persepsi saya, kantor virtual atau kantor maya berangkat dari kebutuhan seseorang
akan adanya efisiensi dan kepraktisan atau tidak lain karena dianggap lebih efektif menghemat biaya
usaha administrasi perkantoran yang selama ini dianggap cukup rumit.
BIDANG APLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE
AUTOMATION/OA)
1. Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
2. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

2. Contoh: yahoo mail, google mail , dll.
3. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik
sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk
pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
7. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah
dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

3. 10. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi
tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. Sumber daya OA
yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam
perusahaan.
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan
mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri
dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern, bahkan bukan hanya dalam
kantor saja, semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi
informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam
pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan,
komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak
mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh
tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak
yang positif maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri..