Dokumen tersebut membahas proses analisis jabatan, seleksi, rekrutmen, dan staffing di organisasi. Meliputi penjelasan mengenai analisis jabatan, metode seleksi kandidat, teknik rekrutmen, serta penempatan karyawan pada posisi yang tepat sesuai kualifikasi mereka.

1. ANALISIS JABATAN, SELEKSI, REKRUTMEN, & STAFFING
Auditya Purwandini Sutarto, PhD

2. Learning Outcomes
 Memahami konsep dan proses analisis jabatan
 Memahami proses seleksi, rekrutmen, dan penempatan
 Memahami proses melamar suatu pekerjaan
 Menulis surat lamaran, CV atau resume

3. Tahapan di Organisasi
Perencanaan
SDM
Analisis
Jabatan
Rekrutmen
Seleksi
Penempatan

4. Perencanaan SDM
 Proses Menentukan Kebutuhan SDM yang berintegrasi dengan rencana
pengembangan organisasi
 Tahapan Perencanaan SDM:
o Mengidentifikasi Masalah/Isu Bisnis Utama
o Melakukan perencanaan SDM: Memperkirakan Kebutuhan SDM & SDM yang tersedia
o Mengevaluasi perencanaan SDM

5. ANALISIS JABATAN/PEKERJAAN

6. Definisi
 Menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang
Ketentuan Struktur dan Skala Upah adalah
proses metoda secara sistematis untuk
memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi
informasi jabatan yang digunakan untuk berbagai
kepentingan program kelembagaan,
ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya
Manusia

7. Tujuan
 Rekrutmen dan Seleksi
 Staffing/penempatan
 Menilai kinerja (performance analysis)
 Pelatihan & pengembangan SDM (training &
development)
 Manajemen kompensasi
 Penilaian karya, promosi & mutasi,
perencanaan karir, desain organisasi, dll

9. Job Description
 Uraian tugas dan tanggung jawab, kondisi
pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi.
 Uraian pekerjaan ini harus jelas agar para
pegawai mengenal serta mengetahui tugas apa
yang mereka akan lakukan, tanggung jawab serta
prestasi apa yang harus dicapainya untuk di
kemudian hari.
 Uraian harus dipedomani oleh semua karyawan
agar pekerjaan mereka lebih mudah dilakukan
dikarenakan uraian pekerjaan yang terstruktur,
jelas dan mudah dimengerti karyawan.
Job Specification
 Daftar tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni
pendidikan keterampilan, kepribadian, dan lain-
lain sesuai produk dari analisis jabatan.
 Perlu mempertimbangkan semua elemen
pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan ciri
lainnya.

10. Metode Analisis Jabatan
1. Kuesioner
2. Pengamatan
3. Wawancara
4. Catatan Karyawan (logbooks/work diaries)
5. Kombinasi Metode

11. SELEKSI & REKRUTMEN

12. Latar Belakang & Pengertian
 SDM banyak namun lowongan sedikit: The right
man on the right place
 Seleksi: Proses kegiatan pemilihan dan mencari
kesesuaian antara individu dan jabatan untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi kerja
 Mencakup
o Mencari kesesuaian antara yang diseleksi dengan
pekerjaan dalam perusahaan untuk mencapai efisiensi
o Dapat melakukan proses pengurangan bagi orang yang
diseleksi
o Mencari cara dan alat tes yang paling sesuai

13. Tahapan Proses Seleksi (Aamodt, 2016)
Analisis
Pekerjaan
Pemilihan
Metode
Pengujian
Validasi Rekruitmen
Pengujian Pemilihan Rekrut/Tolak
Screening

14. Tahapan Proses Seleksi (Munandar, 2014)
Surat Lamaran
Wawancara awal
Psikotest
(wawancara)
Penilaian Akhir
Pemberitahuan
Wawancara
Akhir
Terima/Tolak

15. Surat Lamaran
Surat Lamaran
Surat Lamaran Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
CV/Daftar Riwayat
Hidup
CV/Daftar Riwayat
Hidup
Ijazah/Sertifikat yang
Relevan
Ijazah/Sertifikat yang
Relevan
Portofolio
Portofolio

16. JenisTes
 Skill/Kemampuan
 Pengetahuan
 Praktek/Ketrampilan
 Psikotes

17. Aspek-aspek yang diukur dalam Psikotes
 Kecerdasan Umum
 Sikap dan Cara Kerja
 Kepribadian
 Kepemimpinan/Manajerial

18. StrukturWawancara/Interview
 Rapport: membangun dan mempertahankan hubungan antara interviewer dan
interviewee dengan menciptakan perasaan niat baik dan kepercayaan
 Opening: memotivasi kedua pihak berpartisipasi dengan baik dan berkomunikasi lugas
dan akurat
 Probing: follow-up questions
 Closing:
o Sinyal akhir wawancara namun bukan untuk mengakhiri hubungan / relasi yang telah terjalin.
o Mengekspresikan dukungan serta membawa hubungan interviewer – interviewee menjadi bentuk
hubungan lainnya.
o Menyimpulkan atas informasi apa saja yang telah didapat atau topik apa saja yang telah dibahas

19. Jenis-jenis Interview (1)
1. Berdasarkan struktur:
 Terstruktur:
o Bersumber dari job des
o Semua pelamar mendapat pertanyaan yang sepadan
o Ada standard penilaian untuk masing2 jawaban
 Agak terstruktur (2 dari ciri-ciri terstruktur dipenuhi)
 Tidak berstruktur (tidak satupun ciri2 diatas terpenuhi)
Penelitian Huffcutt & Arthur (1994)
membuktikan bahwa wawancara terstruktur
lebih reliable

20. Jenis-jenis Interview (2)
2. Berdasarkan Gaya (style)
 One on One : 1 interviewer vs 1 interviewee
 Serial berurutan berjumpa beberapa interviewer
dalam 1 hari
 Return: datang lagi setelah lulus dari interviewer
pertama
 Panel beberapa interviewer melakukan interview
secara bersamaan kepada 1 interviewee
 Group interview : beberapa interviewee berkumpul
bersama dalam satu sesi interview

21. Seleksi: Referensi & Tes (1)
 Prediksi melalui Referensi dan Surat
Rekomendasi
 Prediksi melalui Training dan Pendidikan
Pelamar
 Prediksi menggunakan Pengetahuan Pelamar
 Prediksi menggunakan Kemampuan Pelamar
o Cognitive
o Perceptual
o Psychomotor
o Physical

22. Seleksi: Referensi & Tes (2)
 Prediksi melalui Keterampilan Pelamar
o Sampel pekerjaan
o Assessment Centers (mengukur kompetensi yang dimiliki
calon pekerja melalui pengamatan perilaku)
 Prediksi menggunakan Pengalaman Masa Lalu
o Experience Rating
o Biodata

23. Seleksi: Referensi & Tes(3)
 Prediksi melalui kepribadian, minat, dan karakter
o Personality Inventories
o Interest Inventories
o Conditional ReasoningTests
o Graphology
 Prediksi melalui keterbatasan masalah Kesehatan
dan Psikologis
o DrugTesting
o Psychological Exams
o Medical Exams

24. Rekrutmen
 Proses menemukan dan menarik orang sesuai
kualifikasi yang dibutuhkan (seperti yang
ditentukan dalam analisis pekerjaan) untuk
melamar suatu pekerjaan (Aamodt, 2010)
 Selanjutnya rekrutmen dijadikan sebagai usaha
oleh perusahaan untuk melakukan diskriminasi
sehingga menghalangi para calon karyawan
untuk melamar (Guil deVins, 1998)

25. Rekrutmen Internal
 Berasal dari kegiatan promosi dan mutasi karyawan
 Keuntungan:
o Efisiensi biaya
o Tidak memerlukan penyesuaian/pengenalan karyawan
pada perusahaan
o Meningkatkan moral kerja karyawan bahwa ia
diperhatikan./promosi
 Kerugian
o Perusahaan terkesan tertutup
o Statis dan tidak berkembang karena tidak adanya ide-ide baru
yang masuk ke perusahaan

26. Rekrutmen Eksternal
 Menggunakan sumber daya dari luar
 Keuntungan:
o Orang-orang dengan sumberide yang baru
o Menghindarkan subyektivitas
 Kerugian
o Biaya besar
o Waktu yang lama, mulai dari publikasi, pelaksanaan
sampai pengambilan keputusan

27. Media Rekrutmen (1)
 Iklan media
o Iklan koran
o Media Elektronik
 Point of Purchase: memasang iklan lowongan
pekerjaan di tempat-tempat pelanggan atau
karyawan seperti jendela toko, papan
pengumuman, restoran, dan sisi truk.
 Recruiters
o Campus Recruiter (Pendekatan langsung ke kampus
atau lembaga pendidikan kejuruan)
o Outsider Recruiters

28. Media Rekrutmen (2)
 Employment Agencies & Search Firm
o Agensi tempat kerja
o Head hunter
o Public Employment Agencies
 Employee Referrals
 Direct Mail
 Internet
 Job Fair

29. STAFFING (PENEMPATAN)

30. Staffing
 Penempatan karyawan pada posisi yang sesuai dengan
tuntutan jabatan agar karyawan menampilkan
performansi yang optimal dalam posisi tertentu yang
sesuai dengan tuntutan jabatannya dalam melakukan
pekerjaannya
 Pengisian jabatan dalam struktur organisasi
 Werther & Davis (1966): Penempatan merupakan
penugasan pegawai baru atau menugaskan kembali
seorang pegawai lama untuk memegang suatu jabatan
yang baru.
 Veithzal Rivai (2006): Penempatan adalah penugasan
kembali seorang karyawan kepada pekerjaan barunya.

31. Rekrutmen vs Staffing
 Pada saat rekrutmen, seseorang diterima
karena diperkirakan dapat
memperlihatkan tampilan kerja yang lebih
baik daripada orang yang ditolak.
 Pada saat penempatan, seseorang
diperkirakan dapat memperlihatkan
tampilan kerja yang lebih baik untuk suatu
jabatan daripada untuk jabatan yang
lainnya

32. Orientasi
 Mendapatkan pekerjaan baru dalam satu
departemen memerlukan sedikit orientasi
 Ketika proses seleksi telah berakhir, maka
manajer dan HRD membantu pegawai baru
diterima untuk menyesuaikan dan merasa
nyaman di perusahaan
 Program orientasi membantu karyawan baru
untuk terbiasa dengan perannya, perusahaan
dan kebijaksanaannya.

33. Langkah-langkah Staffing
 Langkah-langkah
o Identifikasi kebutuhan tenaga kerja
o Mendaftarkan tenaga kerja yang ada
o Rekrutmen dan seleksi
o Melatih dan memberi imbalan
 Pada perusahan yang sudah berdiri, penempatan
dilakukan setelah rekrutmen dan seleksi
 Pada perusahaan yang baru didirikan,
penempatan dilakukan sebelum rekrutmen dan
seleksi

34. Jenis-jenis Staffing (1)
1. Promotion
 Promosi terjadi ketika pegawai dipindahkan
dari satu jabatan ke posisi lain yang lebih
tinggi dalam hal gaji, tanggung jawab atau
tingkat jabatan di perusahaan
 Promosi dapat dilakukan atas dasar:
o Seniority-based promotion,
o Merit-based promotion,

35. Jenis-jenis Staffing (2)
2. Transfer
 Terjadi ketika pegawai dipindahkan dari suatu
jabatan ke posisi yang relatif sama dalam hal gaji,
tanggung jawab atau tingkat jabatan di perusahaan.
 Hal ini mendorong pegawai tsb untuk
menunjukkan tampilan kerja yang lebih baik dan
menjadikannya sebagai calon yg lebih baik untuk
dipromosikan dimas yg akan datang.
3. Demosi.
 Pegawai dipindahkan dari suatu jabatan ke posisi
yang lebih rendah dalam hal gaji, tanggung jawab
dan tingkat jabatan di perusahaan.

36. Jenis-jenis Staffing (3)
4. Separation
 Separation merupakan keputusan yang
memisahkan antara individu/pegawai dan
perusahaan/organisasi. Keputusan ini dapat
berasal dari pegawai maupun perusahaan
 Ada beberapa macam separasi, yaitu :
o Temporary Leaves of Absence (Cuti)
o Attrition
o Layoffs
o Termination