Forum Pertemuan Ke-4

1. MODUL 4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Pengguna dan Pengembang Sistem”
Dosen Pengampu
Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, CMA
MANAJEMEN
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2017
Fakultas
Program Kode MK Disusun OlehE-LEARNING
Studi
Fakultas Manajemen 04 84012 Fitri Febriani
Ekonomi dan NIM. 43116110036
Bisnis

2. Nama : Fitri Febriani
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Kantor Maya
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual
merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara
online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis
dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer
seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya adalah perkembangan teknologi dan
informasi khususnya internet. Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya
ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya
perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor
Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor yang dapat dilakukan di manapun di
belahan bumi ini .
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, negara
bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvensional di
mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan database mau pun
mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan
mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika terjadi transaksi akan
melewati banyak langkah kerja.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja

3. dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal
di internet menyediakan jasa kantor maya.
Tujuan Kantor Virtual
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor Virtual
timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara
fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung
pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan
yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation)
yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan
kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor
secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung
secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.
Adapun Keuntungan dan Kerugian dari adanya Kantor Maya sebagai berikut:
Keuntungannya:
1. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan
biaya perluasan ruangan.
2. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi
membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.
3. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual
dan tercatat secara formal.
4. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil
mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.
5. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk
mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat,
maupun lansia di rumahnya.

4. Kerugian:
1. Rasa tidak memiliki, perasaan bukan bagian dari perusahaan mungkin saja timbul karena
tidak ada kontak langsung dengan karyawan lain.
2. Rasa takut kehilangan pekerjaan, perasaan akan mudah dipecat dari perusahaan karena
tidak lagi terlihat secara fisik di kantor.
3. Semangat kerja rendah, jika tidak ada umpan balik positif dari perusahaan terhadap hasil
kerja melalui kantor virtual maka dapat menurunkan semangat kerja.
4. Ketegangan keluarga, karyawan tidak lagi dapat menggunakan kantor untuk
menghindari
Strategi Kantor Maya yang Disarankan
Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi
beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah
memilih kantor maya, sebagai berikut:
1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri
perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung
jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang
diperlukan seperti database komersial dari internet.
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data
elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka
perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual
prosedur, dan sebagainya.
4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki
tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga, perusahaan
harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari
rumah mereka.
5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih
berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus
menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan
terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

5. 6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu
dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa
kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan
tersebut tercapai.
7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam
sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus
memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.
Persepsi dari terbentuknya Kantor Maya didalam dunia bisnis dan dalam persaingan bisnis yang
semakin kompetitif saat ini, membuat para pelaku bisnis menjadi lebih mudah dengan adanya
bisnis online. Kantor maya dalam beberapa waktu terakhir begitu pesat perkembangannya,
hampir semua pebisnis kecil sampai besar memulainya melalui kantor maya. Banyak sekali
pebisnis yang mulai merambah bisnis online, pada dasarnya mereka bermain di bidang e-
commerse dengan berbagai macam jenis bisnisnya. Mengapa banyak sekali pebisnis pemula
yang mengawalinya dari bisnis online atau kantor maya, karena sangat menghemat biaya dari
sudut pandang pebisnisnya. Hanya dengan bermodalkan portal seperti website mereka sudah
terlihat meyakinkan dengan branding yang mereka bangun.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran,
melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan
untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan
tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan
yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Daftar Pusaka
1. Wikipedia, 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (Diakses pada 27
September 2017, Jam 17.39)
2. Anonim 1, 2017. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1340/1123
(Diakses pada 27 September 2017, Jam 17.43)
3. Anonim 2, 2017. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-
office-kantor-maya.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 17.51)

6. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (Office Automation) atau OA merupakan penggunaan alat elektronik yang
digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 )
mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen
dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran
dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya
perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-
processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin
ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang
biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office
Automation atau OA.
MANFAAT
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat
pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah Peningkatan
komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem
otomatisasi kantor:
1. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah untuk digunakan, didapat dan
terjaga dengan baik.

7. 2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim. OA sangatlah cocok untuk membantu pemecahan
masalah dalam kelompok dengan menggunakan teknologi yang sudah mumpuni.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok
diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap–BukanPengganti. Artinya OA hanya melengkapi pegawai bukan
menggantikan peran pegawai atau posisi pegawai.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.
KATEGORI PEMAKAI
Otomatisasi perkantoran (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor.
Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu :
1. Manajer, seorang tenaga pendidik yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sumber
Daya Manusia dalam sebuah perusahaan.
2. Profesional, tenaga terdidik yang menyumbangkan keahliannya atau kemahirannya dalam
menggunakan OA.
3. Sekretaris, tenaga terdidik yang membantu pekerjaan pimpinan yang ditugaskan oleh
professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Clerc)/pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas atau
pekerjaan kantor.
KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.

8. Implikasi penggunaan otomatisasi perkantoran yang terkenal pada perkantoran modern saat ini
adalah penggunaan video conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang
atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat.
Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi
dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi.
Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar
dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.
Contoh lainnya dalam penggunaan E-mail dalam pengiriman surat atau dokumen antar kantor
atau perusahaan bahkan antar lingkungan perusahaan, sehingga memudahkan pengiriman
dokumen dengan waktu yang cukup singkat.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan
perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk
menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari
metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti
meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek
lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.
Daftar Pusaka
1. Meida, 2017. https://meidasintiadevi.wordpress.com/2015/04/05/otomatisasi-
perkantoran-office-automation/ (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.34)
2. Anonim 1, 2017. http://underground-paper.blogspot.co.id/2013/04/sistem-otomatisasi-
kantor.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.48)
3. Niken, 2017. http://nikenindriana106.blogspot.co.id/2015/04/otomatisasi-
perkantoran.html (Diakses pada 27 September 2017, Jam 19.57)