Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---
BỘ NỘI VỤ
---/---
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VŨ THỊ HOA
CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - 2017

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---
BỘ NỘI VỤ
---/---
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VŨ THỊ HOA
CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGÔ THÀNH CAN
HÀ NỘI – 2017

3. LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Các số
liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố
trong bất kỳ công trình nào trƣớc đây.
Tác giả luận văn
VŨ THỊ HOA

4. LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập, nghiên cứu chƣơng trình
cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia đến
nay, tác giả đã luôn nhận đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo, gia
đình, bè bạn và đồng nghiệp.
Tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới PGS.TS.Ngô
Thành Can là ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình làm luận văn.
Với lòng biết ơn sâu sắc, tác giả xin gửi đến các thầy cô giáo Học viện
Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ, truyền đạt kiến thức, phƣơng
pháp nghiên cứu khoa học trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu hoàn
thành đề tài luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tác giả luận văn
VŨ THỊ HOA

5. MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN.................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung về văn phòng................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm................................................................................................ 9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................11
1.1.3. Vị trí, vai trò..........................................................................................17
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện..............20
1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ..............20
1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân cấp huyện.........20
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.................................................................25
1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện.........................................................................................27
1.3.1. Khái niệm chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện .......................................................................27
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện........................................................30
1.3.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện...............................................35
Tiểu kết chƣơng 1............................................................................................38
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .......................................................39

6. 2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận
Bắc Từ Liêm....................................................................................................39
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm..........................................39
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ..............................................................43
2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân quận Bắc Từ Liêm...........................................................................52
2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ..............................................................56
2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ...................56
2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chƣơng trình, kế hoạch công tác.............58
2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị ..............61
2.3.4. Đánh giá công tác văn thƣ, lƣu trữ........................................................63
2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng
công nghệ thông tin.........................................................................................67
Tiểu kết chƣơng 2............................................................................................68
Chƣơng 3. PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ
NỘI..................................................................................................................69
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm.................................69
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm..........................................75

7. 3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện ...............................................................................................................75
3.2.2. Tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công chức làm công tác
Văn phòng .......................................................................................................80
3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác
văn phòng ........................................................................................................92
Tiểu kết chƣơng 3............................................................................................95
KẾT LUẬN.....................................................................................................96
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................97
PHỤ LỤC........................................................................................................84
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT .......................................................... 91

8. 1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nƣớc đƣợc coi là
một trong những chủ trƣơng của Nhà nƣớc ta trong cuộc cải cách nền hành
chính. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này, chúng ta không thể không ngừng cải
tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng.
Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu
cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn
bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi
của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành
của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng
cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng
định: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh
đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ
giải quyết công việc không đúng […] cho nên phải luôn nêu cao tinh thần
trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt
nhiệm vụ được giao”.
Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, là “đầu mối công việc”, đƣợc HĐND và UBND ủy quyền “thừa lệnh”
trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thƣờng, giúp Thƣờng trực
HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của
mình. Ngoài chức năng tham mƣu, tổng hợp đƣợc thể hiện trong từng nhiệm
vụ cụ thể nhƣ: xây dựng quy chế và tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng
và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp văn phòng

9. 2
còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng ngày nhƣ: tổ chức các cuộc làm
việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
Đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm
2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày
01/4/2014. Do là một quận mới đƣợc thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ
Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND và
UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lƣợng công việc lớn. Xác định
rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt động chung
của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc Từ Liêm đã
không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình,
giúp Thƣờng trực HĐND thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát; giúp
UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực
hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các l nh vực của đời sống xã hội, nhằm từng
bƣớc khắc phục các khó khăn. Với phƣơng châm: “Kịp thời, chính xác, khoa
học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định
cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động, đáp ứng
những yêu cầu của thời đại mới.
Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng nhƣ đƣợc sự ủng hộ của
lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất
lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp
chƣơng trình thạc s của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung và trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, các vấn
đề liên quan đến chất lƣợng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
luôn nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những
ngƣời làm công tác văn phòng.

10. 3
Có thể kể đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính
chất học thuật nhƣ:
- Cuốn sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước do tác giả Lƣu
Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và
những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc (công tác văn thƣ, lƣu trữ);
- Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lƣu Kiếm
Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công
tác điều hành, tham mƣu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác
văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin -
báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ, hợp đồng, giao
tiếp văn phòng
- Cuốn sách Sổ tay tổ chức hành chính văn phòng dành cho trưởng
phòng tổ chức, chánh văn phòng quy định mới nhất về nghiệp vụ hành chính
văn phòng hướng dẫn soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho
các sự kiện quan trọng tại địa phương do tác giả Vũ Thị Kim Thanh biên
soạn (Nxb Lao động, 2013): Trình bày các hƣớng dẫn về nghi lễ, nghi thức, tổ
chức đại hội, hội nghị, tiếp khách, công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; nội
quy cơ quan, quy tắc ứng xử và văn hoá công sở cùng các mẫu soạn thảo văn
bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phƣơng;
- Cuốn sách Quản trị hành chính văn phòng do tác giảVũ Đình Quyền
biên soạn (Nxb Thống kê, 2005) đề cập đến một số nội dung cơ bản về vai trò
của văn phòng trong 1 tổ chức, những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản
trị hành chính văn phòng. Dịch vụ và phƣơng pháp văn phòng. Nguyên tắc cơ
bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn phòng, dự đoán về vai
trò của văn phòng trong tƣơng lai;
- Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho
đại học Hành chính do các tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình

11. 4
Chúc biên soạn (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn phòng và
công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chƣơng trình, kế hoạch
công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thƣ, lƣu trữ.
Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về công
tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc nói chung. Trong đó, trình bày về chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác văn thƣ,
công tác lƣu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác văn phòng.
Tuy nhiên, những tài liệu này chƣa phân tích hay đƣa ra những tiêu chí nhằm
đánh giá định tính cũng nhƣ định lƣợng về chất lƣợng hoạt động của công tác
văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc.
Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt
động văn phòng, chất lƣợng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng
HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, nhƣ:
- Chất lượng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp sở tại Ninh Bình của
tác giả Nguyễn Phƣơng Anh, luận văn thạc s quản lý công, học viện Hành
chính quốc gia ( 2015). Luận văn đã đi vào phân tích các số liệu để đánh giá
toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình.Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ
thể, phù hợp để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao
chất lƣợng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp Sở tại Ninh Bình;
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong
giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trƣờng Sơn, Luận văn thạc s Quản lý
hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày
khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động
của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới;
- Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND

12. 5
và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc s Quản
lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức
và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải
Phòng. Từ những thành tựu đạt đƣợc và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến
nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay;
- Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc s Quản
lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào
nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng, các yếu tố đảm bảo hiệu quả
hoạt động cũng nhƣ các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của văn
phòng. Trên cơ sở phân tích đó, tác giả đƣa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến hoạt động của
văn phòng, hiệu quả hoạt động văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà
nƣớc. Tuy nhiên, góc độ tiếp cận vẫn còn chung chung, chƣa có có công trình
nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống và tập trung sâu vào chất
lƣợng hoạt động văn phòng của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ
Liêm, thành phố Hà Nội. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả lựa
chọn đề tài này để nghiên cứu.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận, thực trạng liên quan đến
hoạt động và chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm để đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt
động của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành những
nhiệm vụ chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm đƣợc giao.

13. 6
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện.
Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động
của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay.
Làm rõ những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ các nguyên nhân dẫn đến hạn chế
về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay.
Ba là, đề xuất những phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm nâng cao chất
lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong
thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lƣợng hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua thực tiễn hoạt
động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận nghiên cứu: Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở
phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ ngh a Mác-
Lênin; tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trƣơng, chính sách của Đảng
Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nƣớc, lý luận chung về quản lý nhà
nƣớc.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phƣơng
pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh,
khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài
liệu...

14. 7
Đặc biệt, để bổ sung các nguồn thông tin, tƣ liệu phục vụ cho việc phân
tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận
Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi
nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi đƣợc
thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lƣợng hoạt
động. Đối tƣợng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND,
UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời
gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017.
Tổng số lƣợng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó
có 157 trả lời đầy đủ các câu hỏi, 16 phiếu không trả lời đầy đủ các câu hỏi.
Nhƣ vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu hỏi đƣợc xử lý và đƣợc tính là
100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích các nội dung cụ thể phục vụ cho
việc làm sáng tỏ thực trạng cũng nhƣ nhận định, đánh giá của tác giả đối với
chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận:
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận hoạt
động Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng cao
chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng, hoạt
động văn phòng của các cơ quan nhà nƣớc nói chung.
Luận văn đƣa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp với
văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công chức
làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện.

15. 8
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn đƣợc kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung
chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của Luận
văn đƣợc chia thành 3 chƣơng, bao gồm:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chƣơng 2. Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Chƣơng 3. Phƣơng hƣớng, giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành
phố Hà Nội.

16. 9
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN
1.1. Khái quát chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành
chính”, Viện nghiên cứu khoa học hành chính 53] dẫn ra một số cách hiểu
nhƣ sau:
Trong từ điển Bách khoa toàn thƣ của Nga, thuật ngữ văn phòng có
nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có ngh a là ngƣời chuyển thƣ từ,
văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thƣ, văn bản trong các cơ
quan, tổ chức.
Các nƣớc phƣơng tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford
Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định ngh a văn phòng là tòa nhà làm
việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ
công (Bƣu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại
giao), một cá nhân (Văn phòng nghị s , văn phòng luật sƣ ).
Từ điển Bách khoa Việt Nam định ngh a văn phòng là “địa điểm làm
việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là
nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng
là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức
với các công việc chủ yếu nhƣ: Giúp thủ trƣởng cơ quan xây dựng và triển
khai chƣơng trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản
cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài
chính, các phƣơng tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các
thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao”.

17. 10
Hiện nay, thuật ngữ văn phòng đƣợc dùng theo các ngh a sau đây:
Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính;
Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều
hành công việc nội bộ 53, tr. 352-353].
Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định ngh a văn phòng là “bộ phận
phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” 37, tr. 1408 .
Theo các tác giả cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính
văn phòng thì trong thực tế, văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều ngh a khác nhau,
phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở
mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về
cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng:
Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,
đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ
cho việc điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian:
Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai ngh a dƣới đây:
Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ nhƣ: văn
phòng nghị s , văn phòng tổng giám đốc...
Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn
bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ 52, tr. 7-8].
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này
tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo ngh a: “Văn phòng là một bộ phận của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, l và tổng hợp thông tin phục vụ

18. 11
cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng th i bảo đảm các điều kiện vật chất, k
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan
trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã đƣợc
trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm,
sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. Mỗi nghiên cứu có đề cập và
làm rõ ở nhiều mức độ khác nhau, cũng nhƣ có cách tiếp cận về chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của văn phòng khác nhau, song tựu trung có thể thấy văn
phòng đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ sau đây:
1.1.2.1. Chức năng
Chức năng đƣợc hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể
hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng đƣợc
hiểu là những mặt, những phƣơng diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ
quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình.
Chức năng của văn phòng là những phƣơng diện hoạt động chuyên biệt
của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên
môn hóa.
Các chức năng của văn phòng đƣợc phân loại tùy thuộc vào mục đích
nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn
vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý ngh a cơ bản nhất của việc tiến
hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều
cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ
bản, bao gồm: tham mƣu, tổng hợp; hậu cần và đại diện.
Thứ nhất, chức năng tham mƣu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và
cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công
việc cụ thể.

19. 12
Tham mƣu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mƣu,
đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các
vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chƣơng trình hoạt động; tổ chức
các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.
Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện việc tổng hợp, xử lý thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của
lãnh đạo, thủ trƣởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và
đi, thông tin thu đƣợc từ công tác tiếp dân...
Tham mƣu, tổng hợp là chức năng quan trọng của văn phòng, chức năng
tham mƣu của văn phòng có đặc điểm khác với chức năng tham mƣu của các
đơn vị chuyên môn trong cơ quan, tổ chức, Văn phòng chủ yếu tập trung tham
mƣu về tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan nhƣ:
+ Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế trong
cơ quan
+ Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác thàng, quý, năm, xếp lịch
làm việc hàng tuần cho lãnh đạo cơ quan giúp cơ quan làm việc theo chƣơng
trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình đó.
+ Thu thập, cung cấp, sử lý, phân tích, tổng hợp thông tin thƣờng
xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ báo cáo lên các
cơ quan cấp trên theo quy định.
+ Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình,kế hoạch
lịch làm việc và các quyết định quản lý.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động
của cơ quan.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện
các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các đơn vị trực thuộc và cơ
quan thông tin đại chúng.

20. 13
+ Thẩm định các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo về hình
thức và pháp chế văn bản, văn bản do chính Văn phòng soạn thảo thì ngoài
trách nhiệm thẩm định về hình thức, pháp chế, còn thẩm định về nội dung
trƣớc khi trình lãnh đạo phê duyệt.
+ Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan.
Tham mƣu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để
tham mƣu, muốn tham mƣu cần phải tổng hợp.
Thứ hai, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần. Đây là chức năng
mang tính đặc thù của văn phòng, là hình thức biểu hiện mối quan hệ văn
phòng với toàn bộ cơ quan,Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối
và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phƣơng
tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm các
điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản;
sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc; Quản lý tài
sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lƣơng, thƣởng; và thực
hiện các hoạt động khác nhƣ y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự,
phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp
của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông
qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những
nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tƣợng quản lý;
hai là, hƣớng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;
ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;
bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lƣu; năm là, tổ chức các buổi
tiệc chiêu đãi khách 52, tr.10-12].
1.1.2.2. Nhiệm vụ
Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể đƣợc giao những nhiệm vụ

21. 14
cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị,
tổ chức có những nhiệm vụ sau đây:
+ Xây dựng chƣơng trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác
cho cơ quan.
Văn phòng có nhiệm vụ hàng đầu là xây dựng chƣơng trình công tác
tháng, quý, năm và lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo cơ quan. Chƣơng
trình, kế hoạch, lịch làm việc là cơ sở để lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành
công việc một cách chủ động, có kế hoạch. Chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm
việc giúp cho hoạt động của từng ngƣời và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm
vụ cụ thể, rõ ràng, không lôi cuốn vào công việc sự vụ.
+ Công tác văn thƣ – lƣu trữ.
Công tác văn thƣ có ý ngh a đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy
đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ quản lý Nhà nƣớc của cơ
quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lƣợng đúng đƣờng lối,
chính sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà và
của cơ quan. Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm các nội dung: xây dựng và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
Thu thập, sƣu tầm, bổ sung tài liệu; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác định
giá trị tài liệu; thống kê bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống công cụ tra tìm
tài liệu, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất
kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ
trƣởng.
Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và
những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trƣởng theo dõi việc giải quyết
văn bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc.

22. 15
+ Công tác thông tin báo cáo phục vụ lãnh đạo UBND quận Bắc Từ
Liêm
Thông tin là đối tƣợng lao động của CBCC trong các cơ quan nhà
nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là căn cứ để ban hành các quyết
định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành.
Thông tin sau khi thu thập phải đƣợc sử lý, ngh a là thông tin phải kiểm
tra, phân tích đánh giá, xác định đối tƣợng cần khai thác, sử dụng; xử lý về
mặt kỹ thuật, bảo quản lƣu trữ.
Thông tin đƣợc thu thập qua các kênh: Từ cơ quan Đảng, Nhà nƣớc,
Đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh tế, các phƣơng tiện thông tin đại
chúng, dƣ luận xã hội , nhân dân dƣới các hình thức: nhƣ văn bản pháp luật,
các mệnh lệnh; các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; công văn giấy tờ hàng ngày;
chế độ thông tin báo cáo; hội nghị, hội thảo; báo chí, truyền hình; đơn thƣ của
nhân dân.
Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì
mọi nguồn thông tin đến hay đi đều đƣợc thu nhận, xử lý chuyển phát tại văn
phòng. Công tác thông tin báo cáo là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng,
bao gồm việc thu thập, xử lý, biên tập tin về tình hình các sự kiện, các hoạt
động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tƣợng bị quản lý, nhằm: Phục vụ
cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày. Đáp ứng các yêu cầu về thông
tin để lãnh đạo UBND quận Bắc Từ Liêm quyết định các chủ trƣơng, biện
pháp lớn nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ quan. Kiểm điểm việc thực
hiện các quyết định, chỉ thị, chƣơng trình, kế hoạch công tác đề ra.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thƣ từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác cũng nhƣ với nhân dân nói chung.
+ Công tác tuyên truyền, thi đua – khen thƣởng.

23. 16
Văn phòng HĐND và UBND có chức năng là đầu mối tổng hợp công
tác thi đua - khen thƣởng trong toàn quận và thực hiện nhiệm vụ về công tác
thi đua - khen thƣởng nhƣ tham mƣu cho thủ trƣởng cơ quan và Hội đồng thi
đua - khen thƣởng, xây dựng chƣơng trình kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thƣởng cho từng thời kỳ, từng l nh vực, xây dựng quản lý quỹ thi đua khen
thƣởng, xem xét thẩm định đề xuất các hình thức khen thƣởng bảo đảm chính
xác kịp thời theo đúng quy định của pháp luật. Quản lý cấp phát hiện vật khen
thƣởng của các phòng ban.
+ Công tác quản lý tài chính và công sản
Trong công sở Nhà nƣớc cần phải có tài sản để đảm bảo hoạt động (
còn gọi là tài sản công), bao gồm các sở vật chất, trang thiết bị, phƣơng tiện,
dụng cụ, vật tƣ.Văn phòng HĐND - UBND quận là bộ phận đƣợc lãnh đạo
UBND quận ủy quyền quản lý tài sản công của Nhà nƣớc giao cho Ủy ban
đồng thời trực tiếp có nhiệm vụ bảo quản lý, sử dụng các cơ sở vật chất, trang
thiết bị tại văn phòng. Thực hiện công tác quản trị, Văn phòng HĐND -
UBND có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật, phƣơng tiện cho
CBCC làm việc thuận lợi, bảo đảm kinh phí chi tiêu cho các phòng ban theo
đúng kế hoạch đƣợc duyệt. Ngoài ra còn phải lập kế hoạch tài chính, dự toán
kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo
kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu
nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nƣớc và quyết định của thủ trƣởng.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của các phòng ban; bảo đảm các yêu cầu
hậu cần cho hoạt động và công tác của phòng ban.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
Xây dựng củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND .

24. 17
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, tự bản
thân Văn phòng phải xây dựng đƣợc cơ cấu tổ chức hợp lý, phát huy đƣợc tối
đa hiệu quả của công tác Văn phòng. Để đảm bảo tính thống nhất trong hệ
thống tổ chức của cơ quan, tổ chức bộ máy Văn phòng cũng phải tuân theo
những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy
Văn phòng cũng cần tính đến đặc thù công tác riêng có của văn phòng, khá đa
dạng và phức tạp để tổ chức bộ máy Văn phòng sao cho phù hợp, đáp ứng
đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ của cơ quan.
Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn
phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và
hƣớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết 52, tr.12-14].
1.1.3. Vị trí, vai trò
1.1.3.1. Vị trí
Vị trí đƣợc hiểu là nơi, chỗ mà thực thể tồn tại, hoặc gắn bó với các thực
thể khác với tƣ cách là những bộ phận của một thực thể lớn hơn. Nhƣ vậy, vị
trí của văn phòng đƣợc hiểu là nơi, chỗ mà văn phòng tồn tại với tính cách là
một thực thể, đồng thời khi nói đến vị trí văn phòng tức nói đến mối quan hệ
giữa văn phòng và các bộ phận khác trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức nhất
định.
Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn
liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Trong quá trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có
mối quan hệ nội bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các
cơ quan, đơn vị, tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt
động thông tin qua lại khác.
Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận
trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông

25. 18
qua hoạt động quản lý, điều hành của ngƣời đứng đầu nói riêng, của bộ máy
lãnh đạo, quản lý nói chung. Đây là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên, liên tục,
đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí
trung gian của văn phòng.
Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối
quan hệ bên ngoài ấy đều đƣợc tiến hành thông qua văn phòng, không thể
thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng đƣợc coi là đầu mối thông tin liên lạc, là
bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời,
là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo,
quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Gắn với chức năng tham mƣu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp
việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho
các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động
điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.
Nhƣ vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn
phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo
cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài đƣợc
thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.3.2. Vai trò
Vai trò thƣờng là tính từ tính chất của sự vật, sự việc, hiện tƣợng, dùng
để nói về vị trí, chức năng, nhiệm vụ mục đích của sự vật, sự việc, hiện tƣợng
trong một hoàn cảnh, bối cảnh và mối quan hệ nào đó. Ở đây, vai trò của văn
phòng đƣợc hiểu là tính cần thiết của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ
chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành bộ máy một cách trơn
tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành đƣợc. Cụ thể là:
Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo,
quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc
chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính

26. 19
xác, mau lẹ, hiệu quả hơn. Thêm nữa, văn phòng là bộ phận tham mƣu trực
tiếp cho lãnh đạo trong việc xử lý, giải quyết các công việc hàng ngày, thƣờng
xuyên và cả các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, văn phòng đóng
vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của bộ
máy quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận
khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống
nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Ở đây,
văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các
bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, văn
phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức
tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cƣơng trong quản lý.
Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp
trong nội bộ cũng nhƣ với bên ngoài.
Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật
chất nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động của từng bộ phận và của cả cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Thứ tƣ, văn phòng có vai trò tạo nền nếp làm việc khoa học trong tổ
chức, nâng cao năng suất, chất lƣợng lao động của tổ chức thông qua việc
giúp lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc, quy chế kiểm tra, giám sát việc
thực hiện quy chế của tổ chức. Hoạt động này của văn phòng hết sức quan
trọng bởi nó góp một phần quan trọng trong việc trực tiếp tạo nên môi trƣờng
làm việc chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức.
Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý
thông tin để tham mƣu cho nhà lãnh đạo, quản lý. Hoạt động thông tin của
văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lƣợng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh
đạo, quản lý trong tổ chức.

27. 20
Nhƣ vậy, có thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là
trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính
thƣờng xuyên, liên tục và luôn luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của
đời sống xã hội.
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
Theo Luật tổ chức chính quyền địa phƣơng 2015, cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mƣu, giúp Ủy ban nhân
dân thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về ngành, l nh vực ở địa phƣơng
và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan
nhà nƣớc cấp trên. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân
dân, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà
nƣớc về ngành, l nh vực cấp trên (Điều 9).
Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh quy định rõ các cơ quan chuyên môn đƣợc tổ chức thống
nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ,
Phòng Tƣ pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi
trƣờng, Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông
tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng
HĐND và UBND.
1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mƣu, tổng hợp, giúp việc
cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt
động của cơ quan đó. Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động
của chính quyền địa phƣơng cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND

28. 21
năm 2003, các văn bản hƣớng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và
UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp
huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy;
đồng thời mô hình này đƣợc xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất
tƣơng đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng
hành pháp. Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần đƣợc khắc phục, đặc biệt là khi tổ
chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng năm 2015.
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là ngƣời đứng
đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trƣớc UBND
cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trƣớc pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của ngƣời đứng đầu Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện, là ngƣời giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số
mặt công tác và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về nhiệm vụ đƣợc
phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng đƣợc
Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lƣợng
Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 ngƣời.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng,
Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy
định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trƣởng
và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập
trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên
môn theo quy định.

29. 22
Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của
UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của
cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc UBND, Chủ tịch UBND cấp
huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
mình và các công việc đƣợc UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công
hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi
để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị
thuộc quyền quản lý của mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND
cấp huyện và sở quản lý ngành, l nh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan
mình; báo cáo công tác trƣớc HĐND và UBND cấp huyện khi đƣợc yêu cầu;
phối hợp với ngƣời đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã
hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình.
Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ
phận tổng hợp, bộ phận hành chính – văn thƣ, bộ phận quản trị, kế toán – tài
vụ, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây
dựng chƣơng trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ
và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thƣờng trực
HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên
địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc
phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Hai là, bộ phận hành chính – văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm
vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một
cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều
hành của Thƣờng trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ

30. 23
thể thức, nội dung văn bản của Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện và
Văn phòng trƣớc khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy
định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công
tác lƣu trữ, các quy định về bí mật nhà nƣớc trong xây dựng, ban hành văn
bản quản lý nhà nƣớc; Tham mƣu cho Chánh Văn phòng trong việc hƣớng
dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thƣ đối với Văn phòng của
các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các nhiệm
vụ sau:
 Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
 Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan;
mua sắm các phƣơng tiện, trang thiết bị, vật tƣ hàng hóa theo đúng quy định hiện
hành;
 Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thƣờng xuyên
cũng nhƣ đột xuất của Thƣờng trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại
trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
 Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị
và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
 Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong
cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
 Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực
cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
 Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí
phục vụ các hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng;
quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức
tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng
quy định;

31. 24
 Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tƣ theo đúng quy
định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tƣ hàng hóa đảm
bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
 Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài
sản, vật tƣ hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
 Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán
bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhƣng phải đảm bảo nguyên
tắc, chế độ quy định hiện hành;
 Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản
thuộc Văn phòng.
 Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và
Văn phòng;
 Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nƣớc, thực hiện tiết kiệm
xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
 Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dƣỡng, sửa chữa, thay
thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách
tắc;
 Khi có công việc đột xuất của thƣờng trực HĐND, UBND trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh Văn phòng biết trƣớc khi đi.
Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính. Bộ phận này có
nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện
công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế
một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động
của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện.

32. 25
Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phƣơng 2015 về bộ
máy giúp việc của chính quyền địa phƣơng thì Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện là cơ quan tham mƣu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và
UBND cấp huyện (khoản 3, Điều 127).
 Về vị trí, chức năng
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp cho HĐND và UBND về:
Hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBNDvề chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; bảo đảm cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và
chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa,
một cửa liên thông; hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất
cả các l nh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ
Lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND
Bộ phận
tổng hợp
Bộ phận
hành
chính –
văn thƣ
Bộ phận
quản trị,
kế toán –
tài vụ
Bộ phận
tiếp nhận
và trả kết
quả hồ sơ
hành chính

33. 26
sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBDN cấp huyện giải quyết và nhận
kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức (Điều 7).
 Về nhiệm vụ, quyền hạn
Từ các chức năng trên, có thể thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện phải thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:
 Xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng
kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Thƣờng trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND cấp huyện. Giúp UBND cấp huyện tổ chức theo
dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã,
phƣờng, thị trấn thực hiện chƣơng trình đó;
 Giúp Thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện theo dõi, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phƣờng, thị trấn
trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác)
và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để
UBND cấp huyện xem xét quyết định;
 Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin đƣợc
thƣờng xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thƣờng trực HĐND,
UBND cấp huyện và chỉ đạo điều hành của UBND cấp huyện, Chủ tịch
UBND cấp huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà
nƣớc cấp trên theo quy định của pháp luật;
 Phối hợp với Thanh tra cấp huyện giúp Thƣờng trực HĐND và UBND
cấp huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo
theo quy định của pháp luật;
 Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND
cấp huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
cấp huyện với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;
 Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc cấp trên, của UBND

34. 27
cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản
quy phạm pháp luật đó;
 Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ
hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;
 Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp
huyện đảm bảo đúng chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và các quy định của
pháp luật;
 Quản lý con dấu của thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện, tổ
chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ, hành chính của Thƣờng trực HĐND
và UBND cấp huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản
lý hành chính nhà nƣớc đối với các phòng, ban và các xã, phƣờng, thị trấn
thuộc phạm vi quản lý của cấp huyện;
 Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, kinh phí, tài sản, vật tƣ,
hàng hóa đƣợc giao theo đúng quy định của Nhà nƣớc; đảm bảo các điều kiện
về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND cấp
huyện;
 Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trƣờng UBND cấp huyện;
 Thực hiện những nhiệm vụ và l nh vực công tác khác đƣợc Thƣờng
trực HĐND và UBND cấp huyện giao.
1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.3.1. Khái niệm chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Cho đến nay, có nhiều quan điểm về khái niệm “chất lƣợng” xuất phát từ
những góc tiếp cận khác nhau, những mục đích nghiên cứu khác nhau. Cụ thể:
Theo quan điểm triết học, chất lƣợng là tính xác định bản chất nào đó
của sự vật, hiện tƣợng, tính chất mà nó khẳng định nó chính là cái đó chứ
không phải là cái khác hoặc cũng nhờ nó mà nó tạo ra một sự khác biệt với

35. 28
một khách thể khác [57]. Chất lƣợng của khách thể không quy về những tính
chất riêng biệt của nó mà gắn chặt với khách thể nhƣ một khối thống nhất bao
trùm toàn bộ khách thể. Theo quan điểm này thì chất lƣợng đã mang trong nó
một ý ngh a hết sức trừu tƣợng, rất khó vận dụng một cách chính xác cho tất
cả các l nh vực nghiên cứu vì nó gây nên nhiều cách giải thích khác nhau.
Một quan điểm khác định ngh a chất lƣợng nhƣ là một sự đạt một mức
độ hoàn hảo mang tính chất tuyệt đối. Chất lƣợng là cái gắn liền với đặc tính
hoàn hảo nhất, ở mức cao nhất [57 . Nhƣ vậy, theo ngh a này thì chất lƣợng
vẫn chƣa thoát khỏi sự trừu tƣợng của nó. Khái niệm này về chất lƣợng vẫn
chƣa cho phép ta có thể định lƣợng đƣợc chất lƣợng.
Một quan điểm thứ ba về chất lƣợng theo định ngh a của W. A. Shemart,
gắn liền với hoạt động sản xuất. Theo đó, “chất lƣợng sản phẩm trong sản
xuất kinh doanh công nghiệp là một tập hợp những đặc tính của sản phẩm
phản ánh giá trị sử dụng của nó” 57].
So với những khái niệm trƣớc đó về chất lƣợng thì ở khái niệm này.
Shemart đã coi chất lƣợng nhƣ là một vấn đề cụ thể và có thể định lƣợng
đƣợc. Theo quan điểm này thì chất lƣợng sản phẩm sẽ là một yếu tố nào đó
tồn tại trông các đặc tính của sản phẩm và vì tồn tại trong các đặc tính của sản
phẩm cho nên chất lƣợng sản phẩm cao cũng đồng ngh a với việc phải xác lập
cho các sản phẩm những đặc tính tốt hơn phản ánh một giá trị cao hơn cho
sản phẩm. Do vậy, quan điểm về chất lƣợng này Của Shewart ở một mặt nào
đó có một ý ngh a nhất định nhƣng nhìn chung đây là một quan điểm đã tách
rời chất lƣợng với ngƣời sử dụng hay thụ hƣởng kết quả của quá trình tạo ra
chất lƣợng.
Từ đó, các nhà sản xuất lại tiếp tục đƣa ra một quan điểm khác về chất
lƣợng. Theo quan điểm này, chất lƣợng sản phẩm là sự đạt đƣợc và tuân thủ
đúng những tiêu chuẩn, những yêu cầu về kinh tế và kỹ thuật đã đƣợc đặt ra
từ trƣớc trong khâu thiết kế sản phẩm. Điều này đƣợc hiểu là chất lƣợng gắn

36. 29
liền với vấn đề công nghệ và đề cao vai trò của công nghệ trong việc tạo ra
sản phẩm với chất lƣợng cao. Quan điểm này cho rằng “chất lƣợng là một
trình độ cao nhất mà một sản phẩm có đƣợc khi sản xuất” 57].
Từ điển tiếng Việt giải thích: “Chất lƣợng là cái tạo nên phẩm chất, giá
trị của một sự vật, sự việc” 28, tr.48].
Theo Giáo sƣ Juran: “Chất lƣợng là sự phù hợp với nhu cầu” 57].
Theo Giáo sƣ Crosby: “Chất lƣợng là sự phù hợp với các yêu cầu hay
đặc tính nhất định” 57].
Theo Giáo sƣ Ishikawa: “Chất lƣợng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị
trƣờng với chi phí thấp nhất” 57].
Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định ngh a chất lƣợng là:
“mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có” 57].
Từ các quan niệm trên về khái niệm “chất lƣợng”, có thể rút ra một số
đặc điểm của khái niệm này nhƣ sau:
Thứ nhất, chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản
phầm vì lý do nào đó mà không đƣợc nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có
chất lƣợng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể
rất hiện đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà sản xuất,
quản lý, kinh doanh định ra chính sách, chiến lƣợc kinh doanh của mình.
Thứ hai, do chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu
luôn luôn biến động nên chất lƣợng cũng luôn luôn biến động theo thời gian,
không gian, điều kiện sử dụng.
Thứ ba, khi đánh giá chất lƣợng của một đối tƣợng, cần xét đến mọi đặc
tính của đối tƣợng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các
nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví
dụ nhƣ các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.
Thứ tƣ, nhu cầu có thể đƣợc công bố rõ ràng dƣới dạng các qui định, tiêu
chuẩn nhƣng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử

37. 30
dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện đƣợc trong chúng
trong quá trình sử dụng.
Thứ năm, chất lƣợng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng
hóa mà ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lƣợng có thể áp dụng cho một hệ thống,
một quá trình.
Các định ngh a, quan niệm trên về khái niệm chất lƣợng đƣợc tiếp cận ở
góc độ hẹp, thƣờng đƣợc ngầm hiểu là chất lƣợng sản phẩm, hàng hóa. Ở
phạm vi rộng hơn, có thể hiểu “Chất lƣợng là khái niệm dùng để chỉ tổng thể
các thuộc tính, phẩm chất gắn liền với các đặc tính cụ thể của một sự vật, sự
việc, quá trình và phản ánh giá trị của sự vật, sự việc, quá trình đó”.
Nhƣ vậy, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện là tổng thể các thuộc tính, phẩm chất gắn liền với quá trình hoạt động
và phản ánh toàn bộ các giá trị của quá trình hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện phụ thuộc vào việc phân loại, phƣơng pháp đánh giá chất
lƣợng. Theo đó, có thể đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện theo tiêu chí về sự tuân thủ các quy định về trình tự, thủ
tục trong quá trình hoạt động và kết quả, hiệu quả công việc; đánh giá mức
độ hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; đánh giá theo mức độ
hoàn thành từng nội dung hoạt động cụ thể Mỗi phƣơng pháp đánh giá đều
có những ƣu điểm và hạn chế nhất định và đƣợc lựa chọn đƣa vào sử dụng
phụ thuộc vào chủ đích của từng nghiên cứu cụ thể. Luận văn này lựa chọn 4
tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện căn cứ theo 5 hoạt động cơ bản nhất của Văn phòng là: 1- Thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý; 2- Lập chƣơng

38. 31
trình, kế hoạch công tác, hoạt động của Văn phòng nói riêng, của UBND cấp
huyện nói chung; 3- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị; 4- Công tác
văn thƣ, lƣu trữ và 5- Hiện đại hóa công tác văn phòng. Theo đó, hình thành 5
tiêu chí cơ bản để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện nhƣ sau:
1.3.2.1. Hoạt động thu thập, x lý và cung cấp thông tin
Vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý, điều hành hiện nay đã trở thành
một đòi hỏi thiết yếu của các tổ chức nói chung và văn phòng HĐND và
UBND nói chung. Thông tin có vai trò quan trọng, giúp cho quá trình quản lý,
điều hành đƣợc thông suốt, thống nhất. Trong quản lý hành chính nhà nƣớc
thì thông tin là cơ sở, căn cứ đề các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xây dựng,
ban hành các văn bản, quyết định hành chính nhà nƣớc.
Có nhiểu định ngh a khác nhau về thông tin. Một cách chung nhất, có thể
hiểu: Thông tin là những tin tức đƣợc tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề
hay một tình hình của đời sống tự nhiên và xã hội.
Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trƣờng bên ngoài
có liên quan, về những thay đổi lớncủa hệ thống quản lý và môi trƣờng xung
quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý [52, tr. 30].
Về chế độ thông tin, báo cáo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
phải tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
HĐND vàUBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp huyện. Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện có vị trí trung gian giữa các đầu mối, bộ phận, tổ
chức trong và ngoài HĐND và UBND cấp huyện, vì vậy Văn phòng vừa phải
thu nhận thông tin, vừa phải xử lý và truyền tải, cung cấp thông tin đến lãnh
đạo HĐND và UBND, các phòng ban của HĐND và UBND đầy đủ, chính
xác, kịp thời, nhanh chóng đề giải quyết các công việc, nhiệm vụ một cách
khoa học, hợp lý, đạt hiệu lực, hiệu quả cao.

39. 32
1.3.2.2. Xây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng phải xây
dựng cho mình các chƣơng trình, kế hoạch công tác, hoạt động một cách hợp
lý, khoa học để đảm bảo sử dụng, phối hợp một cách tốt nhất các nguồn lực
nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về
chƣơng trình, kế hoạch.
Một cách chung nhất (theo ngh a rộng), chƣơng trình, kế hoạch công tác
là hình ảnh tƣơng lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất
định. Ở phạm vi hẹp hơn, chƣơng trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục
tiêu, định hƣớng và phƣơng thức thực hiện các mục tiêu định hƣớng đó của cơ
quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền với các điều
kiện bảo đảm thực hiện hơn chƣơng trình. Trên thực tế, trong nhiều trƣờng
hợp, kế hoạch và chƣơng trình đƣợc hiểu đồng nhất [52, tr. 20].
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm phải xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm
của HĐND và UBND cấp huyện, qua đó đảm bảo cho hoạt động của HĐND,
UBND đƣợc liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo HĐND và UBND
chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời,
giúp cho lãnh đạo HĐND và UBND thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám
sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng nhƣ từng
bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức.
1.3.2.3. Hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc
trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải
quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định
của pháp luật.

40. 33
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp
với các cơ quan liên quan chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, phục vụ các cuộc
họp của HĐND và UBND cấp huyện.
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể
thiếu và có ý ngh a rất quan trọng trong điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc
tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phƣơng diện
sau đây:
 Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao;
 Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;
 Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngƣời đóng góp những ý
kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;
 Phổ biến những tƣ tƣởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó
khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
 Trong nhiều trƣờng hợp, nếu cuộc họp đƣợc tổ chức tốt có thể đem lại
những lợi ích kinh tế đáng kể [52, tr.148-149].
1.3.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ
Những công việc nhƣ soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử
dụng con dấu... đƣợc gọi chung là công tác văn thƣ.
Công tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nƣớc, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà
nƣớc muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng nói
chung, văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng là các cơ quan trực

41. 34
tiếp giúp Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện tổ chức điều hành bộ máy,
có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn
thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác lƣu trữ là một l nh vực hoạt động của nhà nƣớc bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở nƣớc ta, công tác lƣu trữ đối với
các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý của chính quyền cấp
huyện đƣợc giao cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện.
1.3.2.5. Kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin
Với xu thế và tốc độ phát triển ngày càng nhanh của các mặt đời sống xã
hội, các tiến bộ khoa học công nghệ thì nhu cầu hiện đại hóa công tác văn
phòng, gắn với ứng dụng các thành tự khoa học công nghệ, đặc biệt là công
nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Đồng thời, hiện đại hóa công tác văn phòng còn góp phần quan trọng
trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế
việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà
quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để
cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc.
Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy
văn phòng khoa học, gọn nhẹ; Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng;
Trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; Cải thiện,
nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.

42. 35
1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài
Một là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội. Theo đó, trình độ phát triển
kinh tế - xã hội càng cao thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động
quản lý càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ
chức, vận hành bộ máy nhà nƣớc trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa
phƣơng, trong đó bao gồm bộ máy chính quyền cấp huyện. Tuy nhiên, sự phát
triển kinh tế - xã hội cũng đem lại thuận lợi về mặt trang bị các phƣơng tiện
vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nƣớc nói chung,
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp.
Hai là, chế độ chính trị và môi trƣờng thể chế trong nƣớc. Đây là yếu tố
ảnh hƣởng trực tiếp và quyết định đối với hoạt động của bộ máy nhà nƣớc nói
chung, của chính quyền cấp huyện, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
nói riêng. Trong một quốc gia có chế độ chính trị ổn định thì hệ quả tất yếu là
việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức đƣợc đảm bảo, đặc
biệt là tính thƣờng xuyên, liên tục và ổn định trong hoạt động quản lý nhà
nƣớc. Ngƣợc lại, nếu chế độ chính trị có tính chất bất ổn, có sự biến động lớn,
tần suất dày thì đồng thời cũng tạo nên tính mất ổn định trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nƣớc, trong đó có văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện.
Bên cạnh đó, thể chế hay luật pháp cũng có tác động rất lớn đến hoạt
động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bởi hoạt động của cơ quan
này chỉ có thể thực hiện đƣợc dựa trên các quy định mang tính pháp lý do các
cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành. Nếu môi trƣờng thể chế lành
mạnh, hoạt động của Văn phòng sẽ diễn ra một cách thuận lợi; ngƣợc lại, nếu

43. 36
hệ thống thể chế yếu kém, có nhiều kẽ hở thì hoạt động của Văn phòng dễ bị
sai lệch so với các mục tiêu định hƣớng ban đầu.
Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phƣơng. Yếu tố
văn hóa, phong tục, tập quán luôn gắn liền với một phạm vi không gian xã hội
nhất định, là nơi mà các cá nhân, cộng đồng ngƣời tổ chức các hoạt động
sống, lao động, giao lƣu, trao đổi các kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong
tục, tập quán, lễ nghi, tín ngƣỡng, tôn giáo... Những yếu tố này sẽ ảnh hƣởng
trực tiếp đến mọi cá nhân, tổ chức trong phạm vi không gian đó, từ đó hình
thành nên văn hóa đặc trƣng của địa phƣơng đó, ảnh hƣởng vào môi trƣờng
văn hóa công sở ở địa phƣơng đó. Cho nên, mặc dù có những đặc điểm chung
của văn hóa công sở nhƣng mỗi công sở ở mỗi địa phƣơng lại có những nét
đặc thù riêng ví dụ kiến trúc, bài trí các trang thiết bị. Xa hơn là ảnh hƣớng
đến cách thức, phƣơng pháp quản lý, văn hóa giao tiếp, phong cách làm việc...
Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Đây là những yếu tố
mang tính vật chất tác động đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
cấp huyện nói riêng, tác động đến toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của
xã hội, của cộng đồng nói chung. Ở những địa phƣơng có hệ thống cơ sở hạ
tầng kỹ thuật và khoa học công nghệ phát triển thì nhìn chung mọi hoạt động
đều có tính thuận lợi, đƣợc hỗ trợ trực tiếp nhờ các tiện nghi vật chất. Ngƣợc
lại, ở những địa phƣơng có hệ thống hạ tầng kém phát triển, không có khả
năng áp dụng, triển khai các thành tựu khoa học công nghệ thì hoạt động
thƣờng chậm chạp, kém hiệu quả.
Thứ hai, các yếu tố bên trong
Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng HĐND
và UBND cấp huyện. Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ
phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng,
nhiệm vụ chƣa đƣợc phân định, phân công một cách khoa học, bài bản.
Xét cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn đều cho thấy, trong bất kỳ cơ quan,
đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ

44. 37
chế vận hành khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa,
cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc và ngƣợc lại.
Do đó, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND và
UBND nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng cần cơ
cấu tổ chức văn phòng hợp lý theo hƣớng tinh gọn, bảo đảm đủ ngƣời, đủ
việc, đúng ngƣời đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trƣờng
của từng ngƣời.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nếu đƣợc tổ chức khoa học, hợp
lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá trình thông tin diễn ra hiệu
quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho
hoạt động tham mƣu, cũng nhƣ hoạt động điều hành, quản lý có thể đƣợc huy
động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phƣơng pháp tác động,
vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học.
Hai là, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao
động của Văn phòng. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn
thành công trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm Văn
phòng bởi suy cho đến cùng, con ngƣời là chủ thể của mọi hoạt động có mục
đích. Cán bộ, công chức văn phòng vừa phải đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn
chung về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng
thời còn phải có thêm tinh thần, thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc
tổ chức, quản lý, bao quát công việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý
các tình huống trong thời gian ngắn, chịu đƣợc áp lực công việc lớn, có khả
năng vận động, thuyết phục mọi ngƣời trong thực thi công vụ, nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp
hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Ba là, Quy chế hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố mang tính chất
pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ Văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ
khó hoặc không có khả năng tiến hành đƣợc các hoạt động của Văn phòng.
Quy chế hoạt động của Văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt

45. 38
buộc cao. Quy chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nƣớc tạo
nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong Văn phòng với nhau trong
việc hƣớng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Bên cạnh đó, quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn
bao gồm các quy định, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện các nội dung hoạt
động của Văn phòng nhƣ quy chế làm việc của UBND, quy chế thực hiện
công tác văn thƣ, lƣu trữ, quy chế quản lý tài sản công
Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của
Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hƣởng đến năng suất, chất lƣợng lao
động trong Văn phòng. Muốn đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của
các cơ quan cũng nhƣ của Văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ
trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc.
Tiểu kết chƣơng 1
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các chức
năng cơ bản của mình góp phần rất lớn trong việc tạo nên chất lƣợng, hiệu
quả hoạt động quản lý, điều hành.
Văn phòng HĐND và UBND mang những nét chung của văn phòng,
đồng thời cũng còn có những đặc trƣng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà
nƣớc, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nƣớc với tính chất đa dạng, phức
tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục.
Việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về chất lƣợng hoạt động của văn
phòng nói chung, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp
huyện nói riêng có ý ngh a rất lớn trong việc thiết lập nền tảng để tham chiếu,
đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở
từng địa phƣơng cụ thể. Từ đó, có cơ sở tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất
lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nƣớc ta.

46. 39
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Bắc Từ Liêm
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.1.1.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND Quận, có chức năng tham mƣu tổng hợp cho HĐND và UBND
về hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có tƣ cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND quận Bắc Từ Liêm, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố
Hà Nội.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND
Một là, trình UBND Quận chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND Quận. Đôn đốc, kiểm
tra các phòng, ban chuyên môn, UBND các phƣờng việc thực hiện chƣơng
trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND Quận sau khi đƣợc
phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng
chuyên môn, UBND phƣờng theo quy định của pháp luật;