Sim, desi panjaitan, hapzi ali, pengguna dan pengembang sistem

1. PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM
Dosen : Prof.Ir.H.Hapsi.Ali, MM
Disusun Oleh :
Desi Panjaitan 43216110326
UNIVERSITAS MERCU BUANA MERUYA JAKARTA BARAT
2017

2. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang
berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-
tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa
memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi
layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan
karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Fenomena terbentuknya kantor maya adalah, Kantor Virtual timbul sebagai
upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya
(cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor
tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi
perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau
karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan
kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor
secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung
secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Menurut saya menciptakan kantor maya dapat memberikan dampak positif
khususnya bagi kota-kota besar di Indonesia,dengan diadakannya kantor maya
masyarakat di kota-kota besar khususnya di Ibu kota sangat berpengaruh baik.
Misalnya :
1. Menambah lapangan pekerjaan sehingga tingkat pengangguran
berkurang,dan mengurangi tingkat kemiskinan.
2. Memudahkan masyarakat dalam mencari kebutuhan sahari-hari untuk
digunakannya seperti Toko Online yang bergerak di bidang kebutuhan
Rumah Tangga.
3. Tidak perlu mengelurkan biaya lebih untuk menyewa toko secara fisik.
4. Tidak perlu membayar pajak penjualan ataupun pajak penghasilan dari
berjualan online.
5. Tidak perlu membutuhkan banyak modal yang besar dan memberatkan.
Fenomena yang mengawali terbentuknya Kantor Maya karena
perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin
kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin

3. diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk
melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) yang
tumbuhpesat.
Persepsi saya pribadi mengenai kantor maya didalam menjalankan persaingan
bisnis yang semakin kompetitif saat ini sangatlah mendukung disamping
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya,
sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik,
kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Hanya dengan Syaratnya hanya
harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Banyak
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah:
• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas
kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor
nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekalisekali
orang bertatap muka.
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat
dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga
kerja administrative.
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam
saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis
maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap
saat tanpa terputus.
• Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak
mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah
jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena
jam kerja telah selesai.
• Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat
meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi
ke kantor.

4. Kuis
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan,menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk
perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik
komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya
perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual
Officeatau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat
dilakukan di manapun di belahan bumi ini bahkan luar angkasa.
Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk
menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik
perhatian yang sama seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan
pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan
dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan
pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama
dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam
jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik
elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun
di luar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan
perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua
perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang
berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan
atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain. Komunikasi
Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer
dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi, baik lisan maupun tertulis. OA tidak hanya melayani orang-orang di

5. dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan
perusahaan.
Gambar Model OA
Sumber: CBIS Mc Leod, 2001
Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran
komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari
segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian.
Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi
penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah
adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua
komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi
dalam OA.
1. Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang
terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya
masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi
dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-
data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat
mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data
menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi :

6. • Mendapatkan data, yaitu dengan :
a) Mendokumentasikan setiap transaksi.
b) Kejadiannya apa.
c) Kapan terjadinya.
d) Berapa banyak dan berapa nilainya.
e) Keterangan tentang transaksi.
• Memanipulasi data, yaitu dengan :
a) Mengklasifikasikan (dengan diberi kode).
b) Diurutkan.
c) Dihitung.
d) Ditotal.
• Menyimpan Data
a) Menggambarkan setiap transaksi.
b) Dalam bentuk database.
• Menyiapkan dokumen
a) Berdasarkan jenis kejadiannya.
b) Berdasarkan waktu kejadiannya.
Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang
pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang
database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan
struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau
mengolahnya menjadi laporan.
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat
phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas
penyimpan serta media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik
seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat
dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap
entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan
terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan.
Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan
Microsoft Excell berikut ini :

7. Gambar Tabel Barang
Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah lagi menjadi
informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya
untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan
dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan.
Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga
2. Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi
perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi
perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua
jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
 Word processing.
 Electronic and voice mail.
 Computer calendaring.
 Audio conferencing.
 Video conferencing.
 Computer conferencing.
 FAX.
 Videotex.
 Imaging.
 Desktop publishing.

8. Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan
dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Gambar Sistem Word Processor
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah
dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu,
sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau
disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy
dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai
bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran
modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer
lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.
Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada
pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila
telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini
dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang
diterima dan telah tersimpan di dalamnya. Electronic mail atau sering disingkat
e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna
komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna
email mempunyai mail-box atau folder disebuah mail-server yang terhubung 24
jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam
mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik
mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca
pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mailboxnya.

9. Gambar System Voice Mail
Gambar Sistem Electronic Mail
Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan,
computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun
perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum
kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun
kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan
atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan
kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

10. Gambar Sistem Electronic Calendaring
Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah
melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan
peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat
yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
Gambar Sistem Audio Conferencing
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan
komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh
komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.
Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan
konferensi atau digunakan secara tri partit. Kemampuan telpon semacam ini bisa
dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan
penyedia jasa telpon (TELKOM).

11. Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual
untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Gambar Sistem Video Conferencing
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
 One-way video dan two-way
audio.
 One-way video dan audio. 
Two-way video dan audio.
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan
komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.
Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu
jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual.
Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk
melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun
chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah
layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang
tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi
lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya.
Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini

12. komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan
ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon
menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan
dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi
komputer saat ini.
 Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text
dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
 Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan
menampilkan kembali ke image atau citra kedalam format digital dalam
komputer.
 Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan
keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam
layout cetakan).
Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk
melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh
pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong
tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya
hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
 Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor
seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat
hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
 Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi
jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
 Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran
komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun
konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa
terputus.
 Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak
mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam

13. kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja
telah selesai.
 Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan
rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para
pekerja yaitu :
 Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat
muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara
pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
 Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga
tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
 Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan
sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap
muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan
memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
 Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di
rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak
perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
• Menyediakan sumber daya komputer.
• Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
• Menyediakan perlengkapan non komputer.
• Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan).
• Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
• Membuat jadwal pertemuan reguler.
• Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam
kantor maya yaitu :
• Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk
membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya
informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database
perusahaan.
• Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil
keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus
menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari
ruangruang diskusi (board service).

14. • Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat
terbuka.
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran
adalah Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000. Yang
sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet.
Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.
Daftar Pustaka
Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of
Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th
edition, 2001
(http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html )
Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw
Hill, 2nd
edition, 1995.
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual