Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, cho các bạn làm luận văn tham khảo Nhận viết luận văn đại học, thạc sĩ trọn gói, chất lượng, LH ZALO=>0909232620 Tham khảo dịch vụ, bảng giá tại: https://baocaothuctap.net

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
SOMCHAY KEOSOUVANH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA
DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI – 2017

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
SOMCHAY KEOSOUVANH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA
DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. TRỊNH THANH HÀ
HÀ NỘI – 2017

3. LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này hoàn toàn do tôi thực hiện. Các số liệu,
trích dẫn trong Luận văn là chính xác và có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
SOMCHAY KEOSOUVANH

4. LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ này, bên cạnh sự nỗ lực cố
gắng của bản thân còn có sự hƣớng dẫn nhiệt tình của quý Thầy Cô, cũng nhƣ
sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian học tập
nghiên cứu và thực hiện luận văn thạc sĩ.
Xin chân thành cảm ơn đến TS. Trịnh Thanh Hà, ngƣời đã trực tiếp
hƣớng dẫn, tận tình, chỉ bảo và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành
luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy Cô của Học viện Hành chính
Quốc gia đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng nhƣ tạo mọi
điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và cho
đến khi thực hiện đề tài luận văn.
Cuối cùng, tôi xin chân thành bày tỏ lòng cảm ơn đến các đồng nghiệp
trong Ủy ban nhân dân tỉnh BoLyKhamXay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân
dân Lào đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề
tài luận văn thạc sĩ này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
HỌC VIÊN THỰC HIỆN
SOMCHAY KEOSOUVANH

5. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CBCC: Cán bộ công chức
CHDCND: Cộng hòa Dân chủ Nhân dân
CNTT: Công nghệ thông tin
ĐNDCM: Đảng Nhân dân Cách mạng
UBND: Ủy ban nhân dân

6. MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG ................................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản............................................................................ 6
1.1.1. Khái niệm văn phòng .............................................................................. 6
1.1.2. Hoạt động của văn phòng........................................................................ 8
1.1.3. Hiệu quả hoạt động của văn phòng......................................................... 9
1.2. Vai trò của Văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ..........12
1.3. Các khuynh hƣớng tác động vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
văn phòng ........................................................................................................13
1.3.1. Điều chỉnh hợp lý chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.......................13
1.3.2. Sắp xếp hợp lý bộ máy của văn phòng .................................................13
1.3.3. Tuyển dụng và bố trí nhân sự................................................................14
1.3.4. Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị......................................................14
1.3.5. Thay đổi phƣơng thức hoạt động của văn phòng..................................14
1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh...................15
1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng.....................................................................15
1.4.2. Chức năng .............................................................................................15
1.4.3. Nhiệm vụ của hoạt động văn phòng......................................................16
Tiểu kết Chƣơng 1...........................................................................................27
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA TỈNH
BOLYKHAMXAY, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO .28
2.1.Tổng quan về tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh BoLykhamXay nƣớc
CHDCND Lào.................................................................................................28
2.1.1. Về đặc điểm tự nhiên ............................................................................28

7. 2.1.2. Về kinh tế ..............................................................................................29
2.1.3. Về văn hóa - xã hội ...............................................................................29
2.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, nƣớc Cộng hòa Dân
chủ Nhân dân Lào ...........................................................................................31
2.3. Thực trạng hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay ............................32
2.3.1. Về chức năng, nhiệm vụ........................................................................32
2.3.2. Về cơ cấu tổ chức..................................................................................34
2.3.3. Về đội ngũ cán bộ, công chức...............................................................36
2.4. Hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh BolyKhamXay .........................38
2.4.1. Về công tác tổng hợp, tham mƣu..........................................................38
2.4.2. Về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ...................................42
2.4.3. Về công tác soạn thảo, quản lý văn bản................................................44
2.4.4. Về công tác hậu cần ..............................................................................48
2.4.5. Về công tác tiếp công dân, tiếp khách ..................................................56
2.5. Đánh giá ...................................................................................................58
2.5.1. Những kết quả đạt đƣợc........................................................................58
2.5.2. Những hạn chế ......................................................................................61
2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế..........................................................66
Chƣơng 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỈNH BOLYKHAMXAY, NƢỚC
CHDCND LÀO...............................................................................................69
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamXay ................................................................................................69
3.2. Nhóm giải pháp về nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BolyKhamXay.................................................................................................71
3.2.1. Hoàn thiện thể chế hoạt động của văn phòng cấp tỉnh .........................71
3.2.2. Hoàn thiện công tác tham mƣu tổng hợp..............................................74

8. 3.2.3. Hoàn thiện công tác thông tin tổng hợp................................................74
3.2.4. Hoàn thiện việc xây dựng và đôn đốc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch
công tác ...........................................................................................................76
3.2.5. Hoàn thiện công tác văn thƣ lƣu trữ......................................................77
3.2.6. Về công tác cán bộ, phát triển nguồn nhân lực.....................................80
3.2.7. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính...................................................83
3.3. Nhóm giải pháp về đổi mới phƣơng thức hoạt động của văn phòng tỉnh
BoryKhamXay ................................................................................................84
3.3.1. Cải tiến phƣơng thức điều hành, lề lối làm việc ...................................84
3.3.3. Hiện đại hóa trang thiết bị và công sở ..................................................86
KẾT LUẬN.....................................................................................................88
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................89

9. DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lƣợng văn bản đến và văn bản đi tại UBND tỉnh Bolykhamxay
(2011-2015).....................................................................................................46
Bảng 2.2 Kết quả tình hình tiếp công dân và giải quyết đơn thƣ của Văn
phòng tỉnh Bolykhamxay................................................................................56

10. 1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nƣớc CHDCND Lào đang trong giai đoạn phát triển mới, đất nƣớc
đang từng bƣớc tiến sâu vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Xu thế toàn cầu
hóa giúp cho Lào tiếp cận đƣợc với sự phát triển chung của thế giới, tạo ra
một bƣớc ngoặt lớn cho sự phát triển của đất nƣớc, nhƣng cũng không tránh
khỏi những rào cản, khó khăn.
Mặc dù trong thời gian qua CHDCND Lào đã giành đƣợc những thành
tƣu rất quan trọng, nền kinh tế có bƣớc phát trển rõ rệt, đời sống nhân dân
không ngừng đƣợc nâng cao, nhƣng sự nghiệp đổi mới chƣa theo kịp yêu cầu
phát triển của xã hội, nhất là đổi mới về kinh tế, đổi mới về cơ cấu tổ chức và
cơ cấu hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nƣớc, cụ thể là bộ máy Nhà
nƣớc còn cồng kềnh,nhiều tầng nấc, hoạt động kém hiệu lực, hiệu quả.
Trong cơ cấu tổ chức chính quyền địa phƣơng, văn phòng cấp tỉnh là
một trong những cơ quan tham mƣu rất quan trọng giúp Ban thƣờng vụ Tỉnh
ủy, Tỉnh trƣởng lãnh đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
chính quyền cấp tỉnh. Chất lƣợng tổ chức, hoạt động của Văn phòng luôn là
nhân tố có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả lãnh đạo và quản lý.
Trong thời gian qua văn phòng cấp tỉnh Bolykhamxay đã từng bƣớc
kiện toàn, việc đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng đƣợc quan tâm cả
về đội ngũ cán bộ, phƣơng tiện, trang thiết bị và quy chế làm việc. Tuy nhiên,
vẫn còn nhiều bất hạn chế cần đƣợc lƣu ý nhƣ: Có nhiều cấp ủy chƣa quan
tâm đúng mức về việc chăm lo xây dựng tổ chức, đạo tạo, bồi dƣỡng cán bộ
văn phòng, công tác quản lý văn phòng, tham mƣu, tổng hợp còn hạn chế và
bị ảnh hƣởng từ cơ chế bao cấp, vai trò tham mƣu của văn phòng vẫn chƣa đạt
hiệu quả cao.

11. 2
Vì vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay
Nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào là vấn đề cấp thiết trong quá trình đổi
mới bộ máy nhà nƣớc hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu thực tế nói trên, tác giả
đã chọn đề tài “Hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay nước Cộng hòa
Dân chủ Nhân dân Lào ” để nghiên cứu trong luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Hiện nay việc nghiên cứu về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh là một
việc hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp
tỉnh nói riêng và hoạt động quản lý nhà nƣớc trên địa bàn cấp tỉnh nói chung.
Do vậy tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, các luận văn và
các tài liệu của Việt Nam và Lào có liên quan nhƣ sau:
- Các công trình nghiên cứu về hoạt động của văn phònghành chính
cấp tỉnh nước CHDCND Lào:
+ Luận văn cao học của HaThaLath SengPhaChanh: “Đổi mới tổ chức
và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn nước CHDCND Lào”, năm
2010. Luận văn đã đƣa ra đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ
chức và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn. Tuy nhiên, nội dung thực
trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn còn mỏng, giải
pháp đƣa ra còn mang tính chƣa cụ thể và chƣa bám sát thực trạng.
+ Luận văn cao học của SiSuphanh MaHaVong: “Tổ chức bộ máy và
hoạt động của văn phòng tỉnh Xê Kong - nước CHDCND Lào”, bảo vệ năm
2010. Luận văn đã trình bày rõ thực trạng về tổ chức bộ máy và hoạt động
của văn phòng tỉnh Xê Kong - nƣớc CHDCND Lào. Tuy nhiên, luận văn chƣa
phân tích và trình bày đƣợc kinh nghiệm tổ chức bộ máy và hoạt động của
văn phòng tỉnh của các địa phƣơng khác nhằm rút ra bài học kinh nghiệm
chung cho nội dung luận văn.
+ Luận văn cao học của KeoXunThone KhamHuong: “Tổ chức và hoạt
động của văn phòng tỉnh Chăm Pa Sắc nước CHDCND Lào”, bảo vệ năm

12. 3
2010. Luận văn này chủ yếu tập trung nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
văn phòng tỉnh Chăm Pa Sắc nƣớc CHDCND Lào, đồng thời đƣa ra một số
giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng
tỉnh Chăm Pa Sắc nƣớc CHDCND Lào.
- Các công trình nghiên cứu về hoạt động của văn phòng ở Việt Nam:
Luận văn cao học của Phan Văn Định: “Nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng Ủy ban nhân dân quận tại Thành phố Hồ Chí Minh” (Từ
thực tiễn quận Bình Thạnh), năm 2011. Luận văn đã đƣa ra một số vấn đề lý
luận về văn phòng và Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, ở chƣơng 2 luận văn
tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban
nhân dân quận Bình Thạnh thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 2006 – 2010).
Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân quận.
+ Luận văn cao học của Nguyễn Trƣờng Sơn: “Nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong giai đoạn hiện nay”, bảo vệ năm
2005. Ở đề tài này, tác giả đã tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ
chức bộ máy của Văn phòng Bộ trong hệ thống bộ máy hành chính nhà nƣớc ta;
thực trạng tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp; đƣa ra
những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp.
+ Bài viết của PGS. TS Lƣu Kiếm Thanh: “Công tác văn phòng trong
bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước” trên website
www.caicachhanhchinh.gov.vn. Thông qua bài viết, tác giả muốn nhấn mạnh
đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng không phải là điều khó khăn
mà quan trọng là phải có đƣợc đội ngũ cán bộ đủ trình độ để thích ứng với các
điều kiện hiện đại.
Trong quá trình thực hiện Luận văn này, tác giả có kế thừa kết quả
nghiên cứu của các tác giả. Tuy nhiên, đây là kết quả nghiên cứu độc lập của
tác giả, luận văn không sao chép, không trùng lặp với các công trình đã đƣợc
công bố trƣớc đó.

13. 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
Đề xuất giải pháp để nâng cao, bổ sung hoạt động của văn phòng tỉnh
Bolykhamxay và nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamxay tham mƣu cho lãnh đạo tỉnh quản lý hoạt động của địa phƣơng
tốt hơn.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp
tỉnh nƣớc CHDCND Lào.
- Khảo sát hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay với
các nội dung nhƣ: công tác tham mƣu (chủ yếu là xây dựng, tổ chức thực hiện
chƣơng trình, kế hoạch, lịch công tác tuần); công tác thu thập xử lý thông tin;
công tác tổ chức các hội nghị, các cuộc họp; công tác tiếp dân; công tác soạn
thảo và quản lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản; công tác hậu cần.
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của văn
phòng: các quy chế về hoạt động của văn phòng; hệ thống văn bản chỉ đạo
của tỉnh Bolykhamxay đối với hoạt động văn phòng; tổ chức bộ máy, đội ngũ
cán bộ của văn phòng tỉnh Bolykhamxay; cơ sở vật chất, thiết bị làm việc
trong Văn phòng Hành chính tỉnh Bolykhamxay.
- Nhận xét, đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hành chính
tỉnh Bolykhamxay; đồng thời đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận về văn phòng, hoạt động
của văn phòngvà hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay nƣớc
CHDCND Lào.

14. 5
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hiệu quả hoạt động của
văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
- Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động của văn phòng
từ năm 2012 đến 6/2016.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để giải quyết những vấn đề cơ bản đặt ra đặt ra ở trên, luận văn đƣợc
thực hiện dựa trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng
và duy vật lịch sử và các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: phƣơng pháp phân tích;
phƣơng pháp tổng hợp; phƣơng pháp lịch sử; phƣơng pháp thống kê; phƣơng
pháp so sánh.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về lý luận: Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận chung nhất về Văn
phòng cũng nhƣ hệ thống hóa các văn bản pháp lý hiện hành của nƣớc
CHDCND Lào quy định về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, khẳng định vị
trí pháp lý, vai trò của văn phòng cấp tỉnh trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nƣớc, cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp tỉnh.
- Về thực tiễn: Luận văn mô tả hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
Bolykhamxay; với những ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất giải pháp
nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
7. Kết cấu của luận văn
Chƣơng I. Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng
Chƣơng II. Thực trạng quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động của văn
phòng tỉnh Bolykhamxay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào
Chƣơng III. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng tỉnh BolyKhamXay nƣớc CHDCND Lào.

15. 6
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là một trong những yếu tố cấu thành nên cơ quan, tổ chức.
Đó là bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, thực hiện các công việc liên
quan đến công tác công văn, giấy tờ, đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan nhƣ
nhà cửa, các trang thiết bị làm việc…để giúp cho hoạt động của cơ quan đƣợc
thực hiện một cách liên tục, thƣờng xuyên, có hiệu quả.
Hiện nay có một số cách hiểu về văn phòng:
Theo Từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc
giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”; nhƣ vậy có thể xemVăn phòng là tổ
chức thuộc cơ cấu bộ máy, có nhiệm vụ giúp việc cho ngƣời đứng đầu tổ chức
[18].
Bên cạnh đó, văn phòng còn đƣợc hiểu là trụ sở làm việc; nơi giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lƣu trữ các loại văn
bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thƣ.
Theo sách “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng” do
Hồ Ngọc Cấn chủ biên thì : “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”[10].
Theo cuốn “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của Luật sƣ Vũ Đình
Quyền thì “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ

16. 7
chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là
nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện cần
thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, mỗi tổ chức”.[27].
Có thể xem xét văn phòng dƣới các góc độ sau:
Về nội dung công việc, hoạt động của văn phòng là một loại hoạt động
nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.
Xét về hình thức, văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở làm
việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Từ những cách tiếp cận khác nhau trên đây, có thể đƣa ra một định
nghĩa khái quát về văn phòng nhƣ sau:
“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi
thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm
lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Nhƣ vậy, Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp. Là đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp việc
cho thủ trƣởng cơ quan; văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và
cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm
bảo điều kiện vật chất và phƣơng tiện làm việc cho cơ quan; đồng thời là
trung tâm đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần
duy trì và phát triển các mốt quan hệ trong và ngoài cơ quan. Có thể nói, hiệu
quả hoạt động cuả văn phòng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của cơ quan,
đơn vị, ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ
quan. Vì vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ
quan, tổ chức đổi mới lề lối làm việc, góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu
quả công tác của cơ quan, tổ chức nói chung và công tác lãnh đạo nói riêng.

17. 8
1.1.2. Hoạt động của văn phòng
Trong quá trình hoạt động, giữa các bộ phận trong cơ quan luôn có mối
quan hệ với nhau cũng nhƣ với các cơ quan khác ngoài đơn vị. Trong mối
quan hệ đó, Văn phòng đƣợc coi là vị trí trung tâm, kết nối các hoạt động
quản lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Chính vì vậy mà
văn phòng đƣợc coi là “ bộ nhớ, bộ lọc”, là “cầu nối” của thủ trƣởng.
Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình thì phải tổ chức công tác văn phòng bởi vì văn phòng là
cơ quan giúp việc trực tiếp cho lãnh đạọ. Thông tin đầu vào, thông tin đầu ra
của cơ quan đều qua văn phòng. Vì vậy, văn phòng chính là “bộ nhớ” của
lãnh đạo. Biểu hiện rõ nhất vị trí “bộ nhớ”của văn phòng chính là ở bộ phận
văn thƣ – lƣu trữ có nhiệm vụ quản lý văn bản đến và đi, sắp xếp, tập hợp, lƣu
trữ các loại tài liệu.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT) nhƣ hiện nay, hoạt
động quản lý điều hành ngày càng đa dạng và phức tap, điều đó đòi hỏi các
nhà lãnh đạo phải có những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để có thể
đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý đúng đắn. Và văn phòng chính là cơ
quan để thực hiện nhiệm vụ đó. Thông tin đƣợc thu thập, sàng lọc, kiểm tra,
phân tích, nghiên cứu trƣớc khi trình lên lãnh đạo.
Trong quy trình giải quyết công việc, văn phòng là “ cầu nối” thông
tin giữa lãnh đạo với các phòng ban trong cơ quan; giữa tổ chức với bên
ngoài tổ chức. Văn phòng còn là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này
với cơ quan khác.
Nhƣ vậy, văn phòng là đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng, không thể
thiếu đƣợc trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm đầu mối thông tin;
nơi giải quyết, xử lý công việc của lãnh đạo; nơi điều phối hoạt động chung
của các bộ phận trong cơ quan; nơi giao tiếp chủ yếu với bên ngoài. Với vị trí,

18. 9
vai trò nhƣ vậy, cần xóa đi nhận thức và quan niệm cho rằng văn phòng chủ
yếu làm chức năng phục vụ, giải quyết những công việc mang tính chất sự vụ
đơn thuần.
1.1.3. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
1.1.3.1. Khái niệm hiệu quả
Để tồn tại và phát triển con ngƣời phải tiền hành hàng loạt các hoạt
động. Hoạt động của con ngƣời khác của các loài động vật là ở chỗ có ý thức,
có sự quan tâm theo đuổi hiệu quả.
Hiệu quả là sự tƣơng quan, so sánh giữa các kết quả thu đƣợc với phần
các nguồn lực huy động, sử dụng để tạo ra các kết quả đó.
Thuật ngữ hiệu quả đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội nhƣ hiệu quả làm việc, hiệu quả lao động, hiệu quả sản xuất,
hiệu quả kinh doanh, hiệu quả kinh tế… Thuật ngữ hiệu quả thể hiện việc đạt
đƣợc mục tiêu, kết quả đã đề ra. Đó chính là đạt đƣợc kết quả mong muốn.
Đánh giá hiệu quả là một khía cạnh để xem xét xem việc sử dụng nguồn lực
và chi phí đã bỏ ra để đƣợc kết quả nhƣ thế nào. Cùng một sản phẩm tạo ra có
thể có nhiều phƣơng pháp khác nhau để thực hiện. Hoặc cùng tiêu tốn một
nguồn lực nhƣ nhau phải tạo ra đƣợc nhiều sản phẩm cao hơn. Hiệu quả đang
trở thành chủ đề quan tâm của tất cả các tổ chức, kể cả tổ chức nhà nƣớc vì
nguồn lực của tổ chức nhà nƣớc ngày càng trở nên khan hiểm. Do vậy, việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của một tổ chức chính là việc tìm ra những giải
pháp hữu ích thúc đẩy các hoạt động của tổ chức, giảm thiểu những chi phí
hữu hình và vô hình nhằm đạt đƣợc mục tiêu kết quả của tổ chức.
1.1.3.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
Hiệu quả hoạt động chủ yếu do cách thức hành động, kết quả, trong đó
cách thức quản lý hoạt động có vị trí, vai trò chính. Nhƣ vậy để hoạt động
ngày càng đạt đƣợc hiệu quả cao cần có cách thức hoạt động nói chung,

19. 10
phƣơng pháp quản lý hoạt động nói riêng ngày càng khoa học. Quản lý hoạt
động khoa học là tìm cách, biết cách áp dụng các thành tựu khoa học vào việc
giải quyết các vấn đề quản lý, vào vệc thực hiện công việc quản lý. Khi hoạt
động có quy mô càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt ngƣời ta
đặc biệt quan tâm tới nhân tố quản lý. Vì trong trƣờng hợp đó nếu quản lý
không tố, không có bài bản, không khoa học thì trục trặc sẽ rất nhiều, lãng
phí, tổn thất sẽ rất lớn, hiệu quả hoạt động sẽ không cao, dễ bị đổ vỡ, phá sản.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động cần phải tăng cƣờng tính nghiêm túc, tính tổ
chức kỷ luật, làm việc có suy nghĩ, biết hợp tác, hăng say sáng tạo trong hoạt
động và có sự tham gia của nhiều ngƣời, nhiều bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu
đề ra.
Hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là năng suất lao động của cơ
quan, tổ chức mà chúng chịu ảnh hƣởng và phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.
Những yếu tố liên quan tới tổ chức bộ máy, thể chế, cơ cấu và các nguyên tắc
vận hành bộ máy đó, những yếu tố con ngƣời, vật chất phục vụ sự vận hành.
Các yếu tố nếu đƣợc tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ
phát huy đƣợc trình độ, năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết
đƣợc quản hệ giữa cơ quan, tổ chức với công chức, nhân viên. Văn phòng là
“tai mắt” của cơ quan, tổ chức do đó tính nề nếp, kỷ cƣơng, khoa học của hoạt
động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng để áp dụng những kiến thức
khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ
luật lao động, bảo hộ lao động, kích thích vật chất và tinh thần đối với lao
động nhằm đạt đƣợc hiệu quả hoạt động văn phòng cao với thời gian và chi
phí ngắn nhất. Hiệu quả hoạt động của văn phòng là cơ sở vững chắc cho sự
phát triển của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là
giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận và xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ cơ quan, tổ chức; tăng cƣờng khả năng sử dụng các nguồn
lực; thực hiện tiết kiệm cho phí cho công tác; nâng cao năng suất lao động.

20. 11
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý
nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi
lẽ văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có,
tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học và có kết quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất liên
tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; bảo đảm hoạt động của
toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng; giữ
đƣợc vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các
cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung.
Có nhiều tiêu chí khác nhau để xác định hiệu quả. Trong sản xuất, kinh
doanh thƣờng lấy tiêu chí chi phí bằng chi phí thấp nhất trừ đi kết quả đạt
đƣợc hoặc giành kết quả cao nhất với chi phí ấn định. Trong hoạt động của cơ
quan nhà nƣớc cũng phải áp dụng các tiêu chí này để xem xét đánh giá. Có
các tiêu chí khác nhau nhƣ tiêu chí về hiệu quả xã hội nghĩa là xem các quyết
định, hoạt động của cơ quan nhà nƣớc có góp phần giải quyết tốt một vấn đề,
một hiện tƣợng xã hội nào đó hay không.
Do tính chất đặc thù của hoạt động văn phòng nó là cơ quan phục vụ,
tham mƣu của một tổ chức nên hiệu quả của hoạt động văn phòng có thể đƣợc
xem xét trên nhiều phƣơng diện, khía cạnh khác nhau. Trên phƣơng diện tham
mƣu, tổng hợp hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là việc xem xét đánh
giá xem các hoạt động phục vụ chỉ đạo điều hành của ngƣời lãnh đạo, thủ
trƣởng đơn vị trƣớc và sau một thời điểm nhất định nào đó có sự thay đổi về
chính sách hay không, có nhanh chóng, kịp thời so với trƣớc hay không, hay
trên lĩnh vực phục vụ thì có khoa học hơn hay không, chi phí có giảm hay
không. Từ những phân tích nhƣ trên, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động văn
phòng có thể xác định: tham mƣu; phục vụ kịp thời đảm bảo để cả cơ quan
hoàn thành nhiệm vụ; đảm bảo các phƣơng tiện kỹ thuật có chất lƣợng tốt, chi
phí phù hợp; nâng cao đƣợc trình độ, tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức.

21. 12
1.2. Vai trò của Văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Thứ nhất, công tác Văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự
vụ không đáng có, tập trung vào công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành
công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian, nguồn lực đạt đƣợc kết quả cao nhất. Bên
cạnh đó, Văn phòng là bộ phận tham mƣu trực tiếp cho lãnh đạo xử lý, giải quyết
các công việc hàng ngày cũng nhƣ các công việc phát sinh. Chính vì vậy văn
phòng có vai trò hết sức quan trọng trong sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, Văn phòng điều hòa hoạt động, bảo đảm hoạt động đồng bộ,
thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức. Văn
phòng với vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ hoạt động của các phòng, ban
chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Bảo đảm hoạt động
của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng. Bên
cạnh đó, văn phòng còn là đầu mối quan trọng trong quan hệ công tác cấp
trên, cấp dƣới, với các cơ quan tổ chức khác và nhân dân nói chung.
Thứ ba, Văn phòng là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cần thiết nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan.
Thứ tư, tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và nâng cao năng
suất lao động của đơn vị. Văn phòng là nơi giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng
quy chế, là nơi giám sát, đảm bảo việc thực hiện quy chế. Điều này hết sức
quan trọng, góp phần tạo nên một văn hóa công sở hiện đại, hiệu quả hay
không. Nếu quy chế chặt chẽ, phù hợp, đƣợc áp dụng một cách khoa học, hiệu
quả thì sẽ tạo đƣợc kỷ cƣơng, kỷ luật ở công sở đó. Ngƣợc lại, nếu văn phòng
tham mƣu xây dựng quy chế không phù hợp, không đƣợc đảm bảo thực hiện,
hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ không cao.
Thứ năm, cung cấp kịp thời thông tin trong quản lý. Văn phòng là nơi
đầu tiên đƣợc tiếp nhận thông tin từ các nguồn khác nhau đƣa tới. Việc xử lý
thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, khoa học sẽ ảnh hƣởng
trực tiếp tới chất lƣợng quản lý của các nhà lãnh đạo cơ quan, giúp đƣa ra
đƣợc những quyết định quản lý kịp thời, chính xác, phù hợp với thực tế.

22. 13
Nhƣ trên phân tích, Văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động của các cơ quan đơn vị nói chung và các cơ quan hành chính
nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, việc nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của hoạt
động văn phòng và hiệu quả hoạt động của văn phòng ngày càng cần đƣợc
quan tâm, chú trọng trong sự phát triển chung của cơ quan tổ chức.
1.3. Các khuynh hướng tác động vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn phòng
Từ những phân tích nhƣ trên về đặc thù của công tác văn phòng, cách
đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng, để nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác văn phòng thƣờng có một số khuynh hƣớng.
1.3.1. Điều chỉnh hợp lý chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Các nhiệm vụ trong văn phòng phải đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với
chức năng, đặc biệt ở một số văn phòng có cơ cấu tổ chức kiêm nhiệm thì
việc rà soát điều chỉnh các nhiệm vụ là cần thiết để tránh sự chồng chéo, trùng
lặp khi thực hiện. Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ này là của tổ chức, bộ
phận này, phạm vi thẩm quyền thực hiện đến đâu, có nhƣ vậy vai trò, trách
nhiệm mới phát huy không đùn đẩy, ỷ lại và hiệu quả hoạt động của văn
phòng sẽ đƣợc nâng cao.
1.3.2. Sắp xếp hợp lý bộ máy của văn phòng
Bộ máy của văn phòng phải đƣợc bố trí, sắp xếp trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ mà xây dựng mô hình tổ chức của văn phòng cho phù hợp đảm bảo
tinh gọn theo hƣớng cải cách hành chính. Có thể thêm, bớt, gộp cục, vụ,
phòng, ban, bộ phận chuyên môn trong văn phòng tùy thuộc vào khối lƣợng
công việc và chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động trên quan điểm toàn
diện, phát triển, lịch sử, hệ thống và các nguyên tắc tổ chức khoa học lao động
trong văn phòng, nguồn nhân lực đƣợc tuyển chọn bố trí phù hợp với từng vị
trí, nhiệm vụ của từng bộ phận trong văn phòng.

23. 14
1.3.3. Tuyển dụng và bố trí nhân sự
Trong văn phòng, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có vai trò quan
trọng nhất, là nguồn nhân lực trực tiếp tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo và
thủ trƣởng cơ quan trong quản lý, điều hành công việc chung. Chất lƣợng,
hiệu quả tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo và phục vụ cho các hoạt động
chung của cơ quan phụ thuộc vào trình độ, năng lực chuyên môn của nguồn
nhân lực này. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, bộ phận khác nhau nên
yêu cầu tuyển dụng và bố trí sắp xếp công việc cho phù hợp cũng khác nhau.
Phƣơng thức, tiêu chí đánh giá tuyển dụng và chính sách đối với cán bộ, công
chức, viên chức là những nội dung phải đƣợc quan tâm đúng mức và điều
chỉnh kịp thời mới xây dựng đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao, có trình độ,
trách nhiệm với cơ quan.
1.3.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Văn phòng phải thƣờng xuyên đƣợc đổi mới, hiệu đại hóa, vì đó là bộ
mặt của cơ quan, là trung tâm, đầu mối giao tiếp, thông tin tổng hợp phục vụ
cho lãnh đạo, thủ trƣởng. Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, hiện
đại hóa công tác văn phòng phải theo một lộ trình và bƣớc đi phù hợp với
trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên,
trình độ tổ chức khoa học lao động trong văn phòng, tránh chắp vá, chất
lƣợng hiệu quả sử dụng thấp.
1.3.5. Thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng
Phƣơng thức hoạt động quan hệ cũng thƣờng xuyên đƣợc xem xét và
điều chỉnh cho phù hợp với tình hình, yêu cầu của thực tiễn. Không nên quá
gò bó, câu nệ vào những nguyên tắc hay kinh nghiệm mà thực hiện một mô
hình, phƣơng thức mới nếu thấy điều đó mang lại hiệu quả, phù hợp với thực
tiễn nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tất nhiên, trên quan điểm kế thừa và phát
huy những mặt tốt của phƣơng thức cũ, đồng thời tiếp thu, cải tiến, đổi mới
biến nó trở thành một phƣơng thức hoạt động có hiệu quả hơn.

24. 15
Văn phòng là nơi mà bệnh quan liêu, hành chính thƣờng có biểu hiện rõ
nét và thƣờng tồn tại những cá tính bảo thủ, trì trệ, tâm lý ngại đổi mới, thích
làm việc theo khhuoon mẫu cũ mà điều đó là không thể tồn tại mãi trong thời
đại ngày nay khi khoa học và công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ thì
việc ứng dụng những thành tựu đó cũng nhƣ thƣờng xuyên cập nhật thông tin
để nâng cao hiệu quả văn phòng là điều rất cần thiết.
1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh
1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Cơ
cấu tổ chức của văn phòng phụ thuộc vào các quy định hiện hành của nhà
nƣớc, của cơ quan cấp trên có thẩm quyền và quy chế, quy mô hoạt động của
cơ quan. Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng thƣờng có:
- Bộ phận hành chính văn thƣ
- Bộ phận tổng hợp
- Bộ phận quản trị
- Bộ phận lƣu trữ
- Bộ phận nhân sự
- Bộ phận tài vụ
- Bộ phận lễ tân, tiếp khách
- Bộ phận bảo vệ
1.4.2. Chức năng
1.4.2.1.Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn
về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nhƣ vậy, “tham mƣu” bao hàm nội dung tham

25. 16
vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đay là không cần thiết, trong nhiều trƣờng
hợp là không thể thực hiện quyết định quản lý.
Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào
nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đƣợc
những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý
chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu nhập
phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực
hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính chất tham vấn chuyên
môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa trọn quyết định tối ƣu. Mặt khác kết quả
tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu
vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ
vậy, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu.
1.4.2.2. Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ giữa văn
phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng có một vị trí
quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thƣờng của mọi cơ quan tổ chức,
đó là việc đảm bảo các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, trang
thiết bị, tài chính.v.v. Chúng phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không
ngừng đƣợc bổ sung, cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động
của cơ quan, tổ chức đó. Nguyên tắc của chức năng này là phải áp dụng
phƣơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
1.4.3. Nhiệm vụ của hoạt động văn phòng
1.4.3.1. Công tác thông tin
Thông tin có mặt trong tất cả các khâu của quá trình quản lý và lãnh
đạo. Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để ra các quyết định quản lý chính xác

26. 17
và kịp thời. Công tác thông tin rất cần thiết đối với các cấp lãnh đạo, không có
thông tin thì công tác lãnh đạo không đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo
khác nhau về các sự kiện xẩy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trƣờng
bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính
của hệ thống quản lý và môi trƣờng xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ
chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách
thể quản lý. Thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu
thƣờng xuyên trong các cơ quan nhà nƣớc, trong đời sỗng xã hội, cũng nhƣ từng
các nhân. Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ
chức công tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh
đạo. Trong hoạt động quản lý, thông tin có vai trò nhằm:
Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tƣ liệu cần thiết để nghiên cứu
thảo luận quyết định những nhiệm vụ đã đƣợc đặt ra trong chƣơng trình, kế
hoạch công tác của đơn vị, tổ chức.
Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị
chƣơng trình, kế hoạch công tác đã ban hành. Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt
đƣợc nhận thức, dƣ luận của cán bộ, nhân viên, phản ứng của các cơ sở, đơn
vị trực thuộc, đối với các văn bản đó, nắm bắt đƣợc những khó khăn, thuận
lợi trong thực hiện và kiến nghị của các cấp, ngành để giải quyết kịp thời.
Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công chức trong cơ quan
nhà nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý. Thông tin là căn cứ để ban
hành các quyết định quản lý, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành. Ngày
nay, thông tin trở thành lực lƣợng sản xuất trực tiếp đã tác động mạnh vào quá
trình sản xuất đem lại hiệu quả cao cho các cơ quan, đơn vị.
Các kênh thu thập thông tin của một số cơ quan gồm: các kênh thông
tin từ phía cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh
tế, các phƣơng tiện thông tin đại chúng, từ phía nhân dân và dƣ luận xã hội.

27. 18
Hình thức thu thập thông tin có thể có nhiều cách khác nhau nhƣ: Thu
thập qua chế độ thông tin báo cáo; thu thập qua hội ý, giao ban hội nghị; thu
thập qua khảo sát thực tế thu thập qua số liệu thống kê; thu thập qua công văn
giấy tờ hàng ngày; thu thập qua các nguồn tin đại chúng.
Xử lý thông tin là công việc chủ yếu và quan trọng của công tác thông
tin tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo, những ngƣời sử dụng thông tin
những thông tin có chất lƣợng, ngắn gọn, cô động và tổng hợp hơn. Nghĩa là
thông tin bậc I qua quá trình xử lý, phân tích, tổng, hợp, biên tập đã đƣợc
chuyển thành các thông tin bậc II thật sự hữu ích, có giá trị và tiết kiệm thời
gian cho lãnh đạo, quản lý dƣới dạng các bản tổng quan, tổng lƣợc, bản tóm
tắt, bản chú thích, bản kết luận đƣợc lƣu giữ một cách có hệ thống sẵn sàng
cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng.
1.4.3.2. Xây dựng, theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan
Chƣơng trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định
hƣớng và phƣơng thức thực hiện các mục tiêu, định hƣớng đó của cơ quan, tổ
chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sự dự báo có tính phƣơng hƣớng,
chủ trƣơng cho một khoảng thời gian dài, nhiều năm thƣờng gọi là chƣơng trình.
Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng
thời gian ngắn thƣờng đƣợc trình bay trong bản kế hoạch. Những công việc cụ
thể của mỗi tuần đƣợc thể hiện bằng lịch công tác hay lịch làm việc.
Chƣơng trình, kế hoạch công tác đƣợc thể hiện bằng những văn bản có
tên loại tƣơng ứng với tính chất của một bản dự kiến những công việc của cơ
quan, tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian xác định nào đó.
Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng, theo dõi, đôn đốc chƣơng
tình, kế hoạch công tác của cơ quan tổ chức. Bảo đảm cho sự điều hành công
tác đƣợc liên tục thống nhất, tập trung đƣợc sức mạnh và trí tuệ tập thể. Là cơ
sở để thủ trƣởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian để

28. 19
vừa đảm bảo chủ động, đúng tiến độ. Đồng thời cũng giúp cho hoạt động
không bị lôi cuốn vào những công việc sự vụ, có thể chủ động ứng phó tối đa
với tình huống đột xuất, bất ngờ.
Văn phòng có nhiệm vụ hàng đầu là xây dựng chƣơng trình công tác
tháng, quý, 6 tháng và lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị. Tổ chức, chỉ đạo
thực hiện tốt chƣơng trình đã vạch ra và quy chế làm việc của cơ quan. Thu
thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực
hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trƣởng.
Việc lập chƣơng trình, kế hoạch công tác phải dựa vào các căn cứ sau:
Các chỉ tiêu của Nhà nƣớc và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai
đoạn lịch sử tƣơng ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan; Chủ
trƣơng, quyết định của cấp trên trực tiếp; Kế hoạch hàng nằm của cơ quan;
Tình hình giao dịch với các cơ quan khác; Sự trƣởng thành và phát triển của
tổ chức công sở; Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lƣợng
công việc; Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung tác động đến
hoạt động cơ quan.
Chƣơng trình kế hoạch đƣợc phân ra nhiều loại:
Theo dự kiến: dài hạn hoặc chiến lƣợc xác định các phƣơng hƣớng và
nội dung có tính chiến lƣợc. Trung hạn có nội dung cụ thể, thể hiện các
phƣơng hƣớng, chiến lƣợc của chƣơng trình, kế hoạch dài hạn. Ngắn hạn là
có lịch trình làm việc cụ thể hóa các nội dung và biện pháp kế hoạch trung
hạn để thực hiện nhằm đạt kết quả cục bộ của công tác quản lý trong những
khoảng thời gian ngắn xác định.
Theo cấp bậc: Chƣơng trình, kế hoạch quản lý cấp lãnh đạo, do cấp
lãnh đạo trung ƣơng hoạch định bao gồm các nội dung sau:

29. 20
Mục đích, đƣờng lối, chính sách dài hạn; tổ chức đang đi đến đâu? Tại
sao? Kinh phí bao nhiêu? Cần những loại tài nguyên ngào? Ai kiểm soát cái
gì? Ai chịu trách nhiệm về những công việc gì? Kết quả mong muốn là gì?
Khi nào? Ở đâu?...
Các chƣơng trình, kế hoạch công tác cần chỉ rõ danh mục những công
việc dự kiến, ngƣời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Có thêm chi phí
cần thiết, phƣơng án dự phòng. Nội dung phải bám sát và thể hiện đƣợc
những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực hiện, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của
cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của cấp trên. Các công việc phải đƣợc sắp xếp có
hệ thống theo trình tự ƣu tiên liên hoanfm có trọng tâm, trọng điểm, không đổ
dồn công việc sự vụ lên vai lãnh đạo. Phải khớp với chƣơng trình, kế hoạch
của tổ chức Đảng, đoản thể cấp trên, địa phƣơng, đảm bảo cân đối giữa các
chƣơng trình, kế hoạch năm, quý, tháng. Phải đảm bảo có tính khả thi, tránh
ôm đồm, phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý, có thời gian dự phòng cho
tình huống bất ngờ.
Các chƣơng trình, kế hoạch công tác cần tuân theo các bƣớc sau:
Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đƣa vào chƣơng
trình, kế hoạch công tác. Thu thập đầy đủ các dữ liệu, các thông tin có liên
quan. Cần rà soát hồ sơ về những hoạt động trƣớc đó nhằm xác định những
công việc còn tồn động và trình tự ƣu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp
tới. Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của
vấn đề dữ liệu, tính khả thi của việc thực hiện, định hƣớng công việc, nhiệm vụ
chủ yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo.
Xây dựng dự thảo, trng đó nêu rõ tên gọi của chƣơng trình, phạm vi
thời gian và đối tƣợng thực hiện. Tên công việc cần giải quyết. Hình thức giải
quyết và thời gian thực hiện. Trình lãnh đạo và ban hành chính thức để tổ
chức thực hiện. Cần theo dõi, đôn đốc, định kỳ kiểm tra, đánh giá vai trò của
Văn phòng trong việc xây dựng các kế hoạch và kịp thời điều chính khi cần.

30. 21
1.4.3.3. Tổ chức hội họp
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ
chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm
quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tƣ vấn, kiến nghị. Căn cứ vào quy trình
lãnh đạo, quản lý có các loại hội họp bàn bạc ra quyết định; hội họp phổ biến,
triển khai; hội họp đôn đốc, kiểm tra; hội họp sơ kế tổng kết. Căn cứ vào tính
chất và mục đích của hội họp có hội họp trao đổi thông tin; hội họp triển khai
công việc; hội họp mở rộng dân chủ; hội họp giải quyết vấn đề. Căn cứ vào
hình thức hội họp có hội họp chính thức và không chính thức.
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban là công việc, nhiệm vụ
thƣờng xuyên của văn phòng. Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc
tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của các cơ quan nhà nƣớc. Kết quả,
hiệu quả làm việc của các cuộc họp, hội nghị phụ thuộc phần nhiều vào khâu
tổ chức phục vụ của văn phòng.
Hội họp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý mà văn
phòng thƣờng là cơ quan thiết kế, tổ chức các cuộc họp thƣờng xuyên và đột
xuất cho lãnh đạo nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng
cao tinh thần tập thể và tạo ra năng xuất lao động cao và có thể mang lại hiệu
quả kinh tế, phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn
vị, khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngƣời đóng góp những ý kiến
sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh và phổ biến những
quan điểm, tƣ tƣởng mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn, uốn
nắn, sửa chữa lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
1.4.3.4. Công tác lễ tân, giao tiếp
Lễ tân nhà nƣớc là tổng hợp các nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn,
giao tiếp với khách nhằm giải quyết những công việc có liên quan đến quan
hệ nội bộ nhà nƣớc, giữa các nhà nƣớc cũng nhƣ giữa nhà nƣớc với công dân.

31. 22
Lễ tân ngoại giao là cách ứng xử trong giao tiếp với ngƣời nƣớc ngoài, khi
cần thể hiện đƣợc chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín và thể diện dân tộc.
Lễ tân nhà nƣớc là một công cụ giao tiếp, đóng vai trò gián tiếp trong
việc thể hiện quan điểm, thái độ của chủ thể quản lý về một vấn đề, một đối
tác, đối tƣợng quản lý... Là công cụ rất quan trọng, cần thiết và không thể
thiếu trong bất cứ hoạt động nào của cơ quan, đơn vị.
Trong hoạt động của nhà nƣớc, lễ tân đảm bảo một hoạt động chính
thức đƣợc tổ chức thành công, không bị sai sót hay lộn xộn. Trong hoạt động
quốc tế, lễ tân là công cụ đảm bảo sự bình đẳng, ít ra về mặt hình thức giữa
các quốc gia và phục vụ mối quan hệ giữa đại diện các quốc gia với nhau.
Đảm bảo tôn trọng ngƣời đối thoại và các cơ quan do họ đại diện. Hƣớng dẫn
cho phép mọi ngƣời cảm thấy yên tâm khi thực hiện vai trò của mình trong
các hoạt động chung.
Nghi thức giao tiếp công sở là những quy tắc ứng xử trong những tình
huống khuôn thức của giao tiếp con ngƣời đƣợc hình thành trong suốt chiều
dài lịch sử. Khác với đạo đức, nghi thức rất cụ thể, cần phải biết đƣợc và tuân
thủ, cần có những kỹ năng để thực hiện và đƣợc thực hiện ở nơi chúng đƣợc
chấp nhận. Ngôn ngũ của nó mọi ngƣời sử dụng hiểu đƣợc.
Văn phòng là thay mặt cơ quan giải quyết công việc, giao tiếp đối nội,
đối ngoại. Nhiều trƣờng hợp phải thực hiện các hoạt động mang tinh lễ tân
nhà nƣớc, lễ tân ngoại giao. Một mặt phải tổ chức tốt cơ quan, đơn vị để sẵn
sàng trong các trƣờng hợp, phải thực hiện các công việc
1.4.3.5. Công tác tài chính kế toán
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng là quản lý công tác tài chính và tải
sản của cơ quan đƣợc thể hiện vào việc hƣớng dẫn các đơn vị trong cơ quan
lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nƣớc và tổng hợp xây dựng dự toán thu,
chi ngân sách của cơ quan. Tham gia xây dựng dự toán các dự án, đề án,

32. 23
chƣơng trình, mục tiêu theo quy định của nhà nƣớc; tổ chức triển khai thực
hiện dự toán đƣợc giao, lập báo cáo quyết toán quý, năm theo quy định gửi
các cơ quan có liên quan, quản lý chi tiêu thƣờng xuyên, chi tiêu thực hiện
các chƣơng trình, đề án, các công việc đột xuất, tổ chức chức công tác kế toán
theo quy định của luật kế toán và các văn bản hƣớng dẫn của nhà nƣớc.
Quản lý tài sản công, hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ, làm
báo cáo thống kê, đánh giá tài sản công của cơ quan. Tổng hợp báo cáo tình
hình sử dụng tài sản công trong cơ quan. Kiểm tra việc thực hiện các quy định
của nhà nƣớc về sử dụng tài sản công. Quản lý các cơ sở vật chất, trang thiết
bị kỹ thuật phƣơng tiện làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan.
Quản lý biên chế quỹ lƣơng, quản lý chi tiêu kinh phí, quản lý biên chế
quỹ lƣơng, nắm vững chỉ tiêu biên chế, kế hoạch hóa quỹ lƣơng, cấp phát và
chi trả lƣơng cho các đối tƣợng, quyết toán quỹ lƣơng.
Những nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp
Lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, học bổng học sinh, sinh
hoạt phí cán bộ, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể, y tế, vệ sinh, công tác phí, văn
phòng phẩm, mua sắm tài sản cố định… ngoài ra còn các khoản chi khá lớn
cho xây dựng cơ bản ở cơ quan.
Hoạt động chi tiêu tài chính chủ yếu nằm ở bộ phận kế toán do văn
phòng quản lý. Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm
pháp lý trƣớc thủ trƣởng cơ quan về lĩnh vực này.
Quản lý chi tiêu nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra bình
thƣờng không bị cản trở vì không có kinh phí; Đúng chính sách, đúng chế độ,
đúng khoản mục và các thủ tục hành chính do nhà nƣớc quản lý; Căn cứ vào
nhiệm vụ của đơn vị; Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế tuyển dụng, ổn định quỹ
lƣơng và các định mức chỉ tiêu tối thiểu do Nhà nƣớc quy định; Đảm bảo tiết
kiệm chi tiêu, đúng mục đích, có trọng tâm, trọng điểm; Chỉ tiêu có kế hoạch

33. 24
trong khoản dự toán chi tiêu đƣợc duyệt; Mọi khoản chi tiêu trong cơ quan
phải đƣợc công khai, có lƣu giữ hóa đơn, chứng từ và quyết toán tài chính
chính xác, đầy đủ.
1.4.3.6. Quản trị hành chính và công tác hậu cần
Quản trị hành chính và công tác hậu cần là một trong hai chức năng chủ
yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị, là nhiệm vụ phức tạp và phong phú. Làm
tốt công tác quản trị hành chính và hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng
vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Tổ chức và quản trị công sở của cơ quan. Phân bổ diện tích sắp xếp, bố
trí phòng làm việc cho lãnh đạo và các bộ phận. Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ
thuật, phƣơng tiện đi công tác xa và cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ
sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Lập kế hoạch, dự trù
cấp phát trang thiết bị và các loại văn phòng phẩm. Mua sắm, quản lý, bảo vệ,
bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan đƣợc tiến hành liên tục; quản lý chi
tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc quy định, đảm bảo y
tế, quản lý nhà ăn, đội xe, sử dụng xăng xe và đảm bảo an ninh trật tự, an toàn
lao động trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối
của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dƣới và với nhân dân;
phục vụ các hội nghị, hội họp, các cuộc tiếp khách của lãnh đạo. Bảo đảm
môi trƣờng sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập đƣợc diện mạo cơ quan trang
nghiêm, văn minh, hiện đại.
Công tác hậu cần là quản lý tài sản cố định, vật tƣ, hàng hóa. Quản lý
tài sản cố định gồm các nhà xƣởng, các thiết bị máy móc, phƣơng tiện kỹ
thuật và các phƣơng tiện vận chuyển. Do vậy, cần phải phân loại tài sản cố
định; lập hồ sơ tài sản cố định; lập sở sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc
xuất nhập và sử dụng, sửa chữa; nắm chắc số lƣợng, chất lƣợng; có quy chế
quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật
chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để
đánh giá chất lƣợng và nắm vững số lƣợng tài sản, quản lý vật tƣ.

34. 25
Các loại vật tƣ, hàng hóa trong cơ quan bao gồm: văn phòng phẩm,
xăng dầu, công cụ, vật tƣ khác, các trang thiết bị cho các phòng làm việc
trong cơ quan. Để quản lý tốt loại vật tƣ nay cần phải xây dựng định mức sử
dụng vật tƣ, các định mức đƣợc công bố công khai cho toàn đơn vị cơ quan,
đơn vị. Cấp phát đúng đối tƣợng, đúng tiêu chuẩn cho mọi cán bộ. Đảm bảo
đầy đủ các thủ tục xuất, nhập và kiểm tra đánh giá hàng năm. Có nội quy, quy
chế bảo quản và sử dụng rõ ràng. Có thể khoán chi phí vật tƣ và gắn trách
nhiệm cá nhân, tổ chức.
Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan là việc bố trí nơi làm việc cho
cán bộ, nhân viên. Phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên có thể bố trí theo
nhiều kiểu sao cho thuận lợi, hợp lý. Diện tích phòng phụ thuộc vào đặc điểm,
tính chất, công việc, số lƣợng ngƣời và cần phải tính đến khả năng phát sinh
bộ phận mới, trang thiết bị…
Các loại công vụ khác của công tác hậu cần gồm phục vụ xe cộ,
phƣơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo phục vụ nƣớc uống hàng ngày
cho các phòng làm việc; phục vụ việc tiếp khách của cơ quan; phục vụ các
điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp; phục vụ các buổi lễ tân, khánh
tiết của cơ quan.
Nghệ thuật quản trị hành chính và công tác hậu cần văn phòng là cần
biết quý trọng thời gian của ngƣời khác, không nên để đối tác khác chờ đợi
nhiều, mất thời gian vô ích. Cần kết hợp sự công bằng và lịch lãm trong ứng
xử, không gây căng thẳng và có thái độ thô bao. Biết lắng nghe ý kiến của
ngƣời khác, trong mọi hoàn cảnh. Có hình thức ứng xử thích hợp, không làm
tổn thƣơng danh dự của ngƣời có lỗi. Không nên hứa khi chƣa tin chắc vào
khả năng thực hiện; tránh thiên vị, phân biệt đối xử. Tránh ôm đồm, bao
biện… và đặc biệt là tránh độ quan liêu, cửa quyền, không lƣờng tính hết các
mối quan hệ của quản lý, thổi phồng quá mức những xung đột nảy sinh trong
công việc.

35. 26
1.4.3.7. Công tác văn thư
Công tác văn thƣ là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản,
quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục
đích chính của công tác văn thƣ là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài
liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của
công tác văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo cho hoạt động của các cơ
quan có hiệu quả.
Công tác văn thƣ là công tác quan trọng không thể thiếu đƣợc trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan của nhà nƣớc dù lớn hay nhỏ
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải dùng đến công văn
tài liệu, đó là sợ dây liên lạc kết nốt các hoạt động của tổ chức, cơ quan.
Công tác văn thƣ có vai trò và tác dụng to lớn trong hoạt động quản lý
của cơ quan nhà nƣớc. Làm tốt công tác văn thƣ là góp phần đẩy mạnh và
nâng cao hiệu quả mọi hoạt động của cơ quan, giúp cho lãnh đạo qua công
văn, tài liệu mà chỉ đạo đƣợc chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc,
bảo đảm giữ bí mật của nhà nƣớc, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công tác
lƣu trữ.
Những yêu cầu đối với công tác văn thƣ cần phải nhanh chóng, chính
xác, bí mật. Nội dung của công tác văn thƣ: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh mát, nhân bản, ký, ban hành văn bản.

36. 27
Tiểu kết Chƣơng 1
Nhƣ vậy, tại chƣơng 1, tác giả đã đi làm rõ một số khái niệm liên quan
đến đề tài nhƣ: vào khái quát cơ sở lý luận về văn phòng, phân tích khái niệm
văn phòng trong tổ chức nhằm xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, vai trò của
văn phòng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức nói chung, văn phòng tỉnh nói
riêng. Cơ sở pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, nƣớc CHDCND
Lào, hiệu quả hoạt động của Văn phòng tỉnh Bolykhamxay, các yếu tố ảnh
hƣởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay. Đồng thời,
đề cập đến những vấn đề đặt ra đối với hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
Bolykhamxay.

37. 28
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
CỦA TỈNH BOLYKHAMXAY, NƢỚC CỘNG HÒA
DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
2.1.Tổng quan về tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh BoLykhamXay
nước CHDCND Lào
2.1.1. Về đặc điểm tự nhiên
Tỉnh BoLykhamXay là một tỉnh miền Trung của nƣớc CHDCND Lào
đƣợc thành lập từ ngày 06 tháng 03 năm 1984 theo Nghị quyết số 13 của Bộ
Chính trị Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Nhân dân Cách mạng Lào, có địa
giới hành chính nhƣ sau:
- Phía Bắc giáp với thủ đô Viêng Chăn có ranh giới chung nhau 49,41 km.
- Phía Nam giáp với tỉnh Khăm Muộn có ranh giới chung nhau
184,87 km.
- Phía Đông Bắc giáp với tỉnh Xiêng Khoảng có ranh giới chung nhau
141,76 km.
- Phía Đông giáp với 2 tỉnh của nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt
Nam, là Nghệ An và Hà Tĩnh có chung đƣờng biên giới với nhau dài 215,82 km.
- Phía Tây giáp với 3 tỉnh Vƣơng quốc Thái Lan đó là tỉnh Nỏng Khai,
tỉnh Bƣng Kan (mới thành lập năm 2010) và tỉnh Na Khon Pra Nôm có ranh
giới chung nhau 192,62 km
Tỉnh BoLykhamXay có tổng diện tích toàn tỉnh là 15.977,71 km2
.
Đƣợc chia thành 7 huyện nhƣ sau:
- Huyện PakSăn có diện tích 654 km2
.
- Huyện ThaPraBat có diện tích 2.012,193 km2
- Huyện PakKaĐing có diện tích 4.210 km2
.

38. 29
- Huyện BoLiKhăn có diện tích 3.062,281 km2
.
- Huyện KhămKuơt có diện 2.761,548 Km2
.
- Huyện ViêngThong có diện 3.958,432 Km2
.
- Huyện XayChămPhon có diện 1.947,723 Km2
.
Trong đó 3 huyện thuộc đồng bằng là: Paksan, ThaPraBat và
PakKaĐing; có 1 huyện nửa miền núi và nửa đồng bằng là: BoLiKhăn; có 3
huyện miền núi là: KhămKuơt, ViêngThong và XayChămPhon.
Theo báo cáo thống kê của tỉnh năm 2012 toàn tỉnh có 317 bản, có
45.228 hộ gia đình, có 267.010 ngƣời, nữ 123.125 ngƣời. [39, tr.3]
2.1.2. Về kinh tế
Từ những năm đầu mới thành lập tỉnh từ năm 1984 – 1986, nền kinh tế
toàn tỉnh vận hành theocơ chế quan liêu bao cấp, tự cung tự cấp, phụ thuộc
vào tự nhiên là chủ yếu, nền kinh tế lạc hậu trong khi đó công nghệ sản xuất
rất thô sơ, đời sống của nhân dân hết sức khó khăn.
Sau khi Đảng Nhân dân Cách mạng Lào có đƣờng lối đổi mới kinh tế,
từ năm 1986 đến nay Đảng bộ và chính quyền tỉnh BoLykhamXayđã đề ra và
các thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và hiện nay đang thực
hiện kế hoạch 5 năm lần thứ III (2011 – 2015). Trong giai đoạn 2007 - 2012
tốc độ tăng trƣởng bình quân của tỉnh là 8 %. [39, tr.12]
Năm 2012, vƣợt lên những ảnh hƣởng của cuộc suy thoái kinh tế thế
giới; tỉnh vẫn giữ đƣợc nhịp độ tăng trƣởng khá, tăng trƣởng GDP đạt 8,5%.
So với nhiều địa phƣơng khác, con số này có thể đƣợc coi là con số ấn tƣợng,
thể hiện sự phát triển mạnh mẽ và bền vững của tỉnh.
2.1.3. Về văn hóa - xã hội
- Giáo dục
Thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo, trong những năm qua
tỉnh đã tập trung phát triển giáo dục đào tạo và dạy nghề, phát triển giáo dục ở
vùng sâu vùng xa, nâng cao chất lƣợng và số lƣợng giáo viên cho nền giáo
dục tỉnh nhà.

39. 30
Việc thực hiện kế hoạch đã tạo dƣợc những thành tựu đáng khích lệ
nhƣ: So với năm 2005 trƣờng học các cấp tăng lên, toàn tỉnh có 01 trƣờng
Trung học Chuyên nghiệp công lập, 04 trƣờng Cao đẳng dạy nghề tƣ nhân, 28
trƣờng tiểu học, 325 trƣờng phổ thông cơ sở cấp một, 35 trƣờng phổ thông
cấp hai và 15 trƣờng phổ thông cấp ba.
- Y tế
Chính quyền tỉnh tập trung mở rộng mạng lƣới y tế đến vùng sâu, vùng
xa và đặc biệt quan tâm đến việc ngăn chặn, phòng ngừa và kiềm chế dịch
bệnh. Thực hiện chính sách ƣu tiên trong khám chữa bệnh.
Toàn tỉnh có 1 bệnh viện cấp tỉnh, 6 bệnh viện cấp huyện, có 39 trạm y
tế, có 77 bản đạt bản kiểu mẫu về y tế, nhân dân đƣợc sử dụng nguồn nƣớc
sạch chiếm 67,10%, sử dụng nhà vệ sinh chiếm 73%, và trƣờng học có nhà
vệ sinh chiếm 48,28%. Việc chăm sóc và bảo vệ sức khỏe mẹ và trẻ sơ sinh
đƣợc sự quan tâm nhiều hơn, tỷ lệ chết của trẻ dƣới 1 tuổi giảm xuống còn
32/1.000 ngƣời, dƣới 5 tuổi giảm xuống còn 42/1.000 ngƣời vƣợt kế hoạch
44%, tỷ lệ của mẹ giảm xuống còn 158/100.000 ngƣời vƣợt kế hoạch 47,33%.
Tổng số lƣợng bác sĩ 536, bằng 2,08 bác sĩ / 1000 dân. [39, tr.16]
- Văn hóa - thông tin
Văn hóa - thông tin đƣợc quan tâm, tập trung tạo mọi điều kiện để không
ngừng mở rộng nhƣ: nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin, kịp thời phục vụ
những thông tin cho sự lãnh đạo của Đảng bộ và Chính quyền tỉnh, hiện đại hóa
thông tin gắn liến với việc giữ gìn văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc.
Về văn hóa tỉnh tăng cƣờng bảo vệ và xây dựng và phát huy văn hoá
phong tục tập quán tốt đẹp của quốc gia và địa phƣơng và của dân tộc, chống
tƣ tƣởng văn hoá và sự ƣa thích pha mầu không tốt, khuyến khích sự sáng tạo,
đọc, viết và tăng cƣờng công tác nghệ thuật văn hoá quần chúng, xây dựng hộ
gia đình và bản văn hoá. Trong những năm qua toàn tỉnh xay dựng đƣợc 58
bản văn hóa chiếm 17,79%, 19.240 hộ gia đình văn hóa chiếm 45,58%. [39,
tr.16]

40. 31
Những thành tựu mà tỉnh BoLykhamXay đạt đƣợc phản ánh đƣờng lối
đúng đắn và sự quyết tâm cao của lãnh đạo tỉnh, của toàn thể nhân dân tỉnh
BoLykhamXay. Trong đó có sự nổ lực, cố gắng của tập thể Đảng bộ và chính
quyền tỉnh và một phần cố gắng của văn phòng tỉnh BoLykhamXay. Mặt khác
cũng cho thấy văn phòng tỉnh BoLykhamXay có vai trò rất quan trọng trong
việc tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo tỉnh nắm bắt đầy đủ thông tin về tình
hình kinh tế - xã hội của tỉnh để ban hành các chủ trƣơng, chính sách để chỉ
đạo giải quyết kịp thời các lĩnh vực phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra qua
các thời kỳ.
2.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, nước Cộng
hòa Dân chủ Nhân dân Lào
Ở nƣớc CHDCND Lào, hoạt động của văn phòng cấp tỉnh đƣợc quy
định bởi các văn bản cụ thể sau:
- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng nhân dân cách mạng Lào
lần thứ IX năm 2011.
- Nghị quyết của Bộ Chính trị Trung ƣơng ĐNDCM Lào khóa VI bàn
về hệ thống hành chính nhà nƣớc và công tác cán bộ ngày 09 tháng 02 năm
1998.
- Luật Hành chính địa phƣơng của Lào năm 2003.
- Thông tƣ số 29 ngày 09 tháng 10 năm 1993 của Ban Củng cố cơ quan
tổ chức nhà nƣớc Trung ƣơng về việc sáp nhập văn phòng Tỉnh ủy và văn
phòng các tỉnh thành Văn phòng tỉnh.
- Thông tƣ hƣớng dẫn số 01/TTBCTTN ngày 07 tháng 01 năm 2008
của Ban Củng cố cơ quan tổ chức Nhà nƣớc quy định về tổ chức bộ máy văn
phòng tỉnh.
Ngoài các quy định nêu ở trên, hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamxay còn đƣợc quy định cụ thể bởi các văn bản sau:

41. 32
- Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh Bolykhamxay lần thứ V năm 2010.
- Nghị quyết Đại hội lần thứ II Chi bộ văn phòng tỉnh BoLykhamXay
năm 2009.
- Quyết định số 0451/BLX ngày 16 tháng 10 năm 2008 của Tỉnh
trƣởng BoLykhamXay về tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay.
- Quyết định số 324/BLX của Tỉnh trƣởng tỉnh BoLykhamXay ngày 28
tháng 05 năm 2012 về tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay.
Căn cứ vào Thông tƣ số 01 và 02 QĐ số 0451 và QĐ 324 trên, quy
định về cơ cấu, chức năng văn phòng tỉnh nhƣ sau:
2.3. Thực trạng hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay
2.3.1. Về chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng tỉnh BoLykhamXay có trụ sở tại thị trấn huyện PakSăn,
cách thủ đô Viêng Chăn khoảng 140 km. Văn phòng tỉnh BoLykhamXay
đƣợc thành lập vào ngày 06 tháng 3 năm 1984, cùng với ngày thành lập tỉnh
BoLykhamXay theo Nghị quyết số 13 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung
ƣơng Đảng Nhân dân Cách mạng Lào. Trong giai đoạn 1984 – 1993, văn
phòng tỉnh BoLykhamXay có chức năng tham mƣu công tác chính quyền cho
lãnh đạo tỉnh và chức năng quản trị hậu cần cho cơ quan.
Thực hiệnThông tƣ hƣớng dẫn số 29 ngày 9 tháng 10 năm 1993 của
Ban Củng cố cơ quan tổ chức Nhà nƣớc và Thông tƣ hƣớng dẫn số 02 ngày
07 tháng 3 năm 1994 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng
Nhân dân Cách mạng Lào về củng cố chỉ đạo công tác văn phòng cấp tỉnh,
văn phòng tỉnh đã sáp nhập với văn phòng Tỉnh ủy thành văn phòng tỉnh
BoLykhamXay , lúc này văn phòng tỉnh BoLykhamXay đƣợc bổ sung thêm
chức năng tham mƣu, tổng hợp việc Đảng.
Năm 2005, Tỉnh trƣởng tỉnh BoLykhamXay ban hành Quyết định số
274 ngày 08 tháng 6 năm 2005 về vị trí, vai trò , chức năng nhiệm vụ, quyền

42. 33
hạn, cơ cấu bộ máy tổ chức và phƣơng pháp làm việc của văn phòng tỉnh
BoLykhamXay, theo nội dung Quyết định thì “Văn phòng tỉnh
BoLykhamXay” đƣợc đổi tên thành “Văn phòng Hành chính tỉnh
BoLykhamXay”.
Căn cứ Thông tƣ số 01 ngày 07 tháng 01 năm 2008 của Ban Củng cố
cơ quan tổ chức Nhà nƣớc về tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp tỉnh, Tỉnh trƣởng tỉnh
BoLykhamXay ban hành Quyết định số 0451 ngày 16 tháng 01 năm 2008 về
tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
văn phòng tỉnhBoLykhamXay, theo đó thì văn phòng tỉnh BoLykhamXay có
chức năng và nhiệm vụ sau:
2.3.1.1 Chức năng
+ Chức năng ngang bằng các cơ quan ban ngành cấp tỉnh, tham mƣu,
giúp việc cho lãnh đạo tỉnh cả việc Đảng và Chính quyền tỉnh.
+ Chức năng tham mƣu giúp việc lãnh đạo tỉnh trong việc thu thập
thông tin về các sự kiện tình hình trong tỉnh. Nghiên cứu bình luận, tổng kết,
có ý kiến đề xuất phƣơng hƣớng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong tỉnh
trình lên cấp xem xét.
+ Chức năng trong việc quan hệ, phối hợp với các tổ chức cấp Trung
ƣơng, quốc tế, các tỉnh, các cơ quan ban ngành trong tỉnh.
+ Tạo điều kiện thuận lợi trong các công việc phục vụ cho hoạt động
công vụ của chính quyền tỉnh theo cấp trên giao phó.
2.3.1.2. Nhiệm vụ
Thứ nhất, nhiệm vụ của văn phòng tỉnh về công tác Đảng:Lập kế
hoạch, chủ trƣơng, chƣơng trình hoạt động công tác của Ban Thƣờng vụ Tỉnh
ủy, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh trong từng giai đoạn để trình lên Hội nghị
Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh hoặc cuộc họp của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy xem

43. 34
xét; Giúp Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy đôn đốc, thúc đẩy, kiểm tra, giám sát việc
tổ chức thực hiện chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách, Nghị quyết, Chỉ thị của
Trung ƣơng Đảng và Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch của Ban Chấp hành Đảng
bộ tỉnh; Giúp thực hiện và chỉ đạo công tác xây dựng cơ sở Đảng và phát triển
nông thôn toàn diện; Nghiên cứu lập dự thảo quyết định, chỉ thị, công văn và
các văn bản khác theo giao phó để trình Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy, Bí thƣ Tỉnh
ủy xem xét quyết định….
Thứ hai, nhiệm vụ của văn phòng tỉnh về công tác Nhà nƣớc:Nghiên
cứu chủ trƣơng hóa Quyết định và Chỉ thị của cấp trên trở thành kế hoạch,
chƣơng trình hoạt động Ủy ban chính quyền tỉnh trong từng giai đoạn để trình
cuộc họp của Ủy ban chính quyền tỉnh hoặc Tỉnh trƣởng xem xét thẩm định;
Thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nƣớc trong quản lý điều hành toàn
diện ở địa phƣơng; Thống kê, tổng hợp các thông tin và tổng kết tình hình
toàn diện đã xảy ra trong tỉnh, sự kiện nổi bật trong và ngoài nƣớc để thƣờng
xuyên báo cáo cho Tỉnh trƣởng biết kịp thời…
Với các chức năng, nhiệm vụ trên thì trong quá trình tổ chức thực hiện
phải có sự phối hợp nhuần nhuyễn nhằm đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm
vụ chính trị do Đảng và Nhà nƣớc Lào giao cũng nhƣ các nhiệm vụ chính trị
tại địa phƣơng tỉnh BoLykhamXay.
2.3.2. Về cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số 451của Tỉnh trƣởng tỉnh BoLykhamXay ngày 16
tháng 10 năm 2008 về tổ chức và hoạt động của Văn phòng tỉnh
BoLykhamXay thì cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh BoLykhamXay
đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
- Lãnh đạo văn phòng:
Gồm có 01 Chánh Văn phòng phụ trách chung và mảng công tác Đảng,
03 Phó Chánh Văn phòng giúp việc phụ trách các mảng công tác: Nhà nƣớc,
Quản trị - Tài vụ, Hành chính địa phƣơng.

44. 35
- Về các Phòng giúp việc:
+ Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc Đảng với các tổ: nghiên cứu tổng
hợp về Đảng và các tổ chức đoàn thể; nghiên cứu tổng hợp về xây dựng
Đảng, bồi dƣỡng cán bộ và thống kê; thƣ ký lãnh đạo.
+ Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc Nhà nƣớc với các tổ: nghiên cứu
tổng hợp về kinh tế; nghiên cứu tổng hợp về văn hóa - xã hội; thống kê và
phân tích tổng hợp.
Phòng Hành chính địa phƣơng đƣợc chia thành các tổ: nghiên cứu về
văn bản quy phạm pháp luật và thống kê; nghiên cứu về hành chính địa
phƣơng và quản lý hội ngƣời nƣớc ngoài.
+ Phòng Quản lý tài liệu đƣợc chia thành các tổ: văn thƣ - lƣu trữ; công
nghệ thông tin; đánh máy.
+ Phòng Quản trị hành chính - tài vụ đƣợc chia thành các tổ: hành
chính - tài vụ; lễ tân, nhà khách và vệ sinh; quản lý phƣơng tiện.
Từ năm 2011 đến nay, căn cứ vào nội dung Nghị quyết kỳ họp thứ nhất
Quốc hội khóa VII của Lào từ ngày 15 - 24 tháng 06 năm 2011 quy định cơ
cấu Chính phủ khóa VII với 18 Bộ và 3 Cơ quan ngang Bộ và thành lập 4 Bộ
mới là: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Khoa học - Công nghệ
và Bộ Viễn thông, Chủ tịch nƣớc CHDCND Lào ký Sắc lệnh số 107 ngày 30
tháng 06 năm 2011 về việc thành lập Sở Nội vụ các tỉnh, đồng thời Thủ tƣớng
Chính phủ nƣớc CHDCND Lào ký ban hành Nghị định số 67 ngày 22 tháng
07 năm 2011 quy định về cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ cấp tỉnh trong đó lập
Phòng Hành chính địa phƣơng thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở điều chuyển và
chia tách từ Phòng Hành chính địa phƣơng thuộc văn phòng các tỉnh.
Đến thời điểm này, văn phòng tỉnh BoLykhamXay chỉ còn có 04
phòng. Sau đó, do thiếu cán bộ chủ chốt và cán bộ chuyên môn nên Phòng
Quản lý tài liệu đã sáp nhập với Phòng Quản trị hành chính - tài vụ. Lúc này

45. 36
văn phòng tỉnh BoLykhamXay chỉ có 3 phòng đó là: Phòng Nghiên cứu tổng
hợp việc Đảng, Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc Nhà nước và Phòng Quản
trị hành chính - tài vụ. Đến năm 2012, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Phòng Thƣ
ký lãnh đạo đƣợc thành lập theo Quyết định số 324 ký ngày 28 tháng 05 năm
2012 của Tỉnh trƣởng tỉnh BolykhamXay. Do đó, hiện nay văn phòng tỉnh
BoLykhamXay có 4 phòng giúp việc bao gồm: Phòng Nghiên cứu tổng hợp
việc Đảng, Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc Nhà nước, Phòng Quản trị hành
chính - tài vụ và Phòng Thư ký lãnh đạo.
2.3.3. Về đội ngũ cán bộ, công chức
Theo báo cáo tổng kết công tác văn phòng tỉnh BoLykhamXay
năm2012, số lƣợng cán bộ, nhân viên của văn phòng là 52ngƣời, trong đó có
24 nữ.
Đội ngũ cán bộ công chức văn phòng tỉnh BoLykhamXayphần lớn là
đƣợc những cán bộ đƣợc luân chuyển về từ các các Sở, Ban, Ngành trong và
ngoài tỉnh hoặc từ Trung ƣơng, họ có trình độ chuyên môn, ngành nghề và
kinh nghiệm khác nhau, đa số có chuyên môn về quản trị kinh doanh, một số là
giáo viên và các nghề khác; số lƣợng cán bộ có chuyên môn trong lĩnh vực chính
trị, hành chính và pháp luật còn chiếm số ít. Nguyên nhân là do công tác quy
hoạch, đào tạo cán bộ ngắn hạn, trung hạn và dài hạn chƣa khoa học, nó dẫn tới
tình trạng thừa cán bộ về số lƣợng nhƣng vẫn thiếu cán bộ về chất lƣợng.
- Về trình độ học vấn:
Trình độ cao học có 05 ngƣời chiếm 9,62%,trình độ đại học có 21
ngƣời chiếm 40,39%, trình độ cao đẳng có 13 ngƣời chiếm 25%, trình
độtrung học chuyên nghiệp có 05 ngƣời chiếm 9,62 %, trình độ sơ cấp có 08
ngƣời chiếm 15,38%.
- Về tuyển dụng cán bộ, công chức:
Cán bộ, nhân viên văn phòng tỉnh BoLykhamXaysau khi đƣợc tuyển
dụng thông qua Sở Nội vụ và đƣợc bổ nhiệm vào đúng ngạch cán bộ và đúng

46. 37
lĩnh vực đƣợc đào tạo. Tuy nhiên, công tác tuyển dụng cán bộ công chức tại văn
phòng tỉnh trong những năm vừa qua còn rất ít. Hiện nay, văn phòng tỉnh chƣa
thực hiện việc cải cách bộ máy tổ chức, chƣa tinh giảm đƣợc biên chế nên không
có chỉ tiêu biên chế để tuyển dụng. Thực tế trong những năm vừa qua văn phòng
tỉnh chỉ tuyển dụng đƣợc 2 - 3 cán bộ công chức mới. Việc tuyển dụng đƣợc
thực hiện theo hình thức xét tuyển mà chƣa tổ chức thi tuyển.
- Về đánh giá cán bộ, công chức:
Việc đánh giá cán bộ, nhân viên tại văn phòng tỉnh
BoLykhamXayđƣợc thực hiện hàng năm theo đúng quy định số 01 ngày 07
tháng 7 năm 2003 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Nhân
dân Cách mạng Làovề đánh giá xếp loại cán bộ công chức. Tuy nhiên, đội
ngũ cán bộ công chức văn phòng tỉnh BoLykhamXayhiện nay đƣợc tuyển
dụng từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều cán bộ chƣa có chuyên môn chƣa
phù hợp với công việc đƣợc giao, do đó, việc đào tạo lại đội ngũ này cũng gây
nhiều tốn kém.
- Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:
Trong 7 năm vừa qua văn phòng tỉnh BoLykhamXayđã cử 1 ngƣời đi
học Tiến sĩ tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, cử 2
ngƣời đi học Thạc sĩ tại Học viện Hành chính cơ sở tại TP.Hồ Chí Minh, cử 3
ngƣời đi học Thạc sĩ tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Lào, cử 2
ngƣời đi học Đại học chính quy tại Học viện Hành chính Hà Nội, cử 1 ngƣời
đi học Đại học chính quy tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, cử 1 ngƣời đi
học Đại học chính quy tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Lào.
Ngoài ra văn phòng đã tạo điều kiện cho các cán bộ của mình đi học tại các
trƣờng Đại học, Cao đẳng của nhà nƣớc và tƣ nhân tại thủ đô Viêng Chăn và
các tỉnh.
Thực tế cho thấy trong những năm qua, việc đào tạo bồi dƣỡng cán bộ
công chức ở văn phòng tỉnh BoLykhamXayđã góp phần rất quan trọng trong

47. 38
việc nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ công chức tại đây, góp phần to lớn
trong việc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamXay.
2.4. Hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh BolyKhamXay
2.4.1. Về công tác tổng hợp, tham mưu
Công tác tổng hợp văn phòng tỉnh BoLykhamXay đã có 2 phòng là
Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc Đảng và Phòng Nghiên cứu tổng hợp việc
Nhà nƣớc giúp việc với chức năng là tham mƣu cho Chánh Văn phòng về
công tác. Tất cả các công việc liên quan đến việc Đảng và Nhà nƣớc trong
toàn tỉnh, trƣớc khi trình lên Bí thƣ Tỉnh ủyvà Tỉnh trƣởng đều qua phải qua
xét duyệt và có ý kiến đề xuất về mặt chuyên môn của 2 phòng cho Chánh
Văn phòng.
Trong công tác tổng hợp, 2 Phòng đã tập hợp những kiến nghị, báo cáo
của cơ quan tham mƣu một cách trung thực, khách quan các vấn đề phát sinh
trong thực tế, phối hợp với các ban ngành chức năng biên tập thông tin từ
nhiều phía, tiến hành đầy đủ các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo
hàng ngày, báo cáo theo từng vấn đề, từng địa phƣơng để phục vụ cung cấp
thông tin cho lãnh đạo cấp ủy. Chánh Văn phòng đã giao cho 2 phòng phân
công cho cán bộ của mình theo dõi đi sát với thực tế, đến cơ sở để nắm tình
hình và phát hiện những nhân tố mới, những điển hình tốt, giúp lãnh đạo nắm
đƣợc những tình hình thực tế.
Hàng tháng Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy họp giao ban một lần; chính quyền
tỉnh họp nghe báo cáo của các Sở, Ban, Ngành và chính quyền các huyện.
Trong các cuộc họp này, Chánh Văn phòng phải tập hợp lại những văn bản,
công việc cần trình lên Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy vì là những vấn đề quá thẩm
quyền hoặc những vấn đề quan trọng, phải thông qua cuộc họp Ban Thƣờng
vụ Tỉnh ủy và Ủy ban chính quyền tỉnh để xử lý, tìm phƣơng án giải quyết
đúng đắn kịp thời.

48. 39
Hai phòng tổng hợp giúp Chánh Văn phòng dễ dàng thực hiện nhiệm
vụ giúp Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy và Ủy ban chính quyền tỉnh theo dõi, thúc
đẩy, kiểm tra, tổ chức thực hiện đƣờng lối chính sách, Nghị quyết của Trung
ƣơng Đảng và Nghị quyết, kế hoạch, đề án của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy. Hai
phòng có nhiệm vụ nghiên cứu giúp Chánh Văn phòng tham mƣu cho Ban
Thƣờng vụ Tỉnh ủy, ban chính quền tỉnh trong công tác xây dựng cơ sở chính
trị phát triển kinh tế - xã hội và phát triển nông thôn toàn diện, là một trong
những chiến lƣợc của Đảng nhân dân cách mạng Lào về bảo vệ và xây dựng
đất nƣớc.
Ví dụ: Báo cáo số 60/BC-VP ngày 27/11/2015 về việc đền bù đất đai
cho ngƣời dân huyện Pakadinh bị ảnh hƣởng từ Dự án trồng cao su của Công
ty Lào Vợt Cúp; Báo cáo số 68/BC-VP ngày 10/1/2016 về việc kiểm tra xử lý
phƣơng tiện xuất nhập khẩu mua bán xe vi phạm pháp luật bất hợp pháp ở
tỉnh Bolykhamxay; Báo cáo số 384/BC-VP ngày 28/10/2016 về tình hình xe
Camry mang biển số 3474 Luong Pha Băng mà Tòa án phán quyết và xung
công; Báo cáo số 181/BC-VP ngày 20/1/2016 về kết quả quán triệt Nghị
quyết Đại hội lần thứ X của Đảng cho đảng viên, cán bộ trong lĩnh vực chính
trị xung quanh tỉnh.
Để khách quan trong việc đánh giá hoạt động này, tác giả đã tiến hành
phỏng vấn một số lãnh đạo cấp tỉnh, những ngƣời trực tiếp làm việc và lãnh
đạo văn phòng, thời gian đƣợc tiến hành 16,17/12/2016. Qua phỏng vấn
TS.KongKeoSay SongKham – Chủ tịch tỉnh Bolykhamxay nhận xét về hiệu
quả của công tác tham mƣu – tổng hợp, đồng chí có nhận xét rằng: Về cơ bản,
bộ phận tham mƣu – tổng hợp của Văn phòng tỉnh Bolykhamxay đã đáp ứng
đƣợc những yêu cầu của công việc đề ra. Tuy nhiên, cần phát huy hơn nữa vai
trò chủ động trong công tác tham mƣu. Công tác tổng hợp cần nghiên cứu các
văn bản pháp luật, đặc biệt là các văn bản mới để có thể cập nhật đƣợc thông
tin, chính sách, đáp ứng yêu cầu trong xử lý công việc. Một số báo cáo chất