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ARXivar per Parmareggio: l'azienda lean

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Alla fine del 2011 la direzione di Parmareggio si è posta alcune domande relative all'organizzazione dell'azienda:

Come snellire e semplificare i processi?
Come avere uffici sempre aggiornati relativamente alle procedure approvate?
Come eliminare le dispersioni?
Come ridurre attività a basso valore aggiunto?

La soluzione? ARXivar

Published in: Software
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ARXivar per Parmareggio: l'azienda lean

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’ Azienda Parmareggio è l’azienda leader mondiale nella produzione e commercializzazione del Parmigiano Reggiano. Nasce nel 1983 a Montecavolo di Quattro Castella, tra le colline reggiane. Nel 2004 il Consorzio Granterre di Modena, acquisisce il pacchetto azionario di maggioranza. Questa acquisizione segna un cambio nelle strategie commerciali e nell’immagine del brand, a cui si aggiunge il lancio della nuova gamma di prodotti. Nel 2006 infatti, è partito il Progetto Parmareggio, attraverso al creazione del marchio omonimo, con il preciso intento di creare una marca nel mondo indifferenziato del Parmigiano Reggiano.
  3. 3. L’ Azienda Fatturato annuo: 282 milioni di euro Export in 50 Paesi MISSION: Soddisfare il consumatore con prodotti di alta qualità ed innovativi 300 dipendenti
  4. 4. L’ Esigenza A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta alcune domande inerenti gli aspetti organizzativi dell’azienda: • Come snellire e semplificare i processi? • Come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate? • Come eliminare le dispersioni? • Come ridurre le attività a basso valore aggiunto? Interrogativi che nascevano da criticità banali come ad esempio aprire un’anagrafica cliente o la raccolta delle informazioni che tuttora coinvolge numerosi uffici, da quello dei clienti a quello logistico, che avveniva in modo pressoché manuale. L’azienda era perciò in cerca di un nuovo sistema di gestione documentale che fosse dotato di un potente motore di gestione Workflow. Caratteristica essenziale della soluzione doveva essere la facilità d’uso e flessibilità di configurazione
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Integrazione ERP-ARXivar Creazione e gestione degli output dall’ERP Diapason. Tutti i documenti sono consultabili non solo dall’applicativo documentale, ma anche dagli altri strumenti utilizzati in azienda. DIAPASON connettore
  7. 7. Archiviazione e gestione fatture Se precedentemente le fatture di Parmareggio erano spedite via posta, ora vengono inviate tramite PEC e automaticamente archiviate in ARXivar, in una scheda documentale che le rende sicure, fruibili a tutti gli uffici autorizzati, e che nello stesso tempo può essere arricchita da annotazioni ed allegati. Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata con il sistema ERP, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della contabilità. Ha consentito inoltre ai responsabili dei visti di tenere monitorate le contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando necessario.
  8. 8. Gestione apertura anagrafica cliente L’implementazione del Workflow di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la standardizzazione del processo collaborativo tra i vari uffici e la possibilità di verificare lo stato di avanzamento delle richieste dei clienti, fornitori ed enti interni, in ottica Lean. Processi come censimento ed apertura di nuove anagrafiche clienti/fornitori, controllo solvibilità dei clienti, completamento informativo delle registrazioni di contabilità analitica, accorpamento di documenti diversi in fascicoli virtuali, hanno semplificato e valorizzato notevolmente il lavoro delle persone ed ha consentito all'azienda di continuare a crescere senza incrementare le risorse umane. Lo strumento di definizione del Workflow si è rilevato sufficientemente semplice da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale. Il Workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di customer service.
  9. 9. I Benefici  Eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei  Miglioramento della centralizzazione/condivisione delle informazioni aziendali  Riduzione dei costi di fatturazione  Governo dei processi e dei controlli  Miglioramento sicurezza: i documenti dematerializzati e archiviati non si possono smarrire  Integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate dall’azienda
  10. 10. La parola al cliente «ARXivar si è rivelato lo strumento idoneo per guidare i processi con metodo ed efficienza. ARXivar ci ha permesso di riorganizzarci in un’ottica di semplificazione e allineamento delle procedure, di collaborazione e risparmio dei costi» Chiara Marsilio Project Manager e Organizzazione Parmareggio Spa

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