Pengguna dan Pengembang Sistem

1. Nama Mahasiswa : Muhammad Sofyan
NIM : 43215010218
Jurusan : Akuntansi
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
1. Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak
di implementasikan pada perkantoran modern saat ini
SISTEM INFORMASI OTOMATISASI KANTOR (Office Automation/OA)
Sejak permulaan pengolahan data (word processing), teknologi-teknologi lain
telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai
otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor(office automation) atau OK,mencakup
semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan. Jadi SI OtomatisasiKantor adalah Teknologi Pengolahan data
yang diterapkan untuk pekerjaan kantor.
Beberapa sistem OK direncanakan secara formal, dan diterapkan diseluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Namun sebagian besar sistem
OK tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OK informal
ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluan
sendiri. Komunikasi informasi merupakan kata kunci yang membedakan OK dari
subsistem CBIS lain. OK dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi, baik lisan maupun tertulis komunikasi dalam OK bukan saja
komunikasi antara orang-orang dalam perusahaan tapi juga orang-orang dari
perusahaan lain. OK digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.
Pada dasarnya ada empat kategori pemakai Menejemen, profesional, sekretaris,
dan pegawai administrasi.

2. Manajer adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya
perusahaan, terutama sumber daya manusia. Profesional tidak mengelola orang
lain tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dari
sekretaris dan pegawai administrasi. Menejer dan profesional dikenal sebagai
tenaga terdidik (Knowledge workers),karena sumbangan utama mereka adalah
pengetahuan. Sekretaris dan Pegawai administratif bertugas membantu tenaga
terdidik.
Tujuan Otomatisasi Kantor
Pada tahun-tahun pertama, OK dianggap sebagai alat untuk meningkatkan
produktivitas sekretaris dan pegawai administratif. Produk OK memungkinkan
para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan
lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen. Secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja
terdidik juga dapat memanfaatkan. OK memudahkan para pekerja terdidik untuk
menyiapkan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar seseorang
merupakan korespondensi masuk bagi orang lain, dipandang sebagai
korespondensi masuk, OK menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan
masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem
komunikasi kantor manual, Informasi OK tiba lebih cepat, dalam bentuk yang
lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Informasi OK
berkomunikasi lebih baik karena menyediakan informasi yang lebih baik untuk
pengambilan keputusan.
11 Aplikasi Otomatisasi Kantor
Aplikasi Otomatisasi Kantor (AOK) telah berkembang satu demi satu hingga
sekarang sedikitnya antara lain:
1. Pengolahan kata (word processing)
adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik dan
dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
memungkinkan Menejer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

3. Menejer merasakan suatu pengembalian atas investasinya jika yang diajak
berkomunikasi oleh Menejer tersebut menggunakan pengolahan kata
dalam menyiapkan memo surat dan laporan yang ditujukan pada Menejer
tersebut.
2. Surat Elektronik (electronic mail)
populer dikenal E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik
dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon
konvensional.
3. Voice Mails
Serupa dengan surat elektronik tapi pengiriman pesan dengan cara
mengucapkannya melalui telepon dan tidak mengetiknya. Dan untuk mengambil
pesan-pesan yang dikirim untuk si penerima, voice mail memerlukan komputer
dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Voice maill box
dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesanan audio ke
dan dari bentuk digital.
4. Kelender Elektronik (Electronik Calendaring)
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan Menejer. Kalender elektronik bersifat unik di antara aplikasi
OK karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah.
Sebaliknya kelender elektronik menyiapkan saat untuk komunikasi. Kelender
elektronik sangat bermanfaat bagi manejer tingkat atas yang memiliki jadwal
pertemuan yang rumit.
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat sutau hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar geografis dengan tujuan melaksanakan
konferensi.
6. Konferensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi
yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio
dan vidio.

4. 7. Konferensi Komputer
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim
pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang
dipecahkan. Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau vidio karena
dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan
konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain diruang kerja
sebelah.
8. Transmisi Faksimil
FAX singkatan dari Facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca citra document pada satu ujung saluran komunikasi dan
membuat salinannya di ujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim pemecahan masalah
secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh lokasi geografis mereka.
9. Videtex
Adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi
dan grafik yang disimpan. Dari semua aplikasi OK, yang menerima publikasi
paling sedikit adalah videotex.
10. Pencitraan
Awalnya perusahaan-perusahaan menyimpan file dalam bentuk kertas, tetapi
tempat yang diperlukan tidak mencukupi lagi. Pemecahannya adalah menyimpan
citra (image) dokumen dari pada dokumen itu sendiri. Aplikasi OK ini dinamakan
pencitraan, dan merupakan aplikasi OK yang mendapatkan paling banyak
perhatian. Pencitraan digunakan dalam pemecahan masalah jika dokumen historis
perlu ditelaah dengan maksud untuk memahami suatu masalah. Operator
mengakses sistem DM dari workstation dan menghasilkan output salinan kertas
untuk Menejer.
11. Desktop Publishing
Aplikasi OK terbaru adalah desktop publisher. Desktop Publishing (DTP) adalah
penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
mirip dengan yang dihasilkan oleh typestter. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area di
antaranya :

5. 1. Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk
penggunaan intern seperti korespondensi, laporan warta
2. Aplikasi Teknis meliputi materi pelatihan seperti: Slides, overhead
transparancies, manual
3. Grafik perusahaan meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang
dimaksud diluar perusahaan.
2. Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya
Fenomena yang menurut saya mengawali adanya kantor maya adalah karena
kemajuan teknologi dan juga perkembangan zaman yang menuntut untuk lebih
cepat dan efisien dalam memanage waktu, dengan adanya internet hal yang sangat
lama dan jauh bisa menjadi sangat cepat bahkan 100 kali lipatnya.
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di
dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki
"fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan
perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan
karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah
pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual
dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan
dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan
implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan
membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat
“datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian
tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di
lingkungan kantor.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika
Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado.
Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai
"Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor
Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus
memikirkan infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor
virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik,

6. seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan
menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia
maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.
Konsep kantor bersama ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49
Kampung Digital di 2017 atau secara informal bisa menjadi tempat berkumpul
para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis UKM.
Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-
working space seperti “Jakarta Digital Valley” di Gedung Telkom lantai 6,
Jakarta, bahkan ada yang menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk
kota-kota besar lain seperti Surabaya, Bali dan Jogja juga sudah bermunculan
ruang kantor – ruang kantor virtual ini.
Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya
kebutuhan tempat untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke
properti, biaya persiapan yang tinggi, serta biaya layanan dan fasilitas ruang
kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk pekerja “freelance”, UKM, usaha
kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya komunitas informal di
kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus berkolaborasi dan
berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide.

7. Daftar Pustaka:
https://hapzi-ali.com/daftar-ebook/ebook-sistim-informasi-manajemen/
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (2 September, 2017, 22:37)