SIM, Naomi Yosepin, Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA, FENOMENA TERBENTUKNYA KANTOR MAYA DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATIONOA) PADA SUATU PERUSAHAAN, Universitas Mercubuana 2017

1. TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“FENOMENA TERBENTUKNYA KANTOR MAYA DAN IMPLEMENTASI
SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION/OA) PADA
SUATU PERUSAHAAN ”
Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Nama
NIM
: Naomi Yosepin
: 43216110111
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

2. Virtual Office
( Kantor Maya )
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet
dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi.
Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan
efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif,
organisasimutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal
ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai
penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai
dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata
(virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke
kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal dengan
istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat
adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA untukmemudahkan komunikasi
formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para
manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini
menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan
komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya
dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua
tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA
dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini
dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan
sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi
media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan
kemampuan komunikasi model baru.

3. Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut :
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas
kantory ang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain,
sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi
tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya
para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan
mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak
perhatiandaripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian
besar informasidikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan.
Meningkatnya perhatianpada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan
komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi
tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti:
banjir,angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi
ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor
maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan
suprastukturnya tidak mengalami gangguan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan
pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat,
lanjutusia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh
karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung
jawabsosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang
tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.

4. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu
melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya,antara
lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya
setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu
organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas
darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat
dibuangsewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan
computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka
mungkin menjadikorban “pemecatan elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan
rendahnyasemangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan
balik positifyang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja.
Faktor lainadalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah
daripada yangdibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin
tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai
secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil,perusahaan harus
melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

5. Strategi Implementasi Kantor Maya
1. Menyediakan sumber daya computer
2. Menyediakan sumber daya ke akses informasi
3. Menyediakan perlengkapan non computer
4. Menggunakan konferensi telepon atau video
5. Menjadwalkan pertemuan rutin
6. Melakukan rutinitas kerja
3 hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya :
• Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
• Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
• Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholderdapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

6. Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran
(Office Automation/OA) yang di implementasikan pada suatu
perusahaan
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processinguntuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang
disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
· Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
· Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
· Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
· Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

7. Tujuan otomatisasi kantor :
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek
jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu
dan mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas
adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
1. Word processing
2. Electronic and voice mail
3. Computer calendaring
4. Audio conferencing
5. Video conferencing
6. Computer conferencing
7. FAX
8. Videotex
9. Imaging
10. Desktop publishing

8. 1. Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan
pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah
dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum
disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media
penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil
cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi
dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus
dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan
komputer.
2. Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada
pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon
yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil
oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah
tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail,
hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan
komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-
server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat
mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju
walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk
membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-
boxnya.
3. Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan,
computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian

9. dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan
komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut
melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung
dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang
mencatat kegiatan tersebut.
4. Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah
melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan
komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk
dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer
yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang
dilengkapi dengan Chat Server.
Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi
atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam
komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon
(TELKOM).
5. Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk
menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
- One-way video dan two-way audio
- One-way video dan audio
- Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer
yang mempunyai kemampuan audio visual.

10. 6. Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu
jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual.
Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk
melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat
channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk
saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat
channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
7. FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi
lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya.
Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer
harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan
peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem.
Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya
di layar monitor atau dicetak ke printer.
8. Videotex, Imaging dan Dekstop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi
komputer saat ini.
- Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan
gambar grafik ke dalam layar monitor.
- Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
- Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran
yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).
Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-besaran yang
dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging), seperti yang digunakan sekarang,

11. merupakan penggunaan pengenal karakter optis (optical chacaracter recognition) untuk
mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan
di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil
untuk ditampilkan atau dicetak.
Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi tersedia bagi pemecah
masalah dalam bentuk salinan kertas, tampilan layar, audio dan video. Informasi ini
dapat menghubungkan manajer dengan orang lain yang berlokasi di mana pun,
pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi (atasan), pada tingkat yang lebih
rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat), dan pada lingkungan. Orang
lain tersebut dapat berada di ruang kantor maya atau tetap.
Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya,
berfokus pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua
informasi yang digunakan dalam memecahkan suatu masalah,
komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar dan paling dihargai. Manajer dan
spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih
baik daripada menggunakan media tradisional.

12. DAFTAR PUSTAKA
Liliani Nanda Shttp, 2017 : //lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-
office-kantor-maya.html, (29 September 2017, Jam 17:33)
Anonim1, 2012. https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-
informasi-dalam-manajemen-kantor/ (29 September 2017, jam 23.55)
Liliani Nanda S, 2015. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-
office-kantor-maya.html (29 September 2017, Jam 23.55)