In linea con il metodo operativo di «lean thinking» sposato dall’azienda Vasconi S.r.l., la volontà della direzione è stata quella di ottimizzare alcune gestioni con processi guidati per agevolare l’operatività, snellire il carico di lavoro e migliorare così l’efficienza. Scopri il progetto realizzato con ARXivar

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Fondata nel 1969 da Antonio Vasconi e situata nel comune di Cuveglio (VA), la VASCONI S.r.l. è
una moderna azienda manifatturiera con attività prevalente nello stampaggio a freddo,
tranciatura, imbutitura della lamiera e costruzione stampi.
L’azienda è orientata al mercato in qualità di produttore di componenti O.E.M., per conto di
grandi gruppi multinazionali nei settori degli elettrodomestici (Bianco), riscaldamento,
automotive, elettromeccanico, illuminazione, edilizia.
CORE BUSINESS
La qualità del prodotto è al centro della strategia industriale della VASCONI, e si attua attraverso
impianti tecnologicamente all’avanguardia e un processo di monitoraggio, sia dei semilavorati
sia del prodotto finale, continuo e certificato. La flessibilità e la rapidità di adattamento alle
esigenze dei clienti sono un punto di forza: l’operatività di fabbrica permette di produrre dalle
piccole alle grandi serie, con un’attenta programmazione e una riduzione dei tempi di set-up,
che significa elevata produttività intesa con tempi brevi e costi competitivi.
Il metodo operativo dell’azienda è «lean thinking - pensare snello» per una migliore
competitività aziendale e per la soddisfazione dei clienti. I servizi di consulenza consentono a
Vasconi di essere riconosciuto come partner competente e affidabile dai propri clienti.

3. ESIGENZA
PERCHÉ ARXIVAR
In linea con il metodo operativo di «lean thinking» sposato dall’azienda, la volontà della direzione
era quella di ottimizzare alcune gestioni con processi guidati, allo scopo di agevolare l’operatività,
snellire il carico di lavoro e migliorare così l’efficienza.
Le gestioni identificate sono:
• Gestione Compliance: Per ogni cliente/ fornitore è necessario gestire una serie di documenti
legati alla gestione delle compliances di prodotto. I documenti previsti variano in base alla
richiesta del cliente. Ogni documento è soggetto ad una validità, alla scadenza è necessario
gestire il rinnovo/ revisione.
• Gestione dei certificati di collaudo: Al ricevimento della merce, dopo il controllo e carico a
sistema del materiale, viene archiviato il DDT del fornitore. A seconda delle classi del fornitore,
occorre archiviare anche il certificato di controllo e di collaudo che attesta la conformità della
merce.
• Gestione della scadenza delle assicurazioni: Le polizze assicurative sono documenti soggetti a
scadenza, per i quali è fondamentale gestire il rinnovo per poter garantire la corretta copertura
assicurativa.
• Gestione dipendenti: La gestione dei dipendenti è un aspetto ampio e critico: dal contratto di
assunzione ai corsi di formazione, dalle richieste di ferie e permessi alla consegna del cedolino
paga. Numerosi sono gli aspetti da gestire e altrettanto critiche sono le scadenze da rispettare
e le attività da pianificare.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Grazie ad un’analisi congiunta svolta in sinergia da Si.el.co. e Vasconi, si è giunti a dare una risposta a ciascuna
di queste esigenze.
Popolazione automatica
scheda cliente/fornitore con
lettura dati da gestionale
Gestione Compliance
In base al tipo di
cliente/fornitore creazione
automatica dell’elenco di
documenti da gestire per la
compliance
Controllo scadenza
documenti e gestione dei
rinnovi
Gestione Scadenze Assicurazioni
Archiviazione delle polizze
assicurative
Avviso di scadenza e
gestione dei rinnovi
Gestione Certificati di Collaudo
Archiviazione automatica dei
DDT da gestionale
Controllo tipologia
cliente/fornitore e, se previsto,
generazione del profilo per la
gestione del certificato di
collaudo
Relazione automatica del
certificato con il relativo DDT

6. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Grazie ad un’analisi congiunta, svolta in sinergia da Si.el.co. e Vasconi, si è giunti a dare una risposta a ciascuna
di queste esigenze.
Gestione dipendenti
Lettere di incarico e
assegnazione materiale
Ruoli e mansioni assegnate
Contratti di assunzione
Necessità formative e corsi
Ferie, permessi e malattie
La gestione dei dipendenti è un «work in progress»: abbiamo realizzato la base per un profilo lavoratore completo,
il prossimo passo sarà quello di gestire dei flussi workflow specifici (ad esempio per gestire le necessità formative,
la scadenza dei documenti e il relativo rinnovo, le richieste di ferie e permessi…)

7. BENEFICI
La VASCONI S.r.L. ha acquisito il primo sistema documentale nel 2003. È, poi, passata ad ARXIVAR, per la
miglior facilità di profilazione e archiviazione dei documenti.
Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:
• Utilizzo dei sistemi di Spool-Rec per l’archiviazione massiva dei documenti
• Automatismi come le cartelle monitorate per l’archiviazione e profilazione semplice e veloce
• L’integrazione con processi workflow per migliorare il lavoro degli operatori e snellire i processi
• Miglior catalogazione dei documenti, con le classi documentali e semplicità nella ricerca di quanto
archiviato
• La semplicità di condivisione, e inserimento dei permessi per ogni classe documentale
• Monitorare scadenze e processi
• Integrazione con i gestionali ERP
ARXivar non è un semplice sistema di gestione documentale, nel quale solo si archivia e consulta quanto
archiviato, ma è un sistema di gestione dei documenti, che permette di integrarsi anche con altri software
aziendali e semplifica e migliora notevolmente l’attività degli operatori. Quando si comprende la potenzialità
dello strumento, si ha la necessità di far evolvere sempre più attività aziendali.

8. DICHIARAZIONE
«ARXivar ha apportato alla nostra azienda diversi vantaggi:
la dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti con sostanziale abbattimento costi,
gestione dello spazio, facilità di ricerca indipendentemente dall’anno di archiviazione del
documento.
La condivisione dei documenti tramite un sistema gestionale documentale ha aumentato il
livello di affidabilità e di sicurezza della Distribuzione delle informazioni grazie al monitoraggio
degli accessi, e alla gestione dei permessi.
La modularità di ARXivar ci ha consentito di gestire tutte le aree aziendali fornendoci numerosi
spunti per future applicazioni».
Antonella Vasconi, CFO Vasconi S.r.l.