VisitPiemonte è una società in house della Regione Piemonte partecipata anche da Unioncamere per la valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e agroalimentare del territorio. *L’esigenza • Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a migliorarne l’efficacia e l’efficienza. • Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente analitica. • Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc *La soluzione • Area Gestione attività: Gli utenti possono caricare i rapportini di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva rendicontazione semestrale. • Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla compilazione dei rapporti di lavoro, vengono inserite le trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti confluiscono all’interno del sistema di rendicontazione. • Portale HR: Ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei Ticket generato a partire dai rapportini e dalle note spese caricate in precedenza • Processi di autorizzazione: I moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità). • Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che genera e gestisce, attraverso un meccanismo di prenotazione, il numero di protocollo della corrispondenza. *Benefici • L’attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte, che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è molto più puntuale e soprattutto veloce. • La creazione di un unico Archivio aziendale permette un accesso «real time» alle informazioni. • Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di inserimento manuale. • L’implementazione dei workflow ha favorito l’introduzione di metodi di lavoro omogenei, permettendo un reale monitoraggio dei processi aziendali.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
VisitPiemonte è una società in house della Regione
Piemonte partecipata anche da Unioncamere per la
valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e
agroalimentare del territorio.
Nel 2018 è stato realizzato un cambiamento dei vertici:
Amministratore Unico e Direttore Generale.
In più è stato avviato un total rebranding della Società.

3. L’azienda
ASSEMBLEA DEI SOCI
AMMINISTRATORE UNICO
SINDACO UNICO ORGANISMO DI VIGILANZA
RSPP
RESPONSABILE PREVENZIONE
CORRUZIONE E TRASPARENZA
DIRETTORE GENERALE
AMMINISTRAZIONE/
FINANZA/ PERSONALE
S
SEGRETERIA di DIREZIONE/
PROGETTAZIONE
PROCUREMENT/
FORNITORI / CONTRATTI
COMUNICAZIONE
EVENTI &/LOGISTICA
OSSERVATORIO TURISTICO
& MOBILITA’
MARKETING
DPO
SICUREZZA
CONGRESSI &
INCENTIVE

4. L’azienda
TOP MANAGEMENT
PEERS &
COMPETITORS
Naz. /Internaz.
MONDO POLITICO-ISTITUZIONALE
Europeo
Nazionale
Locale
External
influencers
Internal
partners
ASSOCIAZIONI
Culturali
Professionali
Categoria
Consumatori
Internal
customers
Business
partners
External
partners
UNIVERSITÀ
THINK TANK
COMUNITÀ
Locali
Montane
COMMITTENTI
Regione Piemonte
Unioncamere
FORNITORI
DEBITORI
CREDITORI
Decision makers
DIPENDENTI
MEDIA
Giornalisti
Social Network
Blogger
Lifestyle Influencer
Esperti di settore
ATL
PIEMONTESI
ENIT
TURISTI & VISITATORI
OPERATORI
ECONOMICI
FONDAZIONI
Beneficiaries
TOUR OPERATORS
Naz. /Internaz.
CITTÀ DI TORINO
CITTÀ METROPOLITANA DI TORINO
RESIDENTI
Stabili
Temporanei
ISTITUTI CULTURA ITALIANA
INTERNAL
STAKEHOLDERS
EXTERNAL
STAKEHOLDERS

5. L’esigenza
 Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a
migliorarne l’efficacia e l’efficienza.
 Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente
analitica, al fine di evitare qualsivoglia spreco e di distribuire le risorse con un
attenzione costante per le esigenze del business.
 Armonizzare l’organizzazione interna mirando alla crescita qualitativa del servizio
prestato.
 Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc

6. Obiettivo del progetto
L’obiettivo era di definire/supportare le seguenti attività:
 Rendicontazione delle attività svolte, rapportini e timesheet, verso i Soci, che
richiedevano un puntuale riscontro degli investimenti effettuati.
 Creazione di un sistema di controllo di gestione integrato, per avere informazioni
aggiornate sull’andamento dei vari progetti e iniziative.
 Gestione delle richieste del Personale (ferie, permessi, legge 104…).
 Tracciamento delle presenze in ufficio, delle attività fuori sede e delle spese
sostenute, collegandole ai progetti e alle iniziative in corso.
 Raccolta e condivisione della documentazione sul personale e delle
comunicazioni aziendali, consentendo un accesso semplice, rispettando i diversi
livelli di accesso.
 Tracciamento e archiviazione della corrispondenza ufficiale in entrata e in uscita.

7. La soluzione

8. La soluzione
 Digitalizzazione del timesheet giornaliero
 Formalizzazione delle procedure interne
per il personale e creazione di processi di
approvazione per:
 Ferie e Permessi
 Legge 104
 Maternità Facoltativa
 Viste Mediche
 Comunicazione Malattia
 Trasferte & Note Spese
 Ottimizzazione della procedura di
consolidamento dati.
 Creazione e gestione Anagrafiche.
Punto di partenza del progetto è stata la riorganizzazione delle attività che generano il flusso dati
necessario alla rendicontazione semestrale. Partendo dal fabbisogno informativo è stato
ridisegnato, ove possibile ottimizzato, il processo di acquisizione delle informazioni.

9. La soluzione
 Creazione di un ambiente di lavoro
(capsule) aggiornato in tempo reale e
navigabile fino al minimo livello di
granularità del dato (Ore totali mese vs Ore
giornaliere singola risorsa, singola attività)
 Creazione di reportistica di Controllo
 Multidimensionalità del dato (unica
imputazione, varietà di analisi)
 Rilevanza e tempestività delle informazioni
fornite
 Ottimizzazione del modello di analisi
interna e rendicontazione «esterna"
Una volta acquisiti i dati puntuali, la seconda fase ha visto la definizione del modello di
aggregazione e analisi degli stessi, consentendo notevolmente la diminuzione del rischio di errori
manuali e tempi di elaborazione.

10. La soluzione
BIOS Management ha realizzato una piattaforma integrata basata su ARXivar NEXT e su Board,
coniugando le peculiarità dei due ambienti:
Con ARXivar NEXT sono stati disegnati
i processi di lavoro e si raccolgono
informazioni e documenti sulle
attività.
Con Board sono state realizzati
dashboard, cruscotti e reportistica
interattiva sulle attività svolte,
alimentati direttamente con i dati
gestiti su ARXivar.
DMO
–
PROCEDURE
INTERNE
PERSONALE
DMO
–
PROCEDURE
DI
AMMINISTRAZIONE
E
CONTROLLO
Registro
Ordini
Protocollo
Note Spese
ARX BOARD
BOLLATRICE
Reportistica
da fornire
in Regione
Analisi degli
scostamenti
Analisi dei
costi
KPI
BUSINESS PROCESS REENGINEERING CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT
BUSINESS
INTELLIGENCE
SYSTEM
INTEGRATION
DOCUMENT
MANAGEMENT
Privacy
Sicurezza
Rendicontazione
Sementrale
Flusso di
Budget
Flusso
Consuntivo

11. La soluzione
Area Gestione attività: attraverso la digitalizzazione del
Timesheet preesistente, gli utenti possono caricare i rapportini
di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività
svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva
rendicontazione semestrale, che, grazie all’integrazione con
Board, viene generata automaticamente secondo il modello di
controllo specifico dalla Regione Piemonte.
Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla
compilazione dei rapporti di lavoro, vengono anche inserite le
trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti
confluiscono all’interno del sistema di rendicontazione.

12. Portale HR
Ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei
Ticket (dettaglio Mensile e report di sintesi per i mesi chiusi) generato a partire dai rapportini e
dalle note spese caricate in precedenza.
Conservazione cifrata dei
Cedolini del personale
Riepilogo delle Note spese

13. Processi di autorizzazione
I moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le
richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità).
Questi funzionalità sono integrate con il sistema di rilevazione presenze (bollatura), in modo
da autorizzare le richieste, tracciare le presenze/assenze e gestire la raccolta della
documentazione a supporto (es. permesso medico/studio), utilizzando la fascicolazione
automatica.
WORKFLOW
Gestione delle richieste del personale

14. Gestione comunicazioni e protocollo
Gestione centralizzata delle attività aziendali
(chiusure/cassa integrazione) e delle comunicazioni:
sono state implementate delle funzionalità per
distribuire documentazione/comunicati e certificare la
presa visione.
Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in
ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che
genera e gestisce, attraverso un meccanismo di
prenotazione, il numero di protocollo della
corrispondenza.

15. I benefici
 L’attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte,
che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è
molto più puntuale e soprattutto veloce: il consuntivo
semestrale che richiedeva un effort di circa 20 gg/uomo,
viene ora completato e verificato in un paio di giorni.
 La creazione di un unico Archivio aziendale permette un
accesso «real time» alle informazioni, in modo da
agevolare notevolmente le attività di lavoro e i processi
decisionali.
 Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di
inserimento manuale, ridondanti e a basso valore
aggiunto, con conseguente diminuzione di errori
«umani» e un aumento della produttività

16. I benefici
 L’implementazione dei workflow ha favorito
l’introduzione di metodi di lavoro omogenei, riducendo
drasticamente le difformità e le anomalie presenti e
permettendo un reale monitoraggio dei processi
aziendali.
 Grazie all’integrazione con Board i numerosi dati raccolti
e generati dal sistema diventano un patrimonio
aziendale, che può essere analizzato da molteplici punti
di vista, per perfezionare i modelli di consuntivazione e
previsione. In questo modo è possibile avere una reale
percezione dell’andamento dei progetti e si possono
programmare puntualmente le attività a partire dai dati
consolidati.

17. La parola al cliente
«In ciascuna azienda esistono delle complesse attività gestionali –
spesso non visibili dall’esterno - che richiedono un sistema di
controllo integrato. L’investimento effettuato rende sicuramente più
efficace la gestione dei diversi processi interni, aumentando, per i
Soci, la visibilità – e quindi la comprensione - delle specifiche attività
e di progetti da noi realizzati, così rafforzando anche il nostro ruolo
istituzionale».
Luisa Piazza, Managing Director
«La sfida affrontata con la completa riorganizzazione delle
procedure interne del personale ci ha portato vantaggi e
soddisfazione in termini di tempo, efficacia, efficienza. Unita ad una
totale trasparenza e disponibilità di dati, in tempo reale, per i nostri
Soci ».
Antonella BO, Responsabile Amministrazione/Finanza e Personale