Kantor virtual merupakan kombinasi dari alamat kantor non-fisik dan layanan komunikasi yang memungkinkan pengguna untuk bekerja dari mana saja sambil tetap terhubung secara elektronik. Kantor virtual hadir sebagai inovasi yang muncul dari perkembangan teknologi dan fleksibilitas kerja, serta mampu mengurangi biaya dibandingkan menyewa ruang kantor secara fisik.

1. Sri Ayu Mahdiyah
43115120275
Prof.Dr. Hapzi Ali.MM
Kantor Maya / Virtual Kantor (Office Automation).
Kantor Virtual / Kantor Maya adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal
komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya
kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin
pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah
atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular
semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk
melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat.
Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong
tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam
kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya
harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Kantor virtual ide datang dari inovasi teknologi konvergensi dan Era
Informasi. Konsep telah berakar pada Revolusi Industri, di mana paralel dengan
gaya kerja saat ini, secara khusus bekerja dari rumah, telah ditarik Istilah ini
pertama kali digunakan pada 1983 maskapai penerbangan di artikel majalah tentang
komputasi portable. Konsep kantor virtual adalah suatu evolusi dari suite
eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewa tidak bekerja untuk banyak
model bisnis dan membantu memacu konsep kantor virtual. Aplikasi komersial
pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory
mendirikan "Kantor Virtual, Inc", di Boulder, Colorado.
Menurut presepsi saya, Kantor Virtual/Kantor Maya timbul sebagai upaya
untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost
reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor
secara fisik. kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan
fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor. Kantor virtual merupakan
implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan
membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan perusahaan dapat
datang ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut
berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan
kantor.

2. Tetapi kantor Maya/ Viritual kantor juga memiliki kerugian/kelemahan
seperti, Rasa tidak memilikI, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya
setiap hari mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu
organisasi, lalu semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan
rendahnya semangat kerja pegawai. Salah satu fakornya adalah tidak adanya umpan
balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA).
Aplikasi Office Automation yang banyak di implementasi kan di kantor pada saat
ini :
1. Pengolahan Kata (word processing)
Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang diketik atau dicetak. Word processing adalah penggunaan suatu peralatan
elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan
untuk membuat dokumen ketik atau cetak.Word processing memberikan
kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada
manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan
kepada anggota lain.
Contoh software : OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen
dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen
format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan
sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect,
AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking,
Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables.
2. Surat Elektronik (E-mail)
Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah
penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer
dan alat penyimpanan. Metode pengiriman untuk mengirim surat elektronik kita
memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan
melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan.
Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia
e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail
client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat
elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan
penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik

3. meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya.
Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain.
Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif
sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data
dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital,
dan lain-lain)
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan
mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil
pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai
mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus
mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk
suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan
dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau
menutup aplikasi yang sedang dijalankan.
4. Konferensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk
pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
a. Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam
jangkauansemua perusahaan.
b. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
5. Konferensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak
memerlukan computer 3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan
kemampuan sinyalnya :
– Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau
beberapa tempat penerimaan.

4. – Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara
dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar
video yang sama.
– Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini
merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal. Konferensi video adalah
penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi
yang tersebar secara geografis.
6. Konferensi komputer
Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. Terdapat perbedaan yang
tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan
perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang
membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
– Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
– Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan
untuk tujuan apa pun.
– konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video
dan komputer.
7. Transmisi faksimile atau FAX
FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi
dan membuat salinannya diujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering
berbentuk saluran telepon biasa.
– Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen
kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak
geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.