Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---
BỘ NỘI VỤ
---/---
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VŨ THỊ HOA
CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ
HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---
BỘ NỘI VỤ
---/---
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VŨ THỊ HOA
CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ
HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA
HỌC:PGS.TS. NGÔ THÀNH CAN

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Các số
liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố
trong bất kỳ công trình nào trƣớc đây.
Tác giả luận văn
VŨ THỊ HOA

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập, nghiên cứu chƣơng trình
cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia đến
nay, tác giả đã luôn nhận đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo, gia
đình, bè bạn và đồng nghiệp.
Tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới PGS.TS.Ngô
Thành Can là ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình làm luận văn.
Với lòng biết ơn sâu sắc, tác giả xin gửi đến các thầy cô giáo Học viện
Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ, truyền đạt kiến thức, phƣơng
pháp nghiên cứu khoa học trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu hoàn
thành đề tài luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tác giả luận văn
VŨ THỊ HOA

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN .................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung về văn phòng................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm................................................................................................ 9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 11
1.1.3. Vị trí, vai trò.......................................................................................... 17
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.............. 20
1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện............... 20
1.2.2.TổchứcVănphòngHộiđồngnhândânvàỦybannhândâncấphuyện............20
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................. 25
1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện.................................................................................................. 27
1.3.1. Khái niệm chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện ....................................................................... 27
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................. 30
1.3.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................... 35
Tiểu kếtchƣơng 1............................................................................................ 38
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ....................................................... 39

2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận
Bắc Từ Liêm.................................................................................................... 39
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm.......................................... 39
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm............................................................... 43
2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân quận Bắc Từ Liêm ........................................................................... 52
2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm............................................................... 56
2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.................... 56
2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chƣơng trình, kế hoạch công tác.............. 58
2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị............... 61
2.3.4. Đánh giá công tác văn thƣ, lƣu trữ ........................................................ 63
2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng
công nghệ thông tin......................................................................................... 67
Tiểu kếtchƣơng 2............................................................................................ 68
Chƣơng 3. PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI........ 69
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm.......................................... 69
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm................................................... 75
3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện ............................................................................................................... 75

3.2.2. Tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công chức làm công tác
Văn phòng ....................................................................................................... 80
3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác
văn phòng ........................................................................................................ 92
Tiểu kếtchƣơng 3............................................................................................ 95
KẾT LUẬN..................................................................................................... 96
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 97
PHỤ LỤC........................................................................................................ 84
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ............................................................ 91

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nƣớc đƣợc coi l
à
một trong những chủ trƣơng của Nhà nƣớc ta trong cuộc cải cách nền hành
chính. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này, chúng ta không thể không ngừng cải
tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng.
Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu
cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn
bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi
của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành
của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng
cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng
định: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh
đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ
giải quyết công việc không đúng […] cho nên phải luôn nêu cao tinh thần
trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt
nhiệm vụ được giao”.
Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, là “đầu mối công việc”, đƣợc HĐND và UBND ủy quyền “thừa lệnh”
trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thƣờng, giúp Thƣờng trực
HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của
mình. Ngoài chức năng tham mƣu, tổng hợp đƣợc thể hiện trong từng nhiệm
vụ cụ thể nhƣ: xây dựng quy chế và tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng
và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp văn phòng

2
còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng ngày nhƣ: tổ chức các cuộc làm
việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
Đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm
2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày
01/4/2014. Do là một quận mới đƣợc thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ
Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND và
UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lƣợng công việc lớn. Xác định
rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt động chung
của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc Từ Liêm đã
không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình,
giúp Thƣờng trực HĐND thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát; giúp
UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực
hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các l nh vực của đời sống xã hội, nhằm từng
bƣớc khắc phục các khó khăn. Với phƣơng châm: “Kịp thời, chính xác, khoa
học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định
cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động, đáp ứng
những yêu cầu của thời đại mới.
Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng nhƣ đƣợc sự ủng hộ của
lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất
lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp
chƣơng trình thạc s của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung và trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, các vấn
đề liên quan đến chất lƣợng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
luôn nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những
ngƣời làm công tác văn phòng.

3
Có thể kể đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính
chất học thuật nhƣ:
- Cuốn sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước do tác giả Lƣu
Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và
những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc (công tác văn thƣ, lƣu trữ);
- Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lƣu Kiếm
Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công
tác điều hành, tham mƣu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác
văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin -
báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ, hợp đồng,giao
tiếp văn phòng
- Cuốn sách Sổ tay tổ chức hành chính văn phòng dành cho trưởng
phòng tổ chức, chánh văn phòng quy định mới nhất về nghiệp vụ hành chính
văn phòng hướng dẫn soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho
các sự kiện quan trọng tại địa phương do tác giả Vũ Thị Kim Thanh biên
soạn (Nxb Lao động, 2013): Trình bày các hƣớng dẫn về nghi lễ, nghi thức, tổ
chức đại hội, hội nghị, tiếp khách, công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; nội
quy cơ quan, quy tắc ứng xử và văn hoá công sở cùng các mẫu soạn thảo văn
bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phƣơng;
- Cuốn sách Quản trị hành chính văn phòng do tác giảVũ Đình Quyền
biên soạn (Nxb Thống kê, 2005) đề cập đến một số nội dung cơ bản về vai trò
của văn phòng trong 1 tổ chức, những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản
trị hành chính văn phòng. Dịch vụ và phƣơng pháp văn phòng. Nguyên tắc cơ
bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn phòng, dự đoán về vai
trò của văn phòng trong tƣơng lai;
- Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho
đại học Hành chính do các tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình

4
Chúc biên soạn (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn phòng và
công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chƣơng trình, kế hoạch
công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thƣ, lƣu trữ.
Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về công
tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc nói chung. Trong đó, trình bày về chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác văn thƣ,
công tác lƣu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác văn phòng.
Tuy nhiên, những tài liệu này chƣa phân tích hay đƣa ra những tiêu chí nhằm
đánh giá định tính cũng nhƣ định lƣợng về chất lƣợng hoạt động của công
tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc.
Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt
động văn phòng, chất lƣợng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng
HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, nhƣ:
- Chất lượng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp sở tại Ninh Bình của
tác giả Nguyễn Phƣơng Anh, luận văn thạc s quản lý công, học viện Hành
chính quốc gia ( 2015). Luận văn đã đi vào phân tích các số liệu để đánh giá
toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình.Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ
thể, phù hợp để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao
chất lƣợng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp Sở tại Ninh Bình;
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong
giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trƣờng Sơn, Luận văn thạc s Quản lý
hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày
khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động
của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới;
- Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND

5
và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc s Quản
lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức
và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải
Phòng. Từ những thành tựu đạt đƣợc và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến
nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay;
- Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc s Quản
lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào
nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng, các yếu tố đảm bảo hiệu quả
hoạt động cũng nhƣ các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của văn
phòng. Trên cơ sở phân tích đó, tác giả đƣa các giải pháp nhằm nâng caohiệu
quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến hoạt động của
văn phòng, hiệu quả hoạt động văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà
nƣớc. Tuy nhiên, góc độ tiếp cận vẫn còn chung chung, chƣa có có công trình
nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống và tập trung sâu vào chất
lƣợng hoạt động văn phòng của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ
Liêm, thành phố Hà Nội. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả lựa
chọn đề tài này để nghiên cứu.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận, thực trạng liên quan đến
hoạt động và chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm để đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạtđộng
của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành những nhiệm vụ
chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm đƣợcgiao.

6
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện.
Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động
của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay.
Làm rõ những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ các nguyên nhân dẫn đến hạn chế
về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay.
Ba là, đề xuất những phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm nâng cao chất
lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong
thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lƣợng hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua thực tiễn hoạt
động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận nghiên cứu: Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở
phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ ngh a Mác-
Lênin; tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trƣơng, chính sách của Đảng
Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nƣớc, lý luận chung về quản lý nhà
nƣớc.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phƣơng
pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh,
khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài
liệu...

7
Đặc biệt, để bổ sung các nguồn thông tin, tƣ liệu phục vụ cho việc phân
tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi
nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi đƣợc
thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lƣợng hoạt
động. Đối tƣợng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND,
UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời
gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017.
Tổng số lƣợng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó
có 157 trả lời đầy đủ các câu hỏi, 16 phiếu không trả lời đầy đủ các câu hỏi.
Nhƣ vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu hỏi đƣợc xử lý và đƣợc tính l
à
100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích các nội dung cụ thể phục vụ cho
việc làm sáng tỏ thực trạng cũng nhƣ nhận định, đánh giá của tác giả đối với
chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận:
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận hoạt
động Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng cao
chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng, hoạt
động văn phòng của các cơ quan nhà nƣớc nói chung.
Luận văn đƣa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp với
văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công chức
làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện.

8
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn đƣợc kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung
chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của Luận
văn đƣợc chia thành 3 chƣơng, bao gồm:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chƣơng 2. Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Chƣơng 3. Phƣơng hƣớng, giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành
phố Hà Nội.

9
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Bắc Từ Liêm
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.1.1.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND Quận, có chức năng tham mƣu tổng hợp cho HĐND và UBND
về hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo c
ơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có tƣ cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND quận Bắc Từ Liêm, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà
Nội.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND
Một là, trình UBND Quận chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND Quận. Đôn đốc, kiểm
tra các phòng, ban chuyên môn, UBND các phƣờng việc thực hiện chƣơng
trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND Quận sau khi
đƣợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng
chuyên môn, UBND phƣờng theo quy định của pháp luật;

10
Hai là, thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND Quận theo quy định
của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đƣợc
giao theo quy định của pháp luật;
Ba là, trình UBND Quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND
Quận;
Bốn là, chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của
Chủ tịch UBND Quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND
các phƣờng soạn thảo, chuẩn bị các đề án đƣợc phân công phụ trách;
Năm là, có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản
của các phòng, ban chuyên môn, UBND phƣờng trƣớc khi trình UBND v
à
Chủ
tịch UBND Quận xem xét, quyết định;
Sáu là, giúp UBND và Chủ tịch UBND Quận giữ mối quan hệ phối hợp
công tác với Quận uỷ, Thƣờng trực Quận ủy, Thƣờng trực HĐND, Ủy b
a
nMặt
trận Tổ quốc Quận, các đoàn thể nhân dân thuộc Quận và các cơ quan, tổ
chức của Trung ƣơng, của thành phố Hà Nội đóng trên địa bàn Quận;
Bảy là, tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND
Quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên có liên
quan. Giúp UBND Quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn,
UBND phƣờng;
Tám là, quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch
UBND Quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thƣ, hành chính, lƣu trữ, tin học
hoá hành chính nhà nƣớc của UBND Quận;
Chín là, trình UBND Quận chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nƣớc thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND
và UBND Quận;

11
Mƣời là, phối hợp với Phòng Nội vụ, hƣớng dẫn UBND phƣờng v
ề
nghiệp vụ hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà
nƣớc theo quy định của pháp luật;
Mƣời một là, giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng,
chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và
UBND Quận theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND
Quận;
Mƣời hai là, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt
động của UBND và Chủ tịch UBND Quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của
UBND, Chủ tịch UBND Quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của
UBND Quận;
Mƣời ba là, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ,
công chức, viên chức của cơ quan;
Mƣời bốn là, quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên
chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đƣợc giao theo quy định
của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND Quận;
Mƣời lăm là, thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịchUBND
Quận giao.
Thứ hai, đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thư ng
trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu HĐND Quận, Văn phòng
HĐND và UBND Quận có các nhiệm vụ sau đây:
Một là, tham mƣu xây dựng chƣơng trình làm việc, kế hoạch hoạt động
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thƣờng trực HĐND,
các Ban của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch
đã đƣợc phê duyệt;
Hai là, tham mƣu, phục vụ Thƣờng trực HĐND điều hành công việc
chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo
đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thƣờng trực HĐND, Ban

12
của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thƣờng trực HĐND giữ mối liên hệ
với Tổ đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thƣờng trực HĐND,
Ban của HĐND trong hoạt động đối ngoại;
Ba là, giúp Thƣờng trực HĐND xây dựng chƣơng trình, tổ chức phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thƣờng trực HĐNDvà Ban của HĐND; đôn đốc
cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp
của Thƣờng trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;
Bốn là, giúp Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo
công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị
quyết; giúp Thƣ ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp
Thƣờng trực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;
Năm là, phục vụ HĐND, Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND và đại
biểu HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và
cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;
Sáu là, phục vụ HĐND, Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND và đại
biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thƣ khiếu nại, tố
cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của công dân;
Bảy là, phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND
tiếp xúc cử tri; giúp Thƣờng trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri
và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
Tám là, phục vụ Thƣờng trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự
án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thƣờng trực
HĐND thành phố Hà Nội;
Chín là, phục vụ Thƣờng trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,
Phó Chủ tịch HĐND phƣờng;

13
Mƣời là, phục vụ Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác
giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dƣỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu
HĐND các cấp;
Mƣời một là, phục vụ HĐND, Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND giữ
mối liên hệ công tác với các cơ quan của thành phố và Quận, Thƣờng trực
Quận ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện
kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể của Quận;
Mƣời hai là, phục vụ Thƣờng trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt
động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
Mƣời ba là, bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học,
công tác hành chính, lƣu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND,
Thƣờng trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND;
phục vụ Thƣờng trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu
HĐND;
Mƣời bốn là, thực hiện các nhiệm vụ khác do Thƣờng trực HĐND giao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.1.2.1. Về cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm 07 bộ phận
chuyên môn, cụ thể nhƣ sau:
Một là, bộ phận Tổng hợp, có nhiệm vụ:
Thứ nhất, giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác tham mƣu, giúp việc,
phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh
đạo UBND theo các l nh vực công tác, gồm các công việc sau đây:
 Tham mƣu, xử lý văn bản gửi đến;
 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện, chỉ đạo, kết luận
của Thành phố, Quận ủy, HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo
UBND;

14
 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND;
 Kiểm tra hồ sơ, thể thức các văn bản trình Thƣờng trực HĐND,
UBND, lãnh đạo UBND xem xét thông qua;
 Thể chế hóa, truyền đạt bằng văn bản ý kiến chỉ đạo của HĐND,
UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND đến các đơn vị có liên quan;
 Tham mƣu, phục vụ việc tổ chức các kì họp, phiên họp của UBND;
các kì họp Hội nghị do Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND chủ trì điều
hành: Chuẩn bị nội dung hoặc yêu cầu các đơn vị chuẩn bị nội dung, báo cáo
(theo tính chất cuộc họp hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo UBND); phối hợp
thực hiện công tác hậu cần, phục vụ cuộc họp; ghi biên bản, tham mƣu xây
dựng thông báo kết luận cuộc họp.
Thứ hai, giúp việc lãnh đạo Văn phòng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Quận;
Thứ ba, thƣờng xuyên liên hệ với các phòng, ban, ngành, hội, đoàn thể,
MTTQ; Thƣờng trực HĐND, UBND các phƣờng; giúp Thƣờng trực HĐND,
UBND quận theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của các cơ quan trên.
Thứ tƣ, thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Thƣờng trực
HĐND, lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND Quận.
Hai là, Bộ phận tiếp dân và x l đơn thư, có nhiệm vụ
 Tổ chức trực, tiếp, hƣớng dẫn công dân hàng ngày trừ thứ Bảy, Chủ
Nhật và các ngày Lễ.
 Tiếp nhận đơn,vào sổ theo dõi đơn,phân loạixử lý đơn thƣ theo quyđịnh.
 Tham mƣu, giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc:
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn của các phòng ban, đơn vị và
UBND các phƣờng theo quy định;

15
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất, hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc tiếp dân của
Đại biểu HĐND Thành phố, Đại biểu HĐND Quận và lãnh đạo UBND quận
theo lịch.
+ Niêm yết công khai các quy định về tiếp công dân, giải quyết đơn thƣ
khiếu nại tố cáo, lịch tiếp công dân, quy trình tiếp dân giải quyết đơn thƣ và
kết quả giải quyết đơn thƣ theo quy định.
+ Tham gia tiếp công dân tại các kỳ họp, Hội nghị của HĐND, UBND
hoặc theo yêu cầu của Quận khi đƣợc phân công.
+ Thực hiện và hƣớng dẫn cán bộ, công chức và nhân dân thực hiện nội
quy, quy chế và các quy định về tiếp công dân.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Ba là, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính, có
nhiệm vụ:
Thực hiện theo đúng Quy chế hoạt động tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế “Một cửa” của UBND quận. Cán bộ, công chức tại bộ phận phải tôn
trọng, hoà nhã, hƣớng dẫn tận tình các cá nhân, tổ chức đến thực hiện các thủ
tục hành chính; có trách nhiệm cao trong công việc, thực hiện các thủ tục
chính xác, khoa học và đúng pháp luật; không đƣợc phiền hà, sách nhiễu các
tổ chức, công dân dƣới mọi hình thức.
Bốn là, Bộ phận văn thư, lưu trữ, có nhiệm vụ:
Thứ nhất, đối với công tác văn thƣ:
 Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy
mời họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;
 Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu đi, đến theo quy định và quy chế làm
việc
 Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là
văn bản khẩn, hoả tốc thì Văn thƣ phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng

16
để xử lý kịp thời. Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thƣờng
trực HĐND quận, lãnh đạo UBND quận thì Văn thƣ chuyển đến đúng địa chỉ
nơi nhận;
 Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo Văn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng nhƣ giữa Văn phòng
với các Phòng, Ban, ngành quận, UBND các phƣờng và theo dõi quá trình
luân chuyển của hồ sơ, văn bản;
 Chịu trách nhiệm phát hành Văn bản đi trên hệ thống phần mềm đảm
bảo đúng quy định.
 Quản lý con dấu (ấn chỉ) theo đúng quy định của pháp luật, tuyệt đối
không đƣợc giao dấu cho ngƣời không có trách nhiệm sử dụng dấu, khi chƣa
có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng;
 Cán bộ Văn thƣ phân phối đầy đủ và kịp thời các loại báo chí cho các
phòng, ban, đơn vị trong cơ quan, các bộ phận và cá nhân trong Văn phòng.
 Hàng tháng, tổng hợp báo cáo tình hình chuyển nhận văn bản đi đến
với lãnh đạo Văn phòng và UBND quận.
 Hàng năm, văn bản đến và văn bản đi đƣợc tổng hợp lại và bàn giao
cho bộ phận Lƣu trữ quản lý theo quy định.
 Thực hiện một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Thứ hai, đối với công tác lƣu trữ
 Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của
quận theo đúng quy định của Nhà nƣớc; Văn bản của Thƣờng trực HĐND quận,
UBND quận, Chủ tịch UBND quận ban hành đƣợc lƣu trữ đúng quy định;
 Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lƣu trữ, báo cáo tình hình quản lý
công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của quận với cơ quan nhà nƣớc cấp trên;
 Thu thập, chỉnh lý, thống kê tài liệu đƣa vào bảo quản và phục vụ việc
khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ theo quy định;

17
 Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào quản lý công tác
lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ;
Năm là, bộ phận Công nghệ thông tin, có nhiệm vụ:
 Giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, sử dụng tốt hệ thống thiết bị công
nghệ thông tin của cơ quan; chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống phần mềm
Một cửa đảm bảo đƣợc vận hành thông suốt; chịu trách nhiệm về kỹ thuật đối
với các cuộc họp trực tuyến thực hiện tại phòng họp của UBND quận.
 Phối hợp với bộ phận Tổng hợp trong việc cung cấp thông tin lên
Cổng giao tiếp điện tử của Quận đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác. Mọi
thông tin trƣớc khi đƣa lên Cổng giao tiếp điện tử quận phải đƣợc sự phê
duyệt của Ban biên tập Quận.
 Duy trì hoạt động và khai thác hiệu quả các tiện ích của Website trong
phục vụ công tác điều hành tác nghiệp, cung cấp thông tin và dịch vụ công
theo quy định.
 Phối hợp với phòng Văn hóa thông tin, phòng Nội vụ xây dựng kế
hoạch ứng dụng Công nghệ Thông tin, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng về CNTT.
 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo
Văn phòng phân công.
Sáu là, bộ phận Kế toán, có nhiệm vụ
 Chịu trách nhiệm tham mƣu cho chủ tài khoản, lãnh đạo Văn phòng
đảm bảo kinh phí phục vụ hoạt động của HĐND, UBND quận; Quản lý và sử
dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan;
 Sổ sách Kế toán của Văn phòng phải thực hiện theo đúng hƣớng dẫn
của ngành Tài chính:
+ Đối với sổ theo dõi kinh phí: Bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật
hàng tháng về hạn mức kinh phí theo kế hoạch, hạn mức rút trong tháng.
Hàng tuần, tháng, quý kế toán phải báo cáo số kinh phí đã sử dụng cho Chánh
Văn phòng để kịp thời cân đối điều chỉnh khi cần thiết. Kế toán có trách

18
nhiệm theo dõi quản lý nguồn kinh phí của Văn phòng; đảm bảo việc chi tiêu
đúng chế độ của nhà nƣớc.
+ Đối với sổ theo dõi tài sản: Bộ phận kế toán cần thƣờng xuyên cập
nhật để phát hiện kịp thời những tài sản hƣ hỏng và mất mát; trƣờng hợp tài
sản hƣ hỏng do chủ quan, hoặc tài sản mất mát do thiếu tinh thần trách nhiệm
thì ngƣời đƣợc giao quản lý, sử dụng phải bồi thƣờng theo quy định. Trƣờng
hợp tài sản hƣ hỏng hoặc mất mát không phát hiện kịp thời hoặc không xác
định đƣợc ngƣời vi phạm, thì Kế toán báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để
xem xét, giải quyết. Hàng năm việc kiểm kê tài sản phải thực hiện theo quy
định và có sự xác nhận của lãnh đạo Văn phòng.
 Việc tạm ứng tiền trong cơ quan từ 500.000 đồng trở lên phải có ý
kiến của Chủ tài khoản hoặc lãnh đạo Văn phòng;
 Tổ chức thực hiện tốt chế độ, chính sách về tiền lƣơng, tiền thƣởng,
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ, công chức trong cơ quan;
 Giúp Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính – Quản trị đảm bảo
kinh phí thực hiện tốt việc tổ chức phục vụ ăn, nghỉ cho khách đến làm việc,
phục vụ hậu cần cho các kỳ họp của HĐND, các cuộc họp, Hội nghị do Lãnh
đạo UBND quận triệu tập;
 Hƣớng dẫn các tổ, bộ phận thuộc Văn phòng thực hiện chế độ thu chi
ngân sách và đảm bảo chế độ chính sách đúng theo quy định.
 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo
Văn phòng phân công.
Bảy là, bộ phận Quản trị:
Hoạt động quản trị bao gồm các nhiệm vụ về kiểm tra, cải tạo, sửa chữa
trụ sở và các công trình trong khuôn viên trụ sở UBND quận; kiểm tra, cải
tạo, sửa chữa hệ thống điện, hệ thống tiêu, thoát nƣớc, nhà vệ sinh, việc trang
trí tiểu cảnh, bố trí cây xanh; hệ thống tƣờng rào, hệ thống trụ, cột; hệ thống
trang thiết bị (trừ trang thiết bị công nghệ thông tin) trong các phòng họp;

19
việc treo cờ, băng zôn, khẩu hiệu; công tác bảo vệ an ninh, trật tự nội bộ;
công tác đảm bảo cơ sở vật chất (nhƣ xe ô tô, bàn, ghế làm việc, các phƣơng
tiện vật tƣ khác )
Bộ phận Quản trị đƣợc chia thành các đơn vị: Tổ bảo vệ, lái xe, điện
nƣớc, nhà ăn, phục vụ, lễ tân có nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, Tổ bảo vệ:
 Có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan, thƣờng xuyên có mặt tại cơ
quan 24/24 giờ để phục vụ tốt cho công tác bảo vệ; tự phân công và luân
phiên trực cơ quan vào giờ hành chính, ngoài giờ, ban đêm, ngày nghỉ đảm
bảo trụ sở HĐND và UBND quận thƣờng xuyên có ngƣời trực. Thực hiện
việc đóng mở điện đúng giờ quy định. Tuyệt đối không đƣợc uống rƣợu, bia
trong ca trực. Thƣờng xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan, chăm sóc
cảnh quan khuôn viên cơ quan luôn xanh - sạch - đẹp. Hƣớng dẫn cán bộ,
công chức, viên chức và nhân dân đến liên hệ công tác để xe đúng nơi quy
định.
 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Thứ hai, Tổ lái xe:
 Thƣờng xuyên có mặt tại cơ quan trƣớc giờ làm việc 15 phút để nhận
nhiệm vụ, trƣờng hợp đƣa lãnh đạo đi công tác sớm thì phải có mặt đúng thời
gian theo yêu cầu của lãnh đạo; tổ chức bảo dƣỡng, rửa xe ôtô thƣờng xuyên
đảm bảo xe luôn đƣợc sạch sẽ; ôtô phải đƣợc đậu đỗ tại trụ sở cơ quan,
không đƣợc đƣa ôtô ra khỏi trụ sở khi chƣa có sự điều động của lãnh đạo
Văn phòng, trừ trƣờng hợp đột xuất, theo yêu cầu của Thƣờng trực HĐND và
Lãnh đạo UBND quận.
 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Thứ ba, Tổ điện nƣớc:

20
 Kiểm tra, đề xuất lãnh đạo Văn phòng cải tạo, sửa chữa hệ thống điện,
hệ thống tiêu, thoát nƣớc, nhà vệ sinh, đảm bảo các hệ thống, công trình này
vận hành ổn định hiệu quả, đảm bảo mỹ quan, vệ sinh môitrƣờng.
 Bảo quản tốt các thiết bị điện, nƣớc; bơm nƣớc và sử dụng nƣớc tiết
kiệm; phục vụ tốt việc sử dụng thiết bị âm thanh, ánh sáng của hội trƣờng và
các phòng họp của trụ sở UBND quận; Sửa chữa các thiết bị điện là tài sản
của cơ quan, trong quá trình sử dụng bị hỏng hóc; khi cần thiết, đề xuất mua
sắm thay thế.
 Đảm bảo loa míc, các trang thiết bị âm thanh phục vụ các cuộc họp tại
các các phòng họp cơ quan.
 Phục vụ trang trí, tít chữ phòng họp, hội trƣờng theo sự chỉ đạo của
lãnh đạo Văn phòng.
Thứ tƣ, Tổ nhà ăn:
 Có trách nhiệm phục vụ cơm trƣa cho cán bộ, nhân viên cơ quan; cơm
tiếp khánh theo chỉ đạo của lãnh đạo của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND-
UBND quận.
 Kiểm tra, lựa chọn thực phẩm đầu vào cũng nhƣ quá trình chế biến
chuẩn bị phải đảm bảo tuyệt đối vệ sinh an toàn thực phẩm.
 Thƣờng xuyên công khai kính phí quyết toán các suất ăn của cán bộ,
công chức, nhân viên trong cơ quan.
Thứ năm, Tổ phục vụ, lễ tân:
 Có trách nhiệm đảm bảo sạch sẽ các phòng làm việc của các đồng chí
Thƣờng trực HĐND - UBND quận, Chánh Văn phòng; các phòng họp, Hội
trƣờng UBND quận.
 Theo dõi lịch họp của HĐND, UBND quận để chủ động phục vụ
phòng họp và nƣớc uống đảm bảo sạch sẽ, đầyđủ

21
 Chịu sự điều hành của lãnh đạo Văn phòng và sự phối hợp của các
đồng chí chuyên viên Văn phòng đối với việc chuẩn bị, phục vụ cuộc họp, hội
nghị.
 Đối với việc phục vụ các phòng làm việc lãnh đạo, phục vụ lễ tân các
cuộc họp; trong quá trình thực hiện có vƣớng mắc kịp thời báo cáo đồng chí
chuyên viên phụ trách chung bộ phận và lãnh đạo Văn phòng để đƣợc giải
quyết.
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm
Lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND
Bộ phận
Quản trị
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận
Công nghệ
thông tin
Bộ phận
Văn thƣ
lƣu trữ
Bộ phận
Tiếp nhận và
trả kết quả hồ
sơ thủ tục
hành chính
Bộ phận
Tiếp dân và
xử lý
đơn thƣ
Bộ phận
Tổng hợp

22
2.1.2.2. Về cơ cấu nhân sự
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm:
01 Chánh Văn phòng, là ngƣời lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động
chung của Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo
UBND Quận và trƣớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND;
01 Phó Chánh Văn phòng giúp việc HĐND Quận và khối Văn hóa - Xã
hội UBND Quận;
01 Phó Chánh Văn phòng giúp việc Khối kinh tế, quản lý đô thị UBND
Quận: Chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về công tác hành chính và
quản trị;
29 công chức, lao động hợp đồng thuộc biên chế Văn phòng và đƣợc
điều động từ các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm.
Trong đó: bộ phận Tổng hợp gồm có 2 công chức, bộ phận Tiếp dân và xử lý
đơn thƣ gồm có 2 công chức; bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục
hành chính gồm có 6 công chức (trong đó có 2 công chức thuộc biên chế Văn
phòng HĐND và UBND, 4 công chức thuộc biên chế các cơ quan chuyên
môn khác); bộ phận Văn thƣ lƣu trữ gồm có 1 công chức, 1 lao động hợp
đồng; bộ phận Công nghệ thông tin gồm có 1 công chức, 2 lao động hợp
đồng; bộ phận Kế toán gồm có 2 công chức; bộ phận Quản trị gồm có 12 lao
động hợp đồng.
2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
Thứ nhất, công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng đƣợc
nâng cao về chất lƣợng, khẳng định đƣợc tính hiệu quả. Trong những năm
qua, Văn phòng HĐND và UBND Quận đã đẩy mạnh công tác cải cách hành
chính, tham mƣu cho UBND Quận ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND Quận,

23
Chủ tịch UBND quận. Tình hình tiến độ thực hiện đƣợc thống kê, báo cáo tại
các buổi giao ban hàng tuần và có đề xuất kiểm tra, đôn đốc kịp thời.
Thứ hai, về công tác cải cách thủ tục hành chính: Thực hiện tốt công tác
cải cách hành chính. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ hành chính (HSHC)
theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”; theo quy định.
Văn phòng HĐND và UBND đã tích cực ứng dụng CNTT, đẩy mạnh tin
học hóa trong công tác văn phòng; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý điều hành, duy trì, vận hành hệ thống mạng tin học nội bộ Văn
phòng điện tử E-office và hệ thống quản lý chất lƣợng phiên bản mới ISO
9001:2008 của UBND thành phố Hà Nội, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác;
toàn bộ văn bản đến và văn bản đi đã đƣợc xử lý liên thông giữa các cơ quan
trong Quận và các phòng, ban, đơn vị thuộc Quận qua phần mềm Văn phòng
điện tử eOffice, đảm bảo nhanh và chính xác; xử lý văn bản đi – văn bản đến
trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố và
phần mềm hồ sơ công vụ trên mạng máy tính nội bộ; áp dụng nguyên tắc tiếp
nhận văn bản, giải quyết công việc gửi kèm theo file điện tử của hồ sơ công
việc; tăng cƣờng sử dụng hệ thống E-office trong nội bộ cơ quan để chuyển,
nhận văn bản qua file điện tử đảm bảo thông tin nội bộ kịp thời, đầy đủ, chính
xác; phối hợp các phòng ban hƣớng tới xây dựng chính quyền điện tử. Do
vậy, việc phối hợp xử lý công việc giữa các bộ phận và các chuyên viên ngày
càng chặt chẽ, thời gian đƣợc đảm bảo, qua đó đã góp phần nâng cao hiệu lực,
hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND Quận.
Thứ ba, về công tác văn thƣ – lƣu trữ: Với khối lƣợng công việc lớn, chỉ
tính riêng văn bản, mỗi năm Văn phòng UBND Quận tiếp nhận trên 7.000 văn
bản của các ngành, địa phƣơng và các tổ chức đoàn thể gửi đến. Văn phòng
đã chủ động xử lý hoặc trao đổi, làm việc trực tiếp với các ban, ngành, địa
phƣơng về những vấn đề còn có ý kiến khác nhau trong quá trình tham mƣu,
đề xuất và đã giúp UBND Quận ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành

24
hoạt động trên tất cả các l nh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh đảm
bảo kịp thời, hiệu quả, ít để sai sót xảy ra.
Thứ tư, về công tác hành chính, phục vụ: Đã có nhiều cố gắng, đáp ứng
kịp thời các hoạt động của lãnh đạo Thƣờng trực HĐND, UBND Quận và các
hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan Văn phòng. Công tác nội vụ, lễ tân, hậu
cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị; chất lƣợng phục vụ ngày một tốt
hơn để lại những ấn tƣợng và tình cảm tốt đẹp đối với cán bộ và nhân dân.
Bên cạnh đó, Văn phòng còn tổ chức tốt lực lƣợng bảo vệ cơ quan, bảo vệ bí
mật tài liệu và tài sản của Nhà nƣớc.
Thứ năm, công tác tiếp công dân: Thực hiện công tác tiếp công dân theo
luật định; bố trí 02 cán bộ chuyên trách phục vụ công tác tiếp công dân. Trong
năm đã giúp Thƣờng trực HĐND, UBND quận duy trì tốt công tác tiếp dân,
trực tiếp nhận đơn thƣ kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân; nắm bắt và
tổng hợp kịp thời những thắc mắc, kiến nghị và tham mƣu cho UBND Quận
từng bƣớc giải quyết các ý kiến, kiến nghị của công dân.
Thứ sáu, công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần:
 Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần đảm bảo phục vụ tốt
các hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND và các phòng ban chuyên
môn; đảm bảo yêu cầu công tác thƣờng xuyên cũng nhƣ các nhiệm vụ đột
xuất của Thƣờng trực HĐND, UBND.
 Thực hiện công tác quản lý nguồn kinh phí phục vụ công tác đảm bảo
đúng theo quy định tài chính của nhà nƣớc; quản lý sử dụng trụ sở làm việc,
tài sản công, phƣơng tiện, trang thiết bị phục vụ yêu cầu côngtác.
 Công tác quản lý tài chính đƣợc thực hiện đúng theo quy định củanhà
nƣớc, đảm bảo nguyên tắc, công khai, rõ ràng và chính xác. Thực hiện tốt chế
độ quản lý sử dụng tài sản công; thƣờng xuyên duy tu, bảo dƣỡng, mua sắm
thay thế trang thiết bị cần thiết phục vụ yêu cầu công tác.

25
 Tổ lái xe của Văn phòng luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối việc đƣa đón
phục vụ chu đáo các đồng chí Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND và các
phòng, ban đi công tác. Lái xe luôn có ý thức giữ gìn xe sạch, chất lƣợng xe
tốt, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo.
 Công tác bảo vệ an ninh trật tự cơ quan luôn có nhiều cố gắng và duy
trì thực hiện chế độ trực theo ca hàng ngày, không để xảy ra mất mát tài sản
trong khu vực cơ quan.
 Bộ phận lao công tạp vụ thƣờng xuyên đảm bảo vệ sinh quét dọn sạch
sẽ trụ sở, phòng họp và các phòng làm việc của lãnh đạo. Có ý thức bảo vệ tài
sản chung, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đảm bảo phục vụ nƣớc uống
trong sinh hoạt hàng ngày cũng nhƣ nƣớc uống phục vụ các cuộc họp, hội
nghị chu đáo, đầy đủ. Thƣờng xuyên chăm sóc cây cối, giữ gìn VSMT cảnh
quan sạch đẹp tại khuôn viên trụ sở làm việc.
 Đảm bảo cơ sở vật chất hậu cần phục vụ cho các kế hoạch, các hoạt
động của lãnh đạo cơ quan và đảm bảo bữa ăn trƣa choCBCNVC.
 Thực hiện sử dụng tiết kiệm điện, nƣớc, phƣơng tiện, văn phòng
phẩm, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc theo qui định, chống lãng phí
Thứ bảy, mối quan hệ với Văn phòng Quận uỷ, các phòng ban, đoàn thể
và HĐND, UBND các phƣờng:
Đã chủ động phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Quận uỷ, các phòng ban,
đoàn thể, phƣờng, thuộc Quận và và Văn phòng HĐND, UBND, Văn phòng
các Phƣờng trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Hàng tuần, Văn phòng duy trì tốt chế độ thông báo lịch công tác của lãnh
đạo HĐND, UBND để các đơn vị nắm đƣợc hoạt động của Thƣờng trực
HĐND, UBND, chủ động liên hệ công tác và bố trí, sắp xếp công việc hợp lý.
Đảm bảo chế độ thông tin báo cáo tổng hợp tình hình công tác, giúp Thƣờng
trực HĐND, UBND tạo đƣợc mối liên hệ chặt chẽ với các phòng ban,

26
đoàn thể, phƣờng, trong việc triển khai thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện
các nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng trên địa bàn quận.
Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Văn phòng HĐND và
UBND quận luôn tạo điều kiện công tác thuận lợi cho các phòng ban, ngành,
đoàn thể, phƣờng.
2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn
phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói riêng
nhằm thực hiện tốt chức năng tham mƣu cho hoạt động quản lý, điều hành
của Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận.
Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo
UBND quận Bắc Từ Liêm do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập
từ các nguồn bao gồm: Thông tin từ cấp trên (HĐND, UBND tỉnh, Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố Hà Nội...); Thông tin từ cấp
dƣới (văn bản của UBND các phƣờng, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận Bắc Từ Liêm); Thông tin từ các cơ quan Đảng, đoàn thể; Thông tin từ
dƣ luận xã hội (đơn thƣ khiếu nại, tố cáo); Thông tin từ các cơ quan nghiên
cứu khoa học, các trung tâm lƣu trữ, thƣ viện, bảo tàng, triển lãm...; Thông tin
từ các đoàn công tác (đoàn đi dự họp, đoàn kiểm tra cơ sở...); Thông tin từ các
phƣơng tiện thông tin đại chúng.
Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản
lý, điều hành của UBND quận Bắc Từ Liêm đƣợc Văn phòng HĐND và
UBND Quận chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ
cấp dƣới, thể hiện qua các văn bản đến trong quá trình quản lý. Dƣới hình
thức là văn bản quản lý nhà nƣớc, các thông tin từ hai nguồn này thƣờng đƣợc
đảm bảo về tính pháp lý, tính chính xác, độ tin cậy. Do đó, việc sử dụng thông

27
tin từ các nguồn này tạo thuận lợi nhất định cho đội ngũ công chức trực tiếp
thực hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp.
Quy trình thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
đƣợc thực hiện theo quy trình chung của công tác thông tin trong hoạt động
quản lý, bao gồm các bƣớc: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; thu thập
thông tin; nghiên cứu, xử lý thông tin; kiến nghị các phƣơng án giải quyết, sử
dụng thông tin; xác định đối tƣợng nhận thông tin và thực hiện truyền thông
tin; lƣu trữ thông tin.
Qua khảo sát thực tế của tác giả luận văn thông qua hệ thống bảng hỏi,
84,71% công chức đƣợc hỏi cho rằng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm cơ bản đầy đủ, đáp
ứng đƣợc yêu cầu của hoạt động này trong việc phục vụ hoạt động của UBND
Quận, 15,29% ý kiến đánh giá không đảm bảo.
Đối với tính chính xác của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin,
82,17% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá đảm bảo, 2,54% ý kiến đƣợc hỏi đánh g
i
á
không đảm bảo. Đối với tính kịp thời trong việc thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin, 81,53% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá là đảm bảo, 3,18% ý kiến đƣợc
hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính phù hợp trong việc thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin, 90,45% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá là đảm bảo, 9,55% ý
kiến đƣợc hỏi đánh giá không đảm bảo.
Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Đơn vị: %
Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo
Tính đầy đủ 84,71 15,29
Tính chính xác 82,17 2,54
Tính kịp thời 81,53 3,18
Tính phù hợp 90,45 9,55

28
Rất cao
Khá cao
Trung bình
Đánh giá chung về mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý,
cung cấp thông tin, 49,04% ý kiến đánh giá ở mức rất cao, 30,57% ý kiến
đánh giá ở mức khá cao và 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
Biểu 2.2. Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý,
cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác
Thứ nhất, trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động, bao gồm kế hoạch
hoạt động chung của UBND Quận và kế hoạch hoạt động của Văn phòng. Để
xây dựng kế hoạch hoạt động, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ
Liêm thực hiện các công việc, các khâu cụ thể nhƣ: Thu thập thông tin, số
liệu, dữ liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung công tác, hoạt
động cần xây dựng kế hoạch. Từ đó đƣa ra các đánh giá, dự báo, nhận định sơ
bộ đối với hoạt động, công tác cần xây dựng kế hoạch.
Tiếp theo, tiến hành thu thập, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức
có liên quan để hình thành những nội dung chính của kế hoạch; xác định mục
tiêu cụ thể trong từng vấn đề, từng nội dung công tác, gắn với các giải pháp,
công cụ, phƣơng tiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.
Dự thảo kế hoạch hoạt động, công tác do Văn phòng HĐND và UBND
sẽ đƣợc trình để lãnh đạo UBND Quận xem xét, thông qua. Đối với kế hoạch

29
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, Chánh Văn phòng là ngƣời có
thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành.
Theo các báo cáo tổng hợp, trong đó có đề cập đến chất lƣợng xây dựng
kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong
giai đoạn 2014 – 2016, về cơ bản đã đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tiễn đặt ra.
Việc xây dựng các kế hoạch, hoạt động công tác của UBND và của Văn
phòng đã căn cứ vào những quy trình có tính khoa học nhất định và bám sát
thực tế công tác quản lý, điều hành trên địa bàn quận.
Trên thực tế, việc xây dựng kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND
quận Bắc Từ Liêm thể hiện sự ƣu trội trong việc đã xác định đƣợc các mục
tiêu ngắn hạn cụ thể, là một trong những tiêu chí rất quan trọng để đánh giá
chất lƣợng, hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch.
Thứ hai, trong việc xây dựng chƣơng trình công tác, bao gồm chƣơng
trình công tác năm, quý, tháng và tuần.
Đối với chƣơng trình công tác năm, Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm là đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, dự thảo, gửi đến các cơ
quan, đơn vị khác tham gia ý kiến.
Đối với chƣơng trình công tác quý, Văn phòng HĐND và UBND chịu
trách nhiệm tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch UBND xem xét, quyết định.
Đối với chƣơng trình công tác tháng và công tác tuần, Văn phòng
HĐND và UBND căn cứ vào ý kiến của từng bộ phận, đơn vị để tổng hợp,
xây dựng dự thảo trình Chủ tịch UBND quyết định và ban hành trƣớc ngày 01
của tháng (đối với chƣơng trình công tác tháng) và trƣớc ngày thứ Hai của
tuần làm việc (đối với chƣơng trình công tác tuần).
Chƣơng trình công tác sau khi đƣợc ban hành sẽ đƣợc gửi đến các c
ơ
quan chuyên môn thuộc UBND Quận, UBND các phƣờng thuộc Quận, các tổ
chức, cá nhân có liên quan để biết và chủ động thực hiện. Bên cạnh đó, trong
thực tế, khi có những thay đổi của hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo

30
Rất cao
Khá cao
Trung bình
UBND sẽ chỉ đạo việc điều chỉnh, thay đổi chƣơng trình công tác sao cho sát
với thực tiễn, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm thông báo kịp
thời đến các đơn vị liên quan.
Theo kết quả khảo sát đối với công chức, lao động tại Văn phòng HĐND
và UBND quận Bắc Từ Liêm, có 42,04% ý kiến cho rằng, việc xây dựng kế
hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND có tính khoa
học, hợp lý rất cao, 52,86% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh
giá ở mức trung bình.
Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch của
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Các đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND đối với việc
xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng bởi họ chính là
những ngƣời trực tiếp thực hiện các nội dung, công việc cụ thể trong kế
hoạch, chƣơng trình. Theo các đánh giá này, chất lƣợng xây dựng kế hoạch,
chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm

31
trong giai đoạn 2014 – 2016 khá cao, đáp ứng đƣợc một cách cơ bản đối với
các yêu cầu về tính khoa học cũng nhƣ tính hợp lý.
Tuy nhiên, trong các đánh giá của công chức thu đƣợc từ kết quả khảo
sát, cũng vẫn còn những ý kiến có tính chất chủ quan, phần nào chƣa phản
ánh đúng thực trạng xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn
phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ
phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong
giai đoạn 2014 – 2016, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ 703 cuộc họp,
hội nghị của HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Nhƣ vậy, tính trung bình
cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc
Từ Liêm tổ chức, phục vụ cho 2,7 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND.
Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ
quan nhà nƣớc nói chung, chính quyền quận Bắc Từ Liêm nói riêng; đồng
thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ
hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Thông thƣờng, để đảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị
của HĐND, UBND, quá trình tổ chức đƣợc chia thành 3 giai đoạn, bao gồm:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn
này, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm thực hiện các công việc
cụ thể nhƣ: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chƣơng trình
cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu nhƣ mục đích,
tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình
tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu
tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản,
yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị.

32
Bảng 2.2 Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tổ chức hàng năm
Đơn vị: cuộc họp hội nghị
Năm 2014 2015 2016
Số lƣợng 702 676 731
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Tổng hợp
thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016
Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này,
Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón
tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thƣờng là
trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chƣơng trình; Thực hiện ghi biên bản
cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị,
Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình.
Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn
phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiến hành hoàn thiện các văn kiện
họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị,
tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn,
chứng từ về chi phí để thanh toán.
Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức đƣợc hỏi
cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, bài bản, khoa
học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho rằng,
chất lƣợng công tác chuẩn bị, phục vụ cho họp, hội nghị của Văn phòng
HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá
cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.

33
2.3.4. Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thƣ, lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ
Liêm do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Văn thƣ – Lƣu trữ đảm nhiệm, thực
hiện các công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ,
tài liệu; Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND
và UBND quận qua đƣờng bƣu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử; Quản
lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hƣớng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện
các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lƣu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ
theo quy định của pháp luật.
Bảng 2.3: Số lượng văn bản đến và đi tại UBND quận Bắc Từ Liêm
Đơn vị văn bản
Năm 2014 2015 2016
Tổng số văn bản đi 26.291 27.195 26.979
Tổng số văn bản đến 8.657 8.851 9.192
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Văn thư – Lưu
trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm –
2016
Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến đƣợc hiểu
là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng
HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Từ bảng 2.3 cho thấy, số lƣợng văn bản
đến do Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiếp nhận trung bình
mỗi năm trong giai đoạn 2014 – 2016 là 8.900 văn bản, tăng từ 8.657 văn bản
năm 2014 lên 9.192 văn bản năm 2016. Số lƣợng văn bản đến tƣơng đối lớn
nên việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận đƣợc biên mục theo ngày,
tháng nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp
nhận sẽ lƣu các văn bản đến trong các hộp lƣu có ghi tên loại văn bản lƣu ở
ngoài. Kết thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm
đƣợc lƣu vào tủ hồ sơ Văn phòng HĐND vàUBND.

34
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản bản đến ở Văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn
thƣ – lƣu trữ và các quy định cụ thể của UBND Quận, trong đó gồm các
bƣớc sau:
Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi thực hiện tiếp nhận văn bản
đƣợc chuyển đến, chuyên viên phụ trách công tác văn thƣ thực hiện việc kiểm
tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì thƣ, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ
mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản
đƣợc đóng dấu mật, chuyên viên văn thƣ sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
(phát hành) trƣớc khi nhận và ký nhận văn bản.
Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến. Đối với các văn bản đến
ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan
Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều đƣợc chuyển trực tiếp cho lãnh đạo
UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận. Đối với các loại văn
bản khác còn lại, văn thƣ bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụ văn
thƣ.
Ba là, đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản đƣợc tiếpnhận.
Đối với các bản fax thì đƣợc chụp lại trƣớc khi đóng dấu đến; đối với các văn
bản đƣợc gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để invà
đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thƣ
thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không tiến hành đóng dấu đên.
Bốn là, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến đƣợc đăng ký vào số đăng ký
văn bản đến và đƣợc đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm
quản lý văn bản.
Năm là, trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến đƣợc chuyển
đến Chánh Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo UBND
giải quyết.

35
Sáu là, chuyển văn bản đến. Sau khi lãnh đạo UBND quận xử lý, có ý
kiến chỉ đạo, văn bản đƣợc chuyển trở lại bộ phận văn thƣ để chuyển đến
phòng, ban, đơn vị liên quan.
Thứ hai, đối với hoạt động quản lý văn bản đi, quy trình đƣợc thực hiện
gồm những bƣớc cơ bản sau:
Một là, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai
sót, nhầm lẫn thì kịp thời báo cáo ngƣời đƣợc giao trách nhiệm xem xét giải
quyết.
Hai là, ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định
tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính.
Ba là, nhân văn bản đi theo đúng số lƣợng, thời gian quy định.
Bốn là, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Việc
đóng dấu đƣợc thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và chỉ đóng khi có chữ ký
hợp lệ của ngƣời có thẩm quyền.
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn đƣợc thực hiện theo quy định tại
Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Năm là, đăng ký văn bản đi vào sổ. Đăng ký văn bản đi là việc ghi các
thông tin cơ bản của văn bản đi, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng,
năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản.
Sáu là, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
theo quy định.
Bảy là, lƣu văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
Theo kết quả khảo sát đối với công chức Văn phòng HĐND và UBND
quận Bắc Từ Liêm, 12% ý kiến cho rằng việc thực hiện quản lý văn bản đi,

36
đến tuân thủ tuyệt đối, đối với các quy định của pháp luật về văn thƣ; 88% ý
kiến đánh giá cơ bản là tuân thủ một cách đầy đủ. Đồng thời, có 38,1% ý kiến
cho rằng việc tuân thủ quy trình quản lý văn bản ở Văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm đáp ứng ở mức rất cao; 57,7% ý kiến đánh giá ở
mức khá cao và 4,2% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. Từ đó, có thể thấy,
đại đa số công chức đƣợc hỏi đều cho rằng, về cơ bản việc thực hiện quản lý
văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tuân thủ chặt chẽ
các quy định chung của pháp luật, và tuân thủ quy trình thực hiện công tác
văn thƣ cơ quan.
Thứ ba, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu. Liên quan đến quản lý,
sử dụng con dấu, hệ thống văn bản điều chỉnh bao gồm: Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ; Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu; Nghị định số 321/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tƣ liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ
chức cán bộ Chính phủ hƣớng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ; Thông tƣ số 08/2003/TT-
BCA ngày 12/5/2003 của Bộ trƣởng Bộ Công an hƣớng dẫn mẫu dấu, tổ chức
khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức
theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Theo quy định tại Điều 25, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, con dấu của cơ quan đƣợc giao
cho nhân viên phụ trách công tác văn thƣ giữ, nhân viên văn thƣ có trách
nhiệm bảo quản, tuyệt đối không để mất con dấu, không đƣợc giao dấu cho
bất kỳ ai trừ khi đƣợc lãnh đạo đồng ý và phải có biên bản bàn giao; đồng
thời

37
không đƣợc đóng dấu khống chỉ (lƣu không) trên bất kỳ loại văn bản, tài l
i
ệ
unào.
2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng
công nghệ thông tin
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn
phòng, ngay từ đầu năm 2014, UBND quận Bắc Từ Liêm cho thử nghiệm hệ
thống văn phòng điện tử để đến năm 2018 đƣợc đƣa vào sử dụng chính thức.
Theo mục tiêu đã đề ra đến 2018 hệ thống văn phòng điện tử ở quận Bắc
Từ Liêm sẽ cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 2, theo đó bảo đảm
cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên
quan quy định về thủ tục hành chính đó, cho phép ngƣời sử dụng tải về các
mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi
hoàn thiện đƣợc gửi trực tiếp hoặc qua đƣờng bƣu điện đến cơ quan, tổ chức
cung cấp dịch vụ.
Khái quát về thực trạng các nguồn lực con ngƣời, vật chất phục vụ việc
hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT, Văn phòng HĐND và
UBND quận Bắc Từ Liêm có: 01 kỹ sƣ công nghệ thông tin; các trang thiết bị
của Văn phòng HĐND và UBND bao gồm 16 máy vi tính, 16 máy in, 01 máy
scan, 05 điện thoại.
So sánh với các giai đoạn trƣớc (khi là huyện Từ Liêm), việc hiện đại
hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND
quận Bắc Từ Liêm nói riêng, của UBND quận Bắc Từ Liêm nói chung đạt
đƣợc nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, so sánh với các địa phƣơng khác trong cả nƣớc
thì tiến trình này còn chậm.
Theo ý kiến đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm, có 5,1% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm của lãnh đạo UBND
đối với vấn đề này mới chỉ ở mức trung bình, 31,84% ý kiến đánh giá mức độ
quan tâm khá cao và 63,06% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm rất cao, cơ bản
đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và thực tiễn địa phƣơng.

38
Tiểu kết chƣơng 2
Quận Bắc Từ Liêm là một quận mới, đƣợc thành lập theo Nghị quyết số
132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ. Tuy vậy, quá trình tổ
chức và hoạt động của các cấp chính quyền đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các
quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn 2014 –
2016 có vai trò rất lớn trong việc góp phần tạo nên những kết quả tích cực
trong hoạt động quản lý của chính quyền quận thông qua đảm bảo tổ chức và
chất lƣợng hoạt động của mình.
Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm trên các tiêu chí: chất lƣợng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin;
chất lƣợng lập chƣơng trình, kế hoạch công tác; chất lƣợng tổ chức, phục vụ
các cuộc họp, hội nghị; chất lƣợng công tác văn thƣ, lƣu trữ; kết quả thực hiện
hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2014 –
2016 có những kết quả tích cực cần đƣợc tiếp tục phát huy. Đồng thời, ở trên
một số khía cạnh vẫn còn bộc lộ những hạn chế cần phải nghiên cứu, đề xuất
các giải pháp ngăn ngừa, khắc phục và nâng cao chất lƣợng hoạt động trong
thời gian tới.

115
Chƣơng 3
PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.docx

Similar to Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥳🥳 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥳🥳 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.docx