Dokumen tersebut membahas tentang kantor virtual dan otomatisasi kantor. Kantor virtual merupakan alternatif bagi perusahaan untuk menjalankan bisnis secara online tanpa membutuhkan ruangan fisik. Otomatisasi kantor menggunakan teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan komunikasi di perusahaan, seperti pengolah kata, email, dan video konferensi.

1. SIM, ISNINATUR ROSIDAH, HAPZI ALI, PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM,
UNIVERSITAS MERCU BUANA, 2017. PDF
Virtual office adalah nama lain dari perkantoran maya (yang ada di dunia maya atau di internet).
Dengan virtual office urusan kantor bisa dijalankan secara online.
Virtual office ini termasuk sebuah aplikasi komersial yang pertama digagas oleh Ralph Gregory pada
tahun 1994 di Colorado, Amerika Serikat.
Semenjak itu, virtual office semakin berkembang dengan pesat hampir diseluruh negera yang ada di
dunia, begitu berminatnya masyarakat pada virtual office tersebut tidak lain karena dianggap lebih
efektif menghemat biaya usaha serta administrasi perkantoran yang selama ini dianggap cukup
rumit.
Satu hal lain yang menarik dari virtual office yaitu seseorang yang memilikinya tidak harus
punya kantor dalam bentuk bangunan fisik, namun hanya perlu menyewa sebuah alamat penyedia
virtual office yang nantinya akan bisa membantu untuk berbagai keperluan seperti menerima email,
fax, telepon dan dokumen yang dikirim lainnya.
Biasanya di sebuah virtual office juga tersedia resepsionis jarak jauh, call center, asisten virtual dan
juga database untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan perusahaan.
Bukan hanya diluar negeri, namun di kota-kota besar yang ada di Indonesia seperti di Jakarta,
Surabaya dan Bandung juga sudah ada beberapa penyedia virtual office.
Mereka juga menyediakan ruangan untuk melakukan meeting yang sudah lengkap dengan berbagai
peralatan yang dibutuhkan. Ruang meeting tersebut bisa dipergunakan sekali-sekali oleh si penyewa
virtual office dan disesuaikan dengan kesepakatan dalam memilih jadwal pemakaian ruangan.
*keuntungan dari kantor virtual sbb :
-pengurangan biaya fasilitas
-pengurangan biaya peralatan
-jaringan komunikasi formal
-pengurangan penghentian kerja (PHK)
-konstribusi sosial
*kerugian dari kantor virtual adalah :
-rasa tidak memiliki
-takut kehilangan pekerjaan
-semangat kerja rendah
-ketegangan keluarga
Office automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan office automation
atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini
penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada
tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter (
MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik
secara otomatis.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja,
tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

2. Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara
cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak
diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang
harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer
dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya
kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini
ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau
audio converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat
waktu.
6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis
konfigurasi konferensi video, yaitu:
* One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan
* One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang
ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
* Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik
bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri
dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer
converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra

3. dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang
lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para
anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang
tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas
atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses
pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau
beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital.
Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu
masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
* Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan, dan warta
* Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
* Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan