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ARXivar per Autorama: cartellina elettronica e gestione processi Dealer Automotive

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Il Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:
- Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture nuove, usate e Km0;
- Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti i documenti relativi alla pratica;
- Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
- Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;
- Effettuare analisi delle vendite
Tutto ciò è stato realizzato grazie ad ARXivar

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ARXivar per Autorama: cartellina elettronica e gestione processi Dealer Automotive

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’azienda Gruppo Autorama S.p.A. Il Gruppo Autorama è il risultato di anni di esperienza, professionalità, affidabilità, competenza e dedizione totale ai clienti. Concessionaria ufficiale Fiat, Fiat Professional, AlfaRomeo, Abarth e Lancia per le aree di Modena e provincia, offre una ricercata selezione di veicoli nuovi, oltre ad un'ampia gamma di autovetture usate e KM Zero. Fornisce autovetture alle più note società di noleggio.
  3. 3. Circa 8000 autovetture vendute nel 2016 4 Show Room dislocati sul territorio Modenese Sassuolo – Modena – Pavullo - Montese MISSION: fornire un servizio di altissimo livello per soddisfare le esigenze di ogni cliente Più di 100 dipendenti 110 milioni di fatturato annuo L’azienda
  4. 4. Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:  Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture nuove, usate e Km0;  Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti i documenti relativi alla pratica;  Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;  Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;  Effettuare analisi delle vendite L’esigenza
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Ogni Contratto di Vendita viene acquisito mediante QrCode in ARXivar e per ognuno viene generato un fascicolo (Cartellina Elettronica) nel quale verranno successivamente inseriti tutti i documenti necessari al completamento della pratica (Contratto, Doc.Cliente, Doc.Finanziamento, Doc.Usato). Raccolta documenti Tale gestione permette di individuare e visualizzare facilmente i documenti raccolti e quelli non ancora messi a disposizione dal cliente, riducendo i tempi di ricerca e facilitando l’operatore per eventuali solleciti. Cartellina elettronica
  7. 7. Ogni Contratto di Vendita viene sottoposto ad approvazione da parte del Responsabile Vendite, il quale ha la possibilità di visionare i documenti sia da pc sia da dispositivo mobile, se fuori ufficio. Approvazione contratti
  8. 8. Viene effettuata la trasmissione della scheda tecnica di ogni singolo veicolo ordinato, popolando così l’elenco delle autovetture in Stock e dando la possibilità ai Consulenti Vendita di visionare in tempo reale la disponibilità di ogni singolo modello. Integrazione DMS Gestione Stock autovetture
  9. 9. Mediante modulo Workflow è stato possibile implementare un processo che permette ai Consulenti Vendita di ‘’opzionare’’ una determinata autovettura dello stock. Il sistema attribuisce una data di scadenza entro la quale, se non viene associato un contratto, in automatico l’autovettura torna disponibile alla vendita. Inoltre, grazie all’Applicazione Mobile, è stato possibile rendere disponibile tale funzionalità anche per i Consulenti Vendita che operano durante manifestazioni / eventi. Processo gestione Stock
  10. 10. La fase di consegna di un’autovettura si suddivide in diverse attività, assegnate a diverse figure aziendali. 1. Compilazione eventuale Scheda Permuta (generazione automatica Modello per attestazione dati dichiarati); 2. Approvazione Contratto/Scheda Permuta (Resp. Vendite); 3. Assegnazione Pratica (Resp. BackOffice); 4. Gestione Pratica (Addetto BackOffice); 5. Richiesta Finanziamento se richiesto (Uff. Finanziamenti); 6. Preparazione autovettura (Officina); 7. Saldo/Fatturazione Autovettura (Addetto BackOffice); 8. Immatricolazione Autovettura; 9. Consegna Autovettura ed eventuale Ritiro Permuta (Addetto BackOffice/Venditore); 10. Contatto Post-Consegna per sondaggio soddisfazione cliente (Venditore). Processo Consegna AutovetturaProcesso gestione consegna autovettura
  11. 11. Lo stock autovetture, i contratti di vendita e i relativi documenti sono consultabili da qualsiasi postazione fissa presente nei 4 Show Room del Gruppo Autorama, oltre che da dispositivi mobile. Consultazione e ricerca
  12. 12. Realizzate delle maschere di analisi per facilitare l’accesso ai dati da parte di tutti i dipendenti della Concessionaria, tale funzionalità rende più agile il controllo dell’avanzamento di ogni pratica, nonché l’interazione con il Cliente, a sua volta desideroso di conoscere tutti gli aggiornamenti rispetto al proprio veicolo. Analisi avanzamento pratica
  13. 13. Realizzate analisi preimpostate, messe a disposizione del Responsabile Vendite, mediante Report, per un controllo puntuale dei numeri di vendita suddivisi per: - Marca - Modello Autovettura - Show Room - Avanzamento Pratica Analisi vendite
  14. 14.  Ridotti i tempi di aggiornamento dello Stock Autovetture  Ridotti i tempi di ricerca documenti grazie ad un Unico repository raggiungibile anche da fuori ufficio  Condivisione immediata delle informazioni e dei documenti con le diverse sedi aziendali  Tracciabilità in tempo reale dell’avanzamento dei processi di consegna autovettura e di tutte le informazioni relative alla pratica  Organizzazione e fascicolazione automatica dei documenti  Ridotto l’utilizzo della carta I vantaggi
  15. 15.  Conservazione elettronica, per memorizzare i documenti (ordini, contratti, fatture, registri iva, libri sociali, ecc.) in formato digitale mantenendo la loro validità legale negli anni, a norma di legge  Gestione del ricontatto post-vendita, per sondaggi di soddisfazione del Cliente e nuove offerte pianificate  Gestione della vendita dei veicoli usati e km0 In via di sviluppo
  16. 16. «L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al miglioramento organizzativo di tutta l’azienda. In particolar modo ha snellito e reso più efficienti tutte quelle attività quotidiane di gestione delle pratiche, di vendita e post- vendita, strategiche per il tipo di business della nostra organizzazione. La naturale conseguenza dell’utilizzo di ARXivar è stata la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato di tutte le attività aziendali coinvolte nel progetto». Raffaella Tanari Titolare Gruppo Autorama SpA La parola al cliente

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