Dokumen tersebut membahas sejarah dan definisi otomatisasi kantor, serta aplikasi dan sistem yang digunakan dalam otomatisasi kantor seperti word processing, email, voice mail, dan sistem komunikasi elektronik. Juga dibahas empat kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu manajer, profesional, sekretaris, dan pegawai administratif.

1. Otomatisasi Kantor
Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata,
pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selection
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetic secara otomatis.
Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien (1996) sebagai sistem informasi
berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya
diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.
Adapun Aplikasi dalam Otomatisasi Perkantoran, antara lain:
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
ketik atau cetak.
2. Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan
computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan
menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan
penyimpanan.
3. Voice Mail
Voice mail adalah mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut
melalui telepon dan bukan mengetiknya.
4. Electronic Calendaring
Electronic
calendaring
adalah
penggunaan
jaringan
komputer
untuk
menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

2. 6. Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video.
7. Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama
proses terjadinya konferensi.
8. Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. Video Text
Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt.
10. Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan memiliki masalah volume dokumen yang besar,
sehingga menyulitkan dalam penyimpanan, untuk itu image strorage and
retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang
kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Macam-Macam System Otomatisasi Kantor
1. System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication system) merupakan
system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara
individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam
system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.
2. System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut
digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang
tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.

3. 3. System Publikasi Dan Pengolahan Image Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan
teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang
termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah
desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan
multimedia presentation.
4. System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system
kantor
otomatis
yang
mendukung
orang-orang
di
organisasi
untuk
mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam
system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender
elektronik.
5. System Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
6. System Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya
sendiri, mirip dengan DSS.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.
Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian
khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan
profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya
ditugaskan
pada
pekerja
terdidik
tertentu
untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon,
dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan
surat.

4. Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.
Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran :
1. Sediakan sumberdaya komputer
2. Sediakan akses ke sumberdaya informasi
3. Sediakan perlengkapannon computer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

5. Daftar Pustaka
http://betty_yudha.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/14880/BAB+4+OTOMATIS
ASI+KANTOR.doc (diakses tanggal 7 Februari 2014)
http://fepy1202.blogspot.com/2013/01/otomatisasi-perkantoran.html (diakses tanggal
7 Februari 2014)
Jogiyanto, H.M, “Sistem Teknolgi Informasi”, Yogyakarta: Andi Offset, 2005
Kadir, Abdul, “Pengenal Sistem Informasi”, Yogyakarta: Andi Offset, 2002
Mahasiswa_gunadarma.wordpress.com
Slide Sistem Informasi Manajemen Dari BSI