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Una nostra storia di successo
AGRINTESA
cooperativa agricola che associa 4.000 produttori di
ortofrutta e vino
L’azienda
Da oltre trent’anni, nel cuore dell’Emilia Romagna, con
passione e competenza i soci di Agrintesa coltivano e si
prendono cura dei preziosi frutti offerti dal territorio.
Lavorazione e confezionamento della produzione degli
associati, per la rapida distribuzione e in condizioni
ottimali, nei principali mercati italiani ed esteri.
Con un fatturato di circa 370 milioni €, ha partecipazione
in altre importanti società del settore.
• 280 Dipendenti fissi
• 1.800 Dipendenti stagionali
• 6 magazzini lavorazione frutta
• 5 cantine
• 17 Punti vendita diretti
• 8 Società
A seguito della fatturazione elettronica:
• Rispettare l’obbligo normativo
• Mantenere l’operatività aziendale
migliorandone l’efficienza
• Gestire una importante mole di lavoro
suddiviso tra Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e
Autofatture Reparto Soci
• Ottenere una integrazione significativa
con il Gestionale Wingest di SELED senza
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L’esigenza
Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process
Management ARXivar, Agrintesa gestisce oggi:
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La soluzione
Completa Integrazione ERP Gestionale
Scambio automatico e bilaterale di informazioni
con il Sistema Gestionale aziendale Seled
Wingest, per sfruttare principalmente le
opportunità di:
• continua visibilità di avanzamento delle
fatture del ciclo attivo, attraverso il gestionale;
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• Wingest genera le fatture in XML e le salva in una specifica DIR
• Arxivar monitora la DIR e invia le fatture al SDI attraverso IXFE
• In caso di gestione notifiche di Scarto o di Mancata Consegna Arxivar invia automaticamente una
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• In Wingest sono visibili tutti i documenti, comprese le notifiche, ed il relativo stato di
avanzamento, tramite il foglio di stile che le rende più fruibili per gli utenti
Cliente
 Controllo
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Sdi
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ricevute dal Sistema di Interscambio,
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serie di indirizzi aziendali preimpostati via
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ragione scartata da SdI.
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(riemissione), per i giorni che Agrintesa ha a
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consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso
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Invio automatico di comunicazioni email al
Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto
fiscale, le fatture non consegnate.
Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente
dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui
per il Cliente non sia presente l’indirizzo email in
anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata
internamente per una gestione “manuale”.
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IXFE – Fatture ricevute
• Le fatture fornitori confluiscono dal SDI al Portale IXFE
• Arxivar scarica automaticamente le fatture e le salva in una
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• Eseguendo la registrazione contabile su Wingest i dati relativi al protocollo (numero, sezionale,
data) vengono scritti anche all’interno di un profilo documentale in Arxivar (propedeutico per la
conservazione elettronica)
• Wingest prevede la consultazione delle fatture fornitori applicando il foglio di stile per una
lettura facilitata
Fornitore Sdi  Ricezione
 Controlli
 Accettazione
 Consultazion
e on-line
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Conservazio
ne a Norma
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A4707H7
La fattura viene condivisa velocemente snellendo e
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contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli
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reso quest’ultimo «trasparente» per l’utente finale, svolgendo
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Prospettive future
• Adozione di Arxivar e delle sue funzionalità quali
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Commerciale modificato più volte in base
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lavorazione eseguito in diversi siti, un DDT e
relativa Fattura emessa da un ufficio centrale
dell’azienda … Oggi il tutto è raccolto in un
fascicolo di carta difficile da consultare e che
si «sposta» fisicamente da un luogo/scrivania
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o Digitalizzazione Documentazione Soci
CFO 2.0
CFO: è il ruolo ricoperto da chi possiede i
dati economico-finanziari, e a cui spesso è
affidata la guida verso una trasformazione
organizzativa e culturale
dell’amministrazione.
Gestione della parte amministrativa,
finanziaria e controllo di gestione
dell’Azienda: una figura di Governance a
supporto delle scelte strategiche.
Partendo dalla Fatturazione Elettronica,
CFO 2.0 rappresenta una figura di
leadership aziendale per la riorganizzazione
tecnologica in ambito amministrativo.
La parola al Cliente
«Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione
elettronica, ma in breve ci siamo resi conto che è stato un punto di partenza e non di arrivo.
Grazie alla Digitalizzazione anche l’Amministrazione può avere nuovi spunti e stimoli per una
crescita organizzativa dell’azienda, soprattutto attraverso l’adozione di software quali Arxivar.
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«visibile» Arxivar iniziando a fare la «vera» Archiviazione Elettronica.
Franca Camporesi
Direttore Sistemi Organizzativi e Risorse Umane @ Agrintesa

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Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organizzativa dell’azienda

  • 1. Una nostra storia di successo
  • 2. AGRINTESA cooperativa agricola che associa 4.000 produttori di ortofrutta e vino
  • 3. L’azienda Da oltre trent’anni, nel cuore dell’Emilia Romagna, con passione e competenza i soci di Agrintesa coltivano e si prendono cura dei preziosi frutti offerti dal territorio. Lavorazione e confezionamento della produzione degli associati, per la rapida distribuzione e in condizioni ottimali, nei principali mercati italiani ed esteri. Con un fatturato di circa 370 milioni €, ha partecipazione in altre importanti società del settore. • 280 Dipendenti fissi • 1.800 Dipendenti stagionali • 6 magazzini lavorazione frutta • 5 cantine • 17 Punti vendita diretti • 8 Società
  • 4. A seguito della fatturazione elettronica: • Rispettare l’obbligo normativo • Mantenere l’operatività aziendale migliorandone l’efficienza • Gestire una importante mole di lavoro suddiviso tra Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e Autofatture Reparto Soci • Ottenere una integrazione significativa con il Gestionale Wingest di SELED senza un eccessivo impatto nell’organizzazione L’esigenza
  • 5. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, Agrintesa gestisce oggi: 1. Processo di gestione fatture attive – Notifiche di scarto – Notifiche di mancata consegna 2. Processo di gestione fatture passive – Condivisione e completamento informativo La soluzione
  • 6. Completa Integrazione ERP Gestionale Scambio automatico e bilaterale di informazioni con il Sistema Gestionale aziendale Seled Wingest, per sfruttare principalmente le opportunità di: • continua visibilità di avanzamento delle fatture del ciclo attivo, attraverso il gestionale; • visibilità, sulla piattaforma documentale, di tutte le informazioni non specificatamente presenti su XML, ma relative al documento archiviato. Connettore fra ARXivar e Wingest sviluppato in stretta collaborazione con la Software House proprietaria.
  • 7. Workflow gestione fatture attive IXFE – Fatture emesse • Wingest genera le fatture in XML e le salva in una specifica DIR • Arxivar monitora la DIR e invia le fatture al SDI attraverso IXFE • In caso di gestione notifiche di Scarto o di Mancata Consegna Arxivar invia automaticamente una email all’amministrazione o al cliente • In Wingest sono visibili tutti i documenti, comprese le notifiche, ed il relativo stato di avanzamento, tramite il foglio di stile che le rende più fruibili per gli utenti Cliente  Controllo  Firma  Trasmissione  Gestione ricevute/notifiche Sdi Intermediario IXFE Destinatario Conservazione a Norma Gestione notifiche Notifica di scarto Mancata consegna
  • 8. Workflow gestione notifica di scarto Gestione delle eventuali notifiche di scarto ricevute dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Generazione di relativi alert, inviati ad una serie di indirizzi aziendali preimpostati via email, quando una fattura viene per qualche ragione scartata da SdI. Tale alert verrà ripetuto, se non gestito (riemissione), per i giorni che Agrintesa ha a disposizione per riemettere la fattura.
  • 9. Workflow gestione notifica mancata consegna Gestione delle eventuali notifiche di mancata consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso l’intermediario certificato IXFE. Invio automatico di comunicazioni email al Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto fiscale, le fatture non consegnate. Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui per il Cliente non sia presente l’indirizzo email in anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata internamente per una gestione “manuale”.
  • 10. Workflow gestione fatture passive IXFE – Fatture ricevute • Le fatture fornitori confluiscono dal SDI al Portale IXFE • Arxivar scarica automaticamente le fatture e le salva in una DIR condivisa con Wingest • Eseguendo la registrazione contabile su Wingest i dati relativi al protocollo (numero, sezionale, data) vengono scritti anche all’interno di un profilo documentale in Arxivar (propedeutico per la conservazione elettronica) • Wingest prevede la consultazione delle fatture fornitori applicando il foglio di stile per una lettura facilitata Fornitore Sdi  Ricezione  Controlli  Accettazione  Consultazion e on-line Intermediario IXFE ARXivar Conservazio ne a Norma IXCE Accettazione / Rifiuto Approvazione pagamento Preregistrazione automatica Protocollo A4707H7
  • 11. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento. Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo. Workflow gestione fatture passive Condivisione e completamento informativo ERP
  • 12. • L’integrazione profonda tra il gestionale Wingest e Arxivar ha reso quest’ultimo «trasparente» per l’utente finale, svolgendo comunque un lavoro fondamentale per: o Interscambio automatico documenti con SDI o Possibilità di poter consultare le fatture direttamente dal gestionale senza dover accedere ad un’altra applicazione o Invio email al Cliente per la Gestione delle Notifiche • Semplificazione di alcuni Processi Amministrativi • Maggiore integrazione tra le aziende del Gruppo o Diverse Amministrazioni o Stesso Gestionale Wingest o Ciascuna con le sue particolarità ed esigenze ma con la necessità di avere un forte collegamento tra loro I vantaggi
  • 13. Prospettive future • Adozione di Arxivar e delle sue funzionalità quali ricerca, archiviazione, fascicolazione, ecc. da parte di tutte le aziende del Gruppo: o Il processo del Ciclo Attivo di Agrintesa si integra con il Ciclo Passivo della commerciale Alegra ed è composto da un Ordine Commerciale modificato più volte in base alle esigenze del cliente, un Ordine di lavorazione eseguito in diversi siti, un DDT e relativa Fattura emessa da un ufficio centrale dell’azienda … Oggi il tutto è raccolto in un fascicolo di carta difficile da consultare e che si «sposta» fisicamente da un luogo/scrivania all’altro/a o Gestire TUTTO il processo del Ciclo Passivo (archiviazione DDT Fornitori, pagamenti) o Digitalizzazione Documentazione Soci
  • 14. CFO 2.0 CFO: è il ruolo ricoperto da chi possiede i dati economico-finanziari, e a cui spesso è affidata la guida verso una trasformazione organizzativa e culturale dell’amministrazione. Gestione della parte amministrativa, finanziaria e controllo di gestione dell’Azienda: una figura di Governance a supporto delle scelte strategiche. Partendo dalla Fatturazione Elettronica, CFO 2.0 rappresenta una figura di leadership aziendale per la riorganizzazione tecnologica in ambito amministrativo.
  • 15. La parola al Cliente «Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione elettronica, ma in breve ci siamo resi conto che è stato un punto di partenza e non di arrivo. Grazie alla Digitalizzazione anche l’Amministrazione può avere nuovi spunti e stimoli per una crescita organizzativa dell’azienda, soprattutto attraverso l’adozione di software quali Arxivar. La prospettiva che maggiormente può aggiungere valore al nostro processo è quella di rendere «visibile» Arxivar iniziando a fare la «vera» Archiviazione Elettronica. Franca Camporesi Direttore Sistemi Organizzativi e Risorse Umane @ Agrintesa