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ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativi

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Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.

Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione:
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2.Gestione automatica delle relazionitra documenti
3.Gestione ciclo attivo
4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale
5.Fatturazione elettronica PA
6.Conservazione elettronica (in outsourcing)

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ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativi

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’Azienda Dentsu Aegis Network è una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo. La sua vision è Innovating the Way Brands Are Built per i clienti alla ricerca delle migliori expertise e abilità per quanto riguarda il media, il digital e i servizi di creative communications. Dentsu Aegis Network è formato da 10 network brand globali ed è supportato dalle sue specialist e multi-market brand.
  3. 3. L’Azienda Presenti in 145 paesi in tutto il mondo 38.000 specialisti dedicati Oltre 550 professionisti, nelle sedi di Milano e Roma 10 network brand globali e 11 brand di Dentsu Aegis Network Italia
  4. 4. L’Esigenza  Gestire l’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.  Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale attraverso l’acquisizione automatica dei dati riconosciuti dall’OCR, con metodologia Paperless, per agevolare l’utente nella funzionalità operativa. Il tutto a seguito di specifiche richieste del network sia Locale che Internazionale.  Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Agenzie del Gruppo e la società fornitrice dei servizi amministrativi, con sede in Romania.  Rendere performante e veloce l’aspetto legato alle autorizzazioni di flussi sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali
  5. 5. L’Esigenza VOLUMI DI DOCUMENTI IN CONSERVAZIONE ELETTRONICA DAL 2013 211.000 Fatture Passive 111.000 Fatture attive Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione elettronica dei documenti della Pubblica Amministrazione (P.A.)
  6. 6. La Soluzione 1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi 2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti 3. Gestione ciclo attivo 4. Gestione ciclo passivo in modalità paperless con protocollo IVA digitale 5. Fatturazione elettronica PA 6. Conservazione elettronica (in outsourcing) Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire con un’unica soluzione:
  7. 7. Organizzazione dei sistemi aziendali GESTIONE DOCUMENTALE FATTURE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICA WORFLOW APPROVATIVO VARIAZIONI ANAGRAFICHE
  8. 8. Ciclo attivo La Fattura Attiva è emessa nel sistema contabile (MTX o ABC) La Fattura (pdf o xml) è salvata in una cartella monitorata e corredata del proprio file accompagnatorio (txt), contenente il dettaglio dei dati di profilo La Fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e canalizzata nella specifica classe documentale
  9. 9. Fatturazione PA Il servizio IX-FE di Arxivar si pone come intermediario per la gestione dei flussi da e verso il SdI. Caratteristiche FatturaPA • Il contenuto è rappresentato in un file XML, secondo un formato predefinito. • L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura • La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco (codice IPA) dell'ufficio destinatario della fattura.
  10. 10. Ciclo passivo con OCR e Timbro digitale Acquisizione automatica in Arxivar dei documenti provenienti da Recall Costruzione del profilo documentale con i dati riconosciuti dall’OCR Caricamento fattura nel sistema contabile (MTX o ABC) Applicazione a video del protocollo iva digitale Aggiornamento automatico dell’immagine e del profilo documentale in ARXivar in concomitanza
  11. 11. Conservazione elettronica in Outsourcing Firma digitale automatica dei documenti per conto dell’Azienda produttrice Generazione pacchetto di versamento (PdV) costituito dai documenti completi di firma digitale e metadati Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione (PdA) e firma digitale del Responsabile della Conservazione Inoltro dell’hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale Generazione del file di chiusura UNI SInCRO IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica. AbleTech assume il ruolo di Responsabile della Conservazione Invio ad IXCE dei documenti da conservare in formato pdf (o xml per le fatture PA), completi del proprio profilo documentale Aggiornamento dello stato sul profilo documento Fatture passive Libro Inventario Libro Cespiti Giornale BollatoBollato Iva Fatture attive
  12. 12. Firma variazioni anagrafiche Applicazione firma per approvazione sul report mensile di riepilogo delle variazioni anagrafiche Il sistema gestionale MTX archivia automaticamente in ARXivar il report, in formato pdf, in una specifica classe documentale con stato da firmare. L’evento associato allo stato del documento attiva il processo inviando la richiesta di approvazione al CFO La conferma da parte dell’approvatore genera l’applicazione della firma sul pdf archiviato e la modifica dello stato in firmato.
  13. 13. I Benefici  Centralizzazione gestione informazioni in un unico sistema  Utente facilitato nella sua operatività  Riduzione costi destinati ad archivio cartaceo  Autorizzazioni dei flussi sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali performanti e veloci  Riorganizzazione e automazione dei processi approvativi interni

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