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Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione

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Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, GEMOS gestisce oggi:
Processo di gestione fatture attive
- Notifiche di scarto
- Notifiche di mancata consegna
Processo di gestione fatture passive
- Condivisione e completamento informativo

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Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. GEMOS Soc. Coop. è una cooperativa specializzata nel settore della Ristorazione Collettiva
  3. 3. L’azienda Nata nel 1975, Gemos è una cooperativa di produzione lavoro a mutualità prevalente di cui il socio rappresenta il valore primario e principale. Con sede a Faenza, è specializzata nella Ristorazione Collettiva. Aderisce a Confcooperative di Ravenna e impiega oltre 1.100 dipendenti dislocati tra la sede e le varie strutture del territorio nazionale. Con grande attenzione alla qualità certificata degli ingredienti e dei menù la ristorazione offerta da Gemos è una sintesi dei valori dell’azienda stessa: buona tavola, sapori genuini e bilanciati, sicurezza degli ingredienti e controllo costante nell’acquisto di prodotti di qualità.
  4. 4. GEMOS esprime principalmente il bisogno di adeguarsi all’obbligo normativo della Fatturazione Elettronica, che verrà attivato dal 1 gennaio 2019. Gestione quindi di: • Fatturazione Elettronica attiva • Fatturazione Elettronica passiva • Massima integrazione con il Software Gestionale in uso L’esigenza
  5. 5. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, GEMOS gestisce oggi: 1. Processo di gestione fatture attive – Notifiche di scarto – Notifiche di mancata consegna 2. Processo di gestione fatture passive – Condivisione e completamento informativo La soluzione
  6. 6. Completa Integrazione ERP Gestionale Scambio automatico e bilaterale di informazioni con il Sistema Gestionale aziendale Seles Wingest, per sfruttare principalmente le opportunità di: • continua visibilità di avanzamento delle fatture del ciclo attivo, attraverso il gestionale; • visibilità, sulla piattaforma documentale, di tutte le informazioni non specificatamente presenti su XML, ma relative al document archiviato. Connettore fra ARXivar e Wingest sviluppato in stretta collaborazione con la Software House proprietaria.
  7. 7. Workflow gestione fatture attive IXFE – Fatture emesse 1.Invio fattura XML a Invoice Xchange. 2.Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori 3.Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato 5.Gestione ricevuta di consegna fattura 6.Conservazione a norma Cliente 1 2 3  Controllo  Firma  Trasmissione  Gestione ricevute/notifiche 4 5 6 Sdi Intermediario IXFE Destinatario Conservazione a Norma Gestione notifiche Notifica di scarto Mancata consegna
  8. 8. Workflow gestione notifica di scarto Gestione delle eventuali notifiche di scarto ricevute dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Generazione di relativi alert, inviati ad una serie di indirizzi aziendali preimpostati via email, quando una fattura viene per qualche ragione scartata da SdI. Tale alert verrà ripetuto, se non gestito (riemissione), per i giorni che Gemos ha a disposizione per riemettere la fattura.
  9. 9. Workflow gestione notifica mancata consegna Gestione delle eventuali notifiche di mancata consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Invio automatico di comunicazioni email al Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto fiscale, le fatture non consegnate. Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui una fattura non risulti consegnata ad un Cliente per il quale non sia presente l’indirizzo email in anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata internamente per una gestione “manuale”.
  10. 10. Workflow gestione fatture passive IXFE – Fatture ricevute 1.Ricezione fattura XML dal SdI 2.Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione 3.Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura 4.Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva) Fornitore Sdi 1 2  Ricezione  Controlli  Accettazione  Consultazion e on-line 3 Intermediario IXFE ARXivar 4 Conservazio ne a Norma IXCE Accettazione / Rifiuto Approvazione pagamento Preregistrazione automatica Protocollo A4707H7
  11. 11. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento. Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo. Workflow gestione fatture passive Condivisione e completamento informativo ERP
  12. 12. Sviluppi già pianificati Assolto l’obbligo normativo della Fatturazione Elettronica, Gemos ha colto ulteriori opportunità di digitalizzazione, abilitate dallo strumento implementato: • digitalizzazione bolle in entrata, • Integrazione scarico email/PEC, • gestione ciclo autorizzativo fatture passive.
  13. 13. Bolle entrata merce PRIMA Veniva stampata la Fattura e il DDT di acquisto, dopodiché venivano pinzati insieme. ADESSO Fattura e DDT di acquisto possono essere collegati logicamente, attraverso una «graffetta digitale». Collegamento Fattura Elettronica con DDT di acquisto
  14. 14. Integrazione scarico Email/PEC Le Fatture che verranno ricevute in vecchio formato (PDF) potranno essere collegate, tramite “graffetta digitale”. Tale collegamento può facilitare la successiva fase di registrazione della Fattura da parte dell’Amministrazione, che sul PDF potrà trovare tutte le informazioni necessarie all’attività, non obbligatoriamente riportate sulla versione XML.
  15. 15. In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia fattura, fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso approvativo del documento, in base all’organigramma. Gli step del processo sono predefiniti, ma la flessibilità della soluzione permette la gestione manuale delle casistiche straordinarie. Gestione processo autorizzativo fatture passive Processo di approvazione Approvazione ODA 3124– Talea Consulting
  16. 16. • Minori costi di stampa • Ottimizzazione delle procedure approvative con tracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabili sul documento • Report puntuali sull’avanzamento dei processi e su eventuali colli di bottiglia • Organizzazione e fascicolazione automatica dei documenti • Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle note inerenti al documento e di tutti gli step approvativi I vantaggi
  17. 17. La parola al Cliente «Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione elettronica alle pubbliche amministrazioni. Nel giro di breve tempo, grazie alle potenzialità dello strumento, ne abbiamo esteso la gestione a tutti i documenti di fatturazione e constatato l’efficienza dei flussi e delle comunicazioni verso l’esterno. La forte crescita della nostra azienda negli ultimi anni ci ha spinto inoltre ad implementare progressivamente: • Integrazione con gli altri gestionali presenti in azienda • Gestione degli allegati e delle documentazioni per il ciclo attivo e passivo • Snellimento dei processi autorizzativi per i pagamenti • Eliminazione dei tempi di ricerca cartacei • Procedure uniformi per le diverse filiali della azienda • Snellimento nella gestione delle PEC» Gian Luigi Scarpa IT Manager GEMOS SOC.COOP.

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