Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva: Fatture Attive Documenti di Trasporto Giornale Bollato Giornale di Magazzino Schede Contabili (Partitari)

1. Un nostra storia di successo

2. L’ Azienda
La Zootecnica Group distribuisce medicinali veterinari,
prodotti ed attrezzature per zootecnia e veterinaria,
alimenti ed accessori per animali da compagnia ad
allevamenti, ambulatori, cliniche veterinarie, farmacie e
grossisti
La vendita al Pubblico viene effettuata nei Pet Shop a
marchio "Amici Pet&Co." e nei Jump&Ride STORE
distribuiti in tutte le filiali
I professionisti del settore possono contare sul
Cash&Carry della sede di San Donato Milanese,
progettato per le loro esigenze.

3. I numeri di La Zootecnica Group
7 sedi nel Nord Italia
80 dipendenti
3 marchi per 3 aree di business
(La Zootecnica, Amici Pet&Co e Jump&Ride STORE)

4. L’ Esigenza
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di
documenti che l’azienda gestiva:
 Fatture Attive
 Documenti di Trasporto
 Giornale Bollato
 Giornale di Magazzino
 Schede Contabili (Partitari)

5. La soluzione

6. Archiviazione ciclo attivo
I DDT emessi e le Fatture Attive conferiscono
automaticamente in formato pdf in ARXivar.
Tutti i documenti pdf, originati dall’ERP
Dynamics NAV, sono corredati da un file
accompagnatorio in formato .txt, che viene
utilizzato per generare il profilo documentale.
 L’ERP genera il documento pdf con file accompagnatorio txt in una cartella condivisa
 SPOOL RECOGNITION monitora la cartella, genera il profilo e archivia il documento in ARXivar
Dynamics
NAV
Spool
Recognition
Spool Recognition è il modulo che
permette di gestire in maniera
automatica il ciclo attivo dei documenti
aziendali, dall'archiviazione alla
spedizione, dalla fascicolazione al
reperimento di informazioni di profilo
direttamente dall'ERP

7. Gestione barcode DDT e fatture Attive
Dynamics
NAV
Le DDT e le Fatture Attive sono generate
dall’Erp con barcode incorporato.
Una volta firmate per accettazione, esse
vengono archiviate in ARXivar e ricollegate
automaticamente al proprio documento
originale.
Barcode connector è il modulo che
permette di identificare univocamente
un documento attraverso il codice
barcode, così da poterlo archiviare
assegnandolo ad un profilo
precedentemente creato
1.L’ERP genera il pdf con
barcode incorporato
2.Il documento cartaceo viene
firmato per accettazione e
dematerializzato
3.Barcode connettor
associa il documento al suo
profilo originale

8. Fatturazione PA
 Il documento fattura viene trasmesso nel
sistema contabile ed inviato al modulo IX di
ARXivar già in formato XML
 La fattura viene trasmessa al sistema di
interscambio
 Il SdI effettua i controlli formali
 La Fattura PA viene inoltrata all’ente
destinatario
 L’ufficio destinatario comunica l’esito
 Il SdI invia la ricevuta di notifica esito
Il modulo IX di ARXivar si
pone come intermediazione
per la gestione dei flussi da e
verso lo SdI
Firma digitale della fattura
Trasmissione della fattura e
ricezione delle notifiche dal
SDI
Conservazione Elettronica
delle fatture

9. Conservazione elettronica
↓ Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato
xml per le fatture PA), completi del proprio profilo
documento
↓ Firma digitale dei documenti
↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della
marcatura temporale (ove previsto dalla legge)
↓ Generazione di un pacchetto di versamento
↓ Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di
archiviazione e apposizione della firma digitale
↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della
marcatura temporale
↓ Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server
adibita a repository
Fatture attive
Fatture PA
Giornale Bollato
Schede contabili
Giornale magazzino
DDT

10. Il volume documentale gestito
Nei primi 10 mesi del 2016 sono stati gestiti:
 77.000 Documenti di Trasporto
 58.000 Fatture Clienti

11. I Benefici
 Riduzione degli errori
 Miglioramento delle procedure lavorative
 Riduzione dei costi di archiviazione delle
fatture
 Semplificazione del processo di gestione
documentale
 Conservazione digitale a norma
 Centralizzazione informazioni in un unico
sistema