Dokumen tersebut membahas tentang pengertian dan aplikasi Office Automation (OA). OA mencakup sistem formal maupun informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi di dalam dan luar perusahaan. Aplikasi OA meliputi word processing, electronic mail, computer calendaring, audio conferencing, video conferencing, computer conferencing, dan fax. Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi yang memungkinkan pekerjaan kantor dilakukan di mana saja asalkan terhubung secar

1. Pengguna dan Pengembangan Sistem
Dosen:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Disusun Oleh:
Rina Handayani (43215010144)
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Mercu Buana
Akuntansi S1
2017

2. Sejak permulaan pengolahan data (word processing), teknologi-teknologi lain telah
diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai OA. OA mencakup semua
sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke
dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan
secara formal, dan dapat mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem
formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan
Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan secara formal atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan mirip dengan Decision Suport System (DSS)
yaitu sistem yang akan dilakukan pada saat diperlakukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri. Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem Computer Base
Information System (CBIS) lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan
segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Sistem OA masa kini memudahkan
komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain
di lingkungan perusahaan.
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara
baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan
di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada.
Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan
kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.
Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya:
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan
komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di
rumah.

3. Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah‐pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal‐hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e‐commerce) tumbuh pesat. Hal‐hal tadi didukung mahalnya sewa
lahan di kota‐kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus
datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di mana pun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Persepsi saya tentang kantor maya cukup positif, karena dapat memudahkan dan
mengefisienkan masyarakat. Dengan adanya kantor maya dapat mewujudkan efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan
penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan
penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor
tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan
produktifitas kerja.
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan
komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya
peralatannya saja yang berbeda.

4. Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
1. Word processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan
dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah
dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum
disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media
penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil
cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi
dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus
dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan
komputer.
2. Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada
pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang
dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh
pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di
dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail,
hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan
komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-
server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat
mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju
walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk
membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.
3. Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan,
computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian
dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan

5. komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut
melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung
dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang
mencatat kegiatan tersebut.
4. Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah
melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan
komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk
dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan
komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer
yang dilengkapi dengan Chat Server.
5. Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk
menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
• One-way video dan two-way audio
• One-way video dan audio
• Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan
komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.
6. Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu
jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan
jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini.
Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang

6. disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim
pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah
sarana bertukar pesan secara interaktif.
7. FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi
lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan
ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi
kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain
harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada
komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak
ke printer.
8. Videotex
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer
saat ini.
o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan
gambar grafik ke dalam layar monitor.
o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran
yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

7. Sumber:
Liliani, 2015. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-
maya.html, (24 September 2017, 21.34)
Anonim1, 2009. https://zizer.wordpress.com/2009/12/02/perkantoran-maya-virtual-office, (24
September 2017, 21.34)
Wikipedia, 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (24 September 2017, 21.34)
Dwi, 2000. https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html (25 September 2017, 00.16)