Teks tersebut membahas tentang perkembangan kantor maya dan sistem informasi manajemen. Secara singkat, teks menjelaskan bahwa kantor maya mulai berkembang pada tahun 1970-an ketika komputer pribadi dan perangkat komunikasi menjadi lebih terjangkau, memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah. Kantor maya memungkinkan koordinasi tim yang tersebar di berbagai lokasi dengan menggunakan teknologi informasi.
1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
FORUM DAN QUIZ 4
NAMA : HADISTI KHOERUNNISA
NIM : 43116110336
DOSEN : Prof. Dr. Hafzi Ali, MCA
PROGARAM STUDI MANAJEMEN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
2. Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan
komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah.
Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah
telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk
menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja secara elektronik.
Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari
bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.
Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek, namun mereka berada di
tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian
barat, ada yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus
mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit namun seringkali harus
berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan
organisasi, apabila akan dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information Tekhnology (IT)
koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya akses Internet pada situs
yang sama, maka semua orang tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk
dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor
elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui IT
adalah dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua
orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain
tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan
dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan
kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif,
organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan
terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan
peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan
kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di
pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation),
atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang
bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA untuk memudahkan komunikasi formal
dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan
profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk
meningkatkan produktivitas kerjanya.
Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu
untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing.
Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui
media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi
diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu
3. perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor
maya.
Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai
bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak
memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah
bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA
dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis
organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat
menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga
menawarkan kemampuan komunikasi model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan mengenai latar
belakang OA sebagai awal mula kantor maya sampai bagaimana memilih model kantor maya yang
potensial untuk dikembangkan.
Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa
keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena
sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan
telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi
sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah
spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan
kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan.
Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang
lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan
sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat
terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan
suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa
komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya
tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil
dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan
tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak
mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.
4. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan
menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka
kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan,
pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat
berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan
bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai.
Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan
atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah
daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri
untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan
itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari
dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu
supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa
pegawai tidak menderita.
5. 1. lnformation Systems Are Developed to Support Organizational Levels and Areas
Berbagai jenis sistem informasi yang dapat ditemukan diidentifikasi melalui proses klasifikasi.
Klasifikasi hanyalah suatu metode yang dapat dikategorikan atau dikelompokkan bersama sehingga
dapat diperlakukan seolah-olah mereka adalah satu kesatuan. Ada sejarah panjang klasifikasi hal-hal di
alam seperti tumbuhan atau hewan, namun, Sistem informasi bukan bagian dari dunia 'alami'; mereka
diciptakan dan diperoleh oleh manusia untuk menangani tugas dan masalah tertentu. Klasifikasi sistem
informasi ke dalam berbagai jenis adalah teknik yang berguna untuk merancang sistem dan
mendiskusikan aplikasi mereka; tetapi tidak definisi tetap diatur oleh beberapa hukum alam. Suatu 'tipe'
atau kategori sistem informasi hanyalah sebuah konsep, suatu abstraksi, yang telah diciptakan sebagai
cara untuk menyederhanakan masalah yang kompleks melalui mengidentifikasi bidang-bidang
kesamaan di antara hal-hal yang berbeda. Salah satu sistem tertua dan paling banyak digunakan untuk
mengklasifikasikan sistem informasi dikenal sebagai model piramida; ini dijelaskan secara lebih rinci di
bawah ini.
Ada berapa macam Sistem Informasi yang ada?
Seperti dapat dilihat di atas, tidak ada jawaban sederhana untuk ini. Tergantung pada
bagaimana Anda membuat klasifikasi Anda, Anda dapat menemukan hampir semua jenis sistem
informasi yang berbeda. Namun, penting untuk diingat bahwa berbagai jenis sistem yang ditemukan
dalam organisasi ada untuk menangani masalah dan tugas tertentu yang ditemukan dalam organisasi.
Akibatnya, sebagian besar upaya untuk mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam berbagai jenis
bergantung pada cara di mana tugas dan tanggung jawab dibagi dalam suatu organisasi. Karena
sebagian besar organisasi bersifat hierarkis, cara di mana berbagai kelas sistem informasi dikategorikan
cenderung mengikuti hirarki. Ini sering digambarkan sebagai "model piramida" karena cara sistem
tersebut diatur mencerminkan sifat tugas yang ditemukan di berbagai tingkat yang berbeda dalam
organisasi.
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area
bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan;
system informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan; dan
lima lima system ditingkat lebih rendah dalam figure tersebut mencakup kebutuhan kebutuhan
informasi untuk dari area area bisnis tersebut.
2. Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran
Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis.
Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar,
penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan,
pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat. Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya
teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor
6. dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi
dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan,
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor,
maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen,
dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory, layar,dan
printer.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa
keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a
word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
Menambah kepuasan kerja
Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
Menghemat tenaga
Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
7. 2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi
untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi horisontal/ lateral, vertikal,
dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam,
sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal
dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam
pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui
kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi
yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat
dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun
gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke
dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut
disini yaitu teleprinter, teleks ( teleprinter exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier.
Perkembanganpaling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi
dengan sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebgai berikut ;
Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan
cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut
direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.
Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui
perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional.
Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang
siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting
untuk komunikasi internasional di antara zone waktu yang berbeda.
Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar.
Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi,
pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat)
dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan
kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal
tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis,
sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak
perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu
mengirim informasi dapat langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya
pesawat teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya
kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.
8. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui
saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.
Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).
