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Arxivar conservazione in house e outsourcing

  • 1.
  • 2. Che cos’è? La conservazione elettronica è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.
  • 3. Documenti informatici DOCUMENTI NATIVI DIGITALI Prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc) DOCUMENTI CARTACEI Resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scanner – foto ecc)
  • 4. Garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto, mediante l'adozione di regole, procedure e tecnologie informatiche adeguate
  • 6. La conservazione non è un processo da attuare solo in ambito amministrativo ma valido per garantire valore legale nel tempo a qualsiasi documento informatico, quindi anche alle mail o alla corrispondenza generica. Ricorda:
  • 7. IXCE è Conservazione elettronica SEMPLICE - SICURA - A NORMA
  • 8. Conservazione in house Il processo di conservazione elettronica può essere eseguito in house quando l’azienda decide di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali. In tal caso l’azienda dovrà non solo predisporre uno spazio informatico dove conservare i documenti ma anche identificare le figure aziendali responsabili della conservazione. La nostra soluzione? IXCE in house In House vs Outsourcing Conservazione in outsourcing L’azienda demanda l’intero processo di conservazione elettronica ad un’azienda specializzata esterna (Able Tech). Able Tech diventa il responsabile della conservazione e si occupa di tutte le fasi del processo, dalla redazione del manuale fino all’esibizione dei documenti, conservati su server esterni. La nostra soluzione? IXCE in outsourcing
  • 9. IXCE in house IXCE è un'estensione applicativa di ARXivar, disponibile in cloud oppure in house, che semplifica la gestione e il monitoraggio dell'intero processo Conservazione Elettronica, in ottemperanza DPCM 3 dicembre 2013.
  • 10. •Definizione del gruppo di lavoro •Nomina del responsabile della conservazione •Nomina dei suoi delegati e sostituti •Definizione del manuale della conservazione 1 Fase preparatoria •Fatture di vendita •Fatture di acquisto •DDT •Registri IVA •ecc 2 Archiviazione •Firma Digitale •Marcatura temporale •Creazione pacchetto di versamento •Creazione pacchetto di archiviazione 3 Conservazione IXCE in house - le fasi del progetto
  • 11. Il Responsabile della Conservazione opera d'intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali, con il Responsabile della sicurezza e con il Responsabile dei sistemi informativi, oltre che con il responsabile della gestione documentale (solo nella PA). Il Responsabile della Conservazione si occupa della redazione del manuale della conservazione, della creazione dei pacchetti di versamento e archiviazione e assicura la conservazione a norma per i 10 anni previsti dalla legge. 1. Responsabile della Conservazione
  • 12. Servizi ARXivar conservazione in house Oltre a fornire il software per la conservazione, ARXivar offre alcuni servizi a corredo per implementare il progetto: •Predisposizione del Manuale. •Supporto per decisioni organizzative: Identificazione classi documentali e tempistica. Identificazione e nomina gruppo di lavoro. •Stesura e revisioni successive dei documenti. •Formazione utenti e Resp. Conservazione. •Avviamento Progetto. •Supporto post avviamento. •Auditing (2 gg/anno con relazione finale). •Newsletter informative mensili.
  • 13. 2. Archiviazione L’ archiviazione è il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici nativi o dematerializzati. E’ un processo fondamentale per sottoporre i documenti informatici a conservazione elettronica. ARXivar e IXCE in house archiviano e conservano automaticamente i documenti
  • 14. I documenti dematerializzati e archiviati, firmati digitalmente e completi dei propri metadati, compongo un pacchetto informativo che viene inviato (versato, pacchetto di versamento) dal produttore al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel manuale della conservazione. Periodicamente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA) con la generazione del file di chiusura UNI SInCRO firmato e marcato dal Resp. Della Conservazione. 3. Conservazione Pacchetto di archiviazione
  • 15. In caso di visita fiscale, il Responsabile della Conservazione creerà per gli organi ispettivi e di controllo un Pacchetto di Consultazione o di Distribuzione contenente una parte, o tutti, i documenti sottoposti a conservazione I PdD conterranno i documenti completi di tutti i metadati. Le autorità possono accedere solo ai documenti inseriti all’interno del Pacchetto di Distribuzione. Esibizione documenti conservati Organi ispettivi e di controllo Crea pacchetti di distribuzione e consultazione Invio pacchetti
  • 16. IXCE in outsourcing è il servizio in cloud di conservazione elettronica. Able Tech assume il ruolo di “Responsabile del trattamento dei dati”, di “Responsabile della sicurezza” e di “Responsabile della Conservazione” e cura tutte le fasi del processo I documenti sono conservati in uno spazio server esterno all’azienda che li produce. IXCE in outsourcing
  • 17. I documenti digitali o scannerizzati vengono inviati al servizio web IXCE tramite varie applicazioni: • applicazioni che s’interfacciano all’ ERP •ARXivar (5.3) • Plug-in installato sul pc del produttore Il servizio IXCE può apporre firma digitale automatica sui documenti per conto dell’azienda. In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti dall’interfaccia web Come funziona IXCE in outsourcing
  • 18. Portale web IXCE in outsourcing
  • 19. In caso di visita fiscale, il Responsabile della Conservazione creerà per gli organi ispettivi e di controllo un Pacchetto di Consultazione o di Distribuzione contenente una parte, o tutti, i documenti sottoposti a conservazione I PdD conterranno i documenti completi di tutti i metadati. Le autorità possono accedere solo ai documenti inseriti all’interno del Pacchetto di Distribuzione. Esibizione documenti conservati Organi ispettivi e di controllo Crea pacchetti di distribuzione e consultazione Invio pacchetti
  • 20. Con IXCE di ARXivar la conservazione elettronica è facile, sicura e a norma. Contattaci: info@arxivar.eu www.arxivar.it