Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya dan presepsi tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini

1. Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya dan presepsi tentang kantor maya
(atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam
persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini yaitu:
Sistem dan teknologi telah mengubah hubungan perusahaan dengan pelanggan,
karyawan, pemasok, mitra logistik menjadi hubungan digital menggunakan jaringan
internet. Saat ini begitu banyak bisnis yang didasarkan pada jaringan digital hingga istilah
bisnis elektronik (electronic business) dan perdagangan elektronik (electronic commerce.
Pertama bisnis elektronik, atau e-business, mengacu kepada penggunaan teknologi digital
dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat
dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal
yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung
mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Menurut saya kantor maya atau toko online di dalam menjalankan bisnisnya dalam
persaingan yang semakin kompetitif di era globalisasi ini sangatlah ketat, karena saat ini
semua orang di seluruh belahan dunia dapat membuat atau menjalankan kantor maya atau
toko online tersebut. kantor maya atau toko online ini sendiri menurut saya sangatlah
efektif dan efisien bagi para konsumennya. Kantor maya atau toko online ini menjadi sangat
kompetitif pada sekarang ini yang sudah memasuki zaman era milenial di mana seluruh
masyarakat dari anak-anak, remaja sampai orang tua menggunakan smartphone. Tetapi
semenjak adanya kantor maya tau toko online ini banyak masyarakat yang sudah bisa
mendapatkan penghasilan sendiri dengan membuka kantor atau toko online ini.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini
banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

2.  Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti
ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang
tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
 Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi
jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
 Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran
komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat
berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
 Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam
kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
 Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah
menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu:
 Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan
jarang dilakukan.
 Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.
 Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara
orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu
sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang
ketat pada pengamanan sistem komputer.
 Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban
kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
 Menyediakan sumber daya komputer

3.  Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
 Menyediakan perlengkapan non komputer
 Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
 Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
 Membuat jadwal pertemuan reguler
 Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor
maya yaitu :
 Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
 Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
 Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
1. Figure 4.1 Information System Are Developed to Support Organizational Levels and
Areas :
Maksudnya dari Sistem Informasi Dikembangkan untuk Mendukung Tingkat
dan Area Organisasi yaitu Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung
keseluruahan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Kerangka kerja ini dimaksudkan
untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para menejer perusahaan, sistem
inforamasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh menejer tingkat strategis
perusahaan, dan lima sistem informasi ditingkat lebih rendah dalam kerangka
tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis
tersebut.
Sumber Daya Informasi

4. Sumber daya informasi pada umumnya berlokasi dilayanan informasi dan
merupakan tanggung jawab dari (CIO). Sumber informasi yang terdapat di area-area
pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis Informasi
Spesialis informasi pada awalnya meliputi analisisi sistem, programer, dan
operator. Kemudian, ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis
jaringan, dan web master.
Analis sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem
baru dan memperbaiki sistem-sistem yang ada. Analisis sistem adalah orang yang
ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis
mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah
tersebut.
Administrator Basis Data
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut
sebagai administrator basis data yang tugasnya terbagi dalam empat area utama
yaitu: perencanaa, implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan.
Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam
membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang
menyebar.
Programer
Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis
untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi
yang dibutuhkan oleh pengguna.
Operator
Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer
mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi
perusahaan.

5. 2. Bidang aplikasi sistem informasi perkantoran (Office Autimation/OA) yang
diimplementasikan pada perkantoran modern saat ini :
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word processinguntuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,
pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
o Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
o Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
o Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
o Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak
dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
 Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
 Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
 Meningkatkan produksi.

6. Aplikasi Otomatisasi Kantor
 Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
 Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan alat penyimpanan. Contoh: yahoo mail, google mail , dll.
 Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
 Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi
manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
 Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi. Conference callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
 Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan
video.

7.  Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
 Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
 Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
 Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
 Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
 Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
 Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber
daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
3. Implementasi sistem informasi perkantoran PT Telkom yaitu:
Sistem informasi adalah suatu sistem yang terintegrasi secara professional untuk
menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan serta membantu kegiatan
operasional perusahaan. Dengan adanya sistem informasi juga proses bisnis serta

8. penyampaian komunikasi antar karyawan satu dengan yang lainnya bisa berjalan lancar.
informasi yang terdapat di perusahaan menjadi batasan waktu dalam pencapaian
kesuksesan, sehingga apabila penyampaian informasi dilakukan secara lambat maka akan
mempengaruhi manajemen dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Pada
kasus ini, maka yang menjadi tempat studi kasus adalah PT. Telkom Cabang Bogor.
Peranan sistem informasi secara keseluruhan pada PT. Telkom terbagi menjadi kedalam
dua bagian sistem informasi penting, yaitu OSS atau Operations Support Systems dan MSS
atau Management Support Systems. Pada OSS terdapat empat pendukung sistem lainnya,
yaitu TPS, sebagai sistem informasi lintas fungsi yang memproses data dari transaksi bisnis.
Pada PT. Telkom, TPS digunakan sebagai pengumpul data pelanggan dan output nya
digunakan oleh CRM. Selain itu, ada ECS, sebagai media komunikasi utama yang diposisikan
sebagai wahana kolaborasi dan sharing informasi dan knowledge baik antara pimpinan
dengan staff, antara manajemen dengan karyawan dan antar karyawan. Kemudian ada SPS
atau Specialized Processing System dan PCS atau Process Control System.
Pada bagian MSS atau Management Support Systems terdapat empat pendukung sistem
lainnya, yaitu MIS Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun
infrastruktur komunikasi yang terintegrasi untuk mempermudah koordinasi kebijakan dan
sosialisasi strategi bisnis Perusahaan antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan
karyawan. Yang kedua ada DSS, sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk
pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi
pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat
suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT. Telkom dalam
pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta
yang berada di lapangan. Kemudian ada SPS, yang bisa disebut dengan pengelolaan
pengetahuan di perusahaan yang juga difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis yang bisa
menghasilkan keunggulan kompetitif yang brekesinmabungan dengan mengoptimalkan
proses penciptaan, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan yang dibutuhkan perusahaan.
Serta pendukung keempat adalah EIS.
Pengembangan Human Resource pada PT. Telkom diakitkan dengan beberapa sistem
informasi yang telah disebutkan sebelumnya. Ketika sumber daya dalam perusahaan bisa

9. memanfaatkan sistem informasi yang ada didalamnya dengan sebaik-baiknya, maka
penyampaian informasi yang terstruktur, terkait tujuan perusahaan, bisa meningkatkan
efektifitas sehingga manajer bisa percaya dan tepat waktu untuk mengambil keputusan
terutama yang berhubungan dengan operasional bisnisnya.
Daftar Pustaka
Laudon. Kenneth C., dan Laudon. Jane P., "Management Information System", 10th ed,
Jakarta: Salemba Empat, 2007.
Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based
Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001
https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html ( 29 September 2018, 15.28)
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-
manajemen-kantor/ (29 September 2018, 16.50)
http://simmegaambarlutfia.blogspot.com/2017/10/implemenasi-sistem-informasi-pada-
pt.html (29 September 2018, 17.00)
http://kelompoktugassim.blogspot.com/2014/05/bab-iv-tentang-pengguna-dan-
pengembang.html (29 September 2018, 17.17)