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Gestione digitale documenti e informazioni

ARXivar
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L'azienda OMB Saleri SpA aveva quattro esigenze: 1. Inviare l’ordine al fornitore corredato di documentazione articoli aggiornata 2. Generare il documento Vendor Rating e inviarlo per mail al fornitore 3. Inviare al fornitore due report con le informazioni degli ordini da evadere 4. Inviare al fornitore il Capitolato di Fornitura da restituire firmato Scopri qual è stata la soluzione a queste necessità.

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UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
AZIENDA
LA STORIA
Nata nel 1980 nella provincia bresciana, OMB Saleri Spa è un’impresa
tecnologicamente avanzata, specializzata in lavorazioni meccaniche di precisione e
leader nella progettazione, sviluppo e produzione di valvole per la gestione di gas
(idrogeno, GPL, metano) utilizzate nel settore automotive.
CORE BUSINESS
Da sempre caratterizzata da una forte spinta all’innovazione, l’azienda fa della ricerca il
proprio obiettivo al fine di fornire risposte veloci e soluzioni all’avanguardia.
La gestione del progetto copre l’intero ciclo di vita: dal design eseguito in base alla
richiesta del cliente alla prototipazione, dal testing alla validazione in laboratorio per
arrivare all’industrializzazione.
Nel 2022 OMB Saleri Spa è diventata «società benefit», ulteriore passo avanti per
l’azienda, a normale conseguenza del percorso di impegno verso uno sviluppo
sostenibile a livello ambientale, etico e sociale.
ESIGENZA
PERCHÉ ARXIVAR
Le esigenze del cliente sono state tre:
1. Inviare l’ordine al fornitore corredato di documentazione articoli aggiornata
2. Generare il documento Vendor Rating e inviarlo per mail al fornitore
3. Inviare al fornitore due report con le informazioni degli ordini da evadere
4. Inviare al fornitore il Capitolato di Fornitura da restituire firmato
SOLUZIONE
SOLUZIONE: documentazione articoli al fornitore
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
1. NAV integra ARXivar per tutte le classi di Documentazione
Articoli [ART] con revisioni aggiornate
2. NAV genera l’Ordine d’Acquisto e lo archivia in ARXivar
3. ARXivar duplica l’ordine sulla classe specifica e cerca sulle varie
sottoclassi Articoli [ART] l’ultima revisione della
documentazione Articoli, verificando sul Log se il documento è
già stato inviato al fornitore
4. Tutti i documenti non ancora inviati sono allegati all’ordine
d’acquisto generando un PDF unico; se l’ordine lo richiede, si
aggiunge in allegato anche il PPAP in formato Excel
5. L’ordine viene automaticamente inviato per e-mail al fornitore,
recuperando il contatto in modo dinamico dalle anagrafiche
NAV; per i documenti di grandi dimensioni si utilizza ARX-Link
OBIETTIVI RAGGIUNTI
• Tracciabilità degli aggiornamenti del documento
• Invio e-mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica
NAV
SOLUZIONE: vendor rating
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
1. Il processo è attivato dall’utente attraverso apposita maschera di
profilazione
2. Su NAV viene effettuata l’analisi delle attività fornitori, con
rilevazione di eventuali ritardi di consegna, al fine di attribuire un
«punteggio» al fornitore
3. ARXivar legge in NAV gli archivi contenenti i punteggi e genera un
profilo legato al fornitore
4. Il workflow applica apposite formule di calcolo sui Lotti ricevuti e
genera automaticamente un documento pdf da specifico
modello Word
5. Il documento generato è inviato per e-mail al fornitore,
recuperando il contatto dalle anagrafiche NAV
OBIETTIVI RAGGIUNTI
• Elaborazione dei dati e generazione automatica del
documento da modello
• Invio mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica
NAV

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  • 1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
  • 2. AZIENDA LA STORIA Nata nel 1980 nella provincia bresciana, OMB Saleri Spa è un’impresa tecnologicamente avanzata, specializzata in lavorazioni meccaniche di precisione e leader nella progettazione, sviluppo e produzione di valvole per la gestione di gas (idrogeno, GPL, metano) utilizzate nel settore automotive. CORE BUSINESS Da sempre caratterizzata da una forte spinta all’innovazione, l’azienda fa della ricerca il proprio obiettivo al fine di fornire risposte veloci e soluzioni all’avanguardia. La gestione del progetto copre l’intero ciclo di vita: dal design eseguito in base alla richiesta del cliente alla prototipazione, dal testing alla validazione in laboratorio per arrivare all’industrializzazione. Nel 2022 OMB Saleri Spa è diventata «società benefit», ulteriore passo avanti per l’azienda, a normale conseguenza del percorso di impegno verso uno sviluppo sostenibile a livello ambientale, etico e sociale.
  • 3. ESIGENZA PERCHÉ ARXIVAR Le esigenze del cliente sono state tre: 1. Inviare l’ordine al fornitore corredato di documentazione articoli aggiornata 2. Generare il documento Vendor Rating e inviarlo per mail al fornitore 3. Inviare al fornitore due report con le informazioni degli ordini da evadere 4. Inviare al fornitore il Capitolato di Fornitura da restituire firmato
  • 5. SOLUZIONE: documentazione articoli al fornitore LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR 1. NAV integra ARXivar per tutte le classi di Documentazione Articoli [ART] con revisioni aggiornate 2. NAV genera l’Ordine d’Acquisto e lo archivia in ARXivar 3. ARXivar duplica l’ordine sulla classe specifica e cerca sulle varie sottoclassi Articoli [ART] l’ultima revisione della documentazione Articoli, verificando sul Log se il documento è già stato inviato al fornitore 4. Tutti i documenti non ancora inviati sono allegati all’ordine d’acquisto generando un PDF unico; se l’ordine lo richiede, si aggiunge in allegato anche il PPAP in formato Excel 5. L’ordine viene automaticamente inviato per e-mail al fornitore, recuperando il contatto in modo dinamico dalle anagrafiche NAV; per i documenti di grandi dimensioni si utilizza ARX-Link OBIETTIVI RAGGIUNTI • Tracciabilità degli aggiornamenti del documento • Invio e-mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica NAV
  • 6. SOLUZIONE: vendor rating LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR 1. Il processo è attivato dall’utente attraverso apposita maschera di profilazione 2. Su NAV viene effettuata l’analisi delle attività fornitori, con rilevazione di eventuali ritardi di consegna, al fine di attribuire un «punteggio» al fornitore 3. ARXivar legge in NAV gli archivi contenenti i punteggi e genera un profilo legato al fornitore 4. Il workflow applica apposite formule di calcolo sui Lotti ricevuti e genera automaticamente un documento pdf da specifico modello Word 5. Il documento generato è inviato per e-mail al fornitore, recuperando il contatto dalle anagrafiche NAV OBIETTIVI RAGGIUNTI • Elaborazione dei dati e generazione automatica del documento da modello • Invio mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica NAV
  • 7. SOLUZIONE: report ordini da evadere LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR 1. Il processo è schedulato settimanalmente 2. Arxivar legge in NAV i dati sugli ordini da evadere e produce due report in formato csv: • Dettaglio per articolo e ordine • Dettaglio per articolo con quantità splittate per anno/mese 3. I documenti generati sono inviati per mail al fornitore, recuperando il contatto dalle anagrafiche NAV OBIETTIVI RAGGIUNTI • Generazione automatica dei documenti • Invio mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica NAV
  • 8. SOLUZIONE: capitolato di fornitura LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR Fase 1: NUOVO FORNITORE ARXivar legge in NAV l’inserimento anagrafico di un nuovo fornitore e - se in anagrafica è impostata l’opzione sì capitolato - genera un documento pdf del capitolato da recapitare per mail al fornitore stesso Fase 2: AGGIORNAMENTO CAPITOLATO In Arxivar l’utente aggiorna il Documento Capitolato e avvia il processo [ACQ-Importazione massiva capitolato] che legge l’anagrafica NAV per selezionare i fornitori con opzione sì capitolato e invia a tutti una mail con il documento revisionato Fase 3: RITORNO CAPITOLATO FIRMATO Quando il fornitore rimanda il capitolato firmato, l’utente lo archivia in Arxivar, revisionando il documento originale con la copia firmata OBIETTIVI RAGGIUNTI • Generazione automatica dei documenti • Invio mail al fornitore recuperando i contatti dalla rubrica NAV