Il GRUPPO ACQUA NOVARA VCO S.p.A. è una società a capitale interamente pubblico, gestore del servizio idrico integrato in 137 comuni delle province di Novara e del Verbano, Cusio, Assola (VCO) L’azienda ricercava un unico prodotto che consentisse di gestire in maniera automatizzata il ciclo attivo e passivo dei documenti aziendali e che al tempo stesso permettesse di evitare l’archiviazione cartacea, portando i documenti in conservazione sostitutiva.

1. Una nostra storia di successo
Gestione ciclo attivo e passivo
Conservazione elettronica

2. L’Azienda
Il GRUPPO ACQUA NOVARA VCO S.p.A. è una società a
capitale interamente pubblico, gestore del servizio
idrico integrato in 137 comuni delle province di Novara
e del Verbano, Cusio, Assola (VCO)
Nata nel 2006 dall’accordo di 86 Comuni della
provincia di Novara, nel 2012 acquisisce la Acque
Nord, società operativa controllata che gestisce il
servizio idrico di 40 comuni del VCO.
Attualmente la società eroga e gestisce 41 miliardi di
litri d’acqua ad uso potabile all’anno, 181 pozzi di
depurazione, 1827 Km di fognatura.

3. L’Azienda
200 milioni di investimenti previsti per il periodo 2006-2026
Il 70% dei lavori è finanziato direttamente dai proventi
della tariffazione idrica
450.000 piemontesi serviti
41 miliardi di litri d’acqua potabile distribuita ogni anno
137 Comuni serviti
3408 Km di acquedotto gestiti
20 impianti di distributori pubblici di acqua entro il 2013

4. L’Esigenza
L’azienda ricercava un unico prodotto che
consentisse di gestire in maniera automatizzata il
ciclo attivo e passivo dei documenti aziendali e
che al tempo stesso permettesse di evitare
l’archiviazione cartacea, portando i documenti in
conservazione sostitutiva.

5. L’Esigenza
Per l’azienda era necessario importare, elaborare, gestire e portare in
conservazione sostitutiva alcuni documenti e informazioni, tra cui:
LUL (Libro Unico del lavoro) prodotto da uno studio esterno in formato
PDF
Certificati di malattia
Ferie – permessi
CUD
Documenti vari

6. L’Introduzione di ARXivar
LUL :
grazie alle funzioni del
sistema SRP (Spool
Recognition PRO) di
ARXivar, il LUL viene
importato e “spezzettato”.
Le informazioni ricavate
vengono utilizzate per
popolare i campi di profilo,
necessari per la
conservazione sostitutiva
del LUL e per collegare tra
loro i documenti relativi ad
uno stesso dipendente.

7. L’Introduzione di ARXivar
Certificati di malattia:
ARXivar provvede a
importare il documento e
popolare i campi di profilo
utili alla generazione del
collegamento con gli altri
documenti legati, oltre ad
archiviarli nel “Fascicolo” del
dipendente.

8. L’Introduzione di ARXivar
Eventi:
l’archiviazione dei documenti
“Eventi”, il file pdf unico
mensile che riporta tutte le
assenze di tutti i dipendenti,
prevede uno spezzatamento
per singolo dipendente e un
archiviazione automatica in
ARXivar, attraverso le
funzioni del sistema SRP
(Spool Recognition PRO)

9. L’introduzione di ARxivar
Una volta archiviati in ARXivar, la soluzione permette di gestire i documenti attraverso
una serie di funzioni:
Fascicoli: permette di raggruppare in un faldone o raccoglitore
digitale tutte le informazioni relative ad un dipendente presenti nei
vari documenti acquisiti (LUL- certificati medici – ferie)
Relazioni: genera un’aggregazione di documenti concatenati tra
loro. Soddisfa la necessità di poter estrarre i documenti riferiti ad un
“evento”, partendo da uno qualsiasi dei tre tipi documenti (LUL-
certificati medici – ferie).
Workflow: tramite un facile e potente disegno dei processi
aziendali, il workflow monitora ogni flusso, permettendo in qualsiasi
momento di sapere: chi ha in carico la sua esecuzione e lo stato in
cui si trova, evitando colli di bottiglia e aiutando a risolvere criticità
di gestione delle attività
.

10. Il workflow di ARxivar
Esempio di workflow per la gestione dei documenti in uscita

11. I Benefici
 Semplificazione del processo di gestione documentale
 Riduzione dei costi di archiviazione
 Gestione centralizzata delle informazioni sui dipendenti
 Automazione del processo di verifica dei documenti in uscita
 Riduzione dei tempi nel processo di richiesta ferie
 Semplificazione della gestione del “protocollo”