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Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946
opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale,
offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.
L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua
tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi,
che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto
il mondo.
Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America
del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.
I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono:
• Fatture attive
• Fatture passive
• Bolle di tentata vendita
• DDT
• Giornali Bollato
• Comodati (lettere e DDT)
• Amministrazione Commerciale Clienti (contratti, piani
operativi, garanzie, corrispondenza varia, lettere di intento,
piani di rientro)
• Pratiche a Legale Clienti (solleciti, comunicazioni a clienti
tramite fax, mail e PEC, lettere d’incarico a legale, fatture
legale, Atti legali, corrispondenza varia con legale)
2
• Ordini Fornitori
• Giudizi medici
• Qualità
• Etica
• Ambiente & sicurezza
3
Volumi annuali:
per un totale di oltre 2.500.000 documenti
archiviati nell’arco di sette anni (dal 2008, anno
di avviamento del progetto, fino al 2015)
120.000 Fatture Clienti
14.000 Fatture Fornitori
122.000 Bolle Tentata Vendita
64.000 DDT Clienti
3.700 Ordini Fornitori
Archiviazione:
 automatica con servizio Spool Recognition
 automatica con chiamate via SDK o Web service
 manuale attraverso maschere specifiche con l’utilizzo
anche di modelli Word/Excel predefiniti
Gestione pratiche
Gestione automatica delle relazioni tra documenti
(fatture attive  bolle)
Workflow di valutazione/approvazione delle procedure aziendali
riguardanti i documenti di qualità, etica, ambiente e sicurezza
Workflow di approvazione al caricamento delle fatture passive
Conservazione Elettronica
Riconoscimento OCR
Integrazione con Dynamics AX
4
5
Caricamento
fattura nel
sistema
contabile con
supporto OCR
Viene generato un profilo
generico su Arxivar, associato
all’immagine della fattura e ai
dati riconosciuti dall’OCR
Ricevimento fattura per
mail
(o scansione del documento
cartaceo se ricevuto via
posta tradizionale)
Dynamics
AX
Il documento è sottoposto a
processo di workflow approvativo
(controllo dei dati riconosciuti dall’OCR,
segnalazione documenti doppi, …)
APPROVAZIONESTOP
Applicazione
a video del
timbro
digitale
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documento in Arxivar
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FATTURA
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Firma
digitale dei
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Generazione di
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di versamento
Inoltro dell’Hash
all’ente preposto per
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marcatura temporale
(ove previsto dalla legge)
Inoltro
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all’ente
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l’apposizione
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Memorizzazione del pacchetto sulla
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Trasformazione del pacchetto
di versamento in pacchetto di
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in formato pdf (o formato xml per
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proprio profilo documento
Fatture PA
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Fatture passive
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  • 1. Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale, offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione. L’eccellenza nei processi organizzativi e produttivi e la continua tendenza all’innovazione sono alla base del successo di Bindi, che ha portato la qualità della pasticceria fresca italiana in tutto il mondo. Bindi, oltre che in Italia, attualmente opera in Europa, America del nord ed Asia ed impiega circa 600 dipendenti.
  • 2. I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono: • Fatture attive • Fatture passive • Bolle di tentata vendita • DDT • Giornali Bollato • Comodati (lettere e DDT) • Amministrazione Commerciale Clienti (contratti, piani operativi, garanzie, corrispondenza varia, lettere di intento, piani di rientro) • Pratiche a Legale Clienti (solleciti, comunicazioni a clienti tramite fax, mail e PEC, lettere d’incarico a legale, fatture legale, Atti legali, corrispondenza varia con legale) 2 • Ordini Fornitori • Giudizi medici • Qualità • Etica • Ambiente & sicurezza
  • 3. 3 Volumi annuali: per un totale di oltre 2.500.000 documenti archiviati nell’arco di sette anni (dal 2008, anno di avviamento del progetto, fino al 2015) 120.000 Fatture Clienti 14.000 Fatture Fornitori 122.000 Bolle Tentata Vendita 64.000 DDT Clienti 3.700 Ordini Fornitori
  • 4. Archiviazione:  automatica con servizio Spool Recognition  automatica con chiamate via SDK o Web service  manuale attraverso maschere specifiche con l’utilizzo anche di modelli Word/Excel predefiniti Gestione pratiche Gestione automatica delle relazioni tra documenti (fatture attive  bolle) Workflow di valutazione/approvazione delle procedure aziendali riguardanti i documenti di qualità, etica, ambiente e sicurezza Workflow di approvazione al caricamento delle fatture passive Conservazione Elettronica Riconoscimento OCR Integrazione con Dynamics AX 4
  • 5. 5 Caricamento fattura nel sistema contabile con supporto OCR Viene generato un profilo generico su Arxivar, associato all’immagine della fattura e ai dati riconosciuti dall’OCR Ricevimento fattura per mail (o scansione del documento cartaceo se ricevuto via posta tradizionale) Dynamics AX Il documento è sottoposto a processo di workflow approvativo (controllo dei dati riconosciuti dall’OCR, segnalazione documenti doppi, …) APPROVAZIONESTOP Applicazione a video del timbro digitale Aggiornamento immagine documento in Arxivar Aggiornamento profilo documento FATTURA
  • 6. 6
  • 7. 7
  • 8. 8 Firma digitale dei documenti Generazione di un pacchetto di versamento Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale (ove previsto dalla legge) Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a repository Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione della firma digitale Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio profilo documento Fatture PA Fatture attive Fatture passive Bollato Iva Giornale Bollato Libro Inventario Libro Cespiti
  • 9. 9 Sincronizzazione dei palmari per lo scarico delle bolle nel sistema ERP con generazione del profilo in Arxivar Il tentatista stampa una bolla di Tentata Vendita corredata di BARCODE Scansione cumulativa di tutte le bolle di tentata vendita firmate Il documento, associato al suo profilo, è memorizzato in Arxivar Dynamics AX MTX La bolla di Tentata Vendita viene fatta firmare al momento della consegna della merce A FINE GIORNATA Erp
  • 10. 10
  • 11. 11 è il software utilizzato per la gestione della documentazione ed in particolare per l'approvazione e l'archiviazione delle procedure a livello aziendale.