Sim, ade yayang, hafzi ali, penggunaan dan pengembangan sistem, universitas mercu buana, 2017. pdf

1. Penggunaan dan Pengembangan Sistem
Sim, Ade Yayang, Hapzi Ali, Penggunaan Dan Pengembangan Sistem,
Universitas Mercu Buana, 2017.Pdf
Virtual Office
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan
peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan
seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk
menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena
kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana
pegawai dapat berkomunikasi ke tempat kerja secara elektronik.
Virtual Office merupakan Sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet
dengan kata lain tidak mempunyai kantor riil, dimana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha. Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya (Virtual
Office) adalah kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data, dan
juga efisiensi dibidang biaya yaitu biaya fasilitas dan biaya peralatan disamping itu
juga untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai
informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif.
Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan
pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja,
termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah
dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat
elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor
yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit, sehingga
diterapkanlah kantor maya untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.
Kantor maya (Virtual Office) merupakan lompatan dari teknologi informasi,
Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya dapat diterapkan di berbagai
bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain
yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi
untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer.

2. Kantor maya memiliki beberapa kelebihan yaitu :
1. Pengurangan biaya fasilitas dan pengurangan biaya peralatan.
2. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan
mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak
perhatian daripada biasanya.
3. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam yang membuat
pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, namun dengan kantor maya,
sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya
tidak mengalami gangguan.
4. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan
pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja.
Disamping itu kantor maya juga memiliki beberapa kekurangan yaitu :
1) Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap
hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2) Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari
operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang
sewaktu-waktu.
3) Semangat kerja yang rendah. Fakor yang menyebabkan rendahnya semangat
kerja pegawai adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi
langsung dengan atasan dan rekan kerja
4) Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation)
Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (AO) yang banyak
diimplementasikan pada perkantoran modern saat ini dapat dibedakan menjadi dua
macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer
dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari
kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi yang banyak diimplementasikan dalam OA adalah :

3.  Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah
dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis
yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
 Electronic mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan
komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima
pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

4. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik :
 Dengan cara menggunakan browser, seperti Internet Explorer atau Mozilla
Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media
web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh : Yahoo Mail dan Gmail.
 Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora
Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan
menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang
bisa didapat dari ISP.
 Voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada
pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon
yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat
dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan
telah tersimpan di dalamnya.
 Computer calendaring

5. Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring
bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
 Audio conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang
tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi
audio dua arah.
 Video conferencing

6. Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk
menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan)
yaitu :
 One-way video dan two-way audio (Video satu arah dan audio dua arah)
 One-way video dan audio (Video satu arah dan audio satu arah)
 Two-way video dan audio (Video dan audio dua arah)
 Computer conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua
aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah Teleconferencing
digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
 Facsimile Transmission (Fax)
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan

7. dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin
fotocopy.
 Videotex
Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan
gambar grafik ke dalam layar monitor.
 Imaging Storage and Retrieval
Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
 Desktop publishing
Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran
yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).
Dan di perusahaan tempat saya bekerja menggunakan Word Processing, Electronic
mail dan Facsimile Transmission (Fax).
Terimakasih,
Ade Yayang (43115120366)