Sim, ridho setiadi, hapzi ali, pengguna dan pengembangan sistem, universitas mercu buana, 2017

1. Menurut presepsi saya, Kantor Virtual/Kantor Maya timbul sebagai upaya untuk
mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang
salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. kantor
virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan
dengan menyewa ruang kantor. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya
otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau
karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual
seorang pemilik atau karyawan perusahaan dapat datang ke kantor secara cepat yang
sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa
keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa
dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi
tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta
dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi
dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak
perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar
informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya
perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang
lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin
rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja,
kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar
pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami
gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak
mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai
yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang
tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih
memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan
kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh
pekerjaan, sebelum kantor maya.

2. Otomatisasi merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki
system kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan
komputerisasi. Otomatisasi adalah pengguna mesin untuk menjalankan tugas fisik
yang biasa dilakukan oleh manusia. Hal ini menunjukan bahwa otomatisasi berarti
penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya computer. Dengan kata lain,
membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan computer
tertentu saja dengan tetap memperhatikan kesesuaiannya dengan objek yang
diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (service)
dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian
informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan, seperti
pencatatan, pembuatan, dan pengolahan naskah (wordprocessing);
penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);
pengolahan database, melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan
(appointment) presentasi; konrespondensi,dokumentasi dan sebagainya.
Dengan demikian, otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual
peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi
otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis, khususnya computer. Era
otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi
informasi, penggunaan perangkat computer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran
elekronis (electronicofficele-office). perkantoran eleltronis adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokan (LAN). Istilah ini
yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara
nomor 12/KEP/M.Pan/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis
lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktivitas pekerjaan.
Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
wordprocessing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,
pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/SelectricTypewriter (MT/ST), yaitu mesin keeik yang dapat mengetik kata-
kata yang telah direkan dalam pita magnetic secara otomatis.

3. Tujuan dan Manfaat Otomatisasi Administrasi Perkantoran.
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas yang
memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih
cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik dan mampu
menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Manfaat otomatisasi perkantoran dapat dirinci sebagai berikut.
1. Pendapatan yang lebih tinggi dan menutunkan biaya. Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai
yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah kelompok. Otomatisasi kantor memungkinkan para manajer
atau staf berkomunikasi dengan lebih mudah dimanapun mereka berada, sehingga
biasa menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.
3. Perlengkapan bukan pengganti. Sebagai suatu cara berkomunikasi, otomatisasi
memiliki keterbatasan. Otomatisasi perkantoran tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional yang mencakup percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi kantor
harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Dampak positif dan negative otomatisasi Administrasi
perkantoran.
Dampak dari otomatisasi perkantoran yang merupakan dampak baik maupun
dampak buruk antara lain sebagai berikut.
a. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia
b. Pengurangan jumlah karyawan, karena adanya otomasi perkantoran
c. Lowongan kerja semakin sedikit, karena dengan menggunakan otomasi
perkantoran
d. Kecenderungan bekerja dirumah
e. Membuat karyawan melas atau bergantung pada mesin dan teknologi.
f. Membutuhkan biaya yang cukup besar untuk investasi awal karena otomasi
perkantotan memerlukan peralatanyang digunakan untuk menjalankan aktivitas
perusahaan.

4. g. Fleksibilitas, maksudnya pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerja yang
biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak
membutuhkan banyak pegawai.
h. Resepsionis dapat lebih banyak meluangkan waktu utuk melayani klien
i. Paperless, yaitu tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan
secara digital
Perencanaan penerapan otomatisasi perkantoran yang baik dengan
memperhatikan seluruh aspek terkait dapat meminimalisasi dampak buruk dan
meningkatkan dampak baik dari otomatisasi. Sehingga, otomatisasi bukan hal yang
harus dihindari karena dampak buruknya tetapi perlu direncanakan dan
dipersiapkan dengan baik dalam penerapannya.