Dokumen tersebut membahas tentang penggunaan teknologi informasi untuk mendukung kerja jarak jauh melalui kantor virtual, dengan menjelaskan komponen-komponen otomatisasi kantor yang memungkinkan kerja jarak jauh dan manfaat menerapkannya dalam bisnis."

1. Pengguna dan Pengembang Sistem
Virtual Office
Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Disusun oleh :
Tiara Anggraeni
43216110324
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
TAHUN 2017

2. BAB 1
PENDAHULUAN
Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek,
namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di
Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada
yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer
harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang
berjumlah sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil
untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi,
apabila akan dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information
Tekhnology (IT) koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan.
Dengan hanya akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang
tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk
dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi
koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang
menawarkan solusi dalammelakukan koordinasi melalui IT adalah dengan
membuat kantor maya (virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan
bahkan semua orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet
dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi
informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari
kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk
menciptakan keunggulan kompetitif, organisasimutlak harus menguasai
informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila
pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan
peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari
yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat
mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada
akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office
automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA
dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical),
tetapi karena kemampuan OA untukmemudahkan komunikasi formal dan
informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para
manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai
ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data,
memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh
pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin
banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor
mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi
faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan
space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan
melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempatkerjanya disebut
sebagai kantor maya.

3. Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA
dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan
penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan
komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk
pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer.
Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan
komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh
jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber
daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi
mediakomunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan
kemampuan komunikasi model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan
mengenai latar belakang OA sebagai awal mula kantor maya sampai
bagaimana memilih model kantor maya yang potensial untuk dikembangkan

4. BAB 2
OTOMATISASI KANTOR
Asal mula otomatisasi dapat ditelesuri kembali ke awal 1960-an, ketika
IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan konsep
bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. Bukti nyata dari
konsep baru ini dating pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin
yang disebut Electric Typewriter (ET). ET merupakan mesin tik IBM yang
menampilkan elemen pengetikan berbentuk bola yang berputar. ET
merupakan mesin tik electric yang ditempel unit pita magnetic. Saat juru ketik
mengetik suatu huruf, informasi itu tersimpan pada pita. Huruf tersebut
kemudian dapat diketik berulang kali dari pita. Juru tik hanyamengetik nama
dan alamat penerima surat. Pada saat dicetak surat tersebut tampak seperti
diketik asli secara keseluruhan. Cara kerja seperti ini apabila dilakukan
dengan komputer menggunakan program word processing, saat ini dikenal
dengan nama mail merge.
Sejak permulaan pengolahan data (word processing), teknologi-teknologi
lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai
OA. OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam
maupun di luar perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal,
dan dapat mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem
formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi, mirip dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan secara formal
atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan mirip
dengan Decision Suport System (DSS) yaitu sistem yang akan dilakukan pada
saat diperlakukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.
Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem Computer Base Information
System (CBIS) lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan
segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Sistem OA masa kini
memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam
perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Cara Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya
adalah sebagai berikut:
Menyediakan sumber daya computer
Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
perlengkapan non computer
Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
Membuat jadwal pertemuan regular
Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur
Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis :
Lebih Fleksibel

5. Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan
waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari
kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh
waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi
dan pulang pada sore hari.
Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini
kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan
mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat
komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki.
Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan
kantor permanen yang lain.
Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali
pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan
dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau
membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan
freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan
duduk santai di kamar.
Penghasilan Tak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa
tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran
sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan
yang kita kerjakan.
Banyak mempunyai Waktu Luang Denga Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga
lebih banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa
ketemu dengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun
menjadi lebih harmonis.

6. BAB 3
MODEL OA
Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di
atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
o Word processing
o Electronic and voice mail
o Computer calendaring
o Audio conferencing
o Video conferencing
o Computer conferencing
o FAX
o Videotex
o Imaging
o Desktop publishing
· Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas
pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Gambar Sistem Word Processor
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini
sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih
dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil

7. atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat
dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan
kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan
lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,
namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan
komputer.
· Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon
kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-
box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi
pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan
pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice
mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu
jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-
boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan
komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-
box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-
box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca
pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.
Gambar System Voice Mail

8. Gambar Sistem Electronic Mail
· Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda
kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan
maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada
saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang
perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang
terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke
semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.
Gambar Sistem Electronic Calendaring

9. · Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda
pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah
pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang
pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu
topik tertentu.
Gambar Sistem Audio Conferencing
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan
komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan
oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.
· Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan
konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini
bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan
penyedia jasa telpon (TELKOM).
· Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual
untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.

10. Gambar Sistem Video Conferencing
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
o One-way video dan two-way audio
o One-way video dan audio
o Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan
komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.
· Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu
jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual.
Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer
untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board
services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam
internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau
pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah
sarana bertukar pesan secara interaktif.
· FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada
satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi
lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan
ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan
ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon
menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan
dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
· Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi
komputer saat ini.
o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text
dan gambar grafik ke dalam layar monitor.

11. o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan
menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam
komputer.
o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan
keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout
cetakan).
Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-
besaran yang dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging), seperti yang
digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis
(optical chacaracter recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas
atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat
penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk
ditampilkan atau dicetak.

12. BAB 3
PENUTUP
KESIMPULAN
Sifat dari otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan efisiensi pengambilan
keputusan untuk tujuan tersebut. Dengan menerapkan otomatisasi kantor,
teknologi digital atau kantor, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan
struktur organisasi yang ada, perubahan manajemen sistem, berdasarkan
pada peningkatan efisiensi, menambahkan kapasitas kantor kolaboratif,
memperkuat koherensi kebijakan, realisasi akhir dari tujuan memperbaiki
pengambilan keputusan kinerja.
Otomatisasi kantor didasarkan pada pemahaman dan pengelolaan akumulasi
informasi. Teknologi hanya alat otomatisasi kantor. Hanya pada manajemen
dan administrasi memiliki pemahaman yang mendalam bisnis, akan
memungkinkan otomatisasi kantor telah menggunakan nya, hanya kantor
informasi yang dihasilkan dalam proses pemesanan akumulasi curah hujan,
otomatisasi kantor untuk bekerja.
Apakah jiwa perangkat lunak otomatisasi kantor, hardware, otomatisasi kantor
adalah untuk mencapai perlindungan lingkungan. Digital kantor diberi
wewenang oleh dua fitur yang berbeda dan terbuka, melalui lisensi untuk
menjamin keselamatan dan menggunakan berlapis informasi, membuat sistem
digital Office dapat mengaktifkan premis, melalui, buka berbagi informasi
membuat kenyataan.

13. Daftar Pustaka :
1. Liliani Nanda, 2015
(http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-
kantor-maya.html). 25 September 2017, 09:35.
2. Wahyu Adi, 2012
(https://wahyuadisurya.wordpress.com/2012/04/20/otomatisasi-kan-3-2/).
25 September 2017, 09:46.