Tugas ke 3,sim,cristina ayu rini,pengguna dan pengembang sistem

1. Cristina Ayu Rini / 43116010116
Dosen pengampu : Prof.Dr.Hapzi Ali,CMA
Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi saudara tentang
kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya
dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Ide kantor virtual datang dari inovasi teknologi yang semakin maju dan mengalami peningkatan
setiap waktunya. Virtual office untuk pertama kalinya diaplikasikan secara komersial pada tahun
1994 oleh Ralph Gregory dengan mendirikan Virtual Office.Inc di Boulder,
Colorado. Perusahaan ini diperluas sampai ke seluruh Amerika Utara dan dikenal sebagai
Intelligence Office. Di era modern seperti ini, para profesional diharuskan untuk bekerja secara
efektif tanpa membuang waktu sedikitpun demi tercapainya target bersama. Salah satu cara
untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan memangkas waktu yang kita gunakan untuk pergi
dari rumah ke tempat kerja, oleh dasar inilah konsep kantor virtual tercipta. Seiring dengan
perkembangan waktu, banyak perusahaan yang menyediakan layanan virtual office, sehingga
memudahkan pengusaha untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur
perkantoran. Virtual office sebagai "ruang kerja" yang tidak mementingkan tampilan kantor
secara fisik, karena bersifat virtual. Dengan adanya virutual office membuat seseorang dapat
menyelesaikan bisnis profesional di manapun dan kapanpun, tanpa harus datang ke kantor secara
fisik dikarena virtual office merupakan bentuk layanan perkantoran dalam format virtual yang
bekerja secara online. Pengaturan operasional maupun fungsional virtual office memungkinkan
pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Pendapat saya mengenai bagaimana kantor maya menjalankan bisnis dalam persaingan bisnis
yang sangat kompetitif saat ini,saya jelaskan menggunakan analisis SWOT
(Kekuatan,kelemahan,peluang dan anacaman) dibawah ini.
Analisis SWOT

2. Untuk mengetahui bagaimana prospek ke depan dari penerapan sistem kantor virtual ini,
dilakukan analisa SWOT sederhana yang meneliti bagaimana kekuatan, kelemahan, peluang
serta tantangan yang dihadapi. Analisa ini memberi gambaran umum untuk memahami
bagaimana sistem kantor virtual menjalankan bisnisnya.
Strenght / Kekuatan
• Pengurangan biaya untuk sewa kantor, biaya perluasan ruang dan biaya pemeliharaan fisik
kantor.
• Pengurangan biaya alat-alat kantor, furnitur kantor, arsip kantor. Komputerisasi cenderung
mengarah tanpa kertas.
• Mengurangi hambatan seperti hujan, macet maupun jarak.
Weakness / Kelemahan
• Hubungan sosial rendah, bentuk salam dan perintah lebih singkat. Orang berjuang untuk
mengikuti kecepatan mesin.
• Semangat kerja rendah, sekali lagi karena kurangnya interaksi sosial sehingga tidak ada
umpan balik positif terhadap hasil kerja.
• Kemampuan & pengalaman kerja sebelumnya tidak berlaku & berubah menjadi kemampuan
operasional komputer.
Opportunity / Peluang
• Kemajuan Infrastruktur akses internet & jumlah pengguna internet meningkat, sehingga
sistem kantor virtual berpeluang untuk berkembang.
• Fasilitas penunjang yang semakin murah seperti gadget, komputer dan koneksi internet
makin cepat.
• Lebih banyak dampak positif seperti efektif dan efisiensi pekerjaan kantor, penghematan
waktu & jarak, biaya & energi serta produktifitas.
Threat / Tantangan
• Masih belum banyak orang yang mengetahui manfaat kantor virtual.
• Permasalahan teknikal seperti listrik dan jaringan internet.

3. • Kebiasaan bekerja secara fisik & manual sehingga merasa lebih aman dan nyaman, selain
ketakutan akan sifat maya.
• Melemahkan rasa kemanusiaan dan sosial, interaksi secara fisik tidak ada, sehingga
kepekaan memudar.
Kesimpulan Kantor Virtual
Analisis SWOT memperlihatkan bahwa sistem ini memberikan dampak positif yang sesuai
dengan kebutuhan kota-kota besar di Indonesia saat ini dan pada masa yang akan datang. Sistem
kantor virtual memiliki peluang besar untuk berkembang lebih luas penggunaannya karena
memiliki nilai keuntungan yang lebih signifikan, di bandingkan beberapa kelemahannya
Figure 4.1 lnformation Systems Are Developed to Support Organizational Levels and Areas
Pada gambar 4.1 sistem informasi dikembangkan untuk membantu setiap tingakatan dan area
pada sebuah organisasi.Pada gambar 4.1 dapat disimpulkan bahwa seluruh lingkungan informasi
dan data pada seluruh level akan bermuara pada sistem informasi eksekutif yang bertugas
menangani manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan
pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Ini
biasanya dipertimbangkan sebagai bentuk dari sistem pendukung keputusan (SPK).

4. Gambar diagram piramid tingkatan manajemen pada sebuah perusahaan.
Tingkatan pada organisasi dapat diilustrasikan dengan sebuah diagram piramida,sebagai berikut :
- Pada level Manajemen Operasional berkonsentrasi dengan performa transaksi bisnis setiap
harinya pada sebuah organisasi.Contoh : kasir,teller bank,perawat di rumah sakit atau pegawai
yang melayani bagian layanan konsumen.
- Pada level Manajemen Teknikal :di dominasi oleh para middle-level manager/manajer tengah
seperti kepala bagian atau supervisor.Level ini bekerja untuk mengontrol aktivitas bisnis pada
level manajemen operasional.
- Pada level tertinggi atau level Manajemen Stratejik ,berisikan para manajer senior yang
bertugas untuk membuat perencanaan jangka panjang dengan menggunakan informasi dari
manajemen teknikal dan data eksternal sebagai pedoman dalam membuat sebuah keputusan.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di
implementasikan pada perkantoran modern saat ini dan implementasinya.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.
Profesional. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus. Manajer dan professional secara bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris, Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

5. Pegawai administrative, Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan
mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan DO
Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
• Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
• Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
• Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi
otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi.
• Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan
komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
• Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:
1) Video satu arah dan audio satu arah
2) Video satu arah dan audio dua arah
3) Video dan audio dua arah
• Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi
ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama.
Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk
konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk
menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada di kota yang berlainan.
• Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau
copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon

7. suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit
daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
• Video Text
Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada
layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada computer.
• Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan
microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan
ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen
historis untuk tujuan pemahaman masalahnya
• Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer
dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor
• System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi
informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan
organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan
bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan
suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
• System Kolaborasi Elektronik

8. Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau
pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
• System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi
informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system
pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document
management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang
membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.
Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto,
suara dan video.
• System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis
yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja
mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling
atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar
nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system
ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
• System Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM
• System Elektronik Informal

9. tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS
• Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA
telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail,
electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan
sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan
buatan (artificial intelligence).

10. DAFTAR PUSTAKA
1. Wamrotun,2017, http://wamroatun.blogspot.com/2017/03/kantor-maya-dan-penggunaan-
otomatisasi.html?m=1 (diakses pada tanggal 01 oktober 2018,jam 21.00 WIB)
2. https://www.guru99.com/mis-types-information-system.html (diakses pada tanggal 01 oktober
2018,jam 21.15 WIB)
3.kikimaylan,2017 http://kikimaylan.blogspot.com/2017/04/sistem-informasi-manajemen-
otomatisasi.html?m=1 (diakses pada tanggal 01 oktober 2018,jam 21.00 WIB)
4. "Kantor Bersama Sekaligus Berkolaborasi dan
berkomunitas" https://interiorkantor.com/kantor-bersama/ (diakses pada tanggal 30 september
2018,jam 18.30 WIB)
5. https://www.vroffices.co/company_registration/apa-kantor-virtual/ (diakses pada tanggal 30
september 2018,jam 19.00 WIB)