Teks tersebut membahas tentang perkembangan kantor maya dan sistem informasi perkantoran. Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi komputer dan kebutuhan akan efisiensi. Sistem informasi perkantoran mencakup word processing, email, kalender, audio/video konferensi, dan lainnya untuk meningkatkan produktivitas kerja.

1. TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Fenomena yang Mengawali Terbentuknya Kantor Maya dan
Bidang Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran Office
Automation / OA
DISUSUN OLEH :
Nama : Nur kairunnisa
NIM : 43216110143
Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM AKUNTANSI

2. FENOMENA YANG MENGAWALI TERBENTUKNYA KANTOR MAYA YAITU :
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain
tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan
lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari
kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan
kompetitif, organisasimutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif.
Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik.
Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai
dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual).
Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk
otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA
dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena
kemampuan OA untukmemudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai,
maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya.
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru
melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di
kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada.
Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan
kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan
komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di
rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data,
selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara
yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat
kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti
progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di
rumah sama seperti di kantor.
PERSEPSI SAYA TENTANG KANTOR MAYA (ATAU LEBIH DIKENAL DENGAN
KANTOR/TOKO ONLINE) DIDALAM MENJALANKAN BISNISNYA DALAM
PERSAINGAN BISNIS YANG SEMAKIN KOMPETITIF SAAT INI YAKNI :
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga

3. pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Keuntungan Kantor Maya :
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa
keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa
dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,
dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau
LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat
perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada
biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar
informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya
perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang
lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin
rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja,
kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar
pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami
gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak
mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai
yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang
tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih
memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan
kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh
pekerjaan, sebelum kantor maya.
Kerugian Kantor Maya :
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan
menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.

4. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat
melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan
elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnyasemangat
kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa
gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di
tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak
dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat
karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk
menghindari tanggung jawab rumah tangga.
BIDANG APLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE
AUTOMATION/OA) YANG BANYAK DI IMPLEMENTASIKAN PADA
PERKANTORAN MODERN SAAT INI :
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula
otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processinguntuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik
yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

5. Tujuan otomatisasi kantor :
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin
atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
KOMPONEN APLIKASI DALAM OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan
peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam
banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang
berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
1. Word processing
2. Electronic and voice mail
3. Computer calendaring
4. Audio conferencing
5. Video conferencing
6. Computer conferencing
7. FAX
8. Videotex
9. Imaging
10. Desktop publishing
1. Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan
dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang
disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam
komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika
diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan
kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam
perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer
lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

6. 2. Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk
dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat
dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk
mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja
terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang
pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam
dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan
menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung
dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus
membuka mail-boxnya.
3. Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer
calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat
disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan
manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan
komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan
tersebut.
4. Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan
audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk
menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan
pada suatu topik tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang
mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi
dengan Chat Server.
Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau
digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal
menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).

7. 5. Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung
partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
One-way video dan two-way audio
One-way video dan audio
Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang
mempunyai kemampuan audio visual.
6. Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling
berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin
memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi
berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board
Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang
tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
7. FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran
komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah
diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca
dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan
telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan
hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
8. Videotex, Imaging dan Dekstop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar
grafik ke dalam layar monitor.
Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang
sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).
Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-besaran yang dinamakan
pencitraan. Pencintraan (imaging), seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan
pengenal karakter optis (optical chacaracter recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas

8. atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi tersedia bagi pemecah masalah dalam bentuk
salinan kertas, tampilan layar, audio dan video. Informasi ini dapat menghubungkan manajer
dengan orang lain yang berlokasi di mana pun, pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi
(atasan), pada tingkat yang lebih rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat), dan pada
lingkungan. Orang lain tersebut dapat berada di ruang kantor maya atau tetap.
Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya, berfokus
pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua informasi yang
digunakan dalam memecahkan suatu masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian
terbesar dan paling dihargai. Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan
peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional.

9. DAFTAR PUSTAKA
Liliani Nanda S, 2015. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-
kantor-maya.html (28 September 2017, jam 2.50 )
Muthiara Widuri, 2017. http://muthiara086.blogspot.co.id/2017/03/quiz-4-jelaskan-bidang-
aplikasi-sistem.html (28 September 2017, jam 3.00 )
Anonim1, 2012. https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-
dalam-manajemen-kantor/ (28 September 2017, jam 3.30)