Matrix Solution presenta la gestione Arxivar in BINDI

1. Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946
opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale,
offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.
L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua
tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi,
che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto
il mondo.
Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America
del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.

2. I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono:
• Fatture attive
• Fatture passive
• Bolle di tentata vendita
• DDT
• Giornali Bollato
• Comodati (lettere e DDT)
• Amministrazione Commerciale Clienti (contratti, piani
operativi, garanzie, corrispondenza varia, lettere di intento,
piani di rientro)
• Pratiche a Legale Clienti (solleciti, comunicazioni a clienti
tramite fax, mail e PEC, lettere d’incarico a legale, fatture
legale, Atti legali, corrispondenza varia con legale)
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• Ordini Fornitori
• Giudizi medici
• Qualità
• Etica
• Ambiente & sicurezza

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Volumi annuali:
per un totale di oltre 2.500.000 documenti
archiviati nell’arco di sette anni (dal 2008, anno
di avviamento del progetto, fino al 2015)
120.000 Fatture Clienti
14.000 Fatture Fornitori
122.000 Bolle Tentata Vendita
64.000 DDT Clienti
3.700 Ordini Fornitori

4. Archiviazione:
 automatica con servizio Spool Recognition
 automatica con chiamate via SDK o Web service
 manuale attraverso maschere specifiche con l’utilizzo
anche di modelli Word/Excel predefiniti
Gestione pratiche
Gestione automatica delle relazioni tra documenti
(fatture attive  bolle)
Workflow di valutazione/approvazione delle procedure aziendali
riguardanti i documenti di qualità, etica, ambiente e sicurezza
Workflow di approvazione al caricamento delle fatture passive
Conservazione Elettronica
Riconoscimento OCR
Integrazione con Dynamics AX
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Caricamento
fattura nel
sistema
contabile con
supporto OCR
Viene generato un profilo
generico su Arxivar, associato
all’immagine della fattura e ai
dati riconosciuti dall’OCR
Ricevimento fattura per
mail
(o scansione del documento
cartaceo se ricevuto via
posta tradizionale)
Dynamics
AX
Il documento è sottoposto a
processo di workflow approvativo
(controllo dei dati riconosciuti dall’OCR,
segnalazione documenti doppi, …)
APPROVAZIONESTOP
Applicazione
a video del
timbro
digitale
Aggiornamento immagine
documento in Arxivar
Aggiornamento
profilo
documento
FATTURA

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7. 7

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Firma
digitale dei
documenti
Generazione di
un pacchetto
di versamento
Inoltro dell’Hash
all’ente preposto per
l’apposizione della
marcatura temporale
(ove previsto dalla legge)
Inoltro
dell’Hash
all’ente
preposto per
l’apposizione
della marcatura
temporale
Memorizzazione del pacchetto sulla
cartella del server adibita a
repository
Trasformazione del pacchetto
di versamento in pacchetto di
archiviazione e apposizione
della firma digitale
Archiviazione ottica dei documenti
in formato pdf (o formato xml per
le fatture PA), completi del
proprio profilo documento
Fatture PA
Fatture attive
Fatture passive
Bollato Iva
Giornale Bollato
Libro Inventario
Libro Cespiti

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Sincronizzazione dei
palmari per lo scarico
delle bolle nel sistema
ERP con generazione
del profilo in Arxivar
Il tentatista stampa
una bolla di Tentata
Vendita corredata di
BARCODE
Scansione
cumulativa di
tutte le bolle di
tentata vendita
firmate
Il documento,
associato al
suo profilo, è
memorizzato in
Arxivar
Dynamics
AX
MTX
La bolla di Tentata
Vendita viene fatta
firmare al momento della
consegna della merce
A FINE
GIORNATA
Erp

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è il software utilizzato per la
gestione della documentazione ed in
particolare per l'approvazione e
l'archiviazione delle procedure a
livello aziendale.