(03) sim, khansa ranindia, hapzi ali, pengguna dan pengembangan sistem, akuntansi, universitas mercubuana, 2017

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengguna dan Pengembang Sistem
Disusun Oleh :
Khansa Ranindia Utami (43215010062)
S1 – AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA

2. Persepsi tentang Kantor Maya ( Virtual Office)
Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang
mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu
link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan
pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem
komunikasi elektrik.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil.Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan.Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Adapun keuntungan dan kerugian dari kantor maya, yaitu :
Keuntungan Kantor Maya
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa
dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,
dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau
LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat
perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada
biasanya.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin
rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja,
kegiatan perusahaan dapat terhenti.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai
yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang
tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah.

3. Kerugian Kantor Maya
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat
kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa
gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di
tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan
dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah
tangga.
Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/ Selectric
Typerwriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata kata yang telah di rekam
dalam pita magnetic secara otomatis.
 Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah,
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang – orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
 Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan
secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip
SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis, mirip DSS.
 Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem
CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
 Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini
memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam
perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
 Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada
isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA
menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
 Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti
pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan
dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua
area tersebut.

4.  Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer
seerti konferensi video dan audio
 Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan
3. di kantor
4. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
5. Pekerjaan
 Tujuan OA masa kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat
cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap – Bukan Pengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak
akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan
tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA
harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
 Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat
kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer
2. adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
3. Profesional
4. tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
5. Sekretaris
6. bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
7. Pegawai administratif
8. melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin
fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

5.  Aplikasi OA
1. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan
deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan
mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil
pesan-pesan yang telah dikirimkan.Voice mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.Tiap pemakai
mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus
mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan manajer.Cara kerjanya mirip seperti organizer.Manajer atau
sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan
menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya
sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan
kalender elektronik
5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konferensi.Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk
pertama konferensi audio dan masih digunakan.Konferensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam
jangkauan semua perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geogrrafis.Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak
memerlukan komputer

6.  3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
1. Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu
atau beberapa tempatpenerimaan.
2. Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat
penerimaan berbicara denganorang di tempat transmisi sementara
semua orang melihat pada gambar video yang sama.
3. Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung
duaarah.Cara ini merupakanpendekatan konferensi yang paling mahal.
7. Konferensi Komputer
- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail.
Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi
peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan
sistem dan masalah yang dibahas.
- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem
dan untuk tujuan apa pun.
- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio,
video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan
khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran
komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan
dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa
dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat
ditransmisikan melalui fax.
9. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan
grafik yang tersimpan.Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext,
terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk
mengakses file videotextyang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

7. 10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character
recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi
format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder .Kemudian
citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
11. Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya
sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu
konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer
laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi
memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What
You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas
yang dihasilkan oleh printer laser.
SUMBER :
1. http://aditdutmutz.blogspot.co.id/2010/10/otomatisasi-kantor-office-automation.html
2. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html
3. http://wasisriyanto2903.blogspot.co.id/2013/04/kantor-maya.html