Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc

Viết đề tài giá sinh viên – ZALO:0973.287.149-TEAMLUANVAN.COM
Tải tài liệu tại sividoc.com
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THANH TÍN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH
THỪA THIÊN HUẾ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………
BỘ NỘI VỤ
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THANH TÍN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH
THỪA THIÊN HUẾ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ
THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các
số liệu, hình ảnh nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc
rõ ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.
Thừa Thiên Huế, ngày tháng 01 năm 2019
Học viên
Lê Thanh Tín

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các đơn vị, cá nhân đã
giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt chương trình đào tạo
Thạc sĩ Quản lý công. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Đinh
Thị Cẩm Lê, người đã tận tình hướng dẫn và có những ý kiến định
hướng quan trọng giúp tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể quý thầy cô và các cán bộ của
Học viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp hoặc gián tiếp giúp đỡ tôi về
mọi mặt trong suốt quá trình tôi học tập và nghiên cứu tại đây.
Tôi cũng xin cảm ơn các đơn vị cấp xã của huyện Phú Vang,
Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, Văn phòng HĐND và UBND huyện
Phú Vang đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình
khảo sát, nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã
chia sẻ, hỗ trợ, động viên và tạo điều kiện cho tôi để tôi có thể yên
tâm học tập, nghiên cứu.
Mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng do phạm vi nghiên
cứu khá rộng, kinh nghiệm bản thân còn ít, nên luận văn của tôi không thể
tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những
ý kiến đóng góp quý báu của các quý thầy cô và của các bạn bè,
đồng nghiệp./.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC
Trang bìa phụ
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
Danh mục các bảng biểu, hình ảnh minh họa
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................................... 1
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8
1.1. Công tác văn thư........................................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm ........................................................................................................................ 8
1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư............................................................................... 9
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức11
1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư...........12
1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư
.......................................................................................................................... 13
1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư...............................16
1.2. Công tác lưu trữ...........................................................................................................22
1.2.1. Khái niệm ......................................................................................................................22
1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ...................................23
1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ ....................................................................25
1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ...............................................................27
1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ .........................29
1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ........................................................36
1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
.............................................................................................................................................................36
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ38

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN
HUẾ..................................................................................................................................................48
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã
tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế..........................................................48
2.1.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Phú Vang...48
2.1.2. Khái quát về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang
.............................................................................................................................................................52
2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện
phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................................55
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư.........................................................................55
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ ..........................................................................66
2.3. Đánh giá chung.............................................................................................................70
2.3.1. Ưu điểm..........................................................................................................................70
2.3.2. Tồn tại, hạn chế........................................................................................................72
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế...........................................85
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN
PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ....................................................................101
3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế.................. 101
3.1.1. Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ .......................................................................................................... 101
3.1.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công
tác văn thư, lưu trữ .......................................................................................................... 103
3.1.3. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
.......................................................................................................................................................... 105
3.1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

trong công tác văn thư, lưu trữ.............................................................................. 106

3.1.5. Tăng cường nhân lực, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ .. 109
3.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
.......................................................................................................................................................... 111
3.1.7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về
công tác văn thư, lưu trữ............................................................................................. 113
3.2. Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp .............. 115
3.2.1. Thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ, thống nhất ..... 115
3.2.2. Sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo đơn vị................................ 116
3.2.3. Có tính ưu tiên cho những giải pháp cơ bản, quan trọng .. 117
KẾT LUẬN ……………………………………………………………….119
TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT: Công nghệ thông tin
KT-XH: Kinh tế – xã hội
UBND: Ủy ban nhân dân
VTLT: Văn thư, lưu trữ

DANH MỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA
Hình 2.1. Con dấu Ủy ban nhân dân xã sử dụng trong chứng thực bản sao y bản
chính................................................................................................................................................62
Hình 2.2. Con dấu của UBND xã sử dụng trong ban hành văn bản
............................................................................................................................................................. 63
Hình 2.3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu............................................................ 66
Hình 2.4. Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ.................................67
Hình 2.5. Lưu trữ tại xã Vinh Hà................................................................................72
Hình 2.6.. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú............................. 75
Hình 2.7. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thái.............................. 76
Hình 2.8. Sổ theo dõi văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà
............................................................................................................................................................. 78
Hình 2.9. Kế hoạch của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú........................... 80
Hình 2.10. Bản lưu Quyết định của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà...81
Hình 2.11. Công văn lưu trữ theo năm tại xã Vinh Thái..........................84
Hình 2.12. Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 tại huyện Phú Vang .. 90

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1. bố trí các thành phần thể thức.........................................................17
Biểu đồ 2.1. bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp xã
trên địa bàn huyện Phú Vang......................................................................................54
Bảng 2.1. tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại Ủy
ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang..................................55

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
Việt Nam, cải cách hành chính nhà nước được xác định là nhiệm vụ trọng tâm,
là một trong những nội dung quan trọng của một trong ba đột phá chiến lược
của Đảng là hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa, trọng tâm là tạo lập môi trường cạnh tranh bình đẳng và cải cách hành
chính, được Đảng, Nhà nước đặc biệt quan tâm chỉ đạo, nhằm củng cố, phát
triển nền hành chính nhà nước liêm chính, kiến tạo, hành động, phục vụ tốt
nhất quyền lợi của nhân dân, thúc đẩy sự phát triển của đất nước.
Trong cải cách hành chính, UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp
xã) có vị trí đặt biệt quan trọng, đây là cấp gần dân, sát dân nhất, trực tiếp
quan hệ, làm việc với nhân dân. Là cấp tổ chức, chỉ đạo trực tiếp, có vị trí và
vai trò hết sức quan trọng trong việc phát huy quyền làm chủ của nhân dân,
tạo lòng tin giữa nhà nước và nhân dân, trực tiếp vận động nhân dân thực
hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước, là cấp hành chính có vai trò quan trọng, góp phần không nhỏ trong việc
quyết định sự thành bại của công tác cải cách hành chính nói chung.
Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà
nước nói riêng, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã, trong thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là một
công tác quan trọng và không thể tách rời trong quá trình quản lý, điều hành,
nếu thực hiện tốt công tác này thì sẽ đáp ứng tốt việc cung cấp thông tin,
phục vụ quá trình chỉ đạo, điều hành một cách hiệu quả và ngược lại, khi công
tác VTLT chưa thể hiện được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình cũng như
khi các công tác này chưa đi vào chiều sâu, còn mang tính hình thức
1

thì hoạt động của chính quyền cấp xã sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý,
điều hành cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp.
Từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và gần đây là Luật Lưu trữ
năm 2011, công tác VTLT tại UBND cấp xã đã có những chuyển biến
tích cực, tuy nhiên đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang,
tỉnh Thiên Huế, công tác VTLT vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể như:
Về quản lý và tổ chức hoạt động của công tác VTLT tại UBND cấp
xã vẫn chưa được quan tâm đúng mức, công tác soạn thảo văn bản và
ban hành văn bản còn nhiều sai sót, nhất là về thể thức và kỹ thuật trình
bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp
nhận và giải quyết văn bản, công tác quản lý văn bản đến chưa chặt
chẽ, xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt.
Trong công tác lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, một
số xã, việc thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu chưa được quan tâm, việc giao
nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo đúng quy định,
công tác quản lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công tác hủy
tài liệu hết giá trị chưa được quan tâm, tài liệu lưu trữ chưa được sắp xếp một
cách khoa học, gây thất thoát và khó khăn khi tra cứu phục vụ công tác quản
lý, điều hành, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa đảm bảo,
việc ứng dụng CNTT vào công tác VTLT tại UBND cấp xã còn nhiều hạn chế…
Trong khi đó cơ sở vật chất phục vụ công tác này, đặc biệt là kho lưu trữ, thì
hầu hết các xã đều chưa có, chính vì vậy ở UBND cấp xã công tác VTLT chưa
phát huy hết chức năng, nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc cung cấp các
thông tin có giá trị, phục vụ công tác quản lý, điều hành, ảnh hưởng đến công
tác cải cách hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn.
Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm Luận
2

văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công. Luận văn sẽ tập trung nghiên
cứu, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn
huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải
pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác VTLT trong thời gian tới.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều công trình nghiên cứu
cung cấp cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về công tác VTLT với
nhiều góc độ khác nhau. Đến nay đã có một số cuốn giáo trình
nghiên cứu khoa học về công tác VTLT được công bố, cụ thể như:
Giáo trình Văn bản quản lý hành chính nhà nước và công tác
văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành
chính Quốc gia (NXB Giáo dục, 1997) cung cấp những kiến thức
cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công
tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.
Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (NXB Văn hóa
Thông tin, 2009) trình bày những nội dung, những bước cơ bản
trong công tác văn thư lưu trữ, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ
khá chi tiết cho những người thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp về công tác văn thư, cũng như công
tác lập hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cung cấp cho người tìm hiểu
những kiến thức nhằm giải quyết các công việc thường gặp trong công tác
văn thư, lưu trữu, tác giả Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu có công trình “Hỏi
đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức”. Tuy
nhiên công trình này mới chỉ mang tính hỏi, đáp nên chỉ mới tập trung vào các
khía cạnh thường gặp trong việc thực hiện công tác văn thư. Đối với công tác
lưu trữ thì công trình này mới chỉ tập trung vào các vướng mắc trong lập
3

hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, chứ chưa bao quát hết tất
cả các nội dung trong công tác lưu trữ nói chung.
Tác giả Vương Đình Quyền có công trình nghiên cứu về “Lý
luận và phương pháp công tác văn thư”, cung cấp một cách đầy
đủ về lý luận cũng như phương pháp để thực hiện công tác văn
thư một cách có hiệu quả, đây là một trong những tài liệu quan
trọng để tác giả nghiên cứu viết đề tài luận văn này.
Về nghiên cứu công tác VTLT, đặc biệt là công tác VTLT ở cấp
xã, phường trong thời gian gần đây, đã có một số công trình
nghiên cứu, ví dụ như:
Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
phường tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công
năm 2010”. Luận văn này tập trung đánh giá công tác quản lý nhà nước ở
UBND cấp Phường tại thành phố Hồ Chí Minh, đánh giá những mặt đã làm
được cũng như những bất cập trong công tác quản lý nhà nước và đề xuất
giải pháp có tính áp dụng trong công tác quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư, lưu trữ chứ chưa tập trung đánh giá các yếu tố bên ngoài yếu tố quản
lý nhà nước, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công tác VTLT.
Mai Hải Nam: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, năm 2015”. Luận
văn này có phạm vi đánh giá công tác quản lý nhà nước về công tác VTLT
khá rộng, đưa ra các mục tiêu, giải pháp và kế hoạch quản lý đối với công
tác này trong giai đoạn 2016-2020, mặc dù có đưa ra các giải pháp nâng
cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác VTLT, tuy nhiên nó mang tính
áp dụng chung chứ không tập trung vào một cấp, một ngành nào.
Những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng
cho tác giả trong quá trình thực hiện đề tài này. Tuy nhiên, các công trình
4

nghiên cứu trên đề cập đến những vấn đề lý luận chung hoặc một số
vấn đề cụ thể của công tác VTLT ở các địa phương khác, chưa có một
công trình nào nghiên cứu công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn
huyện Phú Vang. Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã , huyện Phú Vang, tỉnh Thừa
Thiên Huế” để nghiên cứu là hoàn toàn mới, không trùng lặp với các
công trình khác và có tính áp dụng vào thực tiễn cao.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã
trên địa bàn huyện Phú Vang trong thời gian đến.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác VTLT.
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp
xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2014 đến 2017.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế
trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú
Vang, nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa
Thiên Huế trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác VTLT của UBND cấp xã.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian nghiên cứu: tác giả tập trung khảo sát thực tế tình hình
thực hiện công tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tuy
nhiên do trên địa bàn huyện có 20 xã, thị trấn nên tác giả chỉ chọn khảo sát
5

công tác văn thư lưu trữ tại 07 đơn vị gồm UBND Thị trấn Phú Đa, UBND xã
Vinh Thái, UBND xã Vinh Hà, UBND xã Vinh Phú, UBND xã Vinh Thanh,
UBND xã Vinh An và UBND xã Phú Xuân, đây là những xã vừa có những
đặc điểm chung và những khác biệt về điều kiện kinh tế, cơ sở hạ tầng,
qua đó đánh giá một cách chung nhất về thực trạng tổ chức, hoạt động
công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang.
4.3. Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2014 đến 2017
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
Cơ sở lý luận của đề tài dựa trên các quan điểm chỉ đạo, định
hướng của Đảng và Nhà nước về công tác VTLT, các Thông tư,
Hướng dẫn về công tác VTLT, các tài liệu tham khảo, công trình
nghiên cứu khoa học về công tác VTLT.
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp tổng hợp, phân tích tài liệu: Qua thực tiễn nghiên
cứu, tác giả sẽ tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác VTLT
tại UBND cấp xã, đồng thời phân tích các báo cáo đánh giá công tác
VTLT tại UBND cấp xã từ năm 2014 đến nay và phân tích báo cáo của
UBND huyện Phú Vang về đánh giá công tác VTLT trong các năm
2014, 2015, 2016, 2017 để có đánh giá cụ thể đối với những chuyển
biến trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện.
Phương pháp đối chiếu, so sánh: Tác giả lựa chọn phương
pháp này bởi qua quá trình khảo sát tại 07 UBND cấp xã, để đánh giá
tổng thể phải có sự đối chiếu, so sánh các mặt đã làm được, chưa
làm được và ảnh hưởng của nó đối với công tác VTLT tại UBND cấp
xã, từ đó, đề xuất các giải pháp mang tính áp dụng chung nhất, có ý
nghĩa thực tiễn đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang.
6

Phương pháp thống kê: Qua khảo sát tại UBND cấp xã, tác giả
dùng phương pháp thống kê để nắm được thực trạng về bố trí nhân sự,
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện công
tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, từ đó đưa ra những dẫn
chứng và đánh giá việc bố trí nhân lực, vật lực phục vụ công tác này.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1.Về ý nghĩa lý luận: Luận văn khái quát chung về công tác
VTLT, hệ thống và cung cấp những kiến thức về công tác VTLT và
những tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này.
6.2. Về ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng việc
thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú
Vang và từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nâng cao
chất lượng công tác VTLT tại đây.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham
khảo, Luận văn gồm 3 Chương.
Chương 1: Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế.
7

Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại
văn bản, bao gồm văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và
các văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung.
Văn thư là một hoạt động có lịch sử hình thành và phát triển lâu
đời, xuất hiện và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu của đời sống xã
hội, nghiên cứu công tác văn thư, nhiều học giả, nhiều nhà nghiên
cứu đã đưa ra những quan niệm khác nhau về công tác này.
Theo Từ điển Tiếng Việt, văn thư bao gồm Công tác giao nhận
và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ [26, 1004]. Từ điển Tiếng Việt
của Trung tâm từ điển học định nghĩa khái quát văn thư là “công
văn, giấy tờ” hay “bộ phận của văn phòng phục trách việc giao
nhận, quản lý công văn, giấy tờ”[27, 1698]
Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP này 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “ công tác văn thư bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [10].
Ngày nay, công tác văn thư là một công tác quen thuộc trong các cơ quan,
tổ chức bởi tất cả các cơ quan, tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương
tiện giao tiếp chính thức với nhau. Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các
công việc về xây dựng, soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức giải
8

quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan,
tổ chức, nhằm để truyền đạt chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước, báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư được
thực hiện tốt hay không tốt. Chính vì vậy, hiện nay công tác văn thư ngày
càng được quan tâm hơn, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính,
công tác văn thư là một trong những trọng tâm cần được đổi mới.
Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng
văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ
quan, bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư
Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: Công tác văn thư là
một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, gắn với cơ quan, tổ chức và có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của chính cơ quan, tổ chức đó. Nội
dung của công tác văn thư bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thực hiện các nội dung đó đòi hỏi người làm công
tác văn thư phải có chuyên môn, nghiệp vụ nhất định, khi đó các nội dung
công tác văn thư mới được thực hiện theo đúng quy định, mang lại hiệu quả
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư mang tính chính trị: Thực hiện công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là ở các cơ quan trong hệ
9

thống chính trị, văn thư là hoạt động không thể thiếu, hoạt động văn thư
trực tiếp chuyển tải các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp
luật của nhà nước thông qua văn bản, vì vậy công tác văn thư mang tính
chính trị rất rõ ràng, đó cũng là lý do mà trong thực hiện công tác văn thư
yêu cầu người làm công tác này phải đáp ứng các yêu cầu nhanh chóng,
chính xác và bí mật trong thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức: Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư
hiện diện hàng ngày, hàng giờ và mỗi một cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức đều ít nhiều thực hiện công tác văn thư, các nội
dung thực hiện có thể là soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, ký văn bản…
Đồng thời, đối với các nội dung của công tác văn thư như soạn thảo văn
bản, xử lý văn bản… đòi hỏi nhiều bộ phận, nhiều cá nhân trong một cơ
quan, một tổ chức cùng phối hợp thực hiện để hoàn thành theo thời gian,
đảm bảo đáp ứng kịp thời, phù hợp và chính xác theo nội dung yêu cầu
của văn bản, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của văn bản.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc đan xen trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức: Hoạt động của một tổ chức vốn đan xen rất nhiều công việc
khác nhau, liên quan đến quản lý con người, quản lý công việc, điều hành các bộ
phận vận hành một cách trơn tru, mang lại năng suất và hiệu quả giải quyết công
việc. Thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức cũng bao gồm nhiều
công việc khác nhau, từ thực hiện dự thảo văn bản, duyệt văn bản, sửa chữa, bổ
sung dự thảo văn bản đã duyệt, kiểm tra văn bản trước khi ban hành, ký văn bản,
ban hành văn bản, quản lý văn bản…Đây là những nội dung thực hiện đan xen
trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan.
10

1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư có một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của bộ máy
quản lý và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan,
tổ chức nên có thể nói bất kỳ cơ quan nào cũng phải tổ chức và thực
hiện các nội dung của công tác văn thư. Hàng ngày, phần lớn các cán
bộ hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan đến văn bản
như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết hay theo dõi việc giải
quyết văn bản, soạn thảo văn bản… Chính vì vậy, công tác văn thư liên
quan đến hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cung cấp đầy đủ
thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành, nâng cao năng suất, chất
lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. Thông tin phục vụ cho công tác
lãnh đạo, điều hành càng chính xác, kịp thời thì hoạt động của cơ quan, tổ
chức càng đạt kết quả cao, bởi dù như thế nào đi nữa nguồn thông tin chủ
yếu nhất, mang tính pháp lý cao nhất vẫn là từ văn bản, thực hiện tốt công
tác văn thư giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác,
hiệu quả, đảm bảo thời gian và góp phần giữ gìn bí mật nhà nước.
Quản lý tốt văn bản - một nội dung của công tác văn thư, không những
đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý mà còn làm chủ được việc cung
cấp những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức,
góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất,
chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy
tờ, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết.
Thực hiện công tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý,
quản lý tốt văn bản là đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi mặt hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân ở các cương vị khác
11

nhau. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ được thể hiện trong các văn bản. Nếu các văn
bản được ban hành đúng quy định, được giữ lại đầy đủ, nội dung
văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh
cho hoạt động của cơ quan, cá nhân một cách chân thực.
1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư
Cũng giống như các công tác khác, công tác văn thư cũng có
những yêu cầu riêng biệt, đòi hỏi trong quá trình thực hiện các nội
dung của công tác văn thư phải đảm bảo, những yêu cầu đó cụ thể là:
1.1.4.1. Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc
rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản. Do đó, xây dựng văn bản đòi hỏi phải nhanh chóng, giải quyết văn
bản phải kịp thời. Khi thực hiện yêu cầu này cần phải xem xét mức độ
quan trọng, độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản,
thực hiện được những yêu cầu này trong công tác văn thư sẽ góp phần
giải quyết tốt các nội dung công việc của cơ quan, tổ chức. Mặt khác,
mỗi văn bản đều chứa đựng một nội dung nhất định, nếu giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ xử lý công việc chung của cả cơ quan,
làm giảm ý nghĩa, nội dung của sự việc nêu trong từng văn bản.
1.1.4.2. Chính xác
Đây là một yêu cầu hết sức quan trọng, trong thực hiện các
nội dung của công tác văn thư cần phải đảm bảo tính chính xác về
nội dung văn bản, tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt
đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn
toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
12

Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền
ban hành, đầy đủ các thành phần, thể thức theo quy định, mặt khác cần
đảm bảo yêu cầu chính xác về các khâu, kỹ thuật nghiệp vụ, thực hiện
nguyên tắc này đòi hỏi các khâu như đánh máy văn bản, đăng ký,
chuyển giao văn bản phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành.
1.1.4.3. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn
đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước, vì vậy khi
tiến hành xây dựng văn bản hoặc giải quyết văn bản đến, yêu cầu phải
đảm bảo nguyên tắc bí mật. Đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng
các văn bản chỉ đạo về bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng máy tính, bố
trí phòng làm việc và lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn.
1.1.4.4. Hiện đại
Trong các cơ quan, tổ chức, việc thực hiện công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại, hiện đại hóa công
tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất
lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách. Tuy nhiên, quá
trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù
hợp trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.
1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư
Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, đây là một công tác liên quan đến nhiều bộ
phận, nhiều cá nhân và cũng là công tác thường xuyên diễn ra, chính vì vậy
có rất nhiều yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng của công tác này.
Thứ nhất đó là môi trường làm việc, đây là yếu tố quyết định trực tiếp đến
tâm lý làm việc của người làm công tác văn thư, môi trường làm việc tốt là sự bố
trí hợp lý, khoa học phòng làm việc cũng như phương tiện, trang thiết
13

bị, môi trường làm việc tốt phải đáp ứng các yếu tố thông thoáng, phòng
làm việc phải đảm bảo diện tích, ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm phải phù
hợp, không làm ảnh hưởng tới sức khỏe, ảnh hưởng đến năng suất, hiệu
quả giải quyết công việc, đảm bảo không ô nhiễm âm thanh làm ảnh
hưởng đến tinh thần, sự tập trung của người làm công tác văn thư.
Thứ hai, đó là yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật, khoa học
kỹ thuật phát triển sẽ giúp ích trong công tác thu thập và xử lý thông tin
nói chung và công tác văn thư nói riêng, hiệu quả thực hiện công tác
văn thư sẽ được thể hiện đầy đủ khi được trang bị các phương tiện làm
việc hiện đại, phù hợp với tình hình xử lý và mức độ công việc và
ngược lại khi không được trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ
công tác văn thư thì người làm công tác này sẽ không phát huy được
hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ và công việc liên quan.
Yếu tố thứ ba có tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng
công tác văn thư đó là trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, trình độ
của người làm công tác văn thư là yếu tố quyết định đến năng suất, chất
lượng của công tác văn thư. Dù có trang bị phương tiện hiện đại, đầy đủ
đến như thế nào nhưng con người không biết khai thác, sử dụng một cách
hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì phương tiện đó cũng không
có ý nghĩa. Ngoài trình độ, khả năng chuyên môn, khả năng xử lý các công
việc liên quan đến công tác văn thư thì thái độ, tinh thần, trách nhiệm của
người làm công tác văn thư cũng sẽ có tác động không nhỏ đến chất
lượng công tác văn thư, người làm công tác văn thư không nhiệt huyết,
không tìm tòi học hỏi, không có cái tâm với công việc của mình thì chắc
chắn là chất lượng của công tác văn thư sẽ không được đảm bảo.
14

Ngoài các yếu tố trên, thì quy trình, thủ tục làm việc, văn hóa công
sở, cơ sở vật chất, năng lực của người làm công tác văn thư cũng có
tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác này.
Về quy trình, thủ tục làm việc, có thể khẳng định công tác văn thư
cũng giống như các công tác khác, để thực hiện các khâu nghiệp vụ
một cách khoa học thì cần xây dựng quy trình, thủ tục thực hiện, theo
đó, người làm công tác văn thư sẽ căn cứ theo trình tự các bước để
hoàn chỉnh việc giải quyết công việc của mình. Việc xây dựng quy trình,
thủ tục làm việc một cách hợp lý, đáp ứng các yêu cầu đặt ra và phù
hợp với tình hình thực tế, sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác
văn thư, ngược lại nếu quy trình, thủ tục được xây dựng rườm rà, phức
tạp, sẽ cản trở việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, làm cho người đảm
nhận công tác không đảm bảo thời gian cũng như các yêu cầu khác.
Trong giai đoạn hiện nay, việc thực hiện các quy trình, thủ tục của
công tác văn thư cơ bản đảm bảo, cụ thể bằng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2015, trong đó, công tác văn thư, lưu trữ được quy trình hóa các
bước thực hiện và đây cũng là một quy trình mở, theo đó, tùy thực trạng
từng đơn vị, có thể bổ sung, thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế.
Văn hóa công sở cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác
văn thư, nguyên nhân của nó xuất phát từ việc công tác văn thư là công việc
bao gồm trong nó toàn bộ hoạt động của một cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng và
tác động đến tất cả các bộ phận, các cá nhân, từ lãnh đạo đến cán bộ, công
chức chuyên môn. Nếu trong một cơ quan, tổ chức, tất cả các cá nhân điều ý
thức được tầm quan trọng, vị trí và vai trò của công tác văn thư, có sự đầu tư
phù hợp và quan tâm đúng mức thì chắc chắn rằng chất lượng công tác văn
thư sẽ có những khác biệt so với các tổ chức, cơ quan khác. Văn hóa công sở
ở đây cũng có thể hiểu là thái độ của các cá nhân đối với công tác
này, một 15

công việc bất kỳ sẽ không bao giờ đáp ứng được tiêu chí chất lượng
nếu không có sự quan tâm đúng mức, và công tác văn thư cũng vậy.
Yếu tố về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Trong thời đại ngày nay,
yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị luôn là tiêu chí có tầm ảnh hưởng
lớn đến hầu hết các mặt của đời sống xã hội, đối với công tác văn thư,
thì việc đáp ứng cơ sở vật chất, máy móc, phòng kho phù hợp sẽ góp
phần nâng cao chất lượng công tác này, công tác văn thư sẽ không
được thực hiện tốt nếu như không có các thiết bị như máy tính, máy in,
máy scan, các phần mềm quản lý văn bản, chữ ký số…
Về năng lực của người làm công tác văn thư, đây có thể nói là yếu tố
không thể tách rời đối với công tác này, những người làm công tác văn
thư, có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tâm huyết với công việc sẽ góp
phần không nhỏ trong việc thực hiện hiệu quả công tác này, năng lực
được thể hiện qua cách đáp ứng các yêu cầu của công tác văn thư trong
quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ, năng lực cũng có thể là khả năng
tiếp cận các phần mềm, làm chủ khoa học công nghệ để ứng dụng vào
công việc hằng ngày, năng lực cũng có thể là khả năng xây dựng và tham
mưu lãnh đạo cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn
bản phục vụ công tác quản lý, điều hành ở các cơ quan, nội dung cơ bản
của công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.6.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện được sử dụng chủ yếu trong quản lý, điều hành,
công tác văn thư bằng việc tham gia trực tiếp vào việc xây dựng và ban hành
16

văn bản phải đảm bảo cho các văn bản được ban hành đúng với quy định
về thể thức văn bản và các quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Đảm bảo về thể thức văn bản nghĩa là đảm bảo các thành phần cấu
thành văn bản đối với từng loại văn bản nhất định do các cơ quan có
thẩm quyền quy định, hiện nay trong hệ thống văn bản nước ta có hai
hệ thống văn bản lớn là văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà
nước. Đối với văn bản của Đảng, hiện nay thực hiện theo Quy định của
Ban Bí thư Trung ương Đảng Khoá XII: số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017
“về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”, đối
với hệ thống văn bản quản lý Nhà nước hiện nay thực hiện theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về “Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
Việc bố trí các thành phần thể thức văn bản (trên một trang giấy khổ A4:
210 mm x 297 mm) phải đảm bảo theo Phụ lục II của Thông tư 01/2011/TT-
BNV ngày 19/01/2011, cụ thể như sau:
Sơ đồ 1.1. Bố trí các thành phần thể thức
17

1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3: Số, ký hiệu của văn bản
4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b: Trích yếu nội dung công văn
6: Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ
chức 9a, 9b : Nơi nhận
10a: Dấu chỉ mức độ mật
10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo đúng quy trình, bao
gồm việc xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản, thể loại văn bản, thu thập và xử lý các thông tin có liên
quan đến văn bản, xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo, duyệt bản
thảo và chỉnh sửa bản thảo, đánh máy, nhân bản văn bản, kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành, trình ký văn bản, ban hành văn bản.
18

1.6.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan
bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và tổ chức giải
quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
Đối với quản lý văn bản đến, công tác văn thư trực tiếp thực hiện
các nội dung: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao văn
bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đối với hoạt động quản lý văn bản đi, văn thư thực hiện các nội dung
sau: Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật
trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản, đóng dấu cơ
quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có), đăng ký văn bản đi, làm thủ tục
phát hành và theo dõi việc phát hiện văn bản đi, lưu văn bản đi.
1.6.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện
công tác quản lý nhà nước, trong hoạt động của cơ quan, văn bản
ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức
quan trọng là con dấu, chính vì vậy tổ chức quản lý và sử dụng con
dấu cũng là một nội dung hết sức quan trọng của công tác văn thư.
Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định số
99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử
dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ
quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội,
quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ
chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập,
hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
19

Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho văn thư quản lý và
sử dụng, Văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý
và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư,
trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được
sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu
trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu, con dấu cần phải
được đảm bảo an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép
bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng Văn thư phải báo cáo người
đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con
dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan
công an nơi xảy ra mất con dấu và lập biên bản.
Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ
chức, chỉ đóng dấu vào các văn bản khi đã ban hành đúng hình
thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Không được đóng dấu trong các trường hợp: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng
hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền. Phải đảm bảo sử dụng con dấu theo đúng nguyên tắc và thực
hiện tốt các quy định về quản lý con dấu bao gồm các nội dung về thực
hiện đúng nguyên tắc đóng dấu và chế độ quản lý con dấu.
1.6.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, là
khâu cuối cùng và hết sức quan trọng của công tác văn thư, làm tốt công tác
lập hồ sơ sẽ góp phần quan trọng trong việc giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ
20

chức, hạn chế được văn bản, giấy tờ không có giá trị và không bỏ
sót những hồ sơ quan trọng.
Nội dung của công tác lập hồ sơ bao gồm: Mở hồ sơ, thu thập
văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ.
Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và
thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải
chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bia hồ sơ. Cán bộ, công
chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ
tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. Các văn bản trong
hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, theo đặc điểm
khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp,
chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.
Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ
cũng kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải
kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản còn thiếu và loại ra những văn
bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu không cần để trong hồ sơ. Đối với
các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Yêu cầu của mỗi hồ sơ được lập đó là hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ, văn
bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc, văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Đối với việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Hàng năm, lãnh đạo cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan,
21

tổ chức. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với
các đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công, giải quyết, giao nộp
hồ sơ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định. Người làm công tác văn
thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc, giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
1.2. Công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm
Từ thời Nguyên thủy, con người đã biết sử dụng những phương
tiện để ghi và truyền đạt thông tin như ký hiệu trên các vỏ cây, vách
đá... Khi xã hội phát triển, đặc biệt là khi nhà nước ra đời, yêu cầu
của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết, đó cũng là nền
tảng để công tác lưu trữ hình thành và phát triển.
Trên thế giới, có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ
lưu trữ, ở Việt Nam cũng có khá nhiều quan niệm về công tác lưu
trữ, theo Từ điển tiếng việt, lưu trữ có nghĩa “cất giữ và sắp xếp,
hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [27, 934].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có liên quan tới việc tổ
chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học
lịch sử và các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản
lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, công tác lưu trữ bao gồm
những vấn đề cơ bản sau:
22

+ Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý
nhà nước về lưu trữ.
+ Thực hiện các khâu nghiệp vụ về lưu trữ.
+ Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Ở các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ là nhiệm vụ hết sức
cần thiết nhằm lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn
bản, tài liêu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin
quá khứ và làm bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết.
Nói tóm lại, có thể hiểu “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ” [21, 1]
1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc
lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác
công văn, giấy tờ, trong đó Người chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý
báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính
sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó,
việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng” [9].
Sau ngày cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp kết thúc thắng lợi,
nhiệm vụ xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc và đấu tranh giải phóng Miền
Nam thống nhất đất nước đã đặt ra cho ngành lưu trữ những nhiệm vụ cấp
bách và nặng nề, Thông tri số 259-TT/TW ngày 08/9/1959 của Ban Bí thư Trung
ương Đảng đã nêu rõ “ Công văn, tài liệu đã dùng rồi đem lưu trữ lại là một tài
sản rất quý báu, nó có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu
23

tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế hoạch công
tác và đường lối, phương châm chính sách về mọi mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật” [15, 31]
Năm 1982, Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam đã ban hành Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, lần đầu
tiên, quan điểm của Đảng coi tài liệu lưu trữ là một di sản đặc biệt của
dân tộc được thể chế hóa trong một văn bản pháp luật cao nhất của
ngành lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị
đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước”[20, 6-7]
Từ những quan điểm đó, có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ
có vai trò quan trọng đối với việc góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc khai thác thông tin phục vụ
công việc ở các cơ quan, tổ chức có thể có từ nhiều nguồn khác nhau,
tuy nhiên nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng và
tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm.
Dựa trên những thông tin được lưu trữ có thể nghiên cứu, tìm
ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của
vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự
tác động của văn bản đang soạn thảo, từ đó tìm ra các quy luật
vận động chung để làm tốt công tác định hướng.
Thông qua tài liệu lưu trữ, có thể đánh giá nội dung của các
giai đoạn trước, đánh giá những thành công, thất bại, tìm hiểu
nguyên nhân để kế thừa những yếu tố hợp lý, phát huy những giá
trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất các tiêu cực.
Làm tốt công tác lưu trữ sẽ làm thúc đẩy công tác văn thư,
hành chính, công tác văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
24

Mục đích của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các
thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ lợi ích chính
đáng của tổ chức, cá nhân, vì vậy thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ
có ý nghĩa, tác dụng nhất định đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu
lại, giữ lại, phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã
hội, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên
cứu, đồng thời là căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân.
Tài liệu lưu trữ là một nguồn quan trọng, quý giá, phản ánh bức
tranh toàn cảnh về một cơ quan, tổ chức, góp phần quan trọng trong
việc ghi lại và truyền đạt cho thế hệ kế cận, từ đó phát huy và kế thừa
những giá trị tốt, tìm ra những phương pháp, cách thức mới, thúc đẩy
nhanh sự phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, giúp tổng kết hoạt động
và rút ra bài học kinh nghiệm bổ ích trong quá trình hoạt động.
Với những ý nghĩa và vai trò đó, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một cơ
quan, tổ chức hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, quan tâm hoạt động lưu trữ,
phục vụ kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động khác.
1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ
Đối với công tác lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu về tính
khoa học, tính cơ mật và tính xã hội.
1.2.3.1. Tính khoa học
Công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận - thực
tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi tổ chức, tính khoa
học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các
phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của
25

công tác lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá
trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo
quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin...
Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ
đều có những đặc thù riêng của nó, khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát
hiện ra những đặc điểm của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một
cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu
khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu
trữ. Những thành tựu của các ngành toán học, hóa học, tin học... đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản tài
liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.2.3.2. Tính cơ mật
Trong công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài
liệu, nội dung trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại
hình thông tin khác, tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu có giá trị lịch sử, tài
liệu này được sử dụng rộng rãi, tuy nhiên một số tài liệu lưu trữ vẫn còn
chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật của cơ quan, bí mật nhà nước,
do đó chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ
các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người có lập
trường tư tưởng, thái độ chính trị vững vàng, có ý thức tổ chức kỷ luật,
chấp hành nghiêm túc các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ theo quy định.
1.2.3.3. Tính xã hội.
Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ
các nhu cầu khác của đời sống xã hội như hoạt động chính trị, hoạt động
ngoại giao, hoạt động quản lý nhà nước.... Nội dung tài liệu lưu trữ còn phản
ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển, thông qua tài
26

liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu, đánh giá kết
quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương
hướng phát triển của cơ quan, tổ chức của mình.
Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và
kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách khoa học, hệ thống và căn
cứ chính xác. Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần
quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà
nước và quyền lợi chính đáng của công dân vì vậy nó mang tính xã hội.
1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ.
Cũng giống như công tác văn thư, thực hiện công tác lưu trữ cũng
cần đảm bảo những yêu cầu riêng, những yêu cầu của công tác lưu trữ
đó là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ,
tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.2.4.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá
trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận
lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ
sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài
liệu, tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ
khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan.
Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên
môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện
các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại. Tổ chức khoa học
tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong
công tác lưu trữ, từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất
27

trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học
tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1.2.4.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, đây là điều kiện cơ bản để thực hiện
các mục đích của công tác lưu trữ, bởi nếu tài liệu không được bảo quản an
toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác tài liệu và sử dụng có hiệu quả, từ đó
việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức sẽ không được thực hiện đảm bảo, thông tin lưu trữ cũng
không được thể hiện đầy đủ và đạt được các giá trị tối ưu của nó.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính, bảo quản
không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong
tài liệu lưu trữ. Về bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu, người làm công
tác lưu trữ cần được trang bị kho lưu trữ đảm bảo về diện tích, độ ẩm, ánh
sáng, đảm bảo an toàn cháy nổ và tránh được tác động của các yếu tố bên
ngoài gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ. Đối với đảm bảo an toàn thông tin
trong lưu trữ, cần thực hiện đúng các khâu trong khai thác tài liệu, không để
việc khai thác tài liệu diễn ra khi chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện, bảo quản
an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm, trình độ của
người làm công tác lưu trữ, chú ý từng loại đối tượng độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu và chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.
1.2.4.3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các
thông tin có trong tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân, vì vậy tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả
là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Để đảm bảo công
tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cần nghiên cứu nhu cầu khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ, phân loại đối tượng độc giả, nghiên cứu, xây dựng
28

các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức
các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quản, thực hiện tốt việc tổ
chức và khai thác tài liệu lưu trữ cũng đòi hỏi người làm công tác lưu trữ
phải có trình độ và khả năng ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ
1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, đòi hỏi phải
thực hiện tốt các nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ, đó là việc phân loại
tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống
kê, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2.5.1. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ
biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc
các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và
sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:
Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ, tài
liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn, được hình thành
trong phạm vi rộng lớn. Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ
chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan.
Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và
khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan, tổ
chức có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối,
nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài
liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo
phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là tính khoa
học và tính triệt để.
29

Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông
phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và
phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ
đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông.
Tính triệt để thể hiện trong việc xây dựng phương án phân
loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo
từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu
thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.
Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định.
Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài
liệu trong các Phông lưu trữ nói chung và Phông lưu trữ quốc gia
nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm
của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước.
Đối với Phông lưu trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo
không được phân tán tài liệu trong phông và không phá vỡ mối
liên kết của tài liệu trong phông.
Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu
thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc
phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ
sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng
cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu
cần được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm
tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo
quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá
trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.
30

1.2.5.2. Đánh giá tài liệu lưu trữ
Đánh giá tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các nguyên tắc,
phương pháp và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân
tích tài liệu, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản
và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Nhiệm vụ của đánh giá tài liệu ở lưu trữ cơ quan là kiểm tra lại giá
trị các hồ sơ nhận được từ văn thư, lưu trữ cơ quan phải lựa chọn
được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để đưa vào bảo
quản ở lưu trữ cố định. Công tác đánh giá tài liệu ở giai đoạn này có thể
kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung khác: khi thu thập,
thống kê, phân loại và chỉnh lý hoặc có thể tiến hành độc lập.
Đánh giá tài liệu trong lưu trữ lịch sử: Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn
này là kiểm tra và lựa chọn những hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan, thông
qua nguồn nộp lưu theo quy định của nhà nước. Tại đây các hồ sơ sẽ được
xem xét giá trị lần cuối cùng và được quyết định bảo quản cố định. Tài liệu
trùng lặp thông tin giữa các phông, tài liệu lựa chọn không chính xác ở giai
đoạn trước, tài liệu đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu hủy
nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử.
Công tác đánh giá tài liệu chính là quyết định số phận tài liệu, những tài
liệu nào được lưu giữ lại và được bảo quản trong lưu trữ thì chúng có giá trị
lịch sử cao, đòi hỏi người làm công tác đánh giá tài liệu phải hết sức thận
trọng, tiến hành đánh giá một cách khách quan, chính xác và khoa học.
1.2.5.3. Bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến
việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu
còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện Phông lưu
trữ cơ quan và Phông lưu trữ Quốc gia theo những quy định hiện hành.
31

Công việc bổ sung tài liệu là một khâu nghiệp vụ không thể tách rời với
các khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ, đây là một khâu nghiệp vụ
được tiến hành thường xuyên và liên tục của lưu trữ cơ quan, thực hiện tốt
việc bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ góp phần làm phong phú thêm tài liệu lưu trữ,
đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của cơ quan, tổ chức nói riêng và của xã
hội nói chung về công tác lưu trữ. Do đó, nhiệm vụ của người làm công tác
lưu trữ là phải tổ chức thu thập những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ
sung vào kho lưu trữ hiện đang bảo quản, cụ thể các công đoạn như: Lập kế
hoạch thu thập hồ sơ tài liệu, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công
chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ, hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ tài liệu, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối chiếu
giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao
nhận tài liệu, vận hành phần mềm lưu trữ cơ quan để tiếp nhận tài liệu điện tử
được đồng bộ từ phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
Công tác thu thập tài liệu lưu trữ được tiến hành ở hai giai đoạn của
tài liệu, gồm: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu
trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng ban, đơn vị trực thuộc cơ
quan, xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ Quốc gia
và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập theo quy định của pháp luật.
Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ cũng được thực hiện theo hai giai đoạn:
Dựa vào nguồn thành phần tài liệu phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc
phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện
phông lưu trữ, đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu
cần nộp lưu, tiến hành tìm kiếm và bổ sung tài liệu còn thiếu.
Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm:
32

+ Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu
thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
+ Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu
trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau
thời gian lưu trữ hiện hành.
+ Phân tích các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ
quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ
quốc gia theo quy định.
+ Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ
sung, hoàn chỉnh Phông lưu trữ cơ quan và Phông lưu trữ quốc gia.
1.2.5.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
Thống kê trong lưu trữ là việc vận dụng các phương pháp và công
cụ để xác định chính xác về số lượng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn
vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm nắm được số tại liệu hiện có, thành phần
và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm
khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng
kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ dựa trên các nguyên tắc tập trung,
thống nhất và đảm bảo tính kế thừa trên các giai đoạn công việc, tất cả các
loại tài liệu lưu trữ phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê.
Công tác kiểm tra tài liệu lưu trữ nhằm mục đích nắm được số lượng,
trạng thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót
33

trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có
biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra.
Nội dung của việc kiểm tra được thực hiện theo quy định của
pháp luật cũng như của cơ quan có tài liệu lưu trữ và tập trung
vào các vấn đề chính như tình hình thực hiện các quy định về
công tác lưu trữ, về tình hình tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất bảo
quản tài liệu lưu trữ, nhân sự để thực hiện công tác lưu trữ.
Sau khi thực hiện công tác kiểm tra phải thực hiện tích cực các
biện pháp cụ thể để khắc phục những sai sót như tìm tài liệu bị mất,
bổ sung những tài liệu còn thiếu, phục chế tài liệu hư hỏng....
Việc thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng
trong tổ chức quản lý, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cũng như tổ
chức khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ cho mục đích khác nhau.
1.2.5.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài
liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng
cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình
hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn
chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý.
34

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải được phân loại và lập thành hồ
sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ
hiện hành, xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần
loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu, lập các
công cụ tra cứu, lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
1.2.5.6. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ
thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục
vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng bởi tài liệu
lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên,
môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện các nội dung
nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu
lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng,
cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý
kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại
cho tài liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra
và thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các
biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của
các nhân tố gây hại đối với tài liệu. Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố
trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho
lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Đối
với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các
biện pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.
35

1.2.5.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ
cơ bản nhằm cung cấp những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu
trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và
các lợi ích chính đáng của tổ chức, cá nhân.
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là giúp độc giả có thể
khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu
trữ vào phục vụ các nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và mọi công dân.
Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu đó là tổ
chức cho các độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc, cho mượn tài liệu,
thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ…
1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Chất
lượng là một khái niệm được sử dụng phổ biến trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội, trong mỗi lĩnh vực khác nhau thì cách hiểu về chất
lượng cũng khác nhau, đứng ở góc độ của người sản xuất thì chất lượng là
điều họ phải làm để đáp ứng các quy định và yêu cầu do khách hàng đặt ra, để
được khách hàng chấp nhận, ở khía cạnh người tiêu dùng thì chất lượng là
được xem là khả năng đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu của mình.
Còn khi nói tới chất lượng của một con người, một sự vật nào đó,
nghĩa là nói đến phẩm chất, giá trị, là cái tốt đẹp, cái có ích và đáp ứng
với những yêu cầu xác định, là cái vốn có bên trong làm cho cái này
khác với cái kia, dùng để so sánh, phân biệt cái này với những cái khác.
Mặc dù là một khái niệm có nhiều cách hiểu khác nhau, tuy không thể đi đến
một cách diễn giải tương đối thống nhất, nhưng dưới những góc nhìn khác nhau
vẫn có những cách hiểu cụ thể về chất lượng. Trong Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2008 chất lượng được hiểu là
36

Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc

Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc

Similar to Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc (17)

More from DV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149

More from DV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế.doc