Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma. Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione: 1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi 2.Gestione automatica delle relazionitra documenti 3.Gestione ciclo attivo 4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale 5.Fatturazione elettronica PA 6.Conservazione elettronica (in outsourcing)

1. Una nostra storia di successo

2. L’Azienda
Dentsu Aegis Network è una delle più grandi agenzie di
comunicazione integrata al mondo.
La sua vision è Innovating the Way Brands Are Built per i
clienti alla ricerca delle migliori expertise e abilità per quanto
riguarda il media, il digital e i servizi di creative communications.
Dentsu Aegis Network è formato da 10 network brand globali ed
è supportato dalle sue specialist e multi-market brand.

3. L’Azienda
Presenti in 145 paesi in tutto il mondo
38.000 specialisti dedicati
Oltre 550 professionisti, nelle sedi di Milano e Roma
10 network brand globali e 11 brand di Dentsu Aegis
Network Italia

4. L’Esigenza
 Gestire l’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro
completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a
norma.
 Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale attraverso
l’acquisizione automatica dei dati riconosciuti dall’OCR, con metodologia
Paperless, per agevolare l’utente nella funzionalità operativa. Il tutto a seguito
di specifiche richieste del network sia Locale che Internazionale.
 Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Agenzie del Gruppo e la
società fornitrice dei servizi amministrativi, con sede in Romania.
 Rendere performante e veloce l’aspetto legato alle autorizzazioni di flussi
sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali

5. L’Esigenza
VOLUMI DI DOCUMENTI IN CONSERVAZIONE
ELETTRONICA DAL 2013
211.000 Fatture Passive
111.000 Fatture attive
Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione
elettronica dei documenti della Pubblica Amministrazione (P.A.)

6. La Soluzione
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti
3. Gestione ciclo attivo
4. Gestione ciclo passivo in modalità paperless con protocollo IVA
digitale
5. Fatturazione elettronica PA
6. Conservazione elettronica (in outsourcing)
Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire
con un’unica soluzione:

7. Organizzazione dei sistemi aziendali
GESTIONE
DOCUMENTALE
FATTURE PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
WORFLOW APPROVATIVO
VARIAZIONI
ANAGRAFICHE

8. Ciclo attivo
La Fattura Attiva è emessa
nel sistema contabile
(MTX o ABC)
La Fattura (pdf o xml) è
salvata in una cartella
monitorata e corredata del
proprio file
accompagnatorio (txt),
contenente il dettaglio dei dati
di profilo
La Fattura è archiviata in
ARXivar, completa del suo
profilo documentale, e
canalizzata nella specifica
classe documentale

9. Fatturazione PA
Il servizio IX-FE di Arxivar si
pone come intermediario per la
gestione dei flussi da e
verso il SdI.
Caratteristiche FatturaPA
• Il contenuto è rappresentato in un file XML,
secondo un formato predefinito.
• L'autenticità dell'origine e l'integrità del
contenuto sono garantite tramite apposizione
della firma elettronica qualificata di chi
emette la fattura
• La trasmissione è vincolata alla presenza del
codice identificativo univoco (codice IPA)
dell'ufficio destinatario della fattura.

10. Ciclo passivo con OCR e Timbro digitale
Acquisizione
automatica in Arxivar
dei documenti
provenienti da Recall
Costruzione del profilo
documentale con i
dati riconosciuti
dall’OCR
Caricamento fattura
nel sistema contabile
(MTX o ABC)
Applicazione a video
del protocollo iva
digitale
Aggiornamento
automatico
dell’immagine e del
profilo documentale in
ARXivar
in concomitanza

11. Conservazione elettronica in Outsourcing
Firma digitale
automatica dei
documenti per conto
dell’Azienda produttrice
Generazione pacchetto
di versamento (PdV)
costituito dai documenti
completi di firma digitale
e metadati
Trasformazione del
pacchetto di versamento
in pacchetto di
archiviazione (PdA) e
firma digitale del
Responsabile della
Conservazione
Inoltro dell’hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura
temporale
Generazione del file di
chiusura UNI SInCRO
IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica. AbleTech
assume il ruolo di Responsabile della Conservazione
Invio ad IXCE dei documenti da
conservare in formato pdf
(o xml per le fatture PA), completi
del proprio profilo documentale
Aggiornamento
dello stato sul
profilo documento
Fatture passive
Libro Inventario
Libro Cespiti
Giornale BollatoBollato Iva
Fatture attive

12. Firma variazioni anagrafiche
Applicazione firma per approvazione sul report mensile di riepilogo delle
variazioni anagrafiche
Il sistema gestionale MTX archivia automaticamente in ARXivar il report, in formato pdf, in una specifica
classe documentale con stato da firmare.
L’evento associato allo stato del documento attiva il processo inviando la richiesta di approvazione al
CFO
La conferma da parte dell’approvatore genera l’applicazione della firma sul pdf archiviato e la modifica
dello stato in firmato.

13. I Benefici
 Centralizzazione gestione informazioni in un
unico sistema
 Utente facilitato nella sua operatività
 Riduzione costi destinati ad archivio cartaceo
 Autorizzazioni dei flussi sottoposti al controllo
di Audit Locali ed Internazionali performanti e
veloci
 Riorganizzazione e automazione dei processi
approvativi interni