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Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food

ARXivar
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Questa soluzione di Next Group, sviluppata grazie ad ARXivar, ha consentito l'automatizzazione del ciclo passivo di Auricchio, storica azienda alimentare con sedi in tutto il mondo e numerose fatture da gestire giorno per giorno.

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UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
AZIENDA
L’azienda nasce nel 1877 per opera di Gennaro Auricchio e
negli anni successivi si afferma velocemente; già sul finire
dell’Ottocento il cognome del suo produttore diventa
sinonimo del formaggio stesso, creando un forte legame nel
consumatore tra marca e tipologia di prodotto.
Oggi Auricchio è leader mondiale del Provolone e uno dei
caseifici più importanti d’Italia; ha sedi all’estero (Spagna e
Nord America), realizza più di 300Mln di fatturato ed esporta
in più di 60 paesi, promuovendo il Made in Italy in tutto il
mondo.
Auricchio ha l’obiettivo di proporre al consumatore i migliori
formaggi della tradizione italiana, prodotti con metodi
artigianali; per farlo, cerca di essere sempre al passo con i
tempi e le tecnologie.
ESIGENZA
L’esigenza nasce dalla necessità di gestire il proprio ciclo passivo in modo intelligente e
collegato al gestionale Infor M3 (ERP per il food and beverage), trattandosi di
un’azienda del settore alimentare con ben 6 filiali (di cui una situata negli Stati Uniti e
una in Spagna) con un enorme volume di merce in arrivo ogni giorno, la cui
fatturazione deve essere costantemente monitorata.
Sebbene la richiesta della gestione del ciclo passivo
possa sembrare basilare per le funzionalità di ARXivar,
la presenza di due criticità così ingenti, quali la
distribuzione geografica delle filiali e i volumi
importanti, necessitava di una struttura di workflow
solida e che prevedesse numerosi automatismi.
SOLUZIONE
SOLUZIONE
1. La merce arriva in azienda e il ddt fornitore viene caricato nel gestionale.
Successivamente il gestionale passa i dati ad ARXivar, il quale stampa un’etichetta
che viene apposta sul ddt; a fine giornata tutti i ddt vengono scansionati e acquisiti
da ARXivar, inclusi quelli provenienti dalle filiali estere grazie a delle
personalizzazioni. In questo modo, ogni fine giornata, si hanno tutti i ddt archiviati in
ARXivar.
2. Quando arriva la fattura fornitore, questa viene registrata attraverso il gestionale e
successivamente inviata ad ARXivar; sarà così possibile eseguire un matching tra la
fattura e tutti i ddt corrispondenti alla stessa, e di conseguenza si potrà anche capire
quali ddt non hanno ancora una fattura e procedere con le operazioni di sollecito.
3. In ultimo, dopo l’esecuzione dell’automatismo di matching si potrà “approvare” la
fattura in ARXivar, che provvederà alla chiusura del ciclo in automatico avendo
verificato la conformità della merce ricevuta con il corpo della fattura.
BENEFICI
• un notevole snellimento del processo di gestione del
ciclo passivo che ha portato a una riallocazione più
efficiente delle risorse precedentemente impiegate in
tale processo
• l’eliminazione della problematica di riconoscimento e
di correlazione tra le fatture delle sedi estere e i ddt
della merce a esse collegate
• una drastica diminuzione degli errori relativi alla
mancata chiusura di ddt o di fatture in sospeso dovute
alla mole davvero enorme di documenti che ora, grazie
ad ARXivar, vengono processati e controllati in
automatico
Grazie all’utilizzo di ARXivar, l’azienda ha riscontrato diversi benefici tra cui:
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  • 1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
  • 2. AZIENDA L’azienda nasce nel 1877 per opera di Gennaro Auricchio e negli anni successivi si afferma velocemente; già sul finire dell’Ottocento il cognome del suo produttore diventa sinonimo del formaggio stesso, creando un forte legame nel consumatore tra marca e tipologia di prodotto. Oggi Auricchio è leader mondiale del Provolone e uno dei caseifici più importanti d’Italia; ha sedi all’estero (Spagna e Nord America), realizza più di 300Mln di fatturato ed esporta in più di 60 paesi, promuovendo il Made in Italy in tutto il mondo. Auricchio ha l’obiettivo di proporre al consumatore i migliori formaggi della tradizione italiana, prodotti con metodi artigianali; per farlo, cerca di essere sempre al passo con i tempi e le tecnologie.
  • 3. ESIGENZA L’esigenza nasce dalla necessità di gestire il proprio ciclo passivo in modo intelligente e collegato al gestionale Infor M3 (ERP per il food and beverage), trattandosi di un’azienda del settore alimentare con ben 6 filiali (di cui una situata negli Stati Uniti e una in Spagna) con un enorme volume di merce in arrivo ogni giorno, la cui fatturazione deve essere costantemente monitorata. Sebbene la richiesta della gestione del ciclo passivo possa sembrare basilare per le funzionalità di ARXivar, la presenza di due criticità così ingenti, quali la distribuzione geografica delle filiali e i volumi importanti, necessitava di una struttura di workflow solida e che prevedesse numerosi automatismi.
  • 5. SOLUZIONE 1. La merce arriva in azienda e il ddt fornitore viene caricato nel gestionale. Successivamente il gestionale passa i dati ad ARXivar, il quale stampa un’etichetta che viene apposta sul ddt; a fine giornata tutti i ddt vengono scansionati e acquisiti da ARXivar, inclusi quelli provenienti dalle filiali estere grazie a delle personalizzazioni. In questo modo, ogni fine giornata, si hanno tutti i ddt archiviati in ARXivar. 2. Quando arriva la fattura fornitore, questa viene registrata attraverso il gestionale e successivamente inviata ad ARXivar; sarà così possibile eseguire un matching tra la fattura e tutti i ddt corrispondenti alla stessa, e di conseguenza si potrà anche capire quali ddt non hanno ancora una fattura e procedere con le operazioni di sollecito. 3. In ultimo, dopo l’esecuzione dell’automatismo di matching si potrà “approvare” la fattura in ARXivar, che provvederà alla chiusura del ciclo in automatico avendo verificato la conformità della merce ricevuta con il corpo della fattura.
  • 6. BENEFICI • un notevole snellimento del processo di gestione del ciclo passivo che ha portato a una riallocazione più efficiente delle risorse precedentemente impiegate in tale processo • l’eliminazione della problematica di riconoscimento e di correlazione tra le fatture delle sedi estere e i ddt della merce a esse collegate • una drastica diminuzione degli errori relativi alla mancata chiusura di ddt o di fatture in sospeso dovute alla mole davvero enorme di documenti che ora, grazie ad ARXivar, vengono processati e controllati in automatico Grazie all’utilizzo di ARXivar, l’azienda ha riscontrato diversi benefici tra cui: