Il progetto di Orogel con Talea Consulting per dematerializzare i processi aziendali e uniformare la gestione tra le diverse filiali.

1. Una nostra storia di successo

2. OROGEL
Un grande gruppo alimentare
Un grande marchio tutto italiano

3. L’azienda
OROGEL, l’orgoglio di essere italiani
Nata nel 1967, leader in Italia nella produzione di
vegetali freschi surgelati, è una grande realtà
agroalimentare tutta italiana che produce e
commercializza con sistemi di agricoltura sostenibile.
Oggi è la prima azienda italiana nei surgelati
vegetali ed è il secondo brand nel mercato del
sottozero.
Nel settore degli ortaggi e delle erbe aromatiche è
leader in assoluto sul mercato nazionale.

4. Un costante impegno nella ricerca, nello sviluppo tecnologico,
nella valorizzazione della cucina italiana e nel rispetto della
natura e delle sue regole.
MISSION: Lavorare ogni giorno per offrire prodotti buoni, semplici e naturali, ricchi
di gusto e benessere, rispettando i valori di Naturalità, Qualità e Sicurezza.
1590 soci produttori
L’azienda
3 stabilimenti produttivi, 7 stabilimenti per ortofrutta
429 milioni di fatturato aggregato annuo

5. Il gruppo Orogel è composto da diverse società, ognuna con proprie esigenze
gestionali e differenti ERP.
L’azienda era alla ricerca di una soluzione, non solo per dematerializzare la
carta, ma per:
 ottenere la completa digitalizzazione dei processi aziendali
 uniformare le procedure per le diverse aziende del gruppo
 monitorare tutti gli step di avanzamento delle attività
 coordinare le diverse Funzioni per aumentare il livello di servizi e prodotti,
e più in generale per intraprendere un percorso di digital trasformation.
L’esigenza

6. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management
ARXivar, Orogel gestisce oggi:
1. Il completamento informativo e l’approvazione Fatture Fornitori
2. La verifica dei dati delle Schede Tecniche Prodotto e la relativa
condivisione e distribuzione commerciale
3. La gestione dei documenti relativi alla Qualità
La soluzione

7. Le fatture ricevute via email
vengono automaticamente
archiviate.
Le fatture in formato
cartaceo vengono
scansionate dal dispositivo
multifunzione.
Definizione di un unico input per le diverse aziende del gruppo
Archiviazione fatture fornitori

8. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e
aggiungendo valore al processo della registrazione
contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli
appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla
valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino
all’imputazione della corretta pratica di finanziamento.
Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire
appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi
le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo.
Workflow gestione fatture passive
Condivisione e completamento informativo
ERP

9. In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia fattura,
fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso approvativo
del documento, in base all’organigramma.
Gli step del processo sono
predefiniti, ma la flessibilità
della soluzione permette la
gestione manuale delle
casistiche straordinarie.
Workflow per l’approvazione
ed il completamento informativo
Workflow gestione fatture passive
Processo di approvazione

10. Le schede tecniche di prodotto, nuove o in modifica, vengono acquisite e
profilate automaticamente in ARXivar, avviando così il relativo processo
approvativo, che prevede il coinvolgimento parallelo delle diverse
funzioni aziendali:
- Qualità
- Marketing
- Imballaggio
- Logistica
- Laboratorio
- Confetture
Gestione schede tecniche di prodotto

11. Start
Avvio
Valorizza
ST-GESTIONE INIZIALE
Scheda Tecnica
(02:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Modifica Stato
ST-Verifica Dati
Confetture
(03:00:00)
01amaldini
ST-Verifica Dati
Imballaggi
(03:00:00)
01gpieri
ST-Verifica Dati
Qualità
(03:00:00)
010GR_QUALITA
ST-Verifica Dati
Marketing
(03:00:00)
01grossi
ST-Verifica Dati
Logistica
(03:00:00)
01gamadori
ST-Verifica Dati
Laboratorio
(03:00:00)
01cneri
Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione
Procedi Procedi
Verificato Verificato
Procedi
Verificato
Procedi
Verificato
Procedi
Verificato
Procedi
Verificato
ProcediProcedi Procedi Procedi Procedi Procedi
Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi
ST-Archiviazione Scheda
Tecnica
(02:00:00)
010GR QUALITA
Verificato
Procedi
Modifica Stato
ST-Approvazione Scheda
Tecnica
(03:00:00)
01mpagliarani
Procedi
Rich. Approvazione
Verificato
ST-Definizione Uffici per
Modifiche
(01:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Modifica
ST-Approvazione Scheda Tecnica
(03:00:00)
01cneri
ST-Approvazione Scheda
Tecnica
(02:00:00)
01sgiorgini
Valorizza
Verificato
Valorizza
Modifica
Modifica
Verificato
Modifica Stato
ST_Verifica
ST_Verifica
Procedi
Procedi
Valorizza
Modifica
Annullato
Notifica
Marchio Privato
ST-Scheda Tecnica
Approvata
(01:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Valorizza
Traduzione ST
(01:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Lingue
Procedi
ST-Verifica Revisione
ST per traduzione
(01:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Riassegna
Procedi
Annullato
Tutti i documenti sono condivisi con l’area
commerciale ed inviati ai Clienti, per migliorare
il servizio relativo alla tracciabilità.
Gestione schede tecniche di prodotto

12. I documenti previsti dal Sistema di Gestione
della Qualità vengono archiviati su ARXivar,
avviando quindi il processo di approvazione,
il quale a sua volta prevede la fascicolazione e
la corretta organizzazione di essi.
I documenti vengono condivisi, internamente
o esternamente, nel rispetto delle policy di
riservatezza definite. Tali condivisioni sono
tracciate in maniera puntuale, in modo da
permettere il monitoraggio delle singole
visualizzazioni dei documenti.
Documenti SGQ

13. Monitoraggio dei processi
La gestione per processi permette il monitoraggio puntuale dei KPI
predefiniti per ogni processo.
Ad esempio vengono misurati i tempi medi di registrazione delle fatture e
di svolgimento dei task approvativi.

14. Tutti gli allegati e le note relativi ai
documenti sono puntualmente salvati e
organizzati, mediante relazioni
automatiche che facilitano la ricerca e
la consultazione, sia da pc, sia da
dispositivi mobile.
Consultazione e ricerche

15.  Unico repository delle informazioni e coerenza con le
policy di riservatezza
 Condivisione delle informazioni all’interno
dell’azienda e nei diversi stabilimenti produttivi
 Coinvolgimento immediato di diverse Funzioni
aziendali
 Processi omogenei, condivisi e standardizzati che
permettono di gestire contemporaneamente alcune
peculiari caratteristiche delle differenti aziende del
Gruppo
 Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle note
inerenti al documento e di tutti gli step approvativi
I vantaggi

16.  Minori costi di stampa
 Univocità dell’ultima versione del documento
 Ottimizzazione delle procedure approvative con
tracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabili
sul documento
 Report puntuali sull’avanzamento dei processi e su
eventuali colli di bottiglia
 Organizzazione e fascicolazione automatica dei
documenti
I vantaggi

17. La parola al Cliente
«Arxivar ha stimolato l’intera azienda, a tutti i livelli di
responsabilità, in una trasformazione digitale che
prevede un particolare focus nella gestione dei
processi e delle informazioni, permettendoci di:
• dematerializzare e digitalizzare parte del nostro
patrimonio aziendale: documenti, informazioni e
processi;
• condividere tutte le informazioni digitalizzabili,
aumentando contemporaneamente il livello di
sicurezza della loro diffusione e il relativo
monitoraggio degli accessi;
• gestire i processi aziendali in un’ottica di
completa collaborazione fra le diverse Funzioni e
di dettagliato monitoraggio delle attività».
Maurizio Basini
IT Manager OROGEL