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ARXivar per Ovest Sesia: gestione pratiche paperless

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La principale esigenza del cliente era quella di gestire tutto il volume burocratico della propria missione di Associazione sia nei confronti degli associati che di tutti gli interlocutori quotidiani.
In particolare la gestione di tutte le pratiche documentali risultava gravosa poiché svolta completamente in modo manuale e cartaceo, senza tracciabilità né controllo.

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ARXivar per Ovest Sesia: gestione pratiche paperless

  1. 1. Un nostra storia di successo
  2. 2. Il Consorzio Ovest Sesia è un Consorzio di irrigazione e bonifica privato di diritto pubblico nato su iniziativa di Camillo Cavour nel 1853 Il Consorzio riunisce 59 distretti irrigui nel territorio compreso tra la Dora Baltea, il Sesia e il Po. Oltre alla funzione prioritaria di fornire il servizio irriguo a migliaia di aziende agricole consorziate, l’Ovest Sesia ha sviluppato la propria attività in ambiti quali l’approvvigionamento, l’utilizzazione, la conservazione, la regolazione e la distribuzione delle acque, la salvaguardia del territorio, dell’ambiente e delle risorse naturali, la difesa e conservazione del suolo, e la collaborazione per la valorizzazione delle produzioni agricole
  3. 3. Il Consorzio 4000 aziende agricole consorziate 80.000 ettari comprensorio del consorzio 8 centrali per la produzione di energia idroelettrica
  4. 4. L’ Esigenza La principale esigenza del cliente era quella di gestire tutto il volume burocratico della propria missione di Associazione sia nei confronti degli associati che di tutti gli interlocutori quotidiani. In particolare la gestione di tutte le pratiche documentali risultava gravosa poiché svolta completamente in modo manuale e cartaceo, senza tracciabilità ne controllo. E’ quindi emersa chiaramente l’esigenza di un sistema di Document & Workflow management in linea con le esigenze di modernizzazione dell’Associazione.
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Processi documentali L’implementazione di ARXivar ha permesso di gestire i seguenti processi documentali Documentazione di concessione Acque Pubbliche  Istanze  Decreti  Regolamenti Con gestione date di scadenza, flusso approvativo e sollecito automatico sui rinnovi. Concessioni  Atti di Concessione  Planimetrie  Permessi autorizzativi  Canoni di pagamento
  7. 7. Gestione fatture passive ↓ Archiviazione diretta da caselle email e da cartelle di rete monitorate ↓ ARXivar provvede allo smistamento delle Fatture all’ufficio di competenza sulla base di regole precodificate. ↓ L’ufficio di competenza verifica le fatture, imputa il sottoconto di competenza ed altre informazioni richieste dal processo. ↓ Le fatture vengono sottoposta ad un ciclo di approvazione da parte del capoufficio o smistate ad altro ufficio per completamenti informativi ulteriori. ↓ Poi vengono registrate nel gestionale Sigla tramite apposito connettore, e da li possono essere consultate. ↓ Successivamente vengono inviate al Dirigente di competenza per l’approvazione del pagamento, e se approvate viene modificata automaticamente lo stato in Sigla.
  8. 8. Albo fornitori, Delibere e contratti Albo Fornitori  Gestione dei vari documenti DURC, Certificazioni di Sicurezza, Attestati antincendio, Formazione etc… con gestione data scadenza, stato (valido, scaduto) e richieste di rinnovo automatiche. Delibere  Gestione in ARXivar delle delibere pubblicate nell’albo pretorio per consultazione rapida, con full text search. Contratti e Convenzioni  Con gestione dello stato, durata, cicli di approvazione e scadenze dei vari documenti.
  9. 9. Protocolli, Fonogrammi, Legal e personale Protocollo  Gestione del protocollo a norma CNIPA dei documenti in entrata, con flusso approvativo e smistamento negli uffici di competenza: curricula, documenti di vendita, richieste di SCIA, … Fonogrammi  Gestione dei documenti idrometrici (apertura/chiusura canali, comunicazioni, …), con invio automatico e gestione stati. Legal  Gestione archivio consulenze legali Personale  Gestione del fascicolo del personale: Buste paga, comunicazioni, ferie e permessi, CUD, nota spese, timbrature, attestati formazione... Con flusso approvativo.
  10. 10. I Benefici Ovest Sesia ha ottenuto benefici tangibili, innanzitutto centralizzando e mettendo in sicurezza informatica (backup, controllo accessi, ridondanza, dematerializzazione) i documenti importanti dell’azienda. I processi collaborativi si sono snelliti significativamente. Il personale ha adottato con entusiasmo la soluzione trovandola semplice da utilizzare e profondamente utile alle proprie mansioni quotidiane.
  11. 11. Evoluzioni future del progetto Gli scenari evolutivi, già pianificati ed in corso di sviluppo sono: Portale per i consorziati  Per la consultazione dei documenti di concessione e dei ruoli da parte dei 4.000 consorziati ARX Drive  Per la consultazione dei documenti da parte dei 59 distretti Firma grafometrica  Per i documenti in uscita dal protocollo Integrazione con sistema territoriale Abaco  Per la consultazione dei documenti di ARXivar direttamente interrogando le mappe territoriali.
  12. 12. La parola al cliente “L’avvento di Arxivar all’interno dell’Associazione di Irrigazione Ovest Sesia ha segnato una svolta importante nell’ambito dei processi di archiviazione e organizzazione dell’ingente mole di documenti relativi a tutta la gestione del nostro Ente. In particolare ciò ha segnato l’inizio dell’era dell’operatività snella ed immediata, della tracciabilità e della condivisione delle informazioni, sia ad uso interno, sia nei rapporti con i soggetti esterni“ Andrea Zaccheddu – Responsabile CED ed Organizzazione

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