Sim,agus saiful,prof.dr.ir hapzi ali, mm ,cma,fenomena kantor maya dan persepsinya,universitas mercu buana 2017
1. TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN(SIM)
DOSEN :
Prof. Dr. Ir Hapzi Ali , MM ,CMA
Disusun Oleh :
Agus Saiful (43216110067)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
2. 1.Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya dan
persepsi tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan
kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam
persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara
baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu
dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat
itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya,
yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun
selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
komunikasi elektronik.
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro
dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga
memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah
teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya
istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang
tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke
tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan
komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan
perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.
Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1.Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya
sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi
tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya
para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi
dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak
perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar
informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya
perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang
lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin
rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja,
kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar
pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami
3. gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak
mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai
yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang
tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih
memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan
kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh
pekerjaan, sebelum kantor maya.
Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan
itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak
negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas
dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat
dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan
computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin
menjadi korban “pemecatan elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan
rendahnyasemangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik
positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor
lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada
yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak
dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat
karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk
menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak
menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai
secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus
melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.
Strategi Kantor Maya yang Disarankan
Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning
Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar
mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut:
1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan seindiri
perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian
dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber
daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet.
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data
elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka
4. perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual
prosedur, dan sebagainya.
4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus
memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga,
perusahaan harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat
mengakses dari rumah mereka.
5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih
berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus
menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga
telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.
6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu
dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa
kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan
tersebut tercapai.
7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam
sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus
memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.
Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalahtanggung jawab
perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari
perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih
besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk
semua orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan
pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakan.
Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor maya merupakan pengaturan ideal.
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan
untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha.
Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format
virtual yang bekerja secara online. Kantor Maya muncul karena perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan
orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana
telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana
komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-
kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang
dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini
banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Persepsi
saya tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam
menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Dengan hadirnya Kantor maya atau Toko online memudahkan banyak orang untuk
membeli suatu barang yang di inginkan dengan mudah dan tidak memerlukan banyak
waktu. Perkembangaan kantor maya atau toko online sangatlah pesat di zaman
5. sekarang. Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan kantor maya adalah : Kelebihan
kantor maya adalah :
1.Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti
ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang
tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
2.Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
3.Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi
formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
4.Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam
kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
5.Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah
menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Kelemahan kantor maya , terutama dari sisi para pekerja , yaitu :
1.Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan
jarang dilakukan.
2.Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.
3.Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara
orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu
sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang
4.Ketat pada pengamanan sistem komputer.
5.Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja
kantor.
Aplikasi sistem informasi perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di
implementasikan pada perkantoran modern saat ini :
-.Sistem Komunikasi Elektronik Sistem komunikasi elektronik (electronic communication
system ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi
diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam
sistem ini adalah - e-mail Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah
penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan
peralatan penyimpanan.
- Voicemail Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda. Contoh software: Voice Connector - Facsimile Facsimile
6. adalah Perangkat telekomunikasi yang dapat mengirim dan menerima data berupa
tulisan, gambar dan juga voice (suara).
- Bulletin board system (BBS) Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat
jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya
dapat diakses dan didesain oleh orang lain.-
Sistem Kolaborasi Elektronik Sistem kolaborasi elektronik adalah suatu sistem yang
tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau
pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA,
yang tergolong dalam sistem kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
- Teleconference Teleconference adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut
bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video
conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa
yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.
- Telecommuting Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh
pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya –
Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik Sistem publikasi elektronik (electronic
publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan
dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej
elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase
graphics dan multimedia presentation.
- Desktop publishing Desktop publishing adalah pembuatan output tercetak yang
kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop
publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer
laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat
pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen
iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
- Elektonik document management (EDM) Elektonik document management (EDM)
merupakan sistem penyimpanan dokumen yang membentuk basis data imej (image
database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
- Presentation graphic Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang
akan di presentasikan. - Multimedia presentation Multimedia presentation tidak hanya
mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam
beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.
Sistem Pengolahan Kantor Sistem pengolahan kantor (office management system)
merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk
7. mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam sistem ini
adalah
-desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. –
Desktop accessories Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator,
kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian.
- Electronic scheduling atau Kalender elektronik Electronic scheduling atau Kalender
elektronik membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skedul kerja mereka.
-Sistem Elektronik Formal Di dokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM. –
- System Elektronik Informal Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-
sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri, seperti DSS.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang
terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun
diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan
perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan
menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk
pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik
maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang
tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan
saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam
penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak
hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain
di lingkungan perusahaan.
Berikut 11 aplikasi otomatisasi kantor yang banyak diimplementasikan pada
perkantoran modern saat ini :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara
otomatismelakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak.Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah
8. denganmemberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis
yang lebihefektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh :
OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang
berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan
adalah .doc .odt.rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah
kata modern sepertiAutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting,
Text Frames dan Linking,Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References,
Illustrations, Tables. Program inisangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat,
sangat stabil dan mampu untukmembuat dokumen dengan banyak halaman serta
banyak gambar dan judul heading.Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating
untuk bullet and number yangsangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yangmemungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan
denganmenggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode pengirimanUntuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program
mail-client. Suratelektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai
di tujuan. Untuklebih jelasnya lihat diagram dibawah.Cara membaca surat elektronik:
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya
bilaseseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan
satusurat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server
suratelektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
1) Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau
MozillaFirefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media
websebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail.
Untukmenggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan
suratelektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan
emailgratis.
2) Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:Eudora
Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Denganmenggunakan
9. program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yangbisa didapat dari ISP.
Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpaperlu terhubung secara
terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronikdapat diterima dan
dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yanglainnya adalah perangkat
lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan danpembacaan email secara offline.
Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapatdihemat.
Etika penggunaan surat elektronikEtika dalam surat elektronik sama dengan etika
dalam menulis surat biasa. Ada suratelektronik yang isinya formal ada yang informal.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda
hanyamengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukanmengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang
telahdikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara
danteks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan
berbicaradengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup
aplikasiyang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan
Aledentsoft inimenggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan
tersebuttentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna
dapatmenyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam
hal bisnisdan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan
teks.Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to
phoneatau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara
denganbanyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
danmemanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring
10. bersifatkhusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuathubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuanmelakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang
tidakmemerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi
audio duaarah.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakanuntuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatulokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagikonferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung
padaperalatan yang digunakan ), yaitu :
1) Video satu arah dan audio satu arah
2) Video satu arah dan audio dua arah
3) Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time
(bermaknakeadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat
melalui World WideWeb, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah
webcam merujuk padateknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti
dengan kata lain yangmendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera,
misalnya StreetCam yangmemperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam
yang memperlihatkanpemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang
digunakan untuk memonitorkeadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan
keadaan gunung berapi denganVolcanoCam. Webcam atau web camera adalah
sebuah kamera video digital kecil yangdihubungkan ke komputer melalui (biasanya)
port USB ataupun port COM.
11. 7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberikemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinyakonferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua
aplikasi inimenggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’
digunakanuntuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencingdigunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya
untuk menukarinformasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yangberada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSIO
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khususyang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuatsalinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan
dandioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya
danpengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin
fotocopy.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstualpada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpandalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga
merekaharus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembalijika diperlukan.Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan makadigunakan microform, yang berupa microfilm dan
microfiche. Microform akan mengurangikebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen
kertas sampai sekitar 97%. Imagestorage and retrieval digunakan dalam pemecahan
masalah ketika ia diperlukan untukmelihat kembali dokumen historis untuk tujuan
pemahaman masalah.
12. Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampirsama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri
atasmikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktoppublishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah
meliputiaplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional
dan menarikakan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft
Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telahdiintegerasikan
ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft OfficePublisher. Versi
terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasidengan Microsoft
Office Publisher 2007
2.Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office
Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada
perkantoran modern saat ini
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang Di
Implementasikan Pada Perkantoran Modern Automation Office System memiliki
beberapa macam jenis yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) Merupakan sistem
teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok
pekerja dan organisasi- organisasi
2. Sistem Kolaborasi Elektronik, Merupakan suatu sistem yang tidak hanya pertukaran
komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan
13. untuk bekerja sama.Audio Conferencing Audio conferencing adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing
adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh software : FireWire Video
Conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan
televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung
pada peralatan yang digunakan ), yaitu : Ø Video satu arah dan audio satu arah Ø
Video satu arah dan audio dua arah Ø Video dan audio dua arah Computer
Conferencing Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua
aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’
digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya
untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yang berada dikotayang berlainan. Contoh aplikasi sama seperti AUDIO
CONFERENCING.
3. Sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik, Merupakan sebuah sistem
dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.
Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) , pengimplementasian dari
sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik adalah : Divisi prepress yang
mempunyai 3 bagian yakni :
CTP : menggunakan aplikasi Signa Packaging Pro & PDF Toolbox, yang berguna
untuk membuat montase data gambar yang akan dibuat plate
Digital Printing : menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator dan Photoshop
Dekstop Publishing: menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator , Photoshop, Coreldraw ,
Indesign , dan Esko ArtiosCad , yang mana semua aplikasi tersebut berguna untuk
mengolah data gambar yang diperoleh dari customer untuk nantinya akan dicetak,
Selain itu ada multimedia presentation yang dapat mempresentasikan grafik, foto, suara
dan video. Ditempat saya bekerja memakai : Ms.Powerpoint sebagai media presentasi
4. Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) Merupakan sistem kantor
otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan
aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories
dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,
daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. adalah Ditempat saya bekerja (bergerak di
14. bidang percetakan pengimplementasian dari sistem tersebut penggunaaan aplikasi :
Ms. Word ( pengolah kata/ word processing ) , adalah penggunaan peralatan elektronik
yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan
masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi
tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Ms excel ( pengolah
angka ) , program yang difungsikan untuk mengolah data berupa angka. Kemampuan
aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan data dengan melibatkan
penggunaan rumus, grafik, database, dan Iain-Iain. Dalam hal ini, angka yang sering
muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar
kerja, pengelolaan angka untuk perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik. Ms
Access ( pengolah database ) dsb Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran
Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis
data).
Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur jadwal
kerja . penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang
telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor,
dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan
informasi. Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) pengimplementasian
dari sistem Electronic scheduling adalah Ms.Outlook . Ms.Outlooksebuah aplikasi
pengelola informasi pribadi dari Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan
untuk mengirim dan membaca surat elektronik (email). Meskipun begitu, aplikasi ini
juga memiliki fungsi fungsi seperti catatan, jurnal, jadwal kerja dan kalender. Microsoft
Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama jika
dikombinasikan dengan Microsoft Exchange Server 5. Sistem Elektronik Formal sistem
yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM. 6 . Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik
yang tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga
sumber utama bahannya, yaitu : Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file
videotext yang disediakan oleh jasa tersebut. Memperoleh akses ke file videotext dari
perusahaan lain Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya yaitu : Konsep
OA yang berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya yang disebabkan oleh
majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan
sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan
sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya
teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung oleh mahalnya
sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang
15. tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik
Tujuan Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah
pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat
memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan
menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya
otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau
karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor
virtual seorang pemilik atau karyawan perusahaan dapat “datang” ke kantor secara
cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual
yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor. Persepsi saya tentang
kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan
bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini yakni :
Adanya toko online atau bisnis online yang semakin marak sangatlah berdampak baik
karena dapat memudahkan kita untuk memenuhi segala kebutuhan sehari-hari dimana
proses transaksi yang dilakukan tidak lagi memerlukan tatap muka antara penjual dan
pembeli.
Toko online yang berdiri saat ini sangat lah banyak jenisnya mulai dari yang menjual
makanan , jasa , barang dll semuanya di jual secara online . Hanya melalui sebuah alat
teknologi yang kecil, simple dan mudah dibawa kemana saja itu, masyarakat Indonesia
sudah bisa dengan sangat mudah mendapatkan beragam informasi dari internet. Tidak
terkecuali juga kemudahan untuk mendapatkan kebutuhan tanpa harus datang ke toko
secara nyata.
Bisnis online berkembang pesat terjadi karena berkembangnya teknologi internet di
Indonesia dan ditambah dengan pengguna internet yang mengakses dari gadgetnya
masing - masing.
Karena perkembangan inilah yang membuat bisnis online ramai dilakukan di Indonesia.
ditambah lagi karakter pembeli yang lambat laun bakal berubah, mengingat dari
perkembangan teknologi yang ada dan semakin canggih tentunya akan memberikan
kemudahan yang lebih untuk masyarakat pengguna teknologi.
Daftar Pustaka :
1) Agus kristianto, 2017 , http://www.kompasiana.com/aguskristianto/perkembangan-
bisnis- online- di-indonesia_5528e610f17e61221a8b45ab (24 sept 2017 pukul 13:05)
2) Deny david, 2017 ,
http://anekainformasi.blog.widyatama.ac.id/2016/09/02/perkembangan- toko-online-di-
indonesia/ , (24 sept 2017 pukul 13:25)
