Virtual Office adalah ruang kerja virtual dimana seseorang dapat menyelesaikan tugas bisnis tanpa memiliki lokasi fisik. Teknologi informasi memungkinkan terbentuknya Virtual Office untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas komunikasi. Beberapa manfaat Virtual Office adalah mengurangi biaya fasilitas dan peralatan kantor serta memungkinkan kerja tidak terbatas waktu, sementara kerugian meliputi kehilangan rasa memiliki perus

1. Penguna dan Pengembang Sistem
Kantor Maya atau Virtual Office ialah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang
satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektronik. Terbentuknya atau munculnya Virtual Office ini dikarenakan perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang
untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan
internetuntuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh
pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong
tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor
secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung
dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di
internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan Virtual Office, sebagai berikut:
• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas.
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi
formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
• Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan
tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
• Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi
bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Kerugian Virtual Office, sebagai berikut:
• Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan.
• Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.
• Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi
tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada
pengamanan sistem komputer.
• Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja
kantor.

2. Virtual Office merupakan ruang kerja yang berada didunia internet dengan kata lain tidak
mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office
merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual
office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi dibidang komunikasi data.
Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi
lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi
dapat dilakukan dengan baik.
Jenis-jenis bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automatioan/OA) yang
banyak diimplementasikan oleh perkantoran ada 10, yaitu:
1. Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word
processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif
untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word.
2. Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan
komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail,
tumblr.
3. Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara
aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan
hanya mengkomunikasikan informasi.
5. Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6. Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain
selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada
peralatan yang digunakan), yaitu: Video satu arah dan audio satu arah.Video satu arah
dan audio dua arah.Video dan audio dua arah.
7. Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan
hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk
menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing

3. digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada dikota yang berlainan.
8. Facsimile Transmission (FAX), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan
atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan.
Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian
peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
9. Video text, penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada
layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft
PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau
membuat presentasi, atau semacam slide show.
10. Image Storage And Retrieval. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume
dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi
dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah
mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang
berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang
diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri
atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah
meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional
dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3
area:
• Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk
penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.
• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan
manual.
• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain
yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.
12. Spread Sheet adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software
yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk
menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan
communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan
Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web.

4. Sumber:
http://nikenindriana106.blogspot.co.id/2015/04/otomatisasi-perkantoran.html
https://ranti89.wordpress.com/2009/12/01/perkantoran-maya-virtual-office/
http://bahansim.blogspot.co.id/2013/05/kantor-maya-virtual-office.html
http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html