GEMOS, cooperativa specializzata nel settore della Ristorazione Collettiva, aveva esigenza di adeguarsi all’obbligo normativo della Fatturazione Elettronica (dal 1 gennaio 2019). Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, GEMOS gestisce oggi: - Processo di gestione fatture attive - Notifiche di scarto - Notifiche di mancata consegna - Processo di gestione fatture passive - Condivisione e completamento informativo

1. Una nostra storia di successo

2. GEMOS Soc. Coop.
è una cooperativa specializzata nel settore della
Ristorazione Collettiva

3. L’azienda
Nata nel 1975, Gemos è una cooperativa di produzione
lavoro a mutualità prevalente di cui il socio rappresenta il
valore primario e principale.
Con sede a Faenza, è specializzata nella Ristorazione
Collettiva. Aderisce a Confcooperative di Ravenna e
impiega oltre 1.100 dipendenti dislocati tra la sede e le
varie strutture del territorio nazionale.
Con grande attenzione alla qualità certificata degli
ingredienti e dei menù la ristorazione offerta da Gemos è
una sintesi dei valori dell’azienda stessa: buona tavola,
sapori genuini e bilanciati, sicurezza degli ingredienti e
controllo costante nell’acquisto di prodotti di qualità.

4. GEMOS esprime principalmente il bisogno
di adeguarsi all’obbligo normativo della
Fatturazione Elettronica, che verrà attivato
dal 1 gennaio 2019.
Gestione quindi di:
• Fatturazione Elettronica attiva
• Fatturazione Elettronica passiva
• Massima integrazione con il Software
Gestionale in uso
L’esigenza

5. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process
Management ARXivar, GEMOS gestisce oggi:
1. Processo di gestione fatture attive
– Notifiche di scarto
– Notifiche di mancata consegna
2. Processo di gestione fatture passive
– Condivisione e completamento informativo
La soluzione

6. Completa Integrazione ERP Gestionale
Scambio automatico e bilaterale di informazioni
con il Sistema Gestionale aziendale Seles Wingest,
per sfruttare principalmente le opportunità di:
• continua visibilità di avanzamento delle
fatture del ciclo attivo, attraverso il gestionale;
• visibilità, sulla piattaforma documentale, di
tutte le informazioni non specificatamente
presenti su XML, ma relative al document
archiviato.
Connettore fra ARXivar e Wingest
sviluppato in stretta collaborazione con
la Software House proprietaria.

7. Workflow gestione fatture attive
IXFE – Fatture emesse
1.Invio fattura XML a Invoice Xchange.
2.Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori
3.Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato
5.Gestione ricevuta di consegna fattura
6.Conservazione a norma
Cliente
1
2
3
 Controllo
 Firma
 Trasmissione
 Gestione
ricevute/notifiche
4
5
6
Sdi
Intermediario
IXFE
Destinatario
Conservazione a
Norma
Gestione notifiche
Notifica di scarto
Mancata consegna

8. Workflow gestione notifica di scarto
Gestione delle eventuali notifiche di scarto
ricevute dal Sistema di Interscambio,
attraverso l’intermediario certificato IXFE.
Generazione di relativi alert, inviati ad una
serie di indirizzi aziendali preimpostati via
email, quando una fattura viene per qualche
ragione scartata da SdI.
Tale alert verrà ripetuto, se non gestito
(riemissione), per i giorni che Gemos ha a
disposizione per riemettere la fattura.

9. Workflow gestione notifica mancata consegna
Gestione delle eventuali notifiche di mancata
consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso
l’intermediario certificato IXFE.
Invio automatico di comunicazioni email al
Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto
fiscale, le fatture non consegnate.
Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente
dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui
una fattura non risulti consegnata ad un Cliente
per il quale non sia presente l’indirizzo email in
anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata
internamente per una gestione “manuale”.

10. Workflow gestione fatture passive
IXFE – Fatture ricevute
1.Ricezione fattura XML dal SdI
2.Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione
3.Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura
4.Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva)
Fornitore Sdi
1
2  Ricezione
 Controlli
 Accettazione
 Consultazion
e on-line
3
Intermediario
IXFE
ARXivar
4
Conservazio
ne a Norma
IXCE
Accettazione / Rifiuto
Approvazione pagamento
Preregistrazione
automatica
Protocollo
A4707H7

11. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e
aggiungendo valore al processo della registrazione contabile,
il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle
note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione
dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione
della corretta pratica di finanziamento.
Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire
appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le
potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo.
Workflow gestione fatture passive
Condivisione e completamento informativo
ERP

12. Sviluppi già pianificati
Assolto l’obbligo normativo della
Fatturazione Elettronica, Gemos ha colto
ulteriori opportunità di digitalizzazione,
abilitate dallo strumento implementato:
• digitalizzazione bolle in entrata,
• Integrazione scarico email/PEC,
• gestione ciclo autorizzativo fatture
passive.

13. Bolle entrata merce
PRIMA
Veniva stampata la Fattura e il DDT di acquisto,
dopodiché venivano pinzati insieme.
ADESSO
Fattura e DDT di acquisto possono essere
collegati logicamente, attraverso una «graffetta
digitale».
Collegamento Fattura Elettronica con DDT di acquisto

14. Integrazione scarico Email/PEC
Le Fatture che verranno ricevute in vecchio
formato (PDF) potranno essere collegate,
tramite “graffetta digitale”. Tale
collegamento può facilitare la successiva
fase di registrazione della Fattura da parte
dell’Amministrazione, che sul PDF potrà
trovare tutte le informazioni necessarie
all’attività, non obbligatoriamente riportate
sulla versione XML.

15. In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia
fattura, fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso
approvativo del documento, in base all’organigramma.
Gli step del processo
sono predefiniti, ma
la flessibilità della
soluzione permette
la gestione manuale
delle casistiche
straordinarie.
Gestione processo autorizzativo fatture passive
Processo di approvazione
Approvazione ODA 3124– Talea Consulting

16. • Minori costi di stampa
• Ottimizzazione delle procedure approvative con
tracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabili sul
documento
• Report puntuali sull’avanzamento dei processi e su
eventuali colli di bottiglia
• Organizzazione e fascicolazione automatica dei documenti
• Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle note inerenti
al documento e di tutti gli step approvativi
I vantaggi

17. La parola al Cliente
«Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per
l’adempimento della fatturazione elettronica alle pubbliche
amministrazioni. Nel giro di breve tempo, grazie alle
potenzialità dello strumento, ne abbiamo esteso la gestione
a tutti i documenti di fatturazione e constatato l’efficienza
dei flussi e delle comunicazioni verso l’esterno.
La forte crescita della nostra azienda negli ultimi anni ci ha
spinto inoltre ad implementare progressivamente:
• Integrazione con gli altri gestionali presenti in azienda
• Gestione degli allegati e delle documentazioni per il ciclo
attivo e passivo
• Snellimento dei processi autorizzativi per i pagamenti
• Eliminazione dei tempi di ricerca cartacei
• Procedure uniformi per le diverse filiali della azienda
• Snellimento nella gestione delle PEC»
Gian Luigi Scarpa
IT Manager GEMOS SOC.COOP.