Tentang otomatisasi perkantoran

1. OTOMATISASI PERKANTORAN
Office Automation

2. APAKAH OTOMATISASI PERKANTORAN?
WHAT IS OFFICE AUTOMATION?
• otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sebuah sistem informasi yang
dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal yang
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.
• sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sebuah sistem
informasi berbasis teknologi komunikasi yang dapat mengumpulkan,
menyimpan, memproses, dan mendistribusikan pesan, dokumen atau
komunikasi eletronik lainnya antar individu dalam perkantoran.
• https://www.google.com/search?safe=strict&client=firefox-b-
ab&ei=nVxBXIraPNa89QPs5aKoBQ&q=APAKAH+OTOMATISASI+PERKANTORAN&oq=APAKAH+OTOMATISASI+PERKANTORAN&gs_l=psy-
ab.3..0i22i30l8.75096.96699..97116...1.0..1.199.4076.56j4......0....1..gws-
wiz.....4..0i71j35i39j0j0i67j0i131j0i10i67j0i13j0i22i10i30j0i13i10i30j0i8i13i30.fynGHWxYIcA

3. PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN :
• Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di
dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna
Otomatisasi Kantor, yaitu :
•
1. Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama SDM.
•
2. Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi
menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli,
wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional
secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
•
https://www.google.com/search?client=firefox-b-
ab&q=PENGGUNA+OTOMATISASI+PERKANTORAN

4. PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN :
• 3. Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
•
4. Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.
• https://www.google.com/search?client=firefox-b-
ab&q=PENGGUNA+OTOMATISASI+PERKANTORAN

5. TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Penggabungan penerapan teknologi
2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam
memecahkan masalah
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang
lebih baik dan lebih cepat
https://www.google.com/search?client=firefox-b-ab&q

6. JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN
1.Word processing 7.Computer conferencing
2.Electronik mail 8.Facsimile transmission
3.Voice mail 9.Video text
4.Electronic calendaring 10. Image storage and retrieval
5.Audio conferencing 11. Desktop publishing
6.Video conferencing
https://luckyandika.wordpress.com/2017/03/24/otomatisasi

7. 1. APLIKASI Word processing
• Word processing adalah penggunaan suatu peralatan
elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa
tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak.
• Word processing memberikan kontribusi terhadap
pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan
kepada anggota lain.

8. 2. APLIKASI Electronik mail
Elektronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah
penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan.

9. 3. APLIKASI Voice mail
• Voice mail persis sama dengan electronic mail.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui
telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda
menggunakan telepon untuk memanggil pesan
yang telah dikirimkan kepada anda.

10. 4. APLIKASI Electronic calendaring
• Electronic calendaring adalah penggunaan
jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic
calendaring bersifat khusus diantara aplikasi
otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi.

11. 5. APLIKASI Audio conferencing
• Audio conferencing adalah penggunaan peralatan
komunikasi suara untuk membuat hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi. Audio
conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

12. 6. APLIKASI Video conferencing
• Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video.
Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima
signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi
dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan.tiga konfigurasi video
conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan),
yaitu :
• 6.1 Video satu arah dan audio satu arah
• 6.2 Video satu arah dan audio dua arah
• 6.3 Video dan audio dua arah

13. 7. APLIKASI Computer conferencing
• Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan
electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk
menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah
yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-
orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

14. 8. APLIKASI Facsimile transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah
penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung
channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang
lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur
telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.

15. 9. APLIKASI Video text
• Videotext adalah penggunaan komputer untuk
tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk
naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer.

16. 10. APLIKASI Image storage and
retrieval
• Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar,
sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.Untuk mengatasi masalah
mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan
microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan
mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai
sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan
masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk
tujuan pemahaman masalah.

17. 11. APLIKASI Desktop publishing
• Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output
tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang
dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas
mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi,
printer laser, software desktop publishing.
Penggunaan dtp sebagai alat pemecahan masalah
meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan
dokumen iklan yang profesional dan menarik akan
memberikan komunikasi yang efektif.

18. NAMA : SULKI
KELAS : XI .AP ( Administrasi perkantoran )
Pelajaran : otomatisasi perkantoran
#18 januari 2019