Otomatisasi perkantoran adalah sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan dan dokumen secara elektronik untuk memfasilitasi komunikasi antar individu dan organisasi. Jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran meliputi word processing, electronic mail, voice mail, electronic calendaring, audio conferencing, video conferencing, computer conferencing, facsimile transmission, videotext, image storage and retrieval, serta desktop publishing.

1. OTOMATISASI PERKANTORAN
Office Automation

2. APAKAH OTOMATISASI PERKANTORAN?
WHAT IS OFFICE AUTOMATION?
• Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html
• Sistem Informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik
lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor

3. PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber
daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi
menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan
profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik.
https://meidiyawan.000webhostapp.com/penerapan-
otomatisasi-administrasi-perkantoran

4. PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik
tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif)
melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen dan mengirimkan surat.
https://meidiyawan.000webhostapp.com/penerapan-
otomatisasi-administrasi-perkantoran

5. TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam
memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan
yang lebih baik dan lebih cepat.
https://kristinpamungkas.wordpress.com/2017/03/24/otomat
isasi-perkantoran-manajemen-perkantoran/

6. JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATOSASI PERKANTORAN
1. Word processing 6. Video Conferencing
2. Electronik mail 7. Computer Conferencing
3. Voice mail 8. Facsimile Transmission
4. Electronic calendaring 9. Videotext
5. Audio conferencing 10. Image Storage and Retrieval
11. Dekstop Publishing
http://shymphonyatnight.blogspot.com/2010/11/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-
kantor.html

7. 1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu
peralatan elektronic yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan
untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi
terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer
untuk membuat komunikasi tertulis yang
lebih efektif untuk diberikan kepada
anggota lain.

8. 2. Electronik Mail
Electronic mail yang dikenal
dengan e-mail adalah
penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai
untuk mengirim, menyimpan dan
menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer
dan peralatan penyimpanan.

9. 3. Voice mail
voice mail persis sama dengan
electronic mail. Perbedaannya
bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut
melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda
menggunakan telepon untuk
memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.

10. 4. Electronic calendaring
Electronic calendaring adalah
penggunaan jaringan komputer
untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah
ditetapkan oleh manajer.
Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi
otomatisasi kantor, karena ia
hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan
mengkomunikasikan
informasi.

11. 5. Audio conferencing
Audio conferencing adalah
penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membuat hubungan
audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis untuk
tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi
OA pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya
memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah.

12. 6. Video conferencing
Video conferencing melengkapi signal
audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima
signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat
melihat dan mendengar suara orang yang
berada di lokasi lain selagi konferensi
dilakukan.
tiga konfigurasi video conferencing (
tergantung pada peralatan yang digunakan ),
yaitu :
6.1 Video satu arah dan audio satu arah
6.2 Video satu arah dan audio dua arah
6.3 Video dan audio dua arah

13. 7. Computer conferencing
Computer conferencing
adalah penggunaan jaringan
komputer, sehingga
memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan
pertukaran informasi
selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini
hampir sama dengan
electronic mail, karena
kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan
software yang sama.

14. 8. Facsimile transmission
Facsimile transmission yang
biasanya disebut fax, adalah
penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen
pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung
yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara
dapat berfungsi sebagai channel-nya
dan pengoperasian peralatannya
tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.

15. 9. Videotext
Videotext adalah
penggunaan komputer
untuk tujuan memberikan
tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi
tekstual dapat berbentuk
naratif atau tabulasi, dan
ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder
pada komputer.

16. 10. Image storage and retrieval
Beberapa jenis perusahaan
mempunyai volume dokumen yang
besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau
didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan
tampilan maka digunakan microform,
yang berupa microfilm dan
microfiche. Image storage and
retrieval digunakan dalam
pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan
pemahaman masalah.

17. 11. Desktop publishing
Desktop publishing atau dtp adalah
pembuatan output tercetak yang
kualitasnya hampir sama dengan yang
dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp
terdiri atas mikrokomputer dengan layar
crt yang beresolusi tinggi, printer laser,
software desktop publishing.
Penggunaan dtp sebagai alat pemecahan
masalah meliputi aplikasi administrasi
dan teknis. Penampilan dokumen iklan
yang profesional dan menarik akan
memberikan komunikasi yang efektif.

18. This Presentation is Made By :
Sintia Wati Yandari
on 18th of January 2019
e-mail : sintya.yandari17@gmail.com
Instagram : @Sintya1712
THANK YOU